【正文】 考材料，也會(huì)很有用。”　　——蘇扎恩戴維森（Suzanne Davison），行政官員第27招 如何主持好會(huì)議 　　在有些公司里，你永遠(yuǎn)都不可能用電話找到你要找的人。他們不是在開(kāi)會(huì)，就是有事纏身?！　〗?jīng)理們最典型的一天中，有70%的時(shí)間花在會(huì)議上，而其中有1/3的會(huì)議很有可能是無(wú)關(guān)緊要的。不管會(huì)議聽(tīng)起來(lái)有多么可怕，大多數(shù)無(wú)非是那些老套套，可以休身養(yǎng)性，就像外表花哨而無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的劣等食物一樣。所以，既然我們每個(gè)人都希望會(huì)議變得理想有效率，那 么我們?yōu)槭裁床辉诖俗饕环懻撃兀客ㄍ硐霑?huì)議的一個(gè)途徑是你自己來(lái)主持會(huì)議。如果你很少主持會(huì)議或者曾有不良習(xí)慣的話，不妨考慮以下幾個(gè)如何主持會(huì)議的要點(diǎn)：　　　　1. 這個(gè)會(huì)議是否非開(kāi)不可？用一個(gè)備忘錄或一個(gè)告示是否就可以收到同樣效果？“周一晨會(huì)”如果沒(méi)有什么東西需要討論，就堅(jiān)決取消；　　　　2. 將與會(huì)人員限制到8人以下。刪掉不發(fā)言只旁聽(tīng)的人。那些只是因?yàn)楸仨毩邢谀抢锏娜?，就像上課調(diào)皮搗蛋的孩子一樣，只會(huì)擾亂會(huì)議或分散大家的注意力；　　3. 會(huì)議主題鮮明。并就此主題與所有與會(huì)人員充分交談；　　4. 約定會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束時(shí)間。如果為在某項(xiàng)重要議題上達(dá)成決議而需要補(bǔ)時(shí)的話，要和所有與會(huì)人員商量究竟還需要多少時(shí)間才能結(jié)束。如果大家達(dá)不成一致意見(jiàn)，就不要再補(bǔ)時(shí)討論；　　5. 合理安排議程時(shí)間，各項(xiàng)議程長(zhǎng)短適中，分出先后主次。手腕里面戴塊手表，以便需要時(shí)可以悄悄看一眼，掌握一下時(shí)間；　　6. 不要在桌上放文件。所有文件應(yīng)該事先就發(fā)下去，使大家有足夠時(shí)間進(jìn)行閱讀和消化?！　∑^長(zhǎng)的文件或那些含有大量數(shù)據(jù)或詳細(xì)情況的文件要相應(yīng)附一份簡(jiǎn)短的內(nèi)容提要。要與會(huì)人員知道你為什么要發(fā)這些文件，又希望從他們那里得到些什么觀點(diǎn)、決議或行動(dòng)；　　7. 準(zhǔn)備要相應(yīng)充分。送來(lái)的文件要全部閱讀，兩個(gè)會(huì)議之間的空閑時(shí)間和人們交談一下，建立溝通橋梁，收集一些證據(jù)和信息。用實(shí)例告訴大家，你希望其他每個(gè)人的會(huì)議準(zhǔn)備工作也能達(dá)到這樣一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)；　　8. 鼓勵(lì)參與精神。讓大家明確你選了這些人，就是讓這些人都參加到討論中來(lái)，不允許出現(xiàn)沉默現(xiàn)象；　　9. 排除“還有別的事嗎”這句話。如果公司的門廊塌了，或公司已經(jīng)破產(chǎn)了，或者財(cái)務(wù)經(jīng)理和清潔女工私奔了，這些事都不言而喻，無(wú)人不知?！斑€有別的事嗎”這句話是用來(lái)引導(dǎo)大家提出不同意見(jiàn)的提示語(yǔ)，或者是在大家都已疲憊不堪時(shí)，點(diǎn)點(diǎn)頭便表示同意某個(gè)決議時(shí)用的；　　10. 如果會(huì)議因故取消了，理所當(dāng)然要通知每個(gè)人。但是如果有人沒(méi)接到通知來(lái)開(kāi)會(huì)了，那你就應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)上說(shuō)明取消原因并向他們道歉。　　提示　　禁止“二次會(huì)議”。如果有人以沒(méi)有參加上次會(huì)議為由，提出要就某事再討論一次的話，你一定要態(tài)度堅(jiān)決——就是不允許。想好對(duì)付這些令你尷尬的委員們的辦法。實(shí)在不行的話，就拿出你的絕招——“主席決定權(quán)”。 第28招 如何主持面試團(tuán)工作 　　讓自己在進(jìn)行面試時(shí)顯得有權(quán)威，同時(shí)給候選人和面試團(tuán)成員鼓勁使其充滿自信。主持不當(dāng)會(huì)使整個(gè)面試失去控制，或者面試時(shí)間被某個(gè)面試官占用，也可能出現(xiàn)不公正或非法提問(wèn)，候選人可能會(huì)感覺(jué)受到了恫嚇或其表述沒(méi)有受到公正傾聽(tīng)的待遇。這些對(duì)你的專業(yè)形象來(lái)說(shuō)都是不好的消息。以下是一個(gè)百試不爽的“40分鐘長(zhǎng)、3人面試團(tuán)”的面試計(jì)劃，供你參考： 　　話題時(shí)間提問(wèn)人　　融洽氣氛，打破僵局2團(tuán)長(zhǎng)　　介紹2團(tuán)長(zhǎng)　　引導(dǎo)提問(wèn)5面試官（1）　　CV提問(wèn)7面試官（2）　　技能/專業(yè)提問(wèn)7面試官（1）　　1個(gè)主要問(wèn)題和/或2～3個(gè)次要問(wèn)題　　思維過(guò)程/解決問(wèn)題辦法提問(wèn)7面試官（2）　　1個(gè)主要問(wèn)題和/或2～3個(gè)次要問(wèn)題　　眼力看法提問(wèn)3面試官（1）　　為什么我們要面試2團(tuán)長(zhǎng)　　為什么你來(lái)面試2面試官（2）　　還有什么問(wèn)題2團(tuán)長(zhǎng)　　下一步是什么，謝謝1團(tuán)長(zhǎng)　　有經(jīng)驗(yàn)的面試官?gòu)膩?lái)不打無(wú)準(zhǔn)備之仗，他們的真正辨別力在于他們對(duì)所有這些都早已耳熟目悉，他們知道怎樣去偽存真。　　提示　　“對(duì)所有材料要反復(fù)閱讀，對(duì)一些最重要的關(guān)鍵部分和相關(guān)問(wèn)題要作一些筆記。了解你的面試團(tuán)成員并知道怎樣發(fā)揮他們的作用。如果面試已變得無(wú)力，或者你感覺(jué)自己不能判斷面試人的真實(shí)才能，就稍稍改變一下面試形式，問(wèn)一個(gè)出乎他意料的問(wèn)題，比如：‘有人說(shuō)，有兩種人能在面試中獲勝：能說(shuō)會(huì)演的，和不能說(shuō)不會(huì)演的。你覺(jué)得這句話對(duì)你的這次面試適用嗎？’”　　——詹妮弗鮑頓（Jennifer Bowden）,人事管理咨詢專家 第29招 如何當(dāng)自愿組織團(tuán)體的頭兒 　　個(gè)人的政治觀點(diǎn)即使在最文明的組織團(tuán)體中都可能成為異端。無(wú)論是在居民聯(lián)合會(huì)、石油消費(fèi)委員會(huì)還是在公司滑雪俱樂(lè)部里，要樹(shù)立一個(gè)自愿團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)者的形象，就牽涉到一項(xiàng)綜合能力：領(lǐng)導(dǎo)技巧和使具有迥異的性情和不同個(gè)人政治觀點(diǎn)的人們能和平共處，形成一個(gè)工作團(tuán)體的能力，不能“窩里斗”。　　在一個(gè)自愿組成的團(tuán)體里，所有成員都想知道他們能給這個(gè)團(tuán)體帶來(lái)些什么。所以在聚 會(huì)前，你要做大量的輔助性準(zhǔn)備工作。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你要知道他們來(lái)參加的動(dòng)機(jī)是什么，要?jiǎng)?wù)必使每個(gè)人的時(shí)間、技術(shù)和才能得到充分的利用。而最重要的一點(diǎn)則是，對(duì)他們作出的貢獻(xiàn)，你要對(duì)他作私下和公開(kāi)的道謝。　　“一個(gè)內(nèi)閣想生存下去的話，必須給人留下一種印象，即在作決定時(shí)，明確、干脆而不妥協(xié)，此謂政府。而民主者，即速戰(zhàn)速?zèng)Q也?！豹ァ　　巳R蒙特艾德禮Clement Attlee,1883—1967，英國(guó)首相［1945—1951］，工黨領(lǐng)袖〔1935—1955〕，對(duì)英國(guó)大工業(yè)實(shí)行國(guó)有化，并創(chuàng)辦國(guó)民保健事業(yè)——譯者注。（Clement Attlee）　　提示　　一個(gè)委員會(huì)通常喜歡感覺(jué)到他們屬于某個(gè)特殊團(tuán)體，且其領(lǐng)導(dǎo)人富有風(fēng)格，并具有能使大眾擁戴的領(lǐng)袖氣質(zhì)。好好體會(huì)一下這句話。第30招 把參加會(huì)議作為發(fā)展事業(yè)的好機(jī)會(huì) 　　下面這個(gè)“10點(diǎn)計(jì)劃”適用于任何會(huì)議，尤其是這種會(huì)議：你在其中的作用還不十分明顯，但需要反映出你的專家氣派、自信和競(jìng)爭(zhēng)能力：　　1. 提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，充滿自信地步入；　　2. 挑選明顯位置，確保能看見(jiàn)主席的眼睛。占據(jù)合理空間，坐姿放松，但保持警覺(jué)，注 意觀察、傾聽(tīng)；　　3. 務(wù)必較早發(fā)言；　　4. 發(fā)言觀點(diǎn)明確，用詞準(zhǔn)確，開(kāi)門見(jiàn)山；　　5. 一句一事；　　6. 大膽提出自己的見(jiàn)解，不要悶在心里（不然你坐在那里干什么）。睿智、籠統(tǒng)、概括——把細(xì)節(jié)留給大家去發(fā)揮；　　7. 語(yǔ)氣堅(jiān)定、語(yǔ)音低沉，必要時(shí)放聲陳述；　　8. 對(duì)另外一個(gè)人的發(fā)言或報(bào)告作一下你的評(píng)論——如果你擔(dān)心自己的發(fā)言在大家心中不夠分量；　　9. 掌握什么時(shí)候是留下印象的好時(shí)機(jī)——何時(shí)插一句，何時(shí)站出來(lái)；　　。除非你想利用這次機(jī)會(huì)征求某人的意見(jiàn)或和某人討論某個(gè)問(wèn)題，不要在會(huì)場(chǎng)繼續(xù)逗留。如果有人想找你說(shuō)話，不妨以“還要去某地”或“還要見(jiàn)某人”為由推之。　　提示　　檢驗(yàn)一下你的不安全程度。如果被邀參加某個(gè)會(huì)議，問(wèn)一問(wèn)自己，如果你不去又會(huì)怎樣。如果你必須去，務(wù)必清楚這是你發(fā)展事業(yè)的一部分工作：　　●學(xué)點(diǎn)東西——你在其他地方得不到的最新消息、獨(dú)到見(jiàn)解，甚至閑言碎語(yǔ)；　　●提高自我；　　●給人留下你的印象；　　●提高你的知名度。 第31招 加入專業(yè)團(tuán)體 專業(yè)團(tuán)體成員資格不光是一個(gè)能給人以深刻印象的頭銜，更是衡量你的競(jìng)爭(zhēng)能力和信譽(yù)大小的尺度。如果你是某個(gè)專業(yè)團(tuán)體的成員，那么你便有資格向其他專業(yè)人士征求意見(jiàn)，或與其進(jìn)行探討和交往。這些都是參加專業(yè)團(tuán)體的一般好處。但是許多專業(yè)團(tuán)體加入要求都很嚴(yán)格，它們也不是愜意的俱樂(lè)部。由一些高級(jí)專業(yè)人士組成的審查團(tuán)對(duì)你的資歷進(jìn)行評(píng)估檢查，這樣獲得的成員資格比只經(jīng)過(guò)考試更能獲得人們的信任和尊敬，因?yàn)檫@表示你確實(shí)有能力做這份工作，而并非紙上談兵。如果你加入了一個(gè)或幾個(gè)專業(yè)團(tuán)體，這表示你擁有了一張 或幾張專業(yè)證明，在一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的社會(huì)里，這可是使你面試獲勝最有用的東西了。　　如果你必須參加某個(gè)會(huì)議，就給自己定幾條基本規(guī)則。弄清楚自己在會(huì)議中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧?，你的職?zé)與權(quán)限。你能給這個(gè)會(huì)議做些什么？如有必要，向會(huì)議進(jìn)行陳述與再陳述。找出擔(dān)當(dāng)這一角色的任務(wù)和前景。如果你作為某利益團(tuán)體的代表，應(yīng)避免光講該利益團(tuán)體的路線政策。如果人們已經(jīng)知道你要說(shuō)些什么的話，你又何必再浪費(fèi)大家的時(shí)間呢？你完全可以按自己的長(zhǎng)相剪一塊硬紙板，手上舉一面橫幅，上面印有你所屬利益團(tuán)體的路線政策，然后把它支在你通常的座位上，而你本人則可以逛大街去了。　　提示　　不要反復(fù)嘮叨舊話題。它太令人厭煩，聽(tīng)者“一只耳朵進(jìn)，一只耳朵出”。第四章 非正式團(tuán)體：不可忽視的若干細(xì)節(jié) 　　助理的作用和主管的作用差異不是很大，但與主管相比有其本身一些特點(diǎn)，兩者還是有明顯的區(qū)別的。助理的存在是為服務(wù)于某個(gè)團(tuán)體，使其更容易達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。方法是通過(guò)使團(tuán)體中所有的成員能感到并促使其感到平等、有作為、被認(rèn)可，要讓他們確信這個(gè)團(tuán)體存在得有意義、有目的。第32招 如何當(dāng)好助理 　　助理的作用和主管的作用差異不是很大，但與主管相比有其本身一些特點(diǎn)，兩者還是有明顯的區(qū)別的。助理的存在是為服務(wù)于某個(gè)團(tuán)體，使其更容易達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。方法是通過(guò)使團(tuán)體中所有的成員能感到并促使其感到平等、有作為、被認(rèn)可，要讓他們確信這個(gè)團(tuán)體存在得有意義、有目的?！　—?　　會(huì)議助理的工作是檢查會(huì)議的客觀環(huán)境是否妥當(dāng)，會(huì)議的時(shí)間安排是否合理。要能起到這種作用，需要業(yè)務(wù)成熟，并能在需要時(shí)保持沉默，必要時(shí)慷慨陳詞；要仔細(xì)傾聽(tīng)，緊隨會(huì)議討論的主流，并能掌握人們潛在的思想和情感。在做到以上要求的基礎(chǔ)上，助理不能支配、領(lǐng)導(dǎo)這個(gè)團(tuán)體或擅自作出決定。　　　　管理咨詢專家卡羅提埃葉（Carole Tietjen）和彼得沃爾科（Peter walker）用了這么一個(gè)從種子發(fā)芽到開(kāi)花結(jié)果的比喻：　　輔助管理　　種子　　議事日程　　花盆　　會(huì)場(chǎng)安置及其環(huán)境　　堆肥　　由會(huì)上所有想法組成的肥沃的介質(zhì)　　發(fā)芽　　討論并大量意見(jiàn)的形成　　培土　　對(duì)各種意見(jiàn)的評(píng)估并選出最佳方案　　開(kāi)花　　達(dá)成共識(shí)并產(chǎn)生出廣為接受的結(jié)果　　提示　　一個(gè)好的助理有助于把事辦妥，但不當(dāng)操縱者。第33招 如何主持小組會(huì)議 在一個(gè)以良好工作結(jié)構(gòu)行事的無(wú)級(jí)別組織里，留下你的業(yè)績(jī)意味著參加某項(xiàng)工程，有時(shí)作為工程小組組長(zhǎng)，有時(shí)作為小組成員。而要領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)小組，就意味著你的專業(yè)可靠性將受到顧客和小組內(nèi)部成員的檢驗(yàn)。現(xiàn)代公司有了更多的以不同形式出現(xiàn)的小組，包括：　　●自我管理工作小組； 　　●工程小組；　　●問(wèn)題解決小組；　　●創(chuàng)造小組；　　●管理小組。　　小組會(huì)議主持人的作用是激發(fā)整個(gè)小組，使其向一個(gè)共同的方向努力。如果你發(fā)現(xiàn)自己正起著小組工作主持人的作用，負(fù)責(zé)主持小組會(huì)議，而且你剛?cè)温毑痪玫脑?，以下這些指導(dǎo)準(zhǔn)則應(yīng)該對(duì)你會(huì)有所幫助：　　1. 務(wù)必使每個(gè)人都有所作為，不允許有人悶悶不樂(lè)或緘口不語(yǔ)；　　2. 要求提出具體想法，不允許沒(méi)完沒(méi)了不著邊際地漫談；　　3. 思想開(kāi)明，不然你可能會(huì)錯(cuò)過(guò)最佳方案；　　4. 不要緊張不安，或怒氣沖沖；　　5. 態(tài)度積極，用語(yǔ)積極；　　6. 允許花時(shí)間進(jìn)行討論和反映問(wèn)題，但要以該工程工作為中心；　　7. 評(píng)估工程進(jìn)展情況，找出弱項(xiàng)與強(qiáng)項(xiàng)；　　8. 對(duì)取得良好進(jìn)展的工作要趁熱打鐵，加強(qiáng)鞏固。務(wù)必使每個(gè)人都明白哪些地方需要改進(jìn)，并就改進(jìn)方案達(dá)成一致意見(jiàn)；　　9. 注意小組每個(gè)成員的貢獻(xiàn)，誰(shuí)在哪個(gè)方面起到作用。有的人在好幾個(gè)方面起作用，有的人則致力于一至兩個(gè)方面。注意觀察你掌握著那些人的情況，以及他們的行事方法。　　當(dāng)你了解了小組的內(nèi)部關(guān)系時(shí)，你就可以更有效地利用這股綜合力量。注意掌握推拉管理方式。　　提示　　做個(gè)大方的組長(zhǎng)。如果你是某個(gè)工程的領(lǐng)導(dǎo)人，你賺的工資必然比大家多，那就要在工作出色的時(shí)候犒賞一下大伙，即使是偶爾的也行。請(qǐng)大伙出去吃頓飯，晚上請(qǐng)大伙去玩卡丁車競(jìng)賽，或者白天請(qǐng)大伙去一個(gè)興旺發(fā)達(dá)的農(nóng)場(chǎng)欣賞一下田園風(fēng)