【導(dǎo)讀】XXX辦公及管理自動(dòng)化系統(tǒng)

　　

【正文】 、信息等對(duì)象； 計(jì)劃 ：有時(shí)間進(jìn)程特征的安排，并且要達(dá)到一定的目標(biāo)； 文告 ：典型的交流流轉(zhuǎn)的信息，如通知、領(lǐng)導(dǎo)指示、各種表單等； 文檔 ：屬于統(tǒng)一收儲(chǔ)管理的文件，如各種表格、文檔。 企業(yè)辦公業(yè)務(wù)中的所有工作都由這六個(gè)要素的全部或部分組成。明確某項(xiàng)業(yè)務(wù)的要素組成，并將這些要素 按照工作流程組織起來(lái)，就能夠形成辦公系統(tǒng)中一項(xiàng)完備的功能。 通過(guò)這種整合“六要素”的方法，已經(jīng)能夠比以往更加全面、準(zhǔn)確的把握每一項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的功能，接下來(lái)的問(wèn)題就是如何將這些功能組合在一起形成一套完整的辦公系統(tǒng)，也就是前面所說(shuō)的“重新整合”的過(guò)程。 我們的做法是將這些功能“并排”的放置在一起，從橫向上發(fā)現(xiàn)彼此之間相似或共用的部分，比如：人力資源管理中有流程控制，固定資產(chǎn)管理中有流程控制，合同管理中有流程控制，網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)中也有流程控制；待辦事宜需要信息提醒，合同生效、應(yīng)收 /付款、合同結(jié)束時(shí)需要信息提醒；通知公告也 需要信息提醒。將這些功能中相似或共用的部分集合起來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，可以分為四類(lèi)：工作流、即時(shí)消息、知識(shí)管理和安全管理。每類(lèi)功能通過(guò)幾種技術(shù)的組合和集中實(shí)現(xiàn)，就可以形成該類(lèi)功能的平臺(tái)。這就是我們前面提到的“四平臺(tái)”，即工作流平臺(tái)、即時(shí)消息平臺(tái)、知識(shí)管理平臺(tái)和安全管理平臺(tái)。下圖表現(xiàn)了辦公系統(tǒng)中“六要素”和“四平臺(tái)”的關(guān)系。 圖 6 “六要素、四平臺(tái)”的關(guān)系 我們將這種由“六要素、四平臺(tái)”構(gòu)成的框架稱(chēng)之為辦公核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的 基礎(chǔ)模型。在模型中，辦公系統(tǒng)的底層由四大平臺(tái)組成，這些平臺(tái)負(fù)責(zé)為上層的業(yè)務(wù)模塊提供工作流引擎、消息傳遞、數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)、知識(shí)管理工具、安全控制等服務(wù)。上層的業(yè)務(wù)模塊是將“六要素”的內(nèi)容按照業(yè)務(wù)邏輯組合在一起，在組合過(guò)程中，需要什么樣的服務(wù)都可以直接調(diào)用四個(gè)平臺(tái)中的功能。采用這種方式，可以降低業(yè)務(wù)模塊和平臺(tái)之間的耦合度，從而使系統(tǒng)在基礎(chǔ)穩(wěn)定的前提下，具有了良好的擴(kuò)展性。 通過(guò)這個(gè)模型我們不難看出，辦公系統(tǒng)的好壞取決于兩個(gè)方面：一方面是是否能夠按照“六要素”的方法分析業(yè)務(wù)功能；另一方面則是“四平臺(tái)”的本身是否能夠提 供足夠的服務(wù)內(nèi)容。關(guān)于第一個(gè)方面，這不是個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是個(gè)方法論的問(wèn)題，它需要通過(guò)用戶(hù)的使用來(lái)檢驗(yàn)，在此我們不做過(guò)多的分析。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中的功能模塊根據(jù)功能需求，都通過(guò)調(diào)用各個(gè)平臺(tái)提供的功能接口，方便的實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能。例如發(fā)文管理需要利用工作流平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件的審批流程；利用即時(shí)消息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)審批消息的傳遞、提醒和溝通；利用知識(shí)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件進(jìn)入企業(yè)知識(shí)庫(kù)供查詢(xún)利用；利用安全平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件處理的安全、可信。 下面，我們將就這慧點(diǎn)科技為企業(yè)實(shí)施的辦公系統(tǒng)中“四平臺(tái)”實(shí)現(xiàn)的功能機(jī)制予以闡述： 工作流平臺(tái) 現(xiàn)代企 業(yè)的日常活動(dòng)中， 70%以上都是有兩個(gè)或兩個(gè)以上的員工共同參與協(xié)作的人員 事務(wù) 資源 計(jì)劃 文告 文檔 工作流平臺(tái) 即時(shí)消息平臺(tái) 知識(shí)管理平臺(tái) 安全管理平臺(tái) 的任務(wù)，比如生產(chǎn)流程、業(yè)務(wù)流程、各類(lèi)行政申請(qǐng)流程、財(cái)務(wù)審批流程、人事處理流程、質(zhì)量控制及客服流程等。一項(xiàng)工作，經(jīng)過(guò)一個(gè)步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱(chēng)之為“工作流”。 在介紹工作流平臺(tái)之前，我們首先需要明確兩個(gè)概念： 工作流： 業(yè)務(wù)流程的全部或部分自動(dòng)化，在此過(guò)程中，文檔、信息或任務(wù)按照一定的過(guò)程規(guī)則流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)組織成員間的協(xié)調(diào)工作以達(dá)到業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)。 工作流管理： 提供一整套功能使得用戶(hù)可以自動(dòng)地并且動(dòng)態(tài)地定義、驗(yàn)證、執(zhí)行、管理和評(píng)價(jià)他們的業(yè) 務(wù)過(guò)程 ， 協(xié)調(diào)用戶(hù)和系統(tǒng)參與者，集中可被系統(tǒng)直接訪問(wèn)或非在線訪問(wèn)的相應(yīng)數(shù)據(jù)資源，以完成設(shè)有最終期限的規(guī)定目標(biāo)。協(xié)調(diào)功能包括按正確的順序?qū)⑷蝿?wù)從一個(gè)參與者傳給下一個(gè)參與者，確認(rèn)所有的參與者都完成了他們各自的規(guī)定工作，并在必要時(shí)執(zhí)行缺省的操作。 簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)， 工作流是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程 ； 工作流管理是對(duì)工作流優(yōu)化的思想和技術(shù)；而工作流 平臺(tái)就 是支持工作流管理的 功能集合。利用工作流平臺(tái)，辦公業(yè)務(wù)模塊就能進(jìn)行各種審批、流轉(zhuǎn)、監(jiān)控等功能。 慧點(diǎn)科技辦公系統(tǒng)中工作流平臺(tái) 的核心部分是工作流引擎， 工作流 引擎是驅(qū)動(dòng)流程流動(dòng)的主要部件，它負(fù)責(zé) 解釋工作流流程定義，創(chuàng)建并初始化流程實(shí)例，控制流程流動(dòng)的路徑，記錄流程運(yùn)行狀態(tài)，掛起或喚醒流程，終止正在運(yùn)行的流程，與其他引擎之間通訊等等工作。 工作流 平臺(tái) 可以包含一個(gè)或多個(gè) 工作流 引擎，并通過(guò) API 向外部 （具體需要使用工作流引擎進(jìn)行流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)模塊） 提供五個(gè)方面的功能服務(wù)，分別為： ? 接口 1－流程定義的導(dǎo)入導(dǎo)出 ? 接口 2－同客戶(hù)端應(yīng)用程序和工作列表處理程序之間的交互 ? 接口 3－軟件工具和應(yīng)用程序的調(diào)用 ? 接口 4－不同工作流管理系統(tǒng)之間的協(xié)同工作 ? 接口 5－管理和監(jiān)視功能 通過(guò)這五個(gè)接口，工作流 平臺(tái) 可以同 辦公系統(tǒng)中各種 辦公業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行連接，提供流轉(zhuǎn)服務(wù)。 圖 7 工作流平臺(tái)模型 工作流平臺(tái)在與辦公業(yè)務(wù)模塊的交互過(guò)程中，主要提供三個(gè)方面的功能： 流程 設(shè)計(jì)功能 （ Build－ time function） ： 提供工作流流程及其相關(guān)活動(dòng)的定義（及模擬） 。 在辦公系統(tǒng)中我們提供兩種 流程定義工具。一種是圖形化的流程定制工具，該工具能夠使用戶(hù)輕松的定制出適合自己應(yīng)用的流程，并在日后對(duì)流程進(jìn)行輕松的調(diào)整與修改。流程定義工具中提供了會(huì)簽、流程嵌套、多選一流程等功能的支持，可以根據(jù)企業(yè)辦公業(yè)務(wù)模塊中對(duì)流程的要求，定義出應(yīng)用到業(yè)務(wù)中的工作流。 慧點(diǎn)圖形化流程定義工具如圖所示： 圖 8 流程定制工具界面 圖形化工作流定義通常適用于一些比較復(fù)雜，分支較多的流程，而傳統(tǒng)的基于文本的流程定義工具則在線性流程方面具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，因此我們的辦公系統(tǒng)仍然支持對(duì)線性流程的基于瀏覽器的定義。 運(yùn)行控制功能 （ Run－ time control function）：提供工作流流程的管理，并根據(jù)流程定義控制活動(dòng)的執(zhí)行次序。 該功能是工作流平臺(tái)控制流程運(yùn)轉(zhuǎn)的內(nèi)部功能，我們無(wú)法通過(guò)直觀的頁(yè)面看到其工作過(guò)程，但通過(guò)下圖顯示的流程監(jiān)控信息，我們可以清 除的了解工作流平臺(tái)所做的每一步工作。 圖 9 流程監(jiān)控界面 運(yùn)行交互功能 （ Run－ time interaction function）：與用戶(hù)或應(yīng)用程序進(jìn)行交互以完成 工作 的執(zhí)行。 在辦公系統(tǒng)中，我們可以根據(jù)用戶(hù)的實(shí)際情況利用工作流平臺(tái)定義多個(gè)流程，用戶(hù)在處理某項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)時(shí)，可以自行選擇所用的流程。同時(shí)，由于辦公系統(tǒng)中的許多模塊都需要工作流的支持，我們可以將這種支持工作統(tǒng)一交給工作流平臺(tái)來(lái)完成，這種一個(gè)平臺(tái)支持多個(gè)應(yīng)用的機(jī)制能夠有效的降低系統(tǒng)的復(fù)雜度，提高系統(tǒng)的靈 活性。 即時(shí)消息平臺(tái) 平臺(tái)支持采用 與即時(shí)通訊平臺(tái)集成實(shí)現(xiàn) 統(tǒng)一消息平臺(tái)，用于公司內(nèi)部員工之間在線的交流。系統(tǒng)提供視頻、語(yǔ)音、文字的交流功能，員工還可以通過(guò)其快速、方便的傳遞文件。當(dāng)有員工不在線時(shí)，其他員工可以給其留言、發(fā)短信。通過(guò)該系統(tǒng)可以方便的實(shí)現(xiàn)員工之間的在線交流，提高員工之間的信息溝通和協(xié)同工作能力。 知識(shí)管理平臺(tái) 知識(shí)管理平臺(tái)是辦公系統(tǒng)的一個(gè)重要組成。通過(guò)辦公系統(tǒng)中的知識(shí)管理平臺(tái)，系統(tǒng)能提供知識(shí)獲取、知識(shí)整理分類(lèi)、知識(shí)發(fā)布與協(xié)同等功能，并最終促進(jìn)企業(yè)的知識(shí)創(chuàng)新，有效地幫助企業(yè)獲得對(duì)大量信息的高效處理與 利用能力，確保企業(yè)將分散在員工個(gè)人的知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的知識(shí)，構(gòu)建學(xué)習(xí)型企業(yè)。 知識(shí)管理作為一種管理思想得到了企業(yè)廣泛的認(rèn)可，這表明現(xiàn)代企業(yè)對(duì)知識(shí)管 理的需求越來(lái)越迫切，同時(shí)也表明知識(shí)管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合是一種成功的模式。但是，知識(shí)管理平臺(tái)僅僅是組成辦公系統(tǒng)的四個(gè)平臺(tái)之一，需要其他平臺(tái)提供的協(xié)同機(jī)制、安全機(jī)制才能完成其功能，而且辦公系統(tǒng)中還包括許多其他的辦公業(yè)務(wù)功能，因此，辦公系統(tǒng)一直在加強(qiáng)其知識(shí)管理功能，但不能說(shuō)只有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就等同于知識(shí)管理，因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)同時(shí)也在加強(qiáng)其通訊、協(xié)作、安全方面的功能 。知識(shí)管理只能被看做是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的一種通用機(jī)制，我們把這種機(jī)制就定義為知識(shí)管理平臺(tái)。 知識(shí)管理平臺(tái)的作用是提供多種知識(shí)管理工具，與辦公業(yè)務(wù)相結(jié)合，利用這些工具提取、整理、生成辦公業(yè)務(wù)中的知識(shí)，為人所用，將正確的知識(shí)，在正確的時(shí)候，提供給正確的人。 慧點(diǎn)科技提供的辦公系統(tǒng)將依托知識(shí)管理平臺(tái)，從“深度”和“廣度”兩方面拓展知識(shí)管理的功能。 從“深度”拓展，就是要加強(qiáng)系統(tǒng)中原有的知識(shí)管理功能。 首先，知識(shí)管理平臺(tái)中提供了文檔管理的功能模板，用戶(hù)可以根據(jù)自己的工作需要和業(yè)務(wù)特點(diǎn)建立自己的文檔庫(kù)。通過(guò)文檔提供的 自定義多重分類(lèi)、閱讀權(quán)限分配、文檔訂閱和推薦等知識(shí)管理機(jī)制，可以有效地提高知識(shí)的傳遞和利用的效率。 舉例來(lái)說(shuō)，辦公系統(tǒng)中有許多存放文檔的文檔庫(kù)，過(guò)去如果要在這些庫(kù)中搜索文檔，必須到每個(gè)文檔庫(kù)中輸入搜索條件依次進(jìn)行搜索?，F(xiàn)在，通過(guò)加強(qiáng)搜索功能，提供跨庫(kù)搜索的能力，這樣只要在任何一個(gè)文檔庫(kù)中輸入搜索條件，系統(tǒng)就可以自動(dòng)到所有的文檔庫(kù)中檢索符合條件的文檔，從而加速知識(shí)的采集過(guò)程。 這種加強(qiáng)還體現(xiàn)在提高知識(shí)管理的主動(dòng)性方面。例如，過(guò)去我們?cè)诓殚喣称臋n的時(shí)候，必須進(jìn)入該文檔所在的功能模塊，甚至還要進(jìn)行檢索操作后才能 找到該文檔，可以說(shuō)文檔完全處于一種被動(dòng)的狀態(tài)，等待人們?nèi)グl(fā)掘。新的做法是基于知識(shí)推送理念，讓知識(shí)主動(dòng)去“找”需要的人。人們可以事先定義好自己需要的文檔類(lèi)型、存儲(chǔ)位置、時(shí)限要求等信息，當(dāng)系統(tǒng)中產(chǎn)生了符合定義的文檔時(shí)，自動(dòng)將該文檔推送給需要的人。 從“廣度”拓展，就是要將更多的知識(shí)管理工具集成進(jìn)知識(shí)管理平臺(tái)，以提供更大范圍、更豐富的知識(shí)管理功能。 下圖顯示了慧點(diǎn)科技構(gòu)建的知識(shí)管理體系： 圖 10 慧點(diǎn)科技的知識(shí)管理體系 從上圖中我們可以看出，在知識(shí)管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)慧點(diǎn)都 有相應(yīng)的產(chǎn)品、集成的第三方產(chǎn)品或解決方案與之對(duì)應(yīng)，這些產(chǎn)品和方案均可以與知識(shí)管理平臺(tái)集成，形成對(duì)其有益的補(bǔ)充，企業(yè)可以根據(jù)自己的需求選擇所需要的功能進(jìn)行實(shí)施應(yīng)用。 安全管理平臺(tái) 安全性對(duì)任何一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)而言都是至關(guān)重要的。辦公系統(tǒng)由于保存了企業(yè)大量的管理信息，其安全性也必然受到企業(yè)格外的關(guān)注。 從廣義的范圍來(lái)說(shuō)，安全管理對(duì)一個(gè)系統(tǒng)而言意味著很多內(nèi)容，包括：物理安全、運(yùn)行安全、信息安全及安全管理制度四個(gè)方面。其中，物理安全、運(yùn)行安全通常是由外圍的軟硬件設(shè)備來(lái)保障，安全管理制度則是規(guī)范的行為準(zhǔn)則，它們都不屬于辦 公系統(tǒng)的核心安全機(jī)制，只有信息安全是與辦公系統(tǒng)的核心功能直接相關(guān)的，也是安全管理平臺(tái)真正提供的服務(wù)內(nèi)容。 安全管理平臺(tái)是一種框架體系，辦公系統(tǒng)中的所有功能組件都應(yīng)該被納入這個(gè)安全框架中，受其制約和保護(hù)，同時(shí)它也為這些組件提供了多種信息安全保障機(jī)制。 ? 信息加密機(jī)制 加密機(jī)制是辦公系統(tǒng)安全的基石，是最核心的安全機(jī)制之一。安全管理平臺(tái)利用 Domino 提供的四層加密體系，對(duì)辦公系統(tǒng)中的所有信息資源進(jìn)行加密，從而為辦公系統(tǒng)提供了信息保密性、完整性、信息可用性等安全服務(wù)。 ? 認(rèn)證機(jī)制 安全管理平臺(tái)為辦公系統(tǒng)建立了相應(yīng)的身 份認(rèn)證與授權(quán)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)全系統(tǒng)各類(lèi)用戶(hù)的身份進(jìn)行管理、認(rèn)證，也支持網(wǎng)絡(luò)設(shè)備接入過(guò)程的身份認(rèn)證，同時(shí)支持網(wǎng)上各類(lèi)信息交換之間的身份鑒別和數(shù)字簽名，在確保用戶(hù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備真實(shí)可靠的同時(shí)，還能起到防否認(rèn)和防抵賴(lài)的作用。除此之外，安全管理平臺(tái)的認(rèn)證機(jī)制還可以與指紋儀、動(dòng)態(tài)密碼卡、 USB Key、 CA 系統(tǒng)等集成，從而為辦公系統(tǒng)提供了更強(qiáng)的身份認(rèn)證措施。 ? 訪問(wèn)控制機(jī)制 訪問(wèn)控制是確保辦公系統(tǒng)中信息安全的重要機(jī)制。強(qiáng)有力的訪問(wèn)控制能有效地防止進(jìn)入系統(tǒng)的用戶(hù)越權(quán)訪問(wèn)自己不該訪問(wèn)的信息。安全管理平臺(tái)能夠提供兩種訪問(wèn)控制機(jī)制 ：一種是自主訪問(wèn)控制機(jī)制，它能實(shí)現(xiàn)以用戶(hù)意愿為基礎(chǔ)的信息保護(hù)；另一種是強(qiáng)制訪問(wèn)控制機(jī)制，它能提供全系統(tǒng)范圍的安全屬性和訪問(wèn)規(guī)則實(shí)現(xiàn)的統(tǒng)一的信息保護(hù)，能防止像“特洛伊木馬”之類(lèi)的攻擊行為。 ? 數(shù)據(jù)庫(kù)安全 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是存儲(chǔ)信息的場(chǎng)所，并擔(dān)負(fù)著管理這些數(shù)據(jù)信息的任務(wù)，如何保證和加強(qiáng)其安全性和保密性，也是信息安全最需要解決的內(nèi)容之一。安全管理平臺(tái)利用 Domino 提供的 ACL（存取控制列表）來(lái)控制用戶(hù)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的存取權(quán)限。在 Domino系統(tǒng)中，每個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)都有自己的 ACL，其中記錄著訪問(wèn)該數(shù)據(jù)庫(kù)權(quán)限信息。我們根據(jù)辦公系統(tǒng)中 每個(gè)功能模塊對(duì)應(yīng)的安全控制需要，將數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限細(xì)分為：管理者、編輯者、讀者、作者、存放者、拒絕訪問(wèn)者 7 個(gè)層次，使得用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)具備不同的訪問(wèn)權(quán)限，保證系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠被授權(quán)的人正確使用，從而保證了數(shù)據(jù)庫(kù)信息的保密性、完整性和可用性。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要具備的能力 在采用 上述基礎(chǔ)模型的 系統(tǒng)架構(gòu)下，為達(dá)到集團(tuán)型企業(yè)協(xié)同辦公平臺(tái)的各項(xiàng)特性，在協(xié)同辦公平臺(tái)中 以 Lotus Domino 作為系統(tǒng)支撐平臺(tái)，提供系統(tǒng)安全服務(wù)和協(xié)同工作平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)；系統(tǒng)采用 B/S（瀏覽器 /服務(wù)器）的結(jié)構(gòu)，以方便普通用 戶(hù)的使用以及管理人 員對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)；支持建立 公司 總部、下屬企業(yè)和用戶(hù)個(gè)人的多級(jí)自定義門(mén)戶(hù)，能夠及時(shí)、快捷的對(duì)外發(fā)布信息，也可以方便的得到所需的信息。 “框架＋組件 ”的體系架構(gòu) 在長(zhǎng)期的工程實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我們提出了先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的架構(gòu)技術(shù) ——“框架 +組件 ”的體系架構(gòu)，確保我們所提供的系統(tǒng)具有良好