【正文】 件定義，可將其劃分為專指型、擴展型、泛指型三種類型。專指型的文件定義專指公共文件，將文件形成者僅僅界定為“政府部門”或“公共機構(gòu)”。它多見于各國的文件或檔案法規(guī)中。擴展型的文件定義范圍擴展到公私機構(gòu)的文件。如美國檔案學者謝倫伯格的文件定義。泛指型的文件定義既指所有公私機構(gòu)又指個人活動中形成的文件，即指一切公私文件。如英國的邁克爾庫克、阿根廷的路易斯比阿薩利等檔案學者的論著，以及前蘇聯(lián)和國際檔案理事會的《檔案術(shù)語詞典》，都采用了泛指型定義來界定文件。文件管理是指對文件在其形成、保存、利用和處置過程中進行的經(jīng)濟而有效的全面管理。文件管理概念的內(nèi)涵包括文件生命周期中從文件的形成或接收，到它們的處置過程。各國關(guān)于文件管理含義的表述具有三個共同點：以文件的整個生命周期為基礎(chǔ)，體現(xiàn)了文件生命周期的階段性，以經(jīng)濟和有效為前提的。二、外國文件管理職能文件管理職能存在著四種描述:第一種是以文件生命周期為基礎(chǔ)對文件管理職能的論述,如，英國現(xiàn)代檔案學者邁克爾庫克在《檔案管理》認為文件管理職能包括兩方面：一是現(xiàn)行機關(guān)的文件管理職能，二是文件中心的文件管理職能。第二種是從檔案館參與的角度對文件管理職能的論述：主要是強調(diào)檔案館和檔案人員對公共機關(guān)的文件形成、保管和處置具有檢查、監(jiān)督和指導作用。如美國韋恩格羅弗、阿爾泰瑞克斯的論述。第三種是文件管理法規(guī)對文件管理職能的規(guī)定：如美國1976年頒布的《聯(lián)邦文件管理法》，對文件管理的職能作了六項規(guī)定。第四種是國際檔案組織對文件管理職能的綜述，具體有六項職能。三、外國文件管理機構(gòu)國外文件管理機構(gòu)有兩種形式：一種為內(nèi)設(shè)機構(gòu)，如登記室；另一種獨立于組織之外，一般稱為文件中心。聯(lián)合國教科文組織對文件中心的定義是：“在檔案行政管理機關(guān)管理之下的，對各個不同行政機構(gòu)的半現(xiàn)行文件進行經(jīng)濟地保管和提供利用，并在這些文件被銷毀或移交到檔案館之前進行系統(tǒng)處置的保管機構(gòu)?！蔽募行囊话阌?項任務(wù)：保管、提供服務(wù)和最終處置。第二節(jié) 外國檔案管理一、外國檔案鑒定德國主要了解檔案學家邁斯奈爾的觀點，他的“高齡案卷應(yīng)當受到尊重”的著名論斷，被稱作年齡鑒定論，在世界檔案界有廣泛的影響。檔案的“禁毀年限”即源于邁斯奈爾的這一思想。英國主要了解詹金遜的觀點，以及英國公共檔案館于1962年制定的《公共文件永久性保存的選擇標準》。美國主要了解謝倫伯格的“文件雙重價值論”（第一價值與第二價值）。 英國檔案鑒定組織分兩個階段：第一階段，在文件產(chǎn)生5年后，涉及到文件的行政價值。第二階段，在文件失去現(xiàn)行作用25年后進行，其目的是決定它的研究價值。方法是通過文件處置表實施。美國政府的文件和檔案鑒定工作主要在文件形成機關(guān)和文件中心進行。二、外國檔案整理了解國際檔案理事會、美國檔案工作者協(xié)會、前蘇聯(lián)以及阿根廷檔案學家比阿薩利的關(guān)于整理的解釋。外國檔案整理原則，以往是事由原則，現(xiàn)在通用來源原則。事由原則就是檔案館將檔案按其主題內(nèi)容而不按來源機關(guān)和原有次序進行整理和分類的原則。它出現(xiàn)過實用歸納分類法、合理演繹分類法，卡繆——多努分類法和杜威十進位分類法等不同形式。來源原則就是檔案館將檔案按其來源和形成機關(guān)進行整理與分類的原則。它源于1841年法國內(nèi)政部14號通令“尊重全宗原則”，后來有普魯士的“登記室原則”、荷蘭的來源原則（全宗原則）、布倫內(nèi)克的自由來源原則、英國的檔案組合、美國的文件組合、前蘇聯(lián)的全宗理論等演變、發(fā)展。（這一內(nèi)容可以跟第五章的來源原則聯(lián)系起來）了解紙質(zhì)檔案、錄音檔案、影片檔案、照片檔案、地圖檔案與縮微檔案的整理。三、外國檔案開發(fā)與利用（一）由檔案的封閉利用到開放利用檔案的封閉利用，只是少數(shù)人享有的特權(quán)，而檔案人員是“特權(quán)的保護人”。 檔案利用向開放的轉(zhuǎn)變。了解一下意大利檔案學家波尼法西奧的觀點。，法國大革命爆發(fā)后，于1790年成立了世界上第一個近現(xiàn)代意義的向公眾開放的國家檔案館。1794年6月25日（法蘭西共和歷2年穡月7日），法國頒布了世界上第一部專門的檔案法——《穡月七日檔案法令》。該法令宣布法國的所有檔案館均實行檔案開放原則。檔案開放原則也因此被譽為“檔案的人權(quán)宣言”。了解信息資源開發(fā)和共享的時代檔案利用的特點。（二）檔案利用限制限制利用檔案的依據(jù)主要是法定的檔案封閉期制度和保密制度。限制利用的文件類型，綜合起來有六大類：與國家安全和社會秩序有關(guān)的文件、與私人秘密有關(guān)的文件、受法律保護的文件和有時效性的文件、私人檔案館中的文件、國家領(lǐng)導人和公眾領(lǐng)袖人物的文件、出于保護檔案實體而限制利用的文件。在美國以及實施這類自由權(quán)的國家，為了處理檔案利用中出現(xiàn)的爭議，采取的做法是：一種是由法院處理；另一種是設(shè)立專門機構(gòu)處理；再一種是由檔案解密委員會負責處理。（三）檔案利用類型1980年召開的第9屆國際檔案大會，以檔案利用為討論主題，把檔案利用分為三種類型：即學術(shù)利用、實際利用和普遍利用。了解這三種利用類型的特點與代表人群。（四）檔案利用服務(wù)一般有借閱服務(wù)、信息服務(wù)、復制服務(wù)、借出館外服務(wù)、展覽服務(wù)等形式。了解各種服務(wù)形式的特點與規(guī)則。第三節(jié) 外國檔案事業(yè)管理一、外國檔案事業(yè)行政管理（一）外國檔案事業(yè)概述當代各國的檔案事業(yè)歸納起來，有兩種模式：一種是以檔案事業(yè)行政管理機關(guān)為指揮中心，形成包括國家檔案館、文件中心、檔案教育和檔案學術(shù)機構(gòu)的國家檔案專業(yè)系統(tǒng)；一種是無檔案事業(yè)行政管理中心，其檔案事業(yè)，僅僅是由國家檔案館、文件中心、檔案教育和檔案學術(shù)機構(gòu)組成的國家檔案專業(yè)系統(tǒng)。采用以檔案事業(yè)行政管理機關(guān)為指揮中心建立檔案事業(yè)這種模式的國家屬少數(shù)，但其規(guī)模、發(fā)展速度、檔案信息資源的開發(fā)利用都有巨大的優(yōu)越性。以法國、美國、俄羅斯為代表：大多數(shù)國家的檔案事業(yè)，都是采用第二種模式——僅以檔案館為主體而無行政指揮中心的檔案事業(yè)。以英國、日本、印度、澳大利亞、津巴布韋為例：（二）外國檔案事業(yè)管理體制當今世界存在著兩種檔案事業(yè)管理體制：一種是集中式的，另一種是分散式的。所謂集中式檔案事業(yè)管理體制，是指地方檔案機構(gòu)受中央檔案機構(gòu)的領(lǐng)導或監(jiān)督，它可以使整個檔案管理結(jié)構(gòu)達到組織化和有序化。當今這種管理體制，除中國外，有三種類型：俄羅斯型、法國和羅馬尼亞型、斯堪的納維亞型。所謂分散式檔案事業(yè)管理體制，是指國家不設(shè)立檔案事業(yè)行政管理機關(guān)，對檔案和檔案工作實行中央和地方分權(quán)管理、各負其責的原則。這種管理體制可以分為：美國型、英國型和瑞士型。（三）外國檔案事業(yè)行政管理機關(guān)外國檔案事業(yè)行政管理機關(guān)目前存在兩種歸口管理的形式，分別是：直接隸屬于國家最高行政當局，是政府的直屬機關(guān)，局長由政府首腦任命，除中國外，有美國、俄羅斯、越南、阿爾及利亞等；隸屬于政府的某個部，是部直屬局，如意大利、法國、西班牙等。從世界范圍來看，當今各國的檔案事業(yè)行政管理機關(guān)可分為：層次型（如俄羅斯）、單一型（如法國、意大利、羅馬尼亞、越南、蒙古、阿爾及利亞）、兼職型（如瑞典、丹麥、挪威、芬蘭、冰島）、局部型（如美國）等四種。二、外國檔案館當代檔案館設(shè)置和劃分的依據(jù)歸納起來有五條：1. 按檔案歸屬，據(jù)此將檔案館分為公共（國有）和非公共（非國有）；2. 按級別或國家行政區(qū)劃，設(shè)有中央和地方檔案館；3. 按歷史時期或歷史斷代，分歷史檔案館和現(xiàn)代檔案館；4. 按國家某些專業(yè)部門或館藏，劃分為專門或?qū)I(yè)檔案館和綜合檔案館；5. 按檔案載體、記錄方式和制作方式，設(shè)有音像檔案館、影片檔案館等。以上五條可以交叉使用也可以單獨使用。當代各國的公共檔案館，其主要類型有四種：國家檔案館、歷史檔案館、機關(guān)檔案館、專門檔案館。當代各國非公共檔案館，指公有以外的所有檔案館，包括集團的、宗教的、家族的、私人的等多種檔案收藏機構(gòu)。上述專門檔案館中除公有的外，也有私有的和集團所有的，如私人企業(yè)檔案館、教會檔案館、政黨檔案館和大學檔案館都是非公共檔案館的不同類型。當代檔案館具有四大特點：獨立性、多類型性、開放性、館藏來源的多渠道性。三、外國檔案立法近代檔案立法始于法國資產(chǎn)階級革命時期。檔案法規(guī)體系，對中央集權(quán)制的國家來說，它應(yīng)當由檔案法、中央檔案行政法規(guī)、中央檔案行政規(guī)章、地方檔案行政法規(guī)和地方檔案行政規(guī)章等五個層次組成。對于聯(lián)邦制國家來說，檔案法規(guī)體系首先劃分為聯(lián)邦的和地方的，它們分別由三個層次組成，即聯(lián)邦或地方檔案法、聯(lián)邦或地方檔案行政法規(guī)和聯(lián)邦或地方檔案行政規(guī)章。當代各國檔案立法普遍遵循的基本原則有：保護檔案財富原則、檔案集中管理原則、檔案機關(guān)獨立性原則和檔案利用與開放原則。（四）外國檔案法規(guī)的基本內(nèi)容外國檔案法規(guī)的基本內(nèi)容，主要包括關(guān)于檔案和保護檔案、檔案的移交和征集、檔案機構(gòu)、檔案開放利用、檔案人員等五個方面。四、外國檔案教育與檔案人員法國是首先創(chuàng)辦高等檔案專業(yè)教育的國家。1821年，法國建立國立文獻學院（又譯檔案學院）的命令，被西方檔案學家譽為“第一代檔案學院”。1854年，奧地利成立維也納檔案學院（1904年改組為歷史研究院）。1894年，德國建立位于黑森州的馬爾堡檔案學院。這三所檔案學院被西方檔案學家稱為三代檔案學院。蘇聯(lián)在1930年創(chuàng)辦莫斯科檔案學院建立，1932年改稱莫斯科歷史檔案學院，成為社會主義國家檔案高等教育的開端。目前外國檔案教育形式主要有五種：國際性檔案培訓機構(gòu)、由國家創(chuàng)辦的正規(guī)檔案院校、由檔案館創(chuàng)辦的檔案學?；蚺嘤柊?、在大學或?qū)W院設(shè)立檔案學專業(yè)或課程、由檔案工作者協(xié)會舉辦的培訓活動。檔案管理和文件管理是一個職業(yè)結(jié)構(gòu)中的兩個部分，在這個結(jié)構(gòu)中，檔案人員可以分為輔助專業(yè)人員、專業(yè)人員、高級檔案專業(yè)人員（管理人員）三個專業(yè)級別。 18