海信集團(tuán)職業(yè)經(jīng)理助理與秘書的技能培訓(xùn)-資料下載頁
2025-05-14 02:16本頁面
【正文】 作* 在記事簿后部，列出你最常用的30－60個電話號碼2) 記事簿的種類： * 常規(guī) * 電腦記事簿 2 “應(yīng)辦事宜備忘錄”是一種內(nèi)有31分頁的大分類夾。 內(nèi)部每一分頁代表一個月中的一天。你可以把需要在這一天完成的所有任務(wù)及其相關(guān)文件資料一并放入與這一天對應(yīng)的分頁之中。使用規(guī)則：* 每天必須打開與之對應(yīng)的分頁，取出工作任務(wù)及相關(guān)文件資料；* 所有要完成的任務(wù)及相關(guān)文件資料必須全部依次放入與這一天對應(yīng)的分頁之中(會議組織，要打出的電話清單，要處理的文件，要打印的文件等)； * 當(dāng)你缺勤時，接替你工作的人應(yīng)該能夠很容易地找到你的“應(yīng)辦事宜備忘錄”；* 當(dāng)天應(yīng)完成而未能完成的任務(wù)應(yīng)立即重新計劃分配到其他分頁中去；* 每天下班前，要安排第二天工作計劃，將相應(yīng)分頁中的工作任務(wù)依次排放好； 3. “日辦公事務(wù)夾”每天一早將從“應(yīng)辦事宜備忘錄”中取出的當(dāng)天工作內(nèi)容放入“日辦公事務(wù)夾”中。每天下班時，這個夾子應(yīng)該是空的，因為你應(yīng)該在當(dāng)天之內(nèi)完成夾子中的全部任務(wù)。使用原則： 你只能有一個“日辦公事務(wù)夾”, 以免混亂； “日辦公事務(wù)夾”放置的位置要固定下來，而且必須便于你自己和上級，同事取、放和查找。 給您的經(jīng)理作為領(lǐng)導(dǎo)，您知道怎樣讓您的助手替您節(jié)省下 1/3的時間嗎？－ 簡單的信，我請她直接起草。－ 我只闡述一下主要意見，由她去組織成文。－ 我不過問文件歸檔的事宜，她負(fù)責(zé)建立、維護(hù)文件檔案。－ 每天我花時間跟她小結(jié)一下：* 一天工作的重要、緊急、先后性；* 當(dāng)日收到的信函及時回復(fù)原則；* 檢查日程安排。－ 她負(fù)責(zé)安排我的工作日程：我的記事本由她來填，她給我一份復(fù)本。－ 我們使用留言條來交換意見。－ 我請她經(jīng)常性對工作情況進(jìn)行分析，提出改進(jìn)、簡化意見，我們不斷發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)工作中的不完善之處。－ 我請她代為閱讀報刊雜志，并向我推薦好的新聞、文章。－ 我熟悉她使用的辦公工具。－ 我請她對來找我們的電話進(jìn)行篩選，她詢問對方來電目的，她能解答的，就直接予以解答。－ 我在眾人面前注意建立她的威信，請別人有事直接與她聯(lián)系，她接電話時自報姓名等。－ 我請她對公司動作機制有了良好的認(rèn)識，這樣便于建立有效的溝通。－ 我讓她為我準(zhǔn)備會議，演講的有關(guān)資料。－ 她有權(quán)與他人直接聯(lián)系，了解情況。－ 我盡量請她與我一起出席會議，進(jìn)行記錄和寫會議紀(jì)要，并監(jiān)督會議上決定的計劃實施情況。－ 我對她的創(chuàng)新、她為改善工作所作的努力給予肯定。 第五章 溝通與協(xié)調(diào)的技能1． 溝通的目的2． 溝通的原則3． 溝通的基本方法4． 溝通的誤區(qū)與障礙5． 溝通的技巧：傾聽、表達(dá)、提問6． 團(tuán)隊合作 什么是溝通發(fā)送方以特定的溝通模式將“信息”傳遞給接收方，并有信息的反饋。 溝通的目的1).將“信息”傳遞出去2).被理解3).被接收4).得到答復(fù)性的行動 溝通的原則* 簡 單* 清 楚* 直 接* 準(zhǔn) 確只傳達(dá)所要傳達(dá)的信息，表明所要表明的意圖，這才是好的溝通。在信息傳遞中，一切超出本職范圍的努力都是浪費時間，浪費精力，是糟糕的溝通。 溝通的基本方法5W1H法在進(jìn)行溝通之前，首先確定1).您溝通的動機（why）2).您的接收方是誰（who）3).您要傳遞什么信息(what)4).哪種溝通模式對發(fā)送方傳遞信息內(nèi)容和意圖、對接收方都比較合適(how)5).何時何地進(jìn)行好(when, where) 這看上去挺簡單要點，然而失敗的通卻往往是因為當(dāng)事人沒有很好執(zhí)行這些注意事項，忽略了其中的某一點或幾點。 在溝通之前思考以上事項，將使您的溝通受益莫淺。 選擇信息傳遞的方式 將您采用的傳遞方式稱為“模式”的話，這個“模式”由以下因素決定：1).是否最能傳遞您的信息2).是否方便3).接收方的數(shù)量4).具體的接收方是誰5).接收方在哪里6).費用 溝通的誤區(qū)溝通模式接收方反饋 溝通的障礙傾聽的障礙表達(dá)的障礙理解與認(rèn)同障礙 有效的溝通技巧——傾聽、表達(dá)、提問一 . 傾聽的技巧 想說服對方，首先要表示出： － 您在認(rèn)真聽他說 － 您理解他的觀點 1. 影響“認(rèn)真傾聽”別人的因素： －不耐心 人的思想總是比表達(dá)要快（想比說快） －想表達(dá)我們所有的想法 在沒有聽完別人的想法之前表達(dá)自己的想法。 － 害怕聽其他人說 有的時候我們想讓其他人說，卻擔(dān)心在認(rèn)真聽對方說時（沒有表達(dá)自己的意見），會讓對方誤解為已同意他的觀點。 傾聽并不意味著接受。 2. 如何傾聽對方* 首先保持沉默* 在聽的同時做心理上的準(zhǔn)備* 讓對方把話說完* 允許其他人可以有不同的觀點 二. 表達(dá)的技巧1. 想要很好地表達(dá)自己，首先要注意：* 尊重自己（想法, 興趣 ，自己的角色 …尊重其他人。* 從容地介紹自己的情況（現(xiàn)狀，位置……）* 訓(xùn)練自己的對待其他人公正平等的原則* 在說之前最好將要點先在一張紙上記下來建立良好的關(guān)系 －尊重對方，尊重自己，了解對方，了解自己。 －發(fā)展一種相互合作而不是“競爭對手” 的關(guān)系 －接受你的對話者（我很好，他也很好） 我 +OK － OK +OK + OK + 他－ +OK － OK + OK － OK － － 注意： －您是否因?qū)Ψ浇邮埽ɑ虿唤邮埽?、以什么方式接受（或不接受）您的觀點而產(chǎn)生偏見 －注意第一次的接觸：你的接待方式，態(tài)度…… －改善周圍環(huán)境和氣氛利于建立良好的關(guān)系 2. 在表達(dá)自己時要避免以下三種情況：“被動”狀態(tài) －躲避和逃跑的態(tài)度 －不敢表達(dá)自己的觀點和目的 －讓其他的人從自己的腳背上踩過“激進(jìn)”態(tài)度 －進(jìn)攻的姿態(tài) －不顧對方態(tài)度地表達(dá)自己的觀點和目的“欺騙”手法 －隱藏自己的觀點 －想方設(shè)法“原地轉(zhuǎn)圈”讓對方等待 三. 提問的技巧，請先想一下以下六個基本的也是最關(guān)鍵的問題： 1. 誰 ？ 和誰有關(guān)？ 直接的還是間接的？ ？ 問題在哪里？ ？ 什么時候開始？ 什么時候我要表達(dá)我的觀點？ ？ 目的是什么？ 有哪些優(yōu)勢？ ？ 在什么場合？ 我要在哪里陳述/講演我的觀點？ ？ 我需要帶什么東西去？ 它將如何運行？ 開放式提問例:你談?wù)勥@一年的工作情況好嗎？目標(biāo)：讓對方描述、闡述或解釋一種現(xiàn)象或事實，從而收集對此件事的印象，想法或觀點等。優(yōu)點：有利于對方自由地表達(dá)，促使對方更自然地表達(dá)自己的觀點、想法。缺點：有可能會跑題、岔題或者是廢話連篇。 封閉式提問例：這次評估你得3分，是否同意？目標(biāo)：得到準(zhǔn)確的信息，檢驗一個想法，能力或一個事實的真實性……優(yōu)點：在最短時間內(nèi)得到確切的信息，使事情明了化。缺點：限制雙方的交談，強迫對方只能回答“是”或“否”，因此限制了進(jìn)一步了解對方的可能性，有時甚至造成對話的中斷。 引導(dǎo)式提問例：“是不是我們做錯了什么？”目標(biāo)：提出一些想法或解決方法來進(jìn)行討論。優(yōu)點：可衡量對方的自我肯定(或被影響的程度)并得知可能存在的分岐。缺點：問話者可能永遠(yuǎn)不知道對方真實的想法，只是強迫對方對問話者關(guān)注的問題表明觀點、立場等。 四. 溝通技巧——“重組對方的話”的技巧1. 首先表示“認(rèn)同”——聽清楚2. “重新組織”對方的要點（尤其是你不同意這些要點時）3. 讓你的對話者來認(rèn)同你“重新組織”4. 然后解釋你自己的觀點89 / 89
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