【正文】 從健康和安全方面考慮應重新安排辦公室布局；（2） 制定新設備的程序手冊，可能會讓一名工作人員負責更新手冊；（3） 如果安裝了新設備，或是接到關于工作程序的投訴，則要對給工作人員進行針對性的教育培訓。3預定表（預定時間）要包括哪幾項內容和要點？答：單位應根據所預定的設備不同來設計相應的預定表格。例如，在許多單位中，通過預定會議室房間來開會，這種預定表格由想要預定房間開會或演示的行政人員填寫。一般情況下，預定表應包括以下幾項主要內容：（1） 預定人；（2） 預定設備、項目或服務的內容及要求使用的時間、地點；（3） 預定時間；（4） 審批人簽署。3對員工未達到工作標準時怎樣處理？ 答：如果出現工作人員沒有達到標準和發(fā)現有漏洞的情況，應根據質量檢查發(fā)現的不同情況有針對地性進行處理。具體處理步驟如下： （1） 應由辦公室檢查員對員工未達到工作標準的情況進行調查，調查問題所在。（2） 如果是工作程序的原因，那么應該對現有的程序進行重新評估，必要的時候，應該對現有程序做一些必要的修改或補充。（3） 如果已經明確斷定是由于工作人員的個人原因沒有達到工作標準，那么部門經理應該首先處理這一情況，對工作人員進行說服教育，并應將這些問題視為員工評估內容的一部分。企業(yè)行政管理二級教材講授指南第四單元 信息的管理中心思想：辦公室是信息接收、存儲、傳遞和應用的中心，特別是現代企業(yè)行政管理，實際上是信息的管理。為了提高行政管理效率，必須使辦公室人員掌握辦公信息的存儲、檢索、傳播的程序、系統(tǒng)和方法，并熟練的加以應用。分段內容：10課時一、 企業(yè)辦公室中信息處理的程序、標準和類型：（，） 商務信息的回應周期（見思考題1） 跟蹤工作進展的方法（見思考題2） 商務信息的類型（見思考題3） 商務信息的有效呈現形式（見思考題4）教學方法：教師講課、組織討論并實際操作。二、 信息的存儲、檢索、分類的程序、系統(tǒng)和方法：（） 信息的存儲和有效檢索的必要性（見思考題5） 辦公室常用信息及存儲方式（見思考題6） 手工、計算機、縮微膠片存儲信息方式（見思考題7，8，9） 集中歸檔或部門歸檔（見思考題10） 文檔或文件跟蹤（見思考題11） 確定適合的信息分類和索引的方法：（見思考題12） 按字母、數字、地理、日期、時間、作者的各種歸類方法（見思考題13，14，15，16）教學方法：教師講課、組織討論并參觀各種信息存儲設備，學會計算機檢索和文檔檢索。三、 信息的保密、安全及保存期（、）1。5課時 信息保護的原則（見思考題17） 保護計算機信息和文檔信息的措施（見思考題18，19） 人事檔案、財務信息、產品或服務信息、客戶信息的保密（見思考題20，21，22，23） 信息、文檔保存時間（見思考題24）教學方法：教師講課、組織討論。四、 信息傳播途徑和文檔保留期限（） 企業(yè)內部信息的傳播途徑（見思考題25）教學方法：教師講課、組織討論。單元復習：1課時用“企業(yè)行政管理二級習題集”中4單元的習題輔導學生復習。思考題及答案：簡述企業(yè)信息回應周期的含義？答：企業(yè)信息回應周期是指企業(yè)為了提高工作效率、樹立企業(yè)良好形象，在一般情況下正常處理某一個問題以及給客戶或查詢者“回應”答復所需要的時間，如多少天內定貨應該發(fā)送，處理來電或客戶投訴的時間等，確定這些時間的標準意味著時間對滿足最終期限的重要性。工作任務的類型不同，相應地回應周期也會不同，而且在緊急情況和日常情況下，處理某一問題的回應周期會有所變化，工作人員必須能夠區(qū)分優(yōu)先次序，一般應在處理常規(guī)任務之前優(yōu)先處理緊急事務。簡述跟蹤工作進展的方法？答：一般情況下，跟蹤工作進展常用的有以下幾種方法：（1）觀察個人公文架上等待處理的工作數量；（2）詢問工作人員的工作進展情況；（3）讓工作人員填寫質量控制表，根據質量控制表了解工作人員的工作情況（4）如果任務被分成了幾個部分進行，應了解各部分的工作進展情況是否符合工作期限要求。簡述企業(yè)辦公室工作中所處理的信息的主要類型？答：通常情況下企業(yè)辦公室工作處理的信息主要包括以下幾個方面的類型：（1）供應商信息。企業(yè)作為客戶，會需要與有關商家聯系，以便得到某種服務或供應。因此，辦公室應該收集一些與企業(yè)業(yè)務相關的或日常需要的服務商或供應商的信息，以便需要時可以及時方便地聯系，獲取所需要的商品或服務。（2）客戶的信息。企業(yè)作為商品或服務的供應商時，企業(yè)辦公室應該掌握客戶的有關基本信息，如客戶名稱、聯系方式、需要商品或服務的類型及要求等，以便可以加強與客戶聯系，為客戶提供周到滿意的服務或商品供應。（3）本單位的有關信息。作為企業(yè)的信息處理中心，通常情況下辦公室會接待客戶的有關查詢，這就要求企業(yè)辦公室人員應熟悉和了解本單位的基本情況及業(yè)務情況，如組織結構圖、業(yè)務職責分工等，以便及時答復和處理客戶的查詢。（4）具體業(yè)務信息。當企業(yè)為客戶提供某種商品或服務時，為了確保能使客戶得到周到滿意的服務，企業(yè)辦公室應該掌握與客戶有關的具體業(yè)務情況，如客戶需求、訂單內容、商品或服務的供應情況及客戶的反饋等，以便根據情況，有針對性地提供服務或及時處理有關問題。舉例說明在商務活動中如何用標準的商務文件呈現信息。答：(1) 在商務運營活動中，商務信息應用標準的商務文件呈現出來，例如貨物的交付活動，應用一系列標準規(guī)范的商務文件呈現出來。首先，訂貨單位要填寫訂貨單，同時將一份訂貨單發(fā)送給供應商。其次，供應商要有發(fā)貨單，發(fā)貨單一般列出訂購的貨物，并標明哪些無現貨以及何時有貨。另外，訂貨方重要的是要對照供應商發(fā)出的發(fā)票檢查發(fā)貨單，以保證付款額不超出收到的貨物的價格。再次，收貨單和發(fā)貨單都要轉交財務部門，由財務部門將收貨單、發(fā)貨單與發(fā)票進行對照檢查。最后，財務部門在付款之前，要檢查核對供應商的報價單、原始訂貨單的復印件、收貨單、發(fā)貨單，還要核對已議定的折扣、運費情況、交貨的實際數量、交貨時是否有損環(huán)的貨物、是否有退貨等，之后才能開具發(fā)票，進行付款?？梢?，要保證一項商務活動不出或少出差錯，一系列的規(guī)范的商務文件是必須的。(2) 在企業(yè)內部，一系列的規(guī)范的商務文件也可以加強企業(yè)的管理，例如假條、參加單位外部會議的申請單、培訓申請、停車許可申請、報銷申請、零用現金憑單、復印申請表等，這些表格和文件極大在促進了企業(yè)內部商務活動的規(guī)范化和有序化，提高了企業(yè)運行的效率。簡述企業(yè)信息的存儲和有效檢索的必要性？答：企業(yè)信息的存儲方式應該滿足在需要時能迅速檢索，這對一個單位的有效運作是至關重要的。 首先，企業(yè)文檔和文件歸類存儲的必要性：（1） 按系統(tǒng)歸類的信息能更容易和更迅速的存儲（2） 企業(yè)文檔和文件定期歸類減少丟失或放錯位置（3） 企業(yè)文檔和文件定期歸擋會減少火災隱患。其次，企業(yè)建立有效的檢索系統(tǒng)的必要性：（1） 能用準確的信息迅速回答查詢（2） 能迅速找到參考信息（3） 節(jié)省查找信息的時間（4） 給查詢者一個有效率的印象。簡述企業(yè)辦公室常用紙面信息及其存儲？答：企業(yè)辦公室不同類型的信息應存放在不同文件柜中，紙面常用信息有四類，主要包括：（1） 行業(yè)雜志、產品目錄、小冊子和廣告材料類的信息可存放在文件盒、拱式文件夾、文件袋中。（2） 計劃、圖紙和照片類的信息可存放在水平式計劃柜、垂直懸掛式計劃柜。（3） 工作人員手冊、電話簿和參考書存放在書架上。（4） 有關工作進展的文件、需要保留的舊文件，以及其他文檔將保存在檔案柜中。有多種類型的檔案柜可以使用，包括垂直懸掛式檔案柜、側開式檔案柜、旋轉式檔案架中。簡述手工存儲信息的方式及其優(yōu)缺點？答：手工存儲方式可用于垂直式、側開式和旋轉式信息檔案裝置。手工方式的優(yōu)點有：（1）使用者在熟悉了分類方法后易于使用（2）一旦找到文檔就能直接讀出（3）一旦找到文檔就能立即復?。?）比其他存儲方法設備便宜。 手工方式的缺點有：（1）所有手工方式占地面積都大（2）垂直式柜子在抽屜開著時有翻倒的危險。使用側面開式柜子時，如果梯子或凳子沒有正確放置，爬高可能有危險（3）紙文件如果保存在潮濕條件下，可能損壞，而且它們也有火災的危險（4）每個文件只有一份，因此在火災破壞了原件的情況下，所有信息都將丟失（5）如果文件存放在錯誤的地方，那么將很難找到，除非檢查整個系統(tǒng)（6）沒有備份，容易丟失。需要定期整理，否則待歸類處理的文件積壓后很難找到。簡述計算機存儲信息的方式及其優(yōu)缺點？答：可以使用各種軟件把信息存儲在計算機中。根據準備存儲的資料類型選擇使用的軟件類型。電子表格軟件用于存儲有關會計和數字的檢索，文字處理軟件用于處理文本，在計算機中處理信息，能存儲在軟盤或硬盤上。計算機系統(tǒng)的優(yōu)點有：（1）不需要保留書面?zhèn)浞輹r可以節(jié)省存儲空間（2）資料很容易編輯或更新（3）如果計算機是網絡化的，可以使資源共享。（4）如果文件正確存儲，則很容易找到。計算機系統(tǒng)的缺點（1）許多單位保留書面?zhèn)浞?，這就增加了需要存儲的材料數量（2）設備昂貴（3）由于軟件和系統(tǒng)的提高或升級，當使用其他系統(tǒng)制備的磁盤時，可能會使信息丟失。（4）為使用設備，需要培訓工作人員。（5）磁盤可能被病毒損壞，需要定期購買和安裝檢查殺病毒的程序（6）如果文件不按規(guī)范存儲，可能很難找到（7）如果出現計算機網絡病毒，就會影響檢索信息（8）如果出現斷電，就不能檢索信息（9）如果需要紙面材料，并且只有一臺打印機時，就會信息傳遞速度。簡述縮微膠片存儲信息的方式及其優(yōu)缺點？答：縮微膠片是用照像方法把需要存儲的信息記錄保存在膠片上?？s微膠片是負片，因而需要使用閱讀機顯示?？s微膠片是微型膠片的一種?？s微膠片的優(yōu)點有：（1）存儲縮微膠片材料，占用的空間少（2）不需要書面?zhèn)浞?，如果原件丟失或損壞，可以復制備份（3）節(jié)省存儲設備費用，減少文件柜（4）郵寄縮微膠片費用更便宜?？s微膠片的缺點（1）需要昂貴的設備，包括照像機、制片機、閱讀機等（2） 縮微膠片的質量會隨時間下降（3） 如果記錄需要保存相當長的時間，需要額外備份代替已經變質的膠片（4） 縮微膠片需要仔細粘貼標簽、索引和排序，所以，不易查找企業(yè)信息集中歸檔的優(yōu)缺點？答：集中歸檔的優(yōu)點（1）可以避免文檔的重復，減少存儲設備（2）有統(tǒng)一的歸檔程序（3）集中歸檔的費用低（4）由專業(yè)人員存檔，能提供質量更高的服務（5）不會出現文檔的積壓現象集中歸檔的缺點（1） 增加不同部門常用信息的重復復制（2） 長期從事集中歸檔工作使專業(yè)歸檔人員容易產生厭煩情緒（3） 由于集中歸檔需要統(tǒng)一時間，使檔案服務缺乏靈活性（4） 很難保密（5） 需要建立檔案管理制度，防止丟失文件（6） 集中歸檔系統(tǒng)不易滿足各部門的特殊要求（7） 從集中歸檔區(qū)檢索文件，可能花費時間較長（8） 以書面或電子郵件方式索取信息，容易被忽視或丟失。1文件跟蹤卡的內容及使用方法是什么？答：文件跟蹤卡在用于迅速查詢和檢索文件及文檔時是非常必要的。（1） 文件跟蹤卡的主要內容有：A、 文件的借出時間B、 借出文件的名稱C、 借閱人的姓名及部門D、 文件的歸還日期E、 歸還文件人的簽名（2） 文件跟蹤卡的使用方法如下：A、 跟蹤卡應保存在文件柜附近的抽屜或盒子里，便于隨時取用B、 在卡片上填寫文件的詳情，例如文件名、文件發(fā)放單位、文件編號、文件發(fā)送對象等C、 在卡片上填寫借閱人的詳細情況，例如姓名、部門、職務、借出時間、歸還時間等D、 將填寫好的卡片放在借出文件所在的位置E、 當文件歸還時，由歸還人在卡片上簽名確認1信息分類及索引卡片的存儲方法？答：信息分類是指用一種科學的方法來組織文獻和文件，（1）信息分類有多種方法，主要有：A、 按字母順序分類B、 按數字順序分類C、 按地理位置分類D、 按時間順序分類E、 按主題內容分類F、 按原作者分類（3） 信息在進行分類后，常用卡片索引的方法進行存儲，卡片存儲的方法有：A、 卡片式索引盒，卡片按字母順序歸類，通常用分隔卡片顯示每一個字母。B、 旋轉式索引盤，卡片歸類在能旋轉的轉輪中，使其很容易找到。C、 露邊索引盒，卡片放置在塑料夾中，塑料夾存儲在托盤中，托盤疊放在專門的柜子中，托盤能像抽屜一樣拉出來。1按字母歸類的方法及優(yōu)缺點？答：按字母歸類的方法是指按字母順序歸類的規(guī)則，通常用英文字母順序進行歸類，按字母歸類主要有兩種，一種是按人名的字母歸檔，另一種是按單位名稱的字母歸檔。按字母歸檔的優(yōu)點有：（1） 不需要索引卡片（2） 易操作缺點有：（1） 因一些字母很少使用，而有些字母經常使用，所以會引起文件的分布不均勻。（2） 使用時可能會帶來某些不便，例如，在查找辦公用品訂購單時，就必須記往供應商的名稱（3） 初級操作人員不容易掌握其規(guī)則（4） 在按人名的字母歸檔時，因有些姓非常常見，例如“Smith”，這就使得這類文件因過多而浪費查找的時間。1按數字歸檔的方法及優(yōu)缺點是什么？答：按數字歸檔的方法常用于銀行、醫(yī)院、保險公司等需保存大量檔的地點，它是將每一個文件分配一個號碼，文件按號碼數字從低到高順序排列。按數字歸檔的優(yōu)點有：（1） 容易擴充。（2） 易于管理，如果客戶文件號碼、保險單號碼或病歷號碼相同，那么單位內部只有一個參照號（3） 容易理解和執(zhí)行按數字歸檔的缺點有:（1） 因為必須參照索引卡片，所以較浪費時間（2） 一旦歸類號碼錯誤，則查找文件會非常困難1按地理歸檔的方法及優(yōu)缺點是什么？答：按地理位置歸檔常用于商店和旅行社等單位，將信息利用市、縣或國家的地理位置作為分類要點來存儲，按地理歸類的優(yōu)點有：（1） 能很容易地