辦公室接待禮儀與會(huì)務(wù)-資料下載頁(yè)
2025-05-07 22:17本頁(yè)面
【正文】 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中） 做好會(huì)議記錄 組織簽到 做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào) 做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后） 撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總 結(jié) 會(huì)議文書的立卷歸 檔 會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)務(wù)工作的原則 問題一： 如何布置會(huì)場(chǎng)？ ?選定會(huì)場(chǎng) ? 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。 ? 有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。 ? 主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠來(lái)選定。 ?制發(fā)會(huì)議通知 ? 會(huì)議通知的內(nèi)容包括：名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。通知的種類：書信式和柬帖式。通知發(fā)送形式：正式通知和非正式通知。通知的方式：書面、口頭、電話、郵件。 ? 通知發(fā)出后，一定要確認(rèn)參會(huì)人員有沒有接到通知，參不參加會(huì)議。對(duì)那些兼任多個(gè)職務(wù)的特殊人員，一定要核實(shí)到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。 布置會(huì)場(chǎng) ?會(huì)場(chǎng)內(nèi)外 ? 會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、座簽、色調(diào)、燈光、氣味旗幟、花卉。 布置會(huì)場(chǎng) ?確定會(huì)標(biāo)、宣傳標(biāo)語(yǔ) ? 必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 ? 特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議， ? 例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需 ? 的特殊用品和設(shè)備。 ?準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、 主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。 布置會(huì)場(chǎng) ?制作會(huì)議證件 ? 選擇好的話筒、保證話筒和音響良好。 ? 反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運(yùn)行。 ? 會(huì)議開始前 10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。 ?會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)音效 問題二： 會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)座次安排？ ? 主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。 ? 對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。 ? 領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。 ? 如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。 ? 還要注意認(rèn)真填寫名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。 主席臺(tái)座次如何安排 ? 領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí) ，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置 。 ? 領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí) ， 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中， 2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。 其他細(xì)節(jié)： ? 幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。(如四大家 ) ? 靈活掌握，不生搬硬套。 ? 如對(duì)一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對(duì)一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。 ? 有發(fā)言的要準(zhǔn)備“發(fā)言席”席卡，會(huì)前擺放到位。 ? 發(fā)言前 5分鐘，要請(qǐng)發(fā)言人員到達(dá)主席臺(tái)后面靠近發(fā)言臺(tái)的一側(cè)，準(zhǔn)備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。 小結(jié)
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