辦公室接待禮儀與會務(wù)-資料下載頁
2025-05-07 22:17本頁面
【正文】 會務(wù)工作流程圖（會中） 做好會議記錄 組織簽到 做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報 做好會議保密工作 會議信息工作 會務(wù)工作流程圖（會后） 撰寫會議紀要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總 結(jié) 會議文書的立卷歸 檔 會議的宣傳報道 會務(wù)工作的原則 問題一： 如何布置會場？ ?選定會場 ? 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。 ? 有時也考慮政治、經(jīng)濟、環(huán)境等因素。 ? 主要按照大小適中、條件具備、距離較近、經(jīng)濟實惠來選定。 ?制發(fā)會議通知 ? 會議通知的內(nèi)容包括：名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。通知的種類：書信式和柬帖式。通知發(fā)送形式：正式通知和非正式通知。通知的方式：書面、口頭、電話、郵件。 ? 通知發(fā)出后，一定要確認參會人員有沒有接到通知，參不參加會議。對那些兼任多個職務(wù)的特殊人員，一定要核實到人，是不是本人參加，以便正確擺放席卡。 布置會場 ?會場內(nèi)外 ? 會標、會徽、臺幕、標語、桌簽、座簽、色調(diào)、燈光、氣味旗幟、花卉。 布置會場 ?確定會標、宣傳標語 ? 必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 ? 特殊用品是指一些特殊類型的會議， ? 例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需 ? 的特殊用品和設(shè)備。 ?準備會議文件資料 議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、 主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。 布置會場 ?制作會議證件 ? 選擇好的話筒、保證話筒和音響良好。 ? 反復(fù)查看檢修，確保穩(wěn)定運行。 ? 會議開始前 10分鐘還要最后檢查一次話筒，確保使用良好。 ?會議現(xiàn)場音效 問題二： 會場主席臺座次安排？ ? 主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。 ? 對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。 ? 領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。 ? 如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。 ? 還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)。 主席臺座次如何安排 ? 領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時 ，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2號領(lǐng)導(dǎo)在 1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號領(lǐng)導(dǎo)在 1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置 。 ? 領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時 ， 2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中， 2號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。 其他細節(jié)： ? 幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列。(如四大家 ) ? 靈活掌握，不生搬硬套。 ? 如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當往后排。 ? 有發(fā)言的要準備“發(fā)言席”席卡，會前擺放到位。 ? 發(fā)言前 5分鐘，要請發(fā)言人員到達主席臺后面靠近發(fā)言臺的一側(cè)，準備發(fā)言，發(fā)言后回到自己的座位上。 小結(jié)
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