會議管理及信息發(fā)布解決方案-資料下載頁
2025-05-04 12:15本頁面
【正文】 議場地安排好后，組織人可以根據(jù)場地的布局進(jìn)行排座。排座的結(jié)果可打印，座位銘牌可打印。l 會議場地安排好后，系統(tǒng)應(yīng)該自動通知參會人員，通知的方式可以是郵件，也可以是手機(jī)短信。l 會議通知、會議簽到表可打印。會議通知的打印采用規(guī)范通用模版。l 會議可變更（包括變更地點(diǎn)、變更時(shí)間和取消），但是變更后必須重新通知（郵件、短信）參會人員。l 可以定制會議提醒方式。提醒方式包括會議短信通知，會議催場短信（提前15分鐘），會議結(jié)束提醒(提前10分鐘，針對組織人、主持人)。l 系統(tǒng)能夠自動整理會議對后勤服務(wù)的要求，匯總形成后勤服務(wù)的任務(wù)單，交后勤服務(wù)人員準(zhǔn)備會議。l 審批過程中，系統(tǒng)支持工作流中的撤銷、退回等基本功能。l 在會議室預(yù)訂后，假設(shè)對應(yīng)會議室在15分鐘內(nèi)尚無與會人員進(jìn)入，即便預(yù)訂者未取消預(yù)訂會議室，會議管理系統(tǒng)能自動將該會議室調(diào)整至無人使用狀態(tài)，可以重新接受預(yù)訂。l 會議過程中，系統(tǒng)可響應(yīng)會議提前結(jié)束或延時(shí)的請求。如果收到會議提前結(jié)束的請求則自動將該會議室調(diào)整至無人使用狀態(tài)，可以重新接受預(yù)訂；如果收到會議延時(shí)的請求則判斷后面是否有預(yù)訂，如果有拒絕請求，如果沒有自動將會議預(yù)訂時(shí)間延長十分鐘。3) 后勤服務(wù)管理l 系統(tǒng)能夠自動整理會議組織者提出的服務(wù)要求，匯總形成服務(wù)安排計(jì)劃表，交服務(wù)人員準(zhǔn)備會議。l 會議結(jié)束后，系統(tǒng)能通知服務(wù)人員清理會場。l 能對會議室的清潔和設(shè)備維護(hù)工作進(jìn)行排期和結(jié)果跟蹤。4) 現(xiàn)場控制l 系統(tǒng)能夠自動整理會議組織者提出的會場環(huán)境要求，形成設(shè)備控制指令隊(duì)列，自動控制會議室內(nèi)的各種設(shè)備。l 系統(tǒng)能向門禁系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)，允許參加會議的人員在會議期間進(jìn)會議室。l 系統(tǒng)能向信息發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布會議排期、歡迎詞、導(dǎo)航指引等信息，引導(dǎo)參加會議的人員來到會議室。l 會前幾分鐘內(nèi)，系統(tǒng)能按要求開啟燈光、投影、發(fā)言、擴(kuò)聲、錄音錄像等設(shè)備。l 會后，系統(tǒng)能按要求開啟燈光、投影、發(fā)言、擴(kuò)聲、錄音錄像等設(shè)備。l 系統(tǒng)能控制電子表決系統(tǒng)，在會前向電子表決系統(tǒng)發(fā)布表決內(nèi)容，會后采集表決結(jié)果。l 系統(tǒng)能采集會議報(bào)到系統(tǒng)的報(bào)到數(shù)據(jù)，并把數(shù)據(jù)歸檔。l 以會議室為單位，為每一個(gè)會議提供一個(gè)設(shè)備控制界面。讓用戶可以實(shí)時(shí)控制該會議室內(nèi)的所有可控設(shè)備。l 在設(shè)備監(jiān)控界面能觀看會議實(shí)況直播視頻。5) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)l 通過多種方式查詢（名稱、時(shí)間、出席人員等等）會議及會議室的情況。l 統(tǒng)計(jì)每間會議室的使用率。l 統(tǒng)計(jì)各部門使用會議的情況。l 按年按月統(tǒng)計(jì)參加會議的總?cè)藬?shù)。l 按年按月統(tǒng)計(jì)整個(gè)單位的會議總時(shí)間。l 統(tǒng)計(jì)設(shè)備的使用時(shí)間。6) 系統(tǒng)管理l 進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)管理，對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行增刪改操作。l 進(jìn)行用戶管理，對用戶進(jìn)行增刪改操作。l 組織機(jī)構(gòu)及用戶信息能夠與外部系統(tǒng)（例如人力資源系統(tǒng)）的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步。l 進(jìn)行角色管理，對用戶角色進(jìn)行增刪改操作，能變更角色成員。l 進(jìn)行權(quán)限管理，可增刪用戶權(quán)限，支持按角色多用戶授權(quán)。l 系統(tǒng)支持代碼管理，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理。l 系統(tǒng)應(yīng)包含日志管理，把重要的安全事件、故障事件記錄下來，并提供方便的檢索功能。l 系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)可調(diào)整。運(yùn)行參數(shù)包括界面風(fēng)格、每頁的行數(shù)、郵件系統(tǒng)接口參數(shù)、手機(jī)短信平臺接口參數(shù)、信息發(fā)布系統(tǒng)接口參數(shù)等等。
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