會(huì)議管理及信息發(fā)布解決方案-資料下載頁(yè)
2025-05-04 12:15本頁(yè)面
【正文】 議場(chǎng)地安排好后，組織人可以根據(jù)場(chǎng)地的布局進(jìn)行排座。排座的結(jié)果可打印，座位銘牌可打印。l 會(huì)議場(chǎng)地安排好后，系統(tǒng)應(yīng)該自動(dòng)通知參會(huì)人員，通知的方式可以是郵件，也可以是手機(jī)短信。l 會(huì)議通知、會(huì)議簽到表可打印。會(huì)議通知的打印采用規(guī)范通用模版。l 會(huì)議可變更（包括變更地點(diǎn)、變更時(shí)間和取消），但是變更后必須重新通知（郵件、短信）參會(huì)人員。l 可以定制會(huì)議提醒方式。提醒方式包括會(huì)議短信通知，會(huì)議催場(chǎng)短信（提前15分鐘），會(huì)議結(jié)束提醒(提前10分鐘，針對(duì)組織人、主持人)。l 系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議對(duì)后勤服務(wù)的要求，匯總形成后勤服務(wù)的任務(wù)單，交后勤服務(wù)人員準(zhǔn)備會(huì)議。l 審批過(guò)程中，系統(tǒng)支持工作流中的撤銷、退回等基本功能。l 在會(huì)議室預(yù)訂后，假設(shè)對(duì)應(yīng)會(huì)議室在15分鐘內(nèi)尚無(wú)與會(huì)人員進(jìn)入，即便預(yù)訂者未取消預(yù)訂會(huì)議室，會(huì)議管理系統(tǒng)能自動(dòng)將該會(huì)議室調(diào)整至無(wú)人使用狀態(tài)，可以重新接受預(yù)訂。l 會(huì)議過(guò)程中，系統(tǒng)可響應(yīng)會(huì)議提前結(jié)束或延時(shí)的請(qǐng)求。如果收到會(huì)議提前結(jié)束的請(qǐng)求則自動(dòng)將該會(huì)議室調(diào)整至無(wú)人使用狀態(tài)，可以重新接受預(yù)訂；如果收到會(huì)議延時(shí)的請(qǐng)求則判斷后面是否有預(yù)訂，如果有拒絕請(qǐng)求，如果沒(méi)有自動(dòng)將會(huì)議預(yù)訂時(shí)間延長(zhǎng)十分鐘。3) 后勤服務(wù)管理l 系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議組織者提出的服務(wù)要求，匯總形成服務(wù)安排計(jì)劃表，交服務(wù)人員準(zhǔn)備會(huì)議。l 會(huì)議結(jié)束后，系統(tǒng)能通知服務(wù)人員清理會(huì)場(chǎng)。l 能對(duì)會(huì)議室的清潔和設(shè)備維護(hù)工作進(jìn)行排期和結(jié)果跟蹤。4) 現(xiàn)場(chǎng)控制l 系統(tǒng)能夠自動(dòng)整理會(huì)議組織者提出的會(huì)場(chǎng)環(huán)境要求，形成設(shè)備控制指令隊(duì)列，自動(dòng)控制會(huì)議室內(nèi)的各種設(shè)備。l 系統(tǒng)能向門禁系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)，允許參加會(huì)議的人員在會(huì)議期間進(jìn)會(huì)議室。l 系統(tǒng)能向信息發(fā)布系統(tǒng)發(fā)布會(huì)議排期、歡迎詞、導(dǎo)航指引等信息，引導(dǎo)參加會(huì)議的人員來(lái)到會(huì)議室。l 會(huì)前幾分鐘內(nèi)，系統(tǒng)能按要求開(kāi)啟燈光、投影、發(fā)言、擴(kuò)聲、錄音錄像等設(shè)備。l 會(huì)后，系統(tǒng)能按要求開(kāi)啟燈光、投影、發(fā)言、擴(kuò)聲、錄音錄像等設(shè)備。l 系統(tǒng)能控制電子表決系統(tǒng)，在會(huì)前向電子表決系統(tǒng)發(fā)布表決內(nèi)容，會(huì)后采集表決結(jié)果。l 系統(tǒng)能采集會(huì)議報(bào)到系統(tǒng)的報(bào)到數(shù)據(jù)，并把數(shù)據(jù)歸檔。l 以會(huì)議室為單位，為每一個(gè)會(huì)議提供一個(gè)設(shè)備控制界面。讓用戶可以實(shí)時(shí)控制該會(huì)議室內(nèi)的所有可控設(shè)備。l 在設(shè)備監(jiān)控界面能觀看會(huì)議實(shí)況直播視頻。5) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)l 通過(guò)多種方式查詢（名稱、時(shí)間、出席人員等等）會(huì)議及會(huì)議室的情況。l 統(tǒng)計(jì)每間會(huì)議室的使用率。l 統(tǒng)計(jì)各部門使用會(huì)議的情況。l 按年按月統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)。l 按年按月統(tǒng)計(jì)整個(gè)單位的會(huì)議總時(shí)間。l 統(tǒng)計(jì)設(shè)備的使用時(shí)間。6) 系統(tǒng)管理l 進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)管理，對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行增刪改操作。l 進(jìn)行用戶管理，對(duì)用戶進(jìn)行增刪改操作。l 組織機(jī)構(gòu)及用戶信息能夠與外部系統(tǒng)（例如人力資源系統(tǒng)）的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行同步。l 進(jìn)行角色管理，對(duì)用戶角色進(jìn)行增刪改操作，能變更角色成員。l 進(jìn)行權(quán)限管理，可增刪用戶權(quán)限，支持按角色多用戶授權(quán)。l 系統(tǒng)支持代碼管理，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理。l 系統(tǒng)應(yīng)包含日志管理，把重要的安全事件、故障事件記錄下來(lái)，并提供方便的檢索功能。l 系統(tǒng)運(yùn)行參數(shù)可調(diào)整。運(yùn)行參數(shù)包括界面風(fēng)格、每頁(yè)的行數(shù)、郵件系統(tǒng)接口參數(shù)、手機(jī)短信平臺(tái)接口參數(shù)、信息發(fā)布系統(tǒng)接口參數(shù)等等。
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