【正文】 有效。卷內(nèi)目錄維護和卷內(nèi)備考表維護都是按照設置好的案卷分類方法以樹型方式顯示。案卷管理的界面如下圖所示：頁面左邊是按照案卷分類設置生成的目錄結(jié)構(gòu)樹，右邊是瀏覽目錄結(jié)構(gòu)樹中當前根節(jié)點的案卷庫中的文檔瀏覽?？梢赃M行案卷庫中現(xiàn)有文檔的轉(zhuǎn)資料、銷毀申請，先選中需要操作文擋前面的多選框，按下‘轉(zhuǎn)資料’按鈕，就把從資料庫中歸檔自動轉(zhuǎn)入的文檔再轉(zhuǎn)入資料庫。按下‘銷毀申請’按鈕，就進入案卷的銷毀流程選擇頁面，界面如下：點擊檔案銷毀管理鏈接，進入銷毀申請界面：49 / 147點擊‘發(fā)送’按鈕，系統(tǒng)會彈出下面的窗口：點擊‘確認’按鈕，下面的操作與收發(fā)文流轉(zhuǎn)一樣，檔案銷毀申請單會根據(jù)系統(tǒng)設置的流程進行流轉(zhuǎn)。卷內(nèi)備考表是對案卷的目錄情況進行一個說明，每個案卷可以有一個卷內(nèi)備考表。界面如下圖所示：填寫整理人員、檢查人員、情況說明，按下‘保存’按鈕就完成了一個卷內(nèi)備考表的維護。50 / 147 案卷瀏覽按照設置好的案卷分類方法以樹型方式顯示檔案；查詢條件包括檔案標題、主題詞；查詢顯示為滿足查詢條件的所有檔案，如果檔案是當前用戶提出申請并獲得同意并且沒到歸還時間的則顯示鏈接，否則不顯示；如果檔案沒有鏈接則可以進行借閱申請操作。部門主要負責人可直接閱讀所有部門所屬檔案，不需要檔案管理員賦權(quán)。查詢方式有兩種：一種是按照案卷分類層次結(jié)構(gòu)來瀏覽，一類是按照查詢條件（標題、關鍵字）來查詢。檔案借閱的具體操作可參考文檔的借閱，不同的是檔案借閱分為表單借閱和正文借閱。選擇表單借閱、正文借閱的下拉列表框，填寫借閱用途效果和歸還時間，選擇審批人，按下‘保存’按鈕。就完成了一個檔案的借閱申請單填寫和送審。 檔案借閱包括待辦借閱、在辦借閱、辦結(jié)借閱、未到期借閱、已到期借閱、已歸還借閱。界面形式如下：51 / 147檔案的借閱和文檔的借閱基本一下，具體操作和功能說明請參照文檔借閱。 檔案銷毀包括待辦銷毀、在辦銷毀、銷毀申請、銷毀日志查詢。銷毀將案卷庫、資料庫、附件庫、日志庫的相關記錄連同附件文件一起刪除。如果有未辦結(jié)的借閱存在，則不能銷毀。銷毀申請操作在檔案瀏覽中完成；待辦銷毀是查詢出需要當前用戶審核但還沒處理的銷毀申請；在辦銷毀是查詢當前用戶提出申請但仍沒審核的銷毀申請。日志查詢是查詢已經(jīng)審核完畢的銷毀申請?？梢赃M行銷毀申請單的刪除，選中該申請單前的單選框，按下刪除按鈕就可以了。52 / 147 檔案統(tǒng)計案卷統(tǒng)計以簽發(fā)年份、保管期限、責任部門為統(tǒng)計條件，來進行案卷庫中案卷的統(tǒng)計。分別在下拉列表框中選擇簽發(fā)年份、保管期限和責任單位，按下‘查詢’按鈕，就查詢出滿足條件的案卷。如上圖中是統(tǒng)計出簽發(fā)年份為 2022 年、保管期限是短期、責任單位是行政辦的案卷。借閱統(tǒng)計 根據(jù)起始時間和結(jié)束時間統(tǒng)計出檔案的借閱記錄。界面如下圖：輸入起始時間、結(jié)束時間，按下查詢按鈕，系統(tǒng)查詢出滿足條件的借閱申請單列表。上面頁面中查詢出來的是 2022 年 12 月 1 日到 2022 年 12 月 30 日的檔案借閱申請單。 綜合管理 車輛管理提供了對單位公用車輛的檔案管理和使用管理，包括對車輛的基本信息、使用記錄進行各種管理操作，同時結(jié)合工作流提供車輛申請功能。53 / 147車輛管理處理單 物資管理包括：辦公用品申領和申購。模擬現(xiàn)實中的辦公用品申購過程，購物申請單填寫完后，按照設定的流程遞交給相應領導審批，并反饋意見對辦公室的設備進行物品登記，轉(zhuǎn)移、報廢等信息管理。本模塊具備簡單進銷存的概念，可實現(xiàn)對本單位(域)內(nèi)部常用的共用辦公設備進行管理，如對單位、部門辦公物品申請、審核、采購、發(fā)放、庫存、使用情況等的管理。提供可共享設備信息登記、使用狀態(tài)查詢、申請及審批功能，提高資源的利用率。對公司各項資產(chǎn)的購置、使用、保管、銷毀等進行統(tǒng)一、規(guī)范的管理。主要是按照固定資產(chǎn)的使用過程來管理，包括固定資產(chǎn)信息的登記、預定、審批、使用及歸還。無論是管理者對固定資產(chǎn)的管理，還是資產(chǎn)使用者對設備的預定、使用、歸還，整個過程只須用戶登錄到本系統(tǒng)就可以完成。54 / 147 會議管理會議管理主要包括以下六個方面的業(yè)務功能：會議起草與申報功能、申報單審批功能、會議通知功能、會議通知回復功能、收文與會議安排功能、會議管理功能；行為主體主要有以下幾類：舉行會議單位、辦公室文秘機構(gòu)、相關審批領導、會務工作人員等。以會議為主線，進行會議的籌備、安排，會議通知發(fā)布、回執(zhí)、電子簽到、會議材料整理歸檔、到會統(tǒng)計等，包括會議室的申請、審批、查詢；會議申請、安排、會議通知發(fā)出。整個會議管理核心業(yè)務流程參考如下圖示： 編 號 電 子 會 議 管 理 流 程承 辦 單 位結(jié) 束開 始歸 檔會 議 申 請擬 定 會 議 方 案會 議 審 批 參 會 單 位 接 收發(fā) 送 會 議 通 知 議 題 征 集參 會 單 位主 管 部 門步 驟 參 會 人 員 登 記會 議 報 名 管 理 參 會 單 位 打 印報 到 通 知 及 車 證管 會 部 門 登 記管 會 部 門 審 批 發(fā) 送 報 到 通 知 及 車 證會 議 電 子 臺 簽 管 理會 議 紀 要 管 理 參 會 單 位 接 收會 前 準 備會 中 管 理會 后 管 理編 制 單 位武 漢 興 得 科 技 有 限 公 司 編 制 時 間 2013編 制 人 審 批 人通 知 報 名 直 接 發(fā) 起 的 會 議說明：上圖業(yè)務流程包括會前籌辦、會議審批、議題征集和方案確定、通知報名、會中臺簽管理、會后紀要整理和發(fā)放流程。對于簡單的無需籌備、審批的會議，也可以從中間某個環(huán)節(jié)直接發(fā)起；無需紀要管理的可以去除會后管理功能。55 / 147會議管理重點環(huán)節(jié)功能說明如下：會議登記通過會議登記新增會議通知并發(fā)送會議通知，同時也可以獲得參會人員信息與參會單位的接收情況。下圖為會議列表信息頁面：上圖中單擊“新增”按鈕，頁面可跳至會議信息編輯頁面，進行會議信息的登記。新增界面如下：在該頁面輸入框錄入相關數(shù)據(jù)，單擊“保存”按鈕圖標就可以保存錄入的會議數(shù)據(jù)，輸入框后帶有紅色星號的為必填項，用戶必須填寫數(shù)據(jù)才能保存。點擊“瀏覽”圖標進入文件選擇框進行文件的選擇，點擊“刪除”可以刪除已上傳的附件，同一個會議可以上傳多個附件，只需要多次點擊添加附件即可。會議信息新增完成后，頁面自動跳轉(zhuǎn)到該會議信息的瀏覽頁面。如下圖所示：56 / 147如果要對會議信息進行修改，可以點擊【編輯】按鈕即可進入信息編輯頁面。要注意的是如果該會議信息已經(jīng)發(fā)出通知則不能再進行會議信息的修改，信息重新編輯和新增操作一樣。會議通知發(fā)送會議信息確認完畢后，點擊【通知】即可把該會議信息通知到各參會單位，還可通過系統(tǒng)消息、手機短信兩種方式提示對方有新的會議通知。之后將轉(zhuǎn)到會議信息列表，且回執(zhí)狀態(tài)由“待通知“變?yōu)椤按貜汀?。單擊【返回】也可回到會議列表頁面顯示各會議信息。如果在新增會議時忘記通知各參會單位，可在此處重新通知。用戶需要選擇該信息前的單選按鈕，再單擊列表頁面右上方的【通知】按鈕，該會議信息即可向參會單位發(fā)出會議通知。與會方回復在回執(zhí)狀態(tài)欄目中，系統(tǒng)將根據(jù)該會議信息所處狀態(tài)的不同顯示為“待通知” 、 “待回復” 、 “回復中” 、 “回復完畢”四種狀態(tài)。①“待通知”：表示該會議信息還沒有發(fā)出通知；②“待回復”：表示各參會單位還沒有一家回復；③“回復中”：表示所通知的單位沒有全部回復完畢；④“回復完畢”：表示所有參會單位都已收到此會議通知而且都已做出回應。在列表頁面鼠標直接點擊會議名稱可查看會議詳情。57 / 147點擊“接收情況”可查看參會單位回復情況，如圖示：參會單位在收到會議通知后，會安排相關人員參加本次會議。會議發(fā)起人可點擊列表頁面的【查看】 ，可知道各參會單位對于此次會議確定的參加人員。該列表分頁顯示出所有參加該次會議的人員信息，用戶可以在查詢條件欄輸入查詢條件，進行信息檢索。同時點擊打印按鈕可以生成一個 EXCEL 文件，該文件包括所有參會人員信息。會議室管理包括會議室的基本信息以及每個會議室中電腦的基本設置等等，會議室的基本信息包括：會議室名稱、地點、設施、聯(lián)系人員等扽會議室電腦設置既會議室座席設置包括每個座席的 IP 地址、座席類型。用戶進入點擊“會議室管理”可以鏈接到會議室列表頁面。如下圖所示： 公文配置58 / 147公文配置可對各類編碼、公文的文種、機關代字、主題詞、收文類別，以及紅頭模版、處理單打印模等等版進行配置。 編碼配置本系統(tǒng)各模塊所需編碼，如：常用詞、流程模塊類型、文件緩急等，都將通過此模塊進行“增加” 、 “刪除”維護。分為公有類型和私有類型，公有類型為系統(tǒng)內(nèi)模塊使用；私有類型為單位內(nèi)部模塊使用。以動作詞為例，點擊“編輯”按鈕，點擊右側(cè)加號后在編碼一欄中輸入數(shù)字，在“名稱”一欄中輸入“請” ，最后單擊保存即可。如下圖所示： 類別維護分類維護是設置流程模塊的分類情況，在表單自定義時，會要求選擇類型。如圖，以樹形方式設置各模塊的類型分類。系統(tǒng)管理員可設置所有的，各部門管理員設置各部門的分類。圖 1 協(xié)同辦公公文類別設置 紅頭模版維護對各子單位文印室所使用的紅頭、印章、處理單打印及套打模板的統(tǒng)一管理。其中，紅頭模塊可設置全局所有單位公用模板，個別部門私有模板；打印59 / 147和套打模板用來打印處理單用，可自動把表單數(shù)據(jù)引出到模板中書簽所在位置，各數(shù)據(jù)元素的字體大小、格式等信息由模板中各書簽所決定，可根據(jù)需要任意調(diào)整。(紅頭模板管理列表) 處理單打印模版維護處理單的打印模板，按照處理單樣式制作 word 模板，灰色區(qū)域同樣為書簽。如下圖：此處為該書簽的名稱，程序?qū)⒏鶕?jù)書簽的位置將相應內(nèi)容填充到對應位置60 / 147 發(fā)文字維護可由系統(tǒng)管理員或各單位管理員對相應單位的發(fā)文字進行維護，如下圖所示： 主題詞維護公文處理中經(jīng)常要使用規(guī)范的主題詞，可以在表單中調(diào)用事先設置好的主題詞。首先在分類管理中新建分類，再點擊“新增主題詞” ，從分類下拉框中選擇新建的分類，添加新的主題詞。要在已有分類中添加新的主題詞，不是點“新增主題詞” ，而是直接點該分類，在已有的主題詞后添加新的，再保存。在表單中會有自動主題詞輸入按鈕，根據(jù)標題的關鍵字，查找出合適的主題詞輸入。 公文處理的公有特點61 / 147 支持流程可視化定義完全自主研發(fā)的工作流引擎，通過圖形界面任意“拖放”方式輕松定制各類業(yè)務流程，可實現(xiàn)選擇分支、并發(fā)分支、匯聚等復雜流程。系統(tǒng)提供圖形化的工作流管理平臺，對業(yè)務所使用到的流程進行設置、維護與管理。(流程可視化設計器)流程設計器使用簡單，類似于 MS Viso 繪圖，設計器操作界面圖標介紹如下：選移,點擊本圖標后可以選擇并移動一個節(jié)點,并具可以使 1 個單位的距離,按住 CTR+方向鍵可以一次移動 5 個單位的距離畫直線,在兩上節(jié)點之間畫直線段創(chuàng)建上下直角 90 度連接符創(chuàng)建節(jié)點(活動),流程中主要的節(jié)點.創(chuàng)建一個開始點,流程必須要有具只能有一個開始點,否則無法啟動創(chuàng)建一個文字說明框,以增加流程的備注信息62 / 147(流程綁定指定的處理單)工作流后臺引擎驅(qū)動各流程所綁定的對應表單進行流轉(zhuǎn)，工作人員在創(chuàng)建收文或發(fā)文前，可根據(jù)各人權(quán)限選擇不同的業(yè)務流程，自動顯示流程對應的處理單。 支持表單自定義如果把工作流比方成汽車的“發(fā)動機” ，可把一項工作化解為多個步驟，驅(qū)動多人協(xié)同來完成一項工作，那么在整個工作流中，表單則可看作是汽車的“外殼” 。事實上，各中業(yè)務數(shù)據(jù)或公文都轉(zhuǎn)化為各類單據(jù)，可以通過“表單”來體現(xiàn)， “表單”是數(shù)據(jù)的載體。另外，表單還可以附帶正文、附件等文件信息，可用于公文流轉(zhuǎn)、費用報銷、行政批復（包括合同、立項申請等的審批和匯簽） 。“KingTake 表單智能設計器” 采用純 B/S 方式完成，分：前端繪制工具和后端解析引擎，管理員只需要通過前端繪制操作即可，操作制作靜態(tài)表單。表單定義功能為工作流的具體實現(xiàn)，適用于系統(tǒng)中所有采用流程定義的模塊，由具體某個工作流來驅(qū)動對應的表單流轉(zhuǎn)，目前流程和表單為一對一的綁定。1） 表單屬性分為表單所屬大類、名稱、適用范圍、對應的打印及套打模板。63 / 1472） BS 在線設計器包括各類常用的設計元素，點擊、拖拉即可方便完成設置。區(qū)域一：頁面格式編輯區(qū)。說明：操作同DreamWare、FontPage、Word區(qū)域二：表單控件區(qū)。說明：操作同DreamWare、FontPage、Word。區(qū)域三：表單主繪制區(qū)。說明：表單繪制主操作界面。64 / 147(激活表單) 支持流程時間設定，自動催辦收發(fā)文流轉(zhuǎn)的整個過程，通過后臺流程連線時設定的緊急程度，設定催辦時間，若辦理人逾期處理，系統(tǒng)將自動給辦理人員發(fā)送信息進行催辦。流程時間設定參考如下：“活動持續(xù)時間”指按照規(guī)定或者工作慣例完成該節(jié)點所花費的時間，以工作日為單位（不包括節(jié)假日） ，逾期則執(zhí)行按規(guī)則定義的提示，自動提醒辦理人：65 / 147 支持文件流轉(zhuǎn)過程中的取回、打回、催辦、強制跳轉(zhuǎn)等點擊“系統(tǒng)管理—流程管理—流程監(jiān)控” ，如下圖所示，顯示本系統(tǒng)所有流程的狀態(tài)，并可進行“掛起” 、 “恢復” 、 “結(jié)束” 、 “刪除”等操作。撤辦：流程啟動者可以要求對正在處理的流程進行撤銷辦理。擬稿人可以通過“臨時刪除”文件，將文件置于掛起狀態(tài)，可由管理員在流程監(jiān)控中“恢復”或“徹底刪除”該文件。