郵箱使用管理規(guī)范-資料下載頁(yè)
2025-04-19 00:50本頁(yè)面
【正文】 件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容，以便收件人下載后管理。 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)，需分別說明附件內(nèi)容。 附件數(shù)目不易超過四個(gè)，數(shù)量較多時(shí)應(yīng)打包壓縮發(fā)送。 附件為特殊格式文件的，應(yīng)在正文中予以說明。 為避免網(wǎng)絡(luò)堵塞，發(fā)送的附件較大時(shí)（超過20MB）選擇超大附件傳送。 插入附件后，需打開附件查看，避免文件打不開或插入的文件錯(cuò)誤等現(xiàn)象出現(xiàn)。 轉(zhuǎn)發(fā)與回復(fù) 轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)郵件時(shí)，首先確定收件人是否需要此郵件內(nèi)容，慎用轉(zhuǎn)發(fā)全體、全部答復(fù)等功能。 根據(jù)需要，應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)的郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出重點(diǎn)；根據(jù)重點(diǎn)需更改郵件主題。 注意郵件中的附件、鏈接是否需要，應(yīng)進(jìn)行必要的整理。 郵件簽名 郵件簽名可包括公司、部門、姓名、電話、傳真、地址等。 郵件簽名是商務(wù)禮儀的一種，所有員工需統(tǒng)一簽名，以體現(xiàn)公司整體形象，如： 注意事項(xiàng) 郵件完成后，對(duì)文字、語(yǔ)句需認(rèn)真校對(duì)，可使用郵件的拼寫檢查功能，特別對(duì)郵件主題需慎重斟酌。 確認(rèn)稱謂是否合理、文字大小是否標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)標(biāo)注是否得當(dāng)、落款時(shí)期是否正確，收件人是否有錯(cuò)誤或遺漏。 對(duì)于知會(huì)性質(zhì)的重要郵件，可要求收件人必須回復(fù)，并對(duì)郵件設(shè)置送達(dá)或已讀回執(zhí)。 對(duì)于請(qǐng)示性及要求性的郵件，可設(shè)置后續(xù)特性或重要性標(biāo)注，預(yù)設(shè)時(shí)間提醒收件人回復(fù)。 涉及敏感或機(jī)密信息的文件，可設(shè)置權(quán)限避免轉(zhuǎn)發(fā)給未經(jīng)授權(quán)的人員或外部人員。 主動(dòng)控制郵件效率，不需回復(fù)時(shí)，應(yīng)在郵件中添加“已完結(jié)”“無需回復(fù)”等注釋。5. 獎(jiǎng)罰本操作指引在于規(guī)范員工郵件使用，對(duì)于因郵件使用造成工作失誤的應(yīng)進(jìn)行處罰，造成經(jīng)濟(jì)損失的進(jìn)行賠償。6. 附則本操作指引由行政及信息技術(shù)部擬定，其解釋權(quán)歸行政及信息技術(shù)部所有，本操作指引從頒布之日起實(shí)施。7. 附件無 7
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