【正文】 系統(tǒng)工調函及任免報告。（4）、公司重大事投訴報告、處理決定。（5）、通報表揚。（6）、機構設置、改名稱、印章合并和啟用，擴大營業(yè)范圍報告、批復。（7）、公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。（8）、公司簡報、信息、通訊及報刊剪輯。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0203文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：檔案管理制度第2頁共5頁（9）、公司大事記。（10）、公司固定資產說明書。行政人事部人事（1）、中級職稱、員工技工職稱資料。（2）、員工培訓計劃、培訓實施方案、考核規(guī)定。（3）、上級機關對勞動工資、人事制度的指示、通知、計劃。（4）、員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實施細則。（5）、員工的獎勵、處分的決定和通報。（6）、職工調資、轉正、定級、考核等文件。（7）、員工花名冊。（8）、采購合同。安護部（1）、上級公司消防、治安工作，通知、批復。（2）、小區(qū)重大消防、治安報告及相關文件。財務部（1）、上級、本公司關于財務管理，各種費用開支的規(guī)定、辦法、通知。（2）、小區(qū)管理費調整的請示、通知。（3）、上級及本公司關于清點、財稅大檢查、驗收等通知。工程部（1）、工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。（2）、工程重大技改項目、圖紙。（3）、工程重大事故報告。（4）、工程重大投訴訴處理資料。（5）、重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報告。（6）、小區(qū)維修資料?？蛻舴眨?）、合同（防蟻、綠化、清潔）。（2）、寫字樓、商場等管理規(guī)定。（3）、重大投訴、重大事故處理意見。（4）、用戶資料。（5）、裝修指南。（6）、用戶手冊。二、檔案編號：（一）、按照分類大小級別按次序編號。（二）、按照年度時間按順序編號。（三）、按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結合的方式編號。第四條 立卷目錄一、立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。 公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：檔案管理制度第3頁共5頁（一）、根據檔案（或文件夾）的規(guī)格準備相應的檔案標準貼紙。（二）、在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成。（三）、制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中； （四）、將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。 二、編制目錄： （一）、檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》； （二）、每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。 第五條 檔案保管：一、保管期限 （一）、檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（二）、各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業(yè)程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注（三）、永久保存：；；；；；；；；。（四）、10年保存：、決算書類；；；。（五）、5年保存：；。（六）、1年保存：結案后無長期保存必要者。（七）、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。 二、保管要求（一）、便于查閱。（二）、保證檔案的安全。（三）、防止檔案的損壞。（四）、采取修復技術，延長檔案壽命。 三、保管職責： （一）、財務部保管財務檔案。（二）、綜合管理部保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料；ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；分供方評審、物業(yè)租憑和多種經營資料。（三）、工程維修部保管服務中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及品質保障部各職能部門需要保管的其他檔案。（四）、各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（五）、各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：檔案管理制度第4頁共5頁（六）、檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統(tǒng)一編號。（七）、檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢。（八、）檔案原則上保管原件。 第六條 檔案保密：一、檔案密級分為三級：絕密、機密、普通； （一）、絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案； （二）、機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案； （三）、普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。 二、檔案查閱（一）查閱權限總經理可查閱公司所有檔案。 總經理助理可查閱分管工作的檔案。 部門負責人可查閱該部門所有檔案。 其他人員根據審批查閱有關檔案。 （二）檔案的查閱/借閱/復制 查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。 檔案管理員審核其查（借）閱資格： 權限內（經授權/審批）的按正常手續(xù)辦理； 權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù)：屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬服務中心的檔案，由服務中心總經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。 在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由人事部負責人審批；普通檔案由部門負責人審批。 三、檔案的銷毀 （一）超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及清單位，報綜合管理部主管審核。 （二）綜合管理部審核無誤后報服務中心經理和總經理審批。 (三)、總經理審批同意后由行政部、人事部總經理指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、人事部文員、行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。 （四）、監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。 第七條 庫房管理：一、庫房內的檔案柜要同樣編號，入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列，做到存放有序，查找有據，實行科學管理。二、要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0208文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：檔案管理制度第5頁共5頁潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要即使修補。三、要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠等“七防”措施，嚴格控制庫內的溫度，保持庫內清潔，每月全面清掃一次。四、檔案庫要實行專人管理，無關人員未經許可不得進入庫房。五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況，并經常檢查是否完好，離開庫房時要注意關閉落鎖，關閉電源。六、認真辦理檔案入庫和查閱，借閱黨紀手續(xù)、案卷借出時要以代卷卡補位，案卷歸還后，要及時放回原處，每兩年全面檢查館藏檔案情況，檔案管理人員調動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。七、閱覽室內禁止吸煙，不要大聲喧嘩，不準靠近閱檔桌喝水。八、利用檔案資料要注意保守機密，不得傳播檔案內容；要保證案卷的完整與安全，嚴禁拆卷、折疊、剪裁和涂改；要保證案卷清潔，不得弄臟，劃道。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：倉庫管理制度第1頁共2頁倉庫管理制度第一節(jié) 管理原則一、倉庫管理制度旨在加強物品管理的控制與保管，確保公司財產安全和使用效率。二、公司采購員負責物品的采購工作，倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管，公司賬務會計負責物品的核算，賬務領導負責倉庫管理工作的監(jiān)督。三、應樹立全心全意為各部門服務的思想，做到及時、主動、優(yōu)質，確保供應好，周轉快，消耗低，費用省。四、倉儲工作為抓好物資的入庫驗收、保管保養(yǎng)和出庫發(fā)放等三方面的管理。第二節(jié) 出入庫管理一、倉管員在認真做好物資進倉驗收工作的同時，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、品種等情況要如實反映，做到準確無誤。二、嚴格執(zhí)行放料須有領料憑證，檢查審核憑證手續(xù)是否齊全準確，發(fā)現(xiàn)憑證有不妥之處，倉管員應拒發(fā)材料。三、對各類物資要求做到合理堆放、牢固堆放、定量堆放、整齊堆放、方便堆放。堅持先進先出，切實做到快收快發(fā)。四、各種物資材料的轉讓、外售和贈送，一律須經主管領導批準。第三節(jié) 保管與盤點一、庫存物品要分類貼上標簽，碼放整齊，應力求整齊、集中、分類，并置標示牌，保持庫房內通道暢通無阻。庫房內要經常保持清潔、通風，不允許物品隨意堆放，并做好庫房的安全、保衛(wèi)、防火、防盜工作。二、倉庫內嚴禁無關人員進入，離庫前須關好門窗、電源，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，認真處理。三、倉管員應每月對倉庫物資進行盤點，編制盤存表，發(fā)現(xiàn)庫存與實物不符的情況應及時匯報部門負責人落實處理。四、年終應全面盤點。財務部門應呈報總經理，經核準后，通知各有關部門，限期辦理盤點工作。五、財務部門應依“盤存表”編制“盤點盈虧報告表”一式三聯(lián)，送項目管理部門填列差異原因的說明及對策后，送回財務部門匯總轉呈總經理簽核。第四節(jié) 保管責任財、物料管理人員、保管人有下列情況者，應承擔處理和賠償責任：公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0209文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：倉庫管理制度第2頁共2頁一、對所保管的財物有盜賣、掉換或化公為私等營私舞弊者；二、對所保管的財物未經報準而擅自移轉、撥借或損壞不報告者；三、未盡保管責任或由于過失致使財物遭受被竊、損失或盤虧者。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0210文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：客戶投訴管理制度第1頁共1頁客戶投訴管理制度一、做到‘五清楚、一報告’的處理原則（一）、聽清楚：在接待用戶投訴時，應耐心聽用戶講完，聽清楚用戶投訴的內容，不得打斷用戶說話，更不能急于說話。（二）、問清楚：待用戶講完后，要進一步問清楚有關情況。切記與用戶正面辯駁，應客觀冷靜地引導用戶敘述清楚實際情況。（三）、跟清楚：受理用戶投訴要一跟到底，直到問題得到解決并回復用戶為止。對不能解決的投訴，應委婉向用戶講清楚，并確定下次回復的時間。（四）、復清楚：對用戶的投訴在充分了解有關情況后，應及時把處理的過程及結果清楚地回復用戶，以表明用戶的投訴以得到足夠的重視和妥善的解決。（五）、記清楚：處理用戶投訴后，應把投訴的事項、處理過程及結果清楚地記錄于用戶意見受理表內，由用戶加蓋意見后收回存檔。（六）、報告：重大投訴，必須馬上報各部門主管或公司領導。二、投訴處理辦法：（一）、當接到一般性投訴時，將情況記錄在用戶意見受理表后，向有關職能部門反映，并立即將情況回復用戶。（二）、遇到重大投訴，超出部門處理權限，須將投訴事項移交部門主管處理，向投訴用戶解釋原因，并確定回復時間。（三）、對用戶的書面投訴，要在公司收文登記簿上登記后呈公司領導，處理完畢后以書面回復用戶。（四）、每月對投訴進行一次匯總，記錄在用戶意見受理表上，并根據用戶投訴情況，進行用戶回訪。公司管理制度體系文件文件編號：Q/QHPM—GLZD—0211文件名稱：日常辦公管理制度版本號：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內容：消防工作制度第1頁共2頁消防工作制度第一節(jié) 管理原則為加強消防管理，確保小區(qū)用戶生命財產安全，根據中華人民共和國消防法，制定本制度。根據中華人民共和國消防法的規(guī)定，結合小區(qū)實際情況，成立消防安全委員會，總經理擔任防火總負責人，各部門負責人為防火責任人，工程技術人員負責消防設施維護管理，以秩序維護部為主體建立義務消防隊。第二節(jié) 管理職責一、小區(qū)防火總負責人的職責（一）、消防安全機構，貫徹執(zhí)行消防法則。（二）、各項消防工作規(guī)章制度。（三）、組織、布置、檢查、總結消防工作，并定期向當?shù)毓?、消防監(jiān)督機關報告消防工作情況。（四）、防火安全檢查，整改火險隱患。（五）、對員工進行消防宣傳教育。（六）、組織、領導義務消防隊開展消防工作。（七）、組織對消防設施器材的管理。（八）、組織制訂緊急狀態(tài)下的疏散方案。（九）、組織撲救初期火災和指導安全疏散。（十）、調查火警事故，協(xié)助公安消防監(jiān)督機關調查火災原因。二、各部門防火責任人職責（一）、當好管理公司防火負責人的參謀，配合防火總負責人貫徹、執(zhí)行消防法則。（二）、根據消防總負責人指示，組織消防演練。（三）、建立防火檔案。（四）、在消防總負責人的領導下，開展消防宣傳，檢查并督促整改火災隱患。（五）、負責消防工作巡查