【正文】 行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商量洽談辦理某一問題，如聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，商洽干部調(diào)動(dòng)，請求幫助支持等。 ②問答函 主要用于向?qū)Ψ皆儐柣虼饛?fù)某一事項(xiàng)。詢問問題的函稱“問函”，答復(fù)問題的函稱“復(fù)函”。 ③請批函 主要用于向平行或不相隸屬的政府主管部門請求批準(zhǔn)某一事項(xiàng)。 (3)函的格式與寫法 函一般由標(biāo)題、文號、主送機(jī)關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。 ①標(biāo)題 函的標(biāo)題通常有兩種結(jié)構(gòu)形式： 由發(fā)函機(jī)關(guān)+事由+文種構(gòu)成。 由事由+文種構(gòu)成。 ②文號 文號寫在標(biāo)題右下方。 ③主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)是對函負(fù)責(zé)辦理或答復(fù)的機(jī)關(guān)。 ④正文 函的正文一般有三個(gè)層次，即開頭、主體、結(jié)尾。開頭，說明發(fā)函原由、依據(jù)；主體，寫明商洽、請批、答復(fù)的具體內(nèi)容事項(xiàng)；結(jié)尾，有的意完即止，無特殊的結(jié)尾標(biāo)志；有的在結(jié)尾處寫上習(xí)慣語：“特此函告”或“盼復(fù)”、“請函復(fù)”；如是復(fù)函，則寫上“特此函復(fù)”。 ⑤落款 落款寫明發(fā)函單位。加蓋單位公章。 ⑥發(fā)函日期發(fā)函日期位于印章下方，全稱寫明年、月、日。 (4)公函與私函的區(qū)別 函作為一種公文，與私人信件有所不同。公函，談的是公務(wù)，主要內(nèi)容常用標(biāo)題揭示。而一般私函，談的是個(gè)人私事，無標(biāo)題。這是公函與一般私函的本質(zhì)區(qū)別。 (5)復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報(bào)告的區(qū)別 復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報(bào)告都屬答復(fù)性公文。但三者又有所區(qū)別。復(fù)函的對象，一般是不相隸屬機(jī)關(guān)，屬平行文；批復(fù)的對象是下級機(jī)關(guān)，屬下行文；答復(fù)性報(bào)告的對象是上級機(jī)關(guān)，屬上行文。 (6)請批函與請示的區(qū)別 請批函與請示都有“請求批準(zhǔn)”的意愿，但二者適用對象不同。請示的對象是有隸屬關(guān)系的直接上級，屬上行文；請批函的對象是無隸屬關(guān)系的主管部門，屬平行文。所謂有關(guān)主管部門，指對請批的事項(xiàng)有決定權(quán)和批準(zhǔn)權(quán)的部門。主管部門多是職能部門。 12．會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種行政文種。具有情況通報(bào)、執(zhí)行依據(jù)等作用。 (1)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn) ①紀(jì)實(shí)性 會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議內(nèi)容的忠實(shí)體現(xiàn)，是會(huì)議情況、會(huì)議精神，是會(huì)議所議定事項(xiàng)的真實(shí)反映。隨意增減和更改內(nèi)容而成的關(guān)于會(huì)議的文字材料不是真正的會(huì)議紀(jì)要。 ②概括性 會(huì)議紀(jì)要不是對會(huì)議情況的反映有聞必錄，而是就會(huì)議中的重要情況和研究解決的重大問題、決策意見，撮其要點(diǎn)進(jìn)行整理，概括出會(huì)議的主要精神。 ③條理性 與其他公文相比，會(huì)議紀(jì)要的突出特點(diǎn)之一，就是條理性。它以會(huì)議宗旨為中心，把會(huì)上討論的問題和議定事項(xiàng)分類別、分層次予以歸納、整理。 (2)會(huì)議紀(jì)要的類別 根據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容可將會(huì)議紀(jì)要分為以下三類：① 辦公會(huì)議紀(jì)要所謂辦公會(huì)議，就是機(jī)關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會(huì)議。這種會(huì)議有固定的開會(huì)時(shí)間，或每周一次，或每月一次。記載這種會(huì)議的討論情況和議定事項(xiàng)的文字材料，就是辦公會(huì)議紀(jì)要。 ②工作會(huì)議紀(jì)要 所謂工作會(huì)議，就是為解決或協(xié)調(diào)工作中的某些實(shí)際問題而召開的會(huì)議。記載這種會(huì)議討論、議定事項(xiàng)的文字材料，就是工作會(huì)議紀(jì)要。這種會(huì)議紀(jì)要的行政約束力很強(qiáng)，具有明確的指示性。 ③學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要 這類紀(jì)要屬討論型的會(huì)議紀(jì)要。它不具有法定的行政權(quán)威和約束力，只起交流情況、報(bào)道消息和參考的作用。 (3)會(huì)議紀(jì)要的格式與寫作 會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、署名、成文日期、文尾五部分構(gòu)成。 ①標(biāo)題 標(biāo)題有兩種情況： 由會(huì)議名稱+紀(jì)要構(gòu)成。 由召開會(huì)議的機(jī)關(guān)+內(nèi)容+紀(jì)要構(gòu)成。 ②正文 會(huì)議紀(jì)要的正文一般由兩部分組成。一是會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱、主持人、與會(huì)人員、基本議程等；二是會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。 ③署名 署名寫在正文的右下方。署名為會(huì)議主辦單位名稱，用全稱。 ④成文日期 成文日期一般以會(huì)議結(jié)束的日期為準(zhǔn)。公開發(fā)表的會(huì)議紀(jì)要寫在標(biāo)題下方正中。 ⑤文尾 如果作為文件發(fā)布或上送下達(dá)，須按公文要求注明抄送的范圍。1．1．5稅務(wù)公文處理的流程 稅務(wù)公文處理的流程主要包括收文和發(fā)文。 1．收文。收文處理是稅務(wù)機(jī)關(guān)文秘工作的重要組成部分，是指收到文件后組織文件運(yùn)行，直至閱辦完畢的全過程。主要程序包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督查、催辦等。 (1)簽收。是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，以示收到。簽收有兩種情況：一種是不接觸文件內(nèi)容，只是簽收多少信封或文件包，即通常所說的“外收發(fā)”；另一種是逐份清點(diǎn)接收文件，又叫“內(nèi)收發(fā)”。 (2)登記。就是將所收需要登記的文件，在本機(jī)關(guān)記載人冊的工作。通過登記，給來文編號，記錄文題(內(nèi)容摘要)、來源、去向，保證文件的收受和處理。 (3)審核。是擬辦的前提，就是閱覽文件的內(nèi)容是否屬于本機(jī)關(guān)承辦的范圍，或?qū)儆诤螁挝怀修k的范圍。 (4)擬辦。是文秘人員對來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項(xiàng)提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦工作是一項(xiàng)很重要的工作，它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)問的有效措施。 (5)批辦。是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對收文的擬辦意見所作的批示。 (6)承辦。是機(jī)關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦理的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進(jìn)行具體辦理的工作，是文件處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量高低，直接反映一個(gè)機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。 (7)督查催辦。是秘書人員根據(jù)承辦件的時(shí)間要求或領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見進(jìn)行督促的工作。是避免文件積壓，加速文件運(yùn)行的手段。 2．發(fā)文。發(fā)文處理是以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文和材料的過程。發(fā)文主要包括七個(gè)方面：一是請示文件；二是批復(fù)文件；三是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件；四是向上級機(jī)關(guān)反映本部門工作或情況的報(bào)告及對上級機(jī)關(guān)交辦事項(xiàng)的回復(fù)；五是對平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)商洽工作的問函或復(fù)函；六是轉(zhuǎn)發(fā)的文件；七是機(jī)關(guān)編印的簡報(bào)、信息。 發(fā)文處理的任務(wù)是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。主要有擬稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、編號、校對、繕印、用印、分發(fā)等程序。 (1)擬稿。即起草文件的初稿或草稿，是供作修改、討論和審閱用，不具有任何法定效力。 (2)會(huì)簽。是主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所擬文稿中涉及其他部門的問題時(shí)，應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意，并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。本級機(jī)關(guān)范圍的擬文如涉及到其他部門，也應(yīng)請有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。 (3)審核。是發(fā)文處理的重要環(huán)節(jié)，主要審核是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否規(guī)范等。一般由辦公室負(fù)責(zé)人審核。 (4)簽發(fā)。是稅務(wù)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對擬以本機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準(zhǔn)的意見。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽發(fā)后即已生效。 (5)復(fù)核。是公文正式印制和發(fā)出前進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范；印制件與原稿是否一致等。 (6)登記。文件在簽發(fā)之后，發(fā)出之前必須進(jìn)行登記，編發(fā)文字號，記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等，對有些不需編正式文號的文，也應(yīng)予以登記，以備查找。 (7)編號。文件編號，又稱文號。在發(fā)文登記時(shí)，要按登記順序給所登記的文件編號，這個(gè)文號就成為該文件的代稱。 (8)校對。是在文件印刷過程以前，以簽發(fā)的定稿為準(zhǔn)，同打印的底版或清樣進(jìn)行核對的工作。校對是確保文件文字準(zhǔn)確，避免發(fā)生錯(cuò)漏的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 (9)繕印。是指對外發(fā)出的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿，經(jīng)過繕寫、打字或印刷而制成正式文本。 (10)用印。是指在制成的公文上加蓋機(jī)關(guān)印章，也稱“蓋章”。機(jī)關(guān)印章是代表機(jī)關(guān)職權(quán)的一種憑證和標(biāo)志。公文上加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。 (11)分發(fā)。是將制成的公文按主送、抄送去向分別裝封和發(fā)出。1．2稅務(wù)機(jī)關(guān)電子公文處理 國家稅務(wù)總局組織開發(fā)的《電子公文處理系統(tǒng)》已在全國稅務(wù)系統(tǒng)得到廣泛運(yùn)用，它部分取代了紙制文件，繁瑣的人工操作流程，建立了用科技手段處理公文的平臺(tái)，提高了工作效率?！峨娮庸奶幚硐到y(tǒng)》遵循了《全國稅務(wù)機(jī)關(guān)公文處理辦法》的框架和原則，在運(yùn)用中，根據(jù)公文處理的流程，設(shè)置了各個(gè)工作崗位的管理權(quán)限，使公文處理工作從登記到擬辦，從承辦到封發(fā)，做到了快速、準(zhǔn)確、高效、保密。此外，還有一些省市自行組織開發(fā)了基于不同平臺(tái)和本地情況的公文處理系統(tǒng)，同樣取得了良好效果，金稅三期將以此為基礎(chǔ)，開發(fā)全國稅務(wù)統(tǒng)一的公文處理系統(tǒng)。1．2．1 電子公文處理系統(tǒng)的操作對象 信箱——即郵箱，是文件流轉(zhuǎn)的樞紐，既可用于接收信件(這里指公文文件)或消息，也可作為信件傳遞過程中的轉(zhuǎn)發(fā)站，每個(gè)系統(tǒng)用戶均擁有自己的個(gè)人信箱，具有文件分辦權(quán)的用戶還擁有一個(gè)部門信箱。 個(gè)人文件夾——文件夾是為便于組織與管理個(gè)人文件而使用的一種文件組織方式。在公文處理系統(tǒng)中，個(gè)人文件夾的作用僅限于存放由個(gè)人起草的公文的原稿等。 外收文登記簿——收文登記簿用于登記收文及其文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的收文登記簿。每個(gè)文件管理部門均有自己的收文登記簿，用于記載本部門的收文情況；收文登記簿為以后查詢文件情況提供了依據(jù)，對加強(qiáng)單位的收、發(fā)文管理起到一定的推動(dòng)作用。 內(nèi)部文件登記簿——用于登記內(nèi)部文件的有關(guān)信息。每個(gè)文件管理部門均有自己的內(nèi)部文件登記簿，用于記載本部門的內(nèi)部文件收文情況。 發(fā)文登記簿——用于登記發(fā)文及其文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的發(fā)文登記簿。每個(gè)文件管理部門均有自己的發(fā)文登記簿，用于記載本部門的發(fā)文情況。 催查辦登記簿——為了解文件的催查辦情況和對催查辦文件進(jìn)行跟蹤，文秘人員在發(fā)送催查辦消息時(shí)需填寫催辦單，并在催查辦登記簿中進(jìn)行登記。催查辦登記簿全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據(jù)。系統(tǒng)提供對收文和內(nèi)部文件的催查辦功能。每個(gè)文件管理部門擁有一個(gè)催查辦登記簿，催查辦消息的發(fā)送只適用于部門而不針對某個(gè)人。 辦文情況登記簿——為便于文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據(jù)，系統(tǒng)提供了辦文情況登記簿。1．2．2公文處理系統(tǒng)功能1．收文處理收文處理是公文處理系統(tǒng)中最重要的組成部分之一，本系統(tǒng)以目前手工進(jìn)行的收文處理的實(shí)際工作流程為依據(jù)，從文件的簽收登記開始，直至辦理過程中的一系列處理，每一過程均有相應(yīng)的功能與之對應(yīng)，用戶從根據(jù)其權(quán)限設(shè)置的菜單中選擇有關(guān)功能。整個(gè)公文運(yùn)轉(zhuǎn)的處理流程是由文件的傳遞功能連接的，具體地說，就是由負(fù)責(zé)文件分發(fā)的文秘人員根據(jù)工作需要將文件傳遞到有關(guān)部門或某個(gè)人的信箱中，以此控制文件的走向。 收文登記是對收進(jìn)文件的自然特征及其處理情況的記錄，主要記載文件的來源、內(nèi)容和去向，用以掌握和控制文件收進(jìn)后的運(yùn)轉(zhuǎn)過程。收文登記可以說是為來文“上戶口”，收文登記簿就是來文的“戶口簿”。因此，對收進(jìn)的文件進(jìn)行科學(xué)、完備的登記，是收文工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。 在公文處理系統(tǒng)中，“收文登記”是收文處理的最初的環(huán)節(jié)，是完善公文系統(tǒng)管理的不可缺少的部分。系統(tǒng)只對登記在冊(收文登記簿)的文件提供查詢。在收文登記簿中登錄收文的有關(guān)信息包括：收文日期、文件的標(biāo)題、來文單位、來文字號、密級、緩急、份數(shù)、限辦時(shí)間等。 對文件的登記主要有兩類，一類是對紙質(zhì)(掃描)文件的登記，另一類是對電子文件(即信箱中的文件)的登記。 收文處理簽即文件處理單，用于記載文件的特征、擬辦意見及辦文經(jīng)過等。每個(gè)文件對應(yīng)一個(gè)收文處理簽，是第一次收文登記時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的，其中的大部分關(guān)于文件的信息是由系統(tǒng)根據(jù)收文登記的有關(guān)內(nèi)容自動(dòng)填入的。只有具備收文登記權(quán)限的人才能通過“填收文處理簽”命令打開收文處理簽屏幕，并修改或補(bǔ)充填寫其中的內(nèi)容(如年限、收文總字、發(fā)文時(shí)間、主題詞等)。 收文處理簽在文件辦理過程中始終隨文件一起傳遞，除具有擬辦、注辦權(quán)限的用戶可以填寫其中的擬辦、注辦意見外，其余用戶只能查看收文處理簽的內(nèi)容(包括擬辦意見和注辦內(nèi)容等)，但不允許作任何修改或批注。 文件分送即文件分辦，分辦就是根據(jù)來文的不同情況和要求，確定文件的運(yùn)轉(zhuǎn)方向，是送批還是送辦，是分發(fā)還是傳閱，以及送誰簽批、辦理和傳閱等。這是公文處理工作的重要內(nèi)容，是文書部門的重要職責(zé)，也是來文得以正確、及時(shí)辦理的關(guān)鍵一環(huán)。 確定了文件的分送對象后，就可通過文件傳遞功能將文件發(fā)送給選定的部門或個(gè)人，這種傳遞既可以基于信箱，也可以基于收文登記簿。若文件基于信箱傳遞，則文件傳遞后信箱中該文件的信息將自動(dòng)消失。公文擬辦，是指機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)主管部門或綜合辦公部門的工作人員收到應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)、本部門辦理的重要公文后，有針對性地提出初步處理方案或意見、建議，提供機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人參考或抉擇的過程。其目的就是發(fā)揮辦公部門了解業(yè)務(wù)及文件情況的長處，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考、咨詢，以提高辦文的精確性與時(shí)效性。 公文批辦，是機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)對一份公文應(yīng)如何辦理所做的文字指示或提示性意見。 公文批辦的作用，是使各級領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)有效地履行其職責(zé)，及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和上級機(jī)關(guān)的指示精神，了解有關(guān)單位的工作動(dòng)態(tài)、本單位的工作發(fā)展及其他應(yīng)當(dāng)了解的情況；向公文辦理單位及人員交代意圖和辦理要求，綜合協(xié)調(diào)工作進(jìn)度；加強(qiáng)對公文辦理工作的集中領(lǐng)導(dǎo)，防止自行其是，便于及時(shí)掌握或核查