【正文】 行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間商量洽談辦理某一問題，如聯(lián)系參觀、學(xué)習(xí)，商洽干部調(diào)動，請求幫助支持等。 ②問答函 主要用于向?qū)Ψ皆儐柣虼饛?fù)某一事項。詢問問題的函稱“問函”，答復(fù)問題的函稱“復(fù)函”。 ③請批函 主要用于向平行或不相隸屬的政府主管部門請求批準某一事項。 (3)函的格式與寫法 函一般由標題、文號、主送機關(guān)、正文、落款和日期構(gòu)成。 ①標題 函的標題通常有兩種結(jié)構(gòu)形式： 由發(fā)函機關(guān)+事由+文種構(gòu)成。 由事由+文種構(gòu)成。 ②文號 文號寫在標題右下方。 ③主送機關(guān) 主送機關(guān)是對函負責(zé)辦理或答復(fù)的機關(guān)。 ④正文 函的正文一般有三個層次，即開頭、主體、結(jié)尾。開頭，說明發(fā)函原由、依據(jù)；主體，寫明商洽、請批、答復(fù)的具體內(nèi)容事項；結(jié)尾，有的意完即止，無特殊的結(jié)尾標志；有的在結(jié)尾處寫上習(xí)慣語：“特此函告”或“盼復(fù)”、“請函復(fù)”；如是復(fù)函，則寫上“特此函復(fù)”。 ⑤落款 落款寫明發(fā)函單位。加蓋單位公章。 ⑥發(fā)函日期發(fā)函日期位于印章下方，全稱寫明年、月、日。 (4)公函與私函的區(qū)別 函作為一種公文，與私人信件有所不同。公函，談的是公務(wù)，主要內(nèi)容常用標題揭示。而一般私函，談的是個人私事，無標題。這是公函與一般私函的本質(zhì)區(qū)別。 (5)復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報告的區(qū)別 復(fù)函與批復(fù)和答復(fù)性報告都屬答復(fù)性公文。但三者又有所區(qū)別。復(fù)函的對象，一般是不相隸屬機關(guān)，屬平行文；批復(fù)的對象是下級機關(guān)，屬下行文；答復(fù)性報告的對象是上級機關(guān)，屬上行文。 (6)請批函與請示的區(qū)別 請批函與請示都有“請求批準”的意愿，但二者適用對象不同。請示的對象是有隸屬關(guān)系的直接上級，屬上行文；請批函的對象是無隸屬關(guān)系的主管部門，屬平行文。所謂有關(guān)主管部門，指對請批的事項有決定權(quán)和批準權(quán)的部門。主管部門多是職能部門。 12．會議紀要 會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項的一種行政文種。具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。 (1)會議紀要的特點 ①紀實性 會議紀要是會議內(nèi)容的忠實體現(xiàn)，是會議情況、會議精神，是會議所議定事項的真實反映。隨意增減和更改內(nèi)容而成的關(guān)于會議的文字材料不是真正的會議紀要。 ②概括性 會議紀要不是對會議情況的反映有聞必錄，而是就會議中的重要情況和研究解決的重大問題、決策意見，撮其要點進行整理，概括出會議的主要精神。 ③條理性 與其他公文相比，會議紀要的突出特點之一，就是條理性。它以會議宗旨為中心，把會上討論的問題和議定事項分類別、分層次予以歸納、整理。 (2)會議紀要的類別 根據(jù)性質(zhì)與內(nèi)容可將會議紀要分為以下三類：① 辦公會議紀要所謂辦公會議，就是機關(guān)研究日常工作、日常事務(wù)的會議。這種會議有固定的開會時間，或每周一次，或每月一次。記載這種會議的討論情況和議定事項的文字材料，就是辦公會議紀要。 ②工作會議紀要 所謂工作會議，就是為解決或協(xié)調(diào)工作中的某些實際問題而召開的會議。記載這種會議討論、議定事項的文字材料，就是工作會議紀要。這種會議紀要的行政約束力很強，具有明確的指示性。 ③學(xué)術(shù)性會議紀要 這類紀要屬討論型的會議紀要。它不具有法定的行政權(quán)威和約束力，只起交流情況、報道消息和參考的作用。 (3)會議紀要的格式與寫作 會議紀要通常由標題、正文、署名、成文日期、文尾五部分構(gòu)成。 ①標題 標題有兩種情況： 由會議名稱+紀要構(gòu)成。 由召開會議的機關(guān)+內(nèi)容+紀要構(gòu)成。 ②正文 會議紀要的正文一般由兩部分組成。一是會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人、與會人員、基本議程等；二是會議的精神和議定事項。 ③署名 署名寫在正文的右下方。署名為會議主辦單位名稱，用全稱。 ④成文日期 成文日期一般以會議結(jié)束的日期為準。公開發(fā)表的會議紀要寫在標題下方正中。 ⑤文尾 如果作為文件發(fā)布或上送下達，須按公文要求注明抄送的范圍。1．1．5稅務(wù)公文處理的流程 稅務(wù)公文處理的流程主要包括收文和發(fā)文。 1．收文。收文處理是稅務(wù)機關(guān)文秘工作的重要組成部分，是指收到文件后組織文件運行，直至閱辦完畢的全過程。主要程序包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、督查、催辦等。 (1)簽收。是指收到文件后收件人在對方的文件投遞單或送文簿上簽字，以示收到。簽收有兩種情況：一種是不接觸文件內(nèi)容，只是簽收多少信封或文件包，即通常所說的“外收發(fā)”；另一種是逐份清點接收文件，又叫“內(nèi)收發(fā)”。 (2)登記。就是將所收需要登記的文件，在本機關(guān)記載人冊的工作。通過登記，給來文編號，記錄文題(內(nèi)容摘要)、來源、去向，保證文件的收受和處理。 (3)審核。是擬辦的前提，就是閱覽文件的內(nèi)容是否屬于本機關(guān)承辦的范圍，或?qū)儆诤螁挝怀修k的范圍。 (4)擬辦。是文秘人員對來文應(yīng)由哪位領(lǐng)導(dǎo)審批，哪一部門承辦，以及承辦過程中可能涉及到的事項提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考。擬辦工作是一項很重要的工作，它是發(fā)揮秘書人員在文件處理中的參謀助手作用，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)工作時問的有效措施。 (5)批辦。是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對收文的擬辦意見所作的批示。 (6)承辦。是機關(guān)有關(guān)部門或有關(guān)人員對應(yīng)辦理的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見進行具體辦理的工作，是文件處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是具體解決問題的階段。承辦工作質(zhì)量高低，直接反映一個機關(guān)的工作質(zhì)量和工作效率。 (7)督查催辦。是秘書人員根據(jù)承辦件的時間要求或領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見進行督促的工作。是避免文件積壓，加速文件運行的手段。 2．發(fā)文。發(fā)文處理是以本機關(guān)名義制發(fā)公文和材料的過程。發(fā)文主要包括七個方面：一是請示文件；二是批復(fù)文件；三是向下發(fā)的指導(dǎo)性文件；四是向上級機關(guān)反映本部門工作或情況的報告及對上級機關(guān)交辦事項的回復(fù)；五是對平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)商洽工作的問函或復(fù)函；六是轉(zhuǎn)發(fā)的文件；七是機關(guān)編印的簡報、信息。 發(fā)文處理的任務(wù)是完成文件從擬稿到送出的全過程的處理工作。主要有擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、編號、校對、繕印、用印、分發(fā)等程序。 (1)擬稿。即起草文件的初稿或草稿，是供作修改、討論和審閱用，不具有任何法定效力。 (2)會簽。是主辦部門代領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)所擬文稿中涉及其他部門的問題時，應(yīng)事先征得有關(guān)部門的同意，并請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)人簽字。本級機關(guān)范圍的擬文如涉及到其他部門，也應(yīng)請有關(guān)部門負責(zé)人會簽。 (3)審核。是發(fā)文處理的重要環(huán)節(jié)，主要審核是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否規(guī)范等。一般由辦公室負責(zé)人審核。 (4)簽發(fā)。是稅務(wù)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對擬以本機關(guān)名義發(fā)出的文件送審稿簽署表示核準的意見。文件經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)核準簽發(fā)后即已生效。 (5)復(fù)核。是公文正式印制和發(fā)出前進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料是否齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范；印制件與原稿是否一致等。 (6)登記。文件在簽發(fā)之后，發(fā)出之前必須進行登記，編發(fā)文字號，記載發(fā)文范圍、印制數(shù)量、發(fā)出方法等，對有些不需編正式文號的文，也應(yīng)予以登記，以備查找。 (7)編號。文件編號，又稱文號。在發(fā)文登記時，要按登記順序給所登記的文件編號，這個文號就成為該文件的代稱。 (8)校對。是在文件印刷過程以前，以簽發(fā)的定稿為準，同打印的底版或清樣進行核對的工作。校對是確保文件文字準確，避免發(fā)生錯漏的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 (9)繕印。是指對外發(fā)出的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的定稿，經(jīng)過繕寫、打字或印刷而制成正式文本。 (10)用印。是指在制成的公文上加蓋機關(guān)印章，也稱“蓋章”。機關(guān)印章是代表機關(guān)職權(quán)的一種憑證和標志。公文上加蓋了印章，才能產(chǎn)生相應(yīng)的效力。 (11)分發(fā)。是將制成的公文按主送、抄送去向分別裝封和發(fā)出。1．2稅務(wù)機關(guān)電子公文處理 國家稅務(wù)總局組織開發(fā)的《電子公文處理系統(tǒng)》已在全國稅務(wù)系統(tǒng)得到廣泛運用，它部分取代了紙制文件，繁瑣的人工操作流程，建立了用科技手段處理公文的平臺，提高了工作效率?！峨娮庸奶幚硐到y(tǒng)》遵循了《全國稅務(wù)機關(guān)公文處理辦法》的框架和原則，在運用中，根據(jù)公文處理的流程，設(shè)置了各個工作崗位的管理權(quán)限，使公文處理工作從登記到擬辦，從承辦到封發(fā)，做到了快速、準確、高效、保密。此外，還有一些省市自行組織開發(fā)了基于不同平臺和本地情況的公文處理系統(tǒng)，同樣取得了良好效果，金稅三期將以此為基礎(chǔ)，開發(fā)全國稅務(wù)統(tǒng)一的公文處理系統(tǒng)。1．2．1 電子公文處理系統(tǒng)的操作對象 信箱——即郵箱，是文件流轉(zhuǎn)的樞紐，既可用于接收信件(這里指公文文件)或消息，也可作為信件傳遞過程中的轉(zhuǎn)發(fā)站，每個系統(tǒng)用戶均擁有自己的個人信箱，具有文件分辦權(quán)的用戶還擁有一個部門信箱。 個人文件夾——文件夾是為便于組織與管理個人文件而使用的一種文件組織方式。在公文處理系統(tǒng)中，個人文件夾的作用僅限于存放由個人起草的公文的原稿等。 外收文登記簿——收文登記簿用于登記收文及其文件運轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的收文登記簿。每個文件管理部門均有自己的收文登記簿，用于記載本部門的收文情況；收文登記簿為以后查詢文件情況提供了依據(jù)，對加強單位的收、發(fā)文管理起到一定的推動作用。 內(nèi)部文件登記簿——用于登記內(nèi)部文件的有關(guān)信息。每個文件管理部門均有自己的內(nèi)部文件登記簿，用于記載本部門的內(nèi)部文件收文情況。 發(fā)文登記簿——用于登記發(fā)文及其文件運轉(zhuǎn)情況，以取代目前紙質(zhì)的發(fā)文登記簿。每個文件管理部門均有自己的發(fā)文登記簿，用于記載本部門的發(fā)文情況。 催查辦登記簿——為了解文件的催查辦情況和對催查辦文件進行跟蹤，文秘人員在發(fā)送催查辦消息時需填寫催辦單，并在催查辦登記簿中進行登記。催查辦登記簿全面地反映了文件催查辦的情況，可為跟蹤催查辦文件提供依據(jù)。系統(tǒng)提供對收文和內(nèi)部文件的催查辦功能。每個文件管理部門擁有一個催查辦登記簿，催查辦消息的發(fā)送只適用于部門而不針對某個人。 辦文情況登記簿——為便于文秘人員了解從本部門發(fā)出的文件的辦理情況和為文件催查辦提供依據(jù)，系統(tǒng)提供了辦文情況登記簿。1．2．2公文處理系統(tǒng)功能1．收文處理收文處理是公文處理系統(tǒng)中最重要的組成部分之一，本系統(tǒng)以目前手工進行的收文處理的實際工作流程為依據(jù)，從文件的簽收登記開始，直至辦理過程中的一系列處理，每一過程均有相應(yīng)的功能與之對應(yīng)，用戶從根據(jù)其權(quán)限設(shè)置的菜單中選擇有關(guān)功能。整個公文運轉(zhuǎn)的處理流程是由文件的傳遞功能連接的，具體地說，就是由負責(zé)文件分發(fā)的文秘人員根據(jù)工作需要將文件傳遞到有關(guān)部門或某個人的信箱中，以此控制文件的走向。 收文登記是對收進文件的自然特征及其處理情況的記錄，主要記載文件的來源、內(nèi)容和去向，用以掌握和控制文件收進后的運轉(zhuǎn)過程。收文登記可以說是為來文“上戶口”，收文登記簿就是來文的“戶口簿”。因此，對收進的文件進行科學(xué)、完備的登記，是收文工作的一項重要內(nèi)容。 在公文處理系統(tǒng)中，“收文登記”是收文處理的最初的環(huán)節(jié)，是完善公文系統(tǒng)管理的不可缺少的部分。系統(tǒng)只對登記在冊(收文登記簿)的文件提供查詢。在收文登記簿中登錄收文的有關(guān)信息包括：收文日期、文件的標題、來文單位、來文字號、密級、緩急、份數(shù)、限辦時間等。 對文件的登記主要有兩類，一類是對紙質(zhì)(掃描)文件的登記，另一類是對電子文件(即信箱中的文件)的登記。 收文處理簽即文件處理單，用于記載文件的特征、擬辦意見及辦文經(jīng)過等。每個文件對應(yīng)一個收文處理簽，是第一次收文登記時由系統(tǒng)自動產(chǎn)生的，其中的大部分關(guān)于文件的信息是由系統(tǒng)根據(jù)收文登記的有關(guān)內(nèi)容自動填入的。只有具備收文登記權(quán)限的人才能通過“填收文處理簽”命令打開收文處理簽屏幕，并修改或補充填寫其中的內(nèi)容(如年限、收文總字、發(fā)文時間、主題詞等)。 收文處理簽在文件辦理過程中始終隨文件一起傳遞，除具有擬辦、注辦權(quán)限的用戶可以填寫其中的擬辦、注辦意見外，其余用戶只能查看收文處理簽的內(nèi)容(包括擬辦意見和注辦內(nèi)容等)，但不允許作任何修改或批注。 文件分送即文件分辦，分辦就是根據(jù)來文的不同情況和要求，確定文件的運轉(zhuǎn)方向，是送批還是送辦，是分發(fā)還是傳閱，以及送誰簽批、辦理和傳閱等。這是公文處理工作的重要內(nèi)容，是文書部門的重要職責(zé)，也是來文得以正確、及時辦理的關(guān)鍵一環(huán)。 確定了文件的分送對象后，就可通過文件傳遞功能將文件發(fā)送給選定的部門或個人，這種傳遞既可以基于信箱，也可以基于收文登記簿。若文件基于信箱傳遞，則文件傳遞后信箱中該文件的信息將自動消失。公文擬辦，是指機關(guān)業(yè)務(wù)主管部門或綜合辦公部門的工作人員收到應(yīng)當(dāng)由本機關(guān)、本部門辦理的重要公文后，有針對性地提出初步處理方案或意見、建議，提供機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人參考或抉擇的過程。其目的就是發(fā)揮辦公部門了解業(yè)務(wù)及文件情況的長處，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考、咨詢，以提高辦文的精確性與時效性。 公文批辦，是機關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)對一份公文應(yīng)如何辦理所做的文字指示或提示性意見。 公文批辦的作用，是使各級領(lǐng)導(dǎo)能及時有效地履行其職責(zé)，及時掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖和上級機關(guān)的指示精神，了解有關(guān)單位的工作動態(tài)、本單位的工作發(fā)展及其他應(yīng)當(dāng)了解的情況；向公文辦理單位及人員交代意圖和辦理要求，綜合協(xié)調(diào)工作進度；加強對公文辦理工作的集中領(lǐng)導(dǎo)，防止自行其是，便于及時掌握或核查