【正文】 票、支票存根登記后交與收貨部簽收。驗收合格但未付款的采購項目由收貨部開具收貨單經(jīng)交貨人簽字后，將第五聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證，第一聯(lián)隨同收貨日報上交財務部，第二聯(lián)收貨部留存?zhèn)溆茫谌?lián)交使用部門。收貨部在對購入項目的質(zhì)量、規(guī)格、樣式等難以確認的情況下，要主動請示所需部門的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門和人員積極幫助解決。在驗收中，收貨部或所需部門均有權(quán)提出退貨要求。經(jīng)確認，實屬不符合要求的項目，由采購部負責退貨事宜。購買、收貨和使用三個環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互合作，共同做好工作。對爭議不決的有關(guān)事宜，其雙方進行協(xié)調(diào)解決。如仍存分歧，由酒店管理班子授權(quán)人裁決。 結(jié)算工作所有采購項目的結(jié)算均由采購人員憑該采購訂單到財務部取得付款憑證后進行。國外進口采購項目憑采購訂單、發(fā)貨票、收貨單證由財務部辦理付款事宜。國內(nèi)本市采購項目金額在五百元以上的，由采購部人員憑采購申請單、相應的收貨記錄及發(fā)票到財務應付款處辦理付款手續(xù)。五百元以下的。供需雙方認可的帶有預付款的采購項目必須由采購人員填寫“支票申請單”附該項采購訂單、預付款協(xié)議書報采購部經(jīng)理、財務總監(jiān)、總經(jīng)理及酒店集團審批簽字后，由采購人員憑采購訂單領取轉(zhuǎn)帳支票后付款。付款后采購人員要及時將發(fā)貨票收貨記錄、支票存根一并登記后交與遞交財務部。 特殊采購項目一些技術(shù)性較強，或有特殊要求的采購項目，采購部可以邀請有關(guān)部門相關(guān)人員共同購買或授權(quán)有關(guān)部門相關(guān)人員購買，并與之共同承擔責任。有關(guān)部門對此要予以協(xié)助。所有緊急采購項目均由所需部門依照有關(guān)規(guī)程自行辦理手續(xù)。采購部要急人所急，以最快速度擇商報價，一經(jīng)收到所需部門已經(jīng)形成的有效訂單取得結(jié)算手續(xù)后，必須千方百計采取緊急購買措施，保證供應。采購部人力不足的情況下，可以授權(quán)有關(guān)人員代購，并與之共同承擔責任。對采購部、收貨部正常工作時間以外的需求項目，盡可能提前申購。若確有個別緊急需求，須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人批準后，由所需部門自行購買，在有關(guān)授權(quán)人監(jiān)督下收貨，于次日及時補辦申請、審批、收貨手續(xù)。酒店集團當局決定的特殊專項專人采購項目不受此規(guī)程限制。 采購業(yè)務管理為了搞好酒店的采購工作，保證優(yōu)質(zhì)廉價適時的供應，采購部全體人員必須認真履行各自的職責規(guī)范。搞好店內(nèi)店外的業(yè)務合作關(guān)系，樹立良好的企業(yè)及個人形象，廉潔自律。采購人員在招標采購過程中必須依法辦事，提高業(yè)務技能，不斷降低采購成本，按時完成本職工作，講求實效。采購部經(jīng)理主要負責收集、分析、研究市場信息；按財務規(guī)定制定采購原則。采購計劃；控制采購成本及采購費用；認真審定各類采購申請單的報價及推薦的供應商，提出主導意見上報，督促、檢查各類采購項目的執(zhí)行情況；加強與酒店各部門及供應商之間的溝通與協(xié)調(diào)。采購人員按酒店采購項目的分類進行分工負責，采購部經(jīng)理負責進口物資的訂購，不負責具體項目的采購，對于一些技術(shù)較強，或有特殊要求的采購項目，采購部可要求有關(guān)部門共同招標購買，并共同承擔此責任。供應商的客史檔案、業(yè)務信息資料歸酒店所有，歸類存放，未經(jīng)批準不得私留、借閱。 獎懲規(guī)定按集團總部《招標管理辦法》執(zhí)行。第五章 電腦房工作制度電腦設備維修保養(yǎng)制度電腦設備是酒店的重要財產(chǎn)，是各種信息傳遞、儲存的基礎；電腦設備的正常運轉(zhuǎn)是酒店經(jīng)營活動保證，電腦房工作人員及各級操作人員必須執(zhí)行電腦設備的維修保養(yǎng)制度。電腦房必須根據(jù)合同規(guī)定，落實由電腦供貨公司提供的定期對主機和終端的維修保養(yǎng)服務。電腦房工作人員是電腦專業(yè)技術(shù)人員，必須負責日常設備的維修和檢查工作，并負責調(diào)整誤差。酒店各崗位上的操作人員，必須定期對終端設備（或個人電腦）做清潔工作，保證工作環(huán)境衛(wèi)生。主機房的管理制度，無關(guān)人員不許隨意進入；，確保主機工作；，確保安全。本制度執(zhí)行情況由電腦房經(jīng)理定期向財務總監(jiān)報告。電腦操作人員培訓制度電腦房工作人員由電腦房經(jīng)理按電腦專業(yè)人員的要求進行考核，達到標準方可錄用。對電腦終端（個人電腦）操作人員，必須堅持先培訓，考核并合格后上崗的規(guī)定，未參加培訓者，不允許操作電腦。對電腦操作人員的考核包括電腦的基本原理、操作方法、基本操作程序、維護保養(yǎng)制度及有關(guān)紀律規(guī)定。凡新建立的軟件系統(tǒng)，必須對操作人員進行培訓。操作人員的培訓與考核同電腦房和培訓部共同負責。電腦操作人員權(quán)限控制制度酒店嚴格規(guī)定各級管理人員和操作人員對于電腦的使用權(quán)限。酒店根據(jù)各級人員業(yè)務需要，事先明確規(guī)定了電腦密碼和系統(tǒng)文件命令，只有掌握權(quán)限范圍內(nèi)電腦密碼的管理人員，才可與主機系統(tǒng)溝通聯(lián)絡，獲得必要的信息資料。沒有酒店的授權(quán)，任何人員不可泄露酒店機密。各級管理人員和操作人員，對于電腦在使用中出現(xiàn)的問題必須及時向部門經(jīng)理報告，請電腦專業(yè)人員處理解決，不得擅自處理。外單位和客人的軟盤，不準在終端隨意使用；必須使用時，要經(jīng)過主管人員的批準，并進行電腦病毒檢查，以防止電腦系統(tǒng)發(fā)生病毒。不準使用酒店電腦干私人的工作。 凡違犯以上規(guī)定者，將嚴肅按酒店紀律處理。第六章 資金管理實施細則總 則為規(guī)范酒店集團的資金營運管理，及時了解和反饋酒店集團資金營運計劃和實際營運情況，明確各類付款的審批權(quán)限、程序和各級審批職責，及時滿足各類資金需求，加速資金流轉(zhuǎn)，特制定本管理實施細則。本細則適用于酒店集團及下屬各酒店項目從資金計劃到資金支付及反饋的全部過程的管理規(guī)定。資金計劃管理集團根據(jù)經(jīng)營管理的實際需要，對資金需求實行計劃管理。資金計劃包括年度資金計劃和月度資金計劃。年度資金計劃年度資金計劃是根據(jù)各酒店項目全年費用預算和經(jīng)營計劃編制的資金需求概算，是資金營運管理的目標計劃；由酒店集團對酒店的全年度資金計劃完成情況進行考核。年度資金計劃編制的主體是各酒店財務部。根據(jù)下一年的經(jīng)營任務及市場預測，結(jié)合營銷部、工程部及行政人事部的資金需求計劃和費用預算作出。酒店集團根據(jù)酒店的全年度資金計劃匯總上報集團總部。集團總部審批后在酒店集團管理目標中下發(fā)，作為酒店集團資金營運目標和規(guī)模。月度資金計劃月度資金計劃是酒店根據(jù)每月實際完成經(jīng)營任務和工作內(nèi)容編制的資金需求。是指導每月資金調(diào)撥和支付的操作性計劃，由酒店集團對酒店實行監(jiān)控。月度資金計劃編制的主體為酒店財務部，由財務部每月25日向酒店集團財務管理部上報酒店負責人審批的下月資金需求計劃申請表。酒店集團財務管理部將各酒店和本部的資金計劃進行分類匯總后制定月資金計劃，并對上月資金計劃的實際執(zhí)行情況進行對比檢查并說明原因，經(jīng)酒店集團總經(jīng)理審核后于每月29日前上報集團。月度資金計劃的執(zhí)行規(guī)定。月度資金計劃由集團財務副總裁簽發(fā)。在計劃內(nèi)20萬元以下的合同付款，其最后審批權(quán)限為酒店集團第一負責人；計劃內(nèi)20萬元以上或計劃外的付款須經(jīng)集團財務副總裁審批后方可支付。付款審批管理合同付款審批合同請款及規(guī)則合同的跟蹤、請款、登記、移交由合同跟蹤單位負責，具體按《合同管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。由非合同跟蹤單位提交的，或未蓋有《請款專用章》合同復印件作附件的請款申請，各審批單位必須退回，不予審批。付款審批表及相關(guān)資料請款人進行合同請款（包括未能及時簽訂合同的預付款請款），必須在《付款審批表》上寫明合同名稱、編號、內(nèi)容、合同總額（或預計總額）、已付款數(shù)額、現(xiàn)請款金額、請款依據(jù)和理由、結(jié)算款的結(jié)算金額，并附上蓋有《請款專用章》的合同復印件、合同會簽表，附上反映合同執(zhí)行情況的附件。各審批部門有權(quán)要求請款人補充欠缺的付款依據(jù)和資料。所有以酒店名義簽訂的合同請款，請款跟蹤單位審批后，需先經(jīng)簽訂合同的酒店財務部合同管理員進行合同登記和審核，酒店財務負責人和總經(jīng)理審批后才可送酒店集團行政人力資源部，由酒店集團行政人力資源部跟蹤會簽情況；請款跟蹤單位為酒店集團各部門的合同請款，經(jīng)部門負責人審批后，原則上須經(jīng)合同簽訂單位的酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經(jīng)理審批，如遇特殊緊急合同付款，應以傳真方式經(jīng)酒店財務部合同管理員、財務負責人及總經(jīng)理審核后，報酒店集團財務管理部審核。 各酒店和酒店集團各部門應做好合同的付款計劃，按時編制《付款申請表》。 為保證合同的正常審批和資料的安全傳遞，付款審批表及附件送酒店集團財務管理部，須辦理文件的簽收手續(xù)。請款人不得擅自到各審批人處查問審批情況或擅自取走審批資料遞向下一審批人。若有需要，可到酒店集團財務管理部查詢。 酒店集團各部門對收到的付款申請和附件資料需在24小時內(nèi)審核，對不符合要求或需補充資料的須馬上向跟蹤人反饋，或退回跟蹤人。合同付款審批職責各單位具體審批職責跟蹤部門和跟蹤人，并根據(jù)付款內(nèi)容附齊資料：——市場營銷部(加蓋《請款專用章》)復印件（或計劃）、樣報——工程部合同會簽表和合同（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等。 購銷合同——相關(guān)經(jīng)辦部門合同會簽表和合同（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等。（加蓋〈請款專用章〉）復印件、驗收證明等；酒店，確認付款記錄及已付款金額，凡有已請款金額與已付款金額不相符的要在付款審批表上說明已請款數(shù)和已付款數(shù)，檢查付款依據(jù)及附件是否齊全，檢查結(jié)算方式與合同規(guī)定的付款方式是否一致，有無違反合同條款之處，及時提出處罰意見，并簽名確認、登記備案；，檢查已付款數(shù)和應付款數(shù)的正確性，除復審合同登記員已審核的事項外，還檢查是否按規(guī)定程序辦妥付款審批，對合同規(guī)定結(jié)算為承兌匯票的是否支付現(xiàn)金，是否按規(guī)定扣除貼現(xiàn)息，最后根據(jù)批準后的月資金計劃安排出納付款。；酒店集團對口職能部門酒店集團各對口職能部門審核管轄內(nèi)的合同付款是否符合合同執(zhí)行情況。審核部對已經(jīng)審核部會簽立項的合同，付進度款時，不再經(jīng)審核部審核，但付結(jié)算款時必須經(jīng)審核部審核并簽名。若合同在執(zhí)行過程中，合同金額有較大的變更，審核部對此應有明確的確認意見。酒店集團財務管理部、部門登記；，酒店負責人、部門負責人是否同意付款，有無酒店財務部確認；，是否要提出處理意見；；，退回或通知跟蹤人更正或補齊付款依據(jù)；，核對已付款記錄，核算應付款金額，并提出審核意見；。酒店集團總經(jīng)理酒店集團總經(jīng)理對月資金計劃內(nèi)20萬元以下的合同付款進行審批。集團財務副總裁集團財務副總裁對酒店集團月資金計劃內(nèi)20萬元以上和月資金計劃外的合同付款進行審批（超過500萬元由總裁/董事局加簽）。合同付款審批權(quán)限和程序 各級審批權(quán)限和程序金額在10萬元以下的非結(jié)算款或10萬元以下的一次性付款的合同付款審批程序： 合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店所屬地地區(qū)公司審核部金額在10萬元以上20萬元以下或20萬元以下的結(jié)算款的合同付款審批程序：合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 酒店所在地地區(qū)公司審核部月資金計劃內(nèi)金額在20萬元以上和月資金計劃外的合同付款審批程序合同跟蹤人 合同跟蹤部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團涉及部門 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 地區(qū)公司審核部 集團財務副總裁（超過500萬元由董事局加簽） 非合同付款審批開業(yè)前行政管理費付款審批開業(yè)前行政管理費付款審批酒店經(jīng)辦部門 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 行政管理費付款審批行政管理費包括工資、福利費、場地租金及管理費、水電費、郵政費、業(yè)務費、工作餐、勞保費、交通費、車輛費、差旅費、培訓費、辦公場地費等。行政費用實行預算管理。 行政費用預算內(nèi)付款審批程序原則：年度預算不得超支。年內(nèi)各月累計=各月累計預算的110%。工資福利、業(yè)務費、交通費、全年度內(nèi)不能單項超支。審批程序：酒店行政費用開支經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理酒店集團總部各部門行政費用開支經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理酒店集團總經(jīng)理費用的開支由集團財務副總裁或其指定負責人審批，并由指定人員審核。行政費用預算外付款審批程序預算外累計費用總額在年度預算額3%（含3%）以內(nèi)的開支，酒店集團或酒店的，須報酒店集團財務管理部和酒店集團第一負責人審批。預算外累計費用總額超過年度預算額3%5%（含5%）的開支，須報集團財務副總裁審批。預算外累計費用總額超過年度預算額5%以上的開支，須報董事局審批。行政管理費外付款審批（預算內(nèi)）各酒店和部門對于非合同的付款，在辦理請款手續(xù)時除費用借支外，必須填寫“付款審批表”，費用借支填寫“借支單”，寫明請款的原因、用途、金額及計算依據(jù)，并附上經(jīng)審批的附件。各類非合同項目請款及借支所附附件：促銷活動┈┈┈活動預算計劃及會簽表裝飾品、電器等物品┈┈┈預算計劃和購置請示和驗收結(jié)算書食品、酒水等其他經(jīng)營物品的購買 ┈┈┈采購申請單和三家以上報價比較和驗收結(jié)算書行政管理費外緊急借支的審批程序金額在5千元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理金額在5千元以上2萬元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人金額在2萬元以上4萬元以下借支的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理金額在4萬元以上借支的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 集團財務副總裁緊急借支的報銷在事后按性質(zhì)以正常手續(xù)審批。行政管理費外非合同付款請款的審批程序金額在2萬元以下的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 經(jīng)辦部門負責人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 金額在2萬元以上，10萬元以下（含10萬元）的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 酒店所在地地區(qū)公司審核部月資金計劃金額在10萬元以上和月資金計劃外的非合同付款的審批程序：經(jīng)辦人 酒店財務負責人 酒店總經(jīng)理 酒店集團財務負責人 酒店集團總經(jīng)理 地區(qū)公司審核部 集團財務副總裁（超過500萬元由總裁/董事局加簽）以上審批程序，包括行政費用預算內(nèi)固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公文具的采購及印刷品的印刷業(yè)務，若立項時已經(jīng)審核部會簽同意或單價為招標單價，付款時可不須地區(qū)審核部審批，若立項時未經(jīng)審核部會簽同意，付款時必須經(jīng)審核部審批。資金管理規(guī)定資金管理資金的管理原則是既要保證酒店營業(yè)所需的資金，又要加快資金周轉(zhuǎn)。資金管理的依據(jù)是按酒店報酒店集團，并經(jīng)集團財務副總裁審批的現(xiàn)金流量計劃表執(zhí)行。要加強資金管理，嚴格審查各項庫存占用的資金，應收結(jié)算款占用的資金。信貸部定期進行核對，及時催收應收款項；合理安排應付款的支付?，F(xiàn)金管理現(xiàn)金管理采用備用金制度。1．1根據(jù)酒店經(jīng)營情況，向出納等有關(guān)部門配備一定數(shù)量的備用金。1．2備用金金額的核定是根據(jù)每天現(xiàn)金的平均支出量，按三天的用量進行核定。核定出的備用金由使用部門填制備用金申請表，報財務部批準后，從銀行提款。1．3財務部審計人員定期或不定期檢查備用金的使用情況，核對備用金的金額，并填制備用金核查情況表，說明檢查結(jié)果，對于核查出的長短款，要說明原因提出處理意見，報酒店財務負責人批準。1．4酒店支付500元以下（含500元）的款項都要使用出納備用金來支付，因此，出納備用金要根據(jù)支出情況隨時補充。酒店支付500元以上的款項都要通過支票或銀行轉(zhuǎn)帳支付，要填制備用金補充申請表，并將有關(guān)零星支出憑證及原始發(fā)票附在申請表后，送財務部逐一審核后，填寫支票申請，報財務負責人審批后，從銀行提款補足備用金。對于使用轉(zhuǎn)賬支票付款的管理 財務部根據(jù)所附單據(jù)或其它有關(guān)明細單證審批，由財務部填寫支票后，再送財務總監(jiān)審核，報總經(jīng)理簽字批準。 支票領取者，需在財務部的支票登記簿和支票根上簽字后，方可領用。 凡領用后的支票要在7天內(nèi)將發(fā)票送回財務部，并注銷登記。超過一個月未回的支票，由財務總監(jiān)督促回收，并按制度提出處理意見。每月定期編制現(xiàn)金流量表。資金調(diào)撥資金調(diào)撥的權(quán)限在集團總部，酒店集團每月報資金計劃，由集團總部根據(jù)其資金計劃進行綜合平衡與調(diào)配。酒店銀行帳戶的開立、取消統(tǒng)一按《合生集團銀行帳戶管理規(guī)定》執(zhí)行。為保證資金計劃的可行性及準確性，可明確預計支付時間及金額的付款事項，原則上禁止計劃外的付款及無計劃的資金調(diào)撥。對于計劃內(nèi)已調(diào)撥轉(zhuǎn)入酒店帳戶的資金，若因故取消付款計劃，酒店及時通知酒店集團財務管理部。對于已安排轉(zhuǎn)入酒店支出專戶的資金，如酒店集團急需時，可直接知會酒店財務部，應立即直接劃入指定帳戶。資金的支付現(xiàn)金付款規(guī)定現(xiàn)金付款范圍 日常工資、獎金、福利、補貼的發(fā)放； 行政預算內(nèi)的各項費用的報銷； 經(jīng)審批的臨時借支項目。原則上可以不付現(xiàn)金的付款都不支付現(xiàn)金。資金支付的反饋酒店出納員每天下午4：30分之前向酒店集團財務管理部報送（或傳真）《每日資金收付情況一覽表》；酒店集團財務管理部根據(jù)酒店出納報送的收付情況表進行匯總，在次日上午10點鐘之前報送至集團財務管理中心。酒店財務部在每月的27日前向酒店集團財務管理部報送《月現(xiàn)金流量表》，酒店集團財務管理部根據(jù)酒店出納報送的報表進行匯總后于每月29日前報送集團財務管理中心。酒店出納在每年會計年度結(jié)束后，將當年的年度資金營運情況表報送酒店集團財務管理部，由酒店集團財務管理部匯總后報集團財務管理中心。 監(jiān)控體系監(jiān)控主體：資金管理辦法監(jiān)控主體為酒店集團、集團總部、集團監(jiān)事會；為加強資金管理降低支付風險，防止挪用資金和計劃外使用資金，酒店集團有權(quán)對各酒店資金管理辦法的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，檢查周期為每季或每月一