【正文】 然后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購(gòu)訂單，制造至送貨需要一定的時(shí)間，故請(qǐng)各部門主管詳細(xì)計(jì)劃訂貨時(shí)間，及時(shí)發(fā)出申請(qǐng)表，以配合貨品之應(yīng)用。3. 檢定申請(qǐng)單當(dāng)采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯(cuò)漏。 簽署核對(duì)檢定采購(gòu)申請(qǐng)單有否部門主管簽署及核對(duì)是否準(zhǔn)確。 數(shù)量核對(duì)覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)表上之?dāng)?shù)量是否正確，因過(guò)多或過(guò)少都會(huì)產(chǎn)生很多不良后果。 過(guò)多存貨引起的問題有：a. 流動(dòng)資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險(xiǎn)費(fèi)及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過(guò)期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險(xiǎn)而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產(chǎn)生缺項(xiàng)，令到客人不滿或令整個(gè)預(yù)定的供應(yīng)計(jì)劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和酒店形象b. 匆忙的定單導(dǎo)致價(jià)格或品質(zhì)上的不可預(yù)控，4. 供應(yīng)商 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報(bào)價(jià)及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來(lái)源獲得：a. 營(yíng)業(yè)代表的來(lái)訪b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子c. 刊物或電話黃頁(yè)，報(bào)刊上的廣告d. 展覽會(huì)e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商在采購(gòu)方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時(shí)要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財(cái)政：最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對(duì)保持酒店貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合酒店要求的物品，令酒店保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項(xiàng)，運(yùn)輸及保險(xiǎn)費(fèi)用，且聯(lián)系方便，易於隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價(jià)格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合酒店要求，選擇供應(yīng)商便選擇價(jià)格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合酒店要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購(gòu)買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購(gòu)人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購(gòu)買，事先一定要向工程部門了解所購(gòu)買物品能可否與酒店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無(wú)法安裝的情況。酒店的制度，報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和種類，和貨源供應(yīng)而定。報(bào)價(jià)種類 口頭報(bào)價(jià)：口頭報(bào)價(jià)只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量?jī)r(jià)格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場(chǎng)采購(gòu)?fù)猓渌少?gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)絕對(duì)避免。 書面報(bào)價(jià)：這是最完善的報(bào)價(jià)方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時(shí)發(fā)生變化， 投標(biāo)方式：對(duì)于價(jià)值大的工程項(xiàng)目，最好發(fā)出投標(biāo)之邀請(qǐng)信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報(bào)價(jià)，過(guò)期作廢，酒店對(duì)于每一份報(bào)價(jià)要保守秘密以求取得公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。選擇貨品時(shí)，采購(gòu)部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報(bào)價(jià)單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測(cè)試a. 當(dāng)需要某種貨品時(shí)，采購(gòu)部可要求供應(yīng)商提供樣品b. 樣品交予需求部門進(jìn)行種種測(cè)試及提供意見，例如：布草洗滌的測(cè)試等c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無(wú)需提供給需求部門d. 在進(jìn)行測(cè)試時(shí)，采購(gòu)職員需在場(chǎng)證明e. 測(cè)試需由需求部門提供書面報(bào)告給采購(gòu)部7. 議價(jià)通常物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí)，我們可以和供應(yīng)商作議價(jià)以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)酒店較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價(jià)格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過(guò)議價(jià)，價(jià)格可減低，這樣，對(duì)酒店有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng)盡力嘗試。a. 小數(shù)值的購(gòu)買b. 唯一供應(yīng)的來(lái)源c. 法律規(guī)定的價(jià)格d. 已定折扣之價(jià)目表e. 緊俏的市場(chǎng)商品8. 決定當(dāng)一切步驟完成后，采購(gòu)部便可將有關(guān)資料填寫在采購(gòu)申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目?jī)?nèi)，連同所有的報(bào)價(jià)單和推薦供應(yīng)商之報(bào)告交給財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。9. 定購(gòu)采購(gòu)申請(qǐng)表一經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購(gòu)部，采購(gòu)部可按第2項(xiàng)的安排分派采購(gòu)申請(qǐng)單給規(guī)定的部門，而采購(gòu)人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購(gòu)單給供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)物料。 采購(gòu)定單采購(gòu)定單乃酒店正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價(jià)格必須與已批準(zhǔn)之采購(gòu)申請(qǐng)表相同。采購(gòu)定單一式六份：第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購(gòu)部 第四份：會(huì)計(jì)部 第五份：收貨部第六份：需求部門a. 采購(gòu)定單必須之資料： —貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 —采購(gòu)申請(qǐng)單之號(hào)碼 —定單日期 —需求部門 —品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價(jià)，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) —總值 —付款方法b. 采購(gòu)定單中的有效簽名： 采購(gòu)定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋酒店的合同專用章外，另需按酒店規(guī)定的分級(jí)授權(quán)加簽，例如： —總值在 元人民幣以下，只需 財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) —總值在 元人民幣以上，需要 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 合同有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購(gòu)，我們可以用采購(gòu)合同代替采購(gòu)定單，采購(gòu)合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來(lái)確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法 —其他費(fèi)用－雜項(xiàng)開支，超時(shí)，利息，工人工資，保險(xiǎn)等的承擔(dān) —完成工期和工程進(jìn)度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定 —工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購(gòu)合同細(xì)則應(yīng)列明： —詳細(xì)的采購(gòu)項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn) —付款細(xì)則和驗(yàn)收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費(fèi) —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他 采購(gòu)定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購(gòu)部需跟催整個(gè)過(guò)程直至滿意收貨以下情況乃采購(gòu)部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來(lái)源但有問題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任 采購(gòu)定單的取消a. 酒店欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法給財(cái)務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購(gòu)部必須能夠找到另一個(gè)供應(yīng)商，并立即通知需 求部門，為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力，時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購(gòu)仍對(duì)貨品作出必要的檢查，以保障酒店購(gòu)入 適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有問題時(shí)，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過(guò)時(shí)未到，采購(gòu)部便需被即時(shí)知會(huì)，以作進(jìn)一步行動(dòng)。 檔案儲(chǔ)存要有完善的采購(gòu)資料，必須有完善之檔案儲(chǔ)存，這樣便有快捷之資料存查。a. 采購(gòu)部需存兩份采購(gòu)單，但檔案儲(chǔ)存編排便有不同之處 一份是以順號(hào)碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號(hào)碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。b. 供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時(shí)提供資料予部門參考，采購(gòu)部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊(cè)子儲(chǔ) 入檔案?jìng)洳?。c. 價(jià)目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購(gòu)記錄，該記錄中將一切曾采購(gòu)的供應(yīng)商，價(jià) 目，采購(gòu)日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價(jià)格走勢(shì)分析或重購(gòu)時(shí)之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉(cāng)務(wù)提供，采購(gòu)部可從報(bào)告中得知每月用量和存貨，該等資料 對(duì)采購(gòu)部協(xié)助財(cái)務(wù)部預(yù)計(jì)未來(lái)用量以配合市場(chǎng)價(jià)，是很有幫助的。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部需考慮其過(guò)去表現(xiàn)，如交貨是否依時(shí)，服務(wù)水準(zhǔn)，價(jià)格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購(gòu)部作參考及評(píng)價(jià)。f. 其他檔案：全酒店有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲(chǔ)存妥當(dāng)，待有需要時(shí)翻查。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。三．食品及飲料之采購(gòu)程序11. 采購(gòu)申請(qǐng)及訂單酒店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購(gòu)部更需與廚務(wù)部，餐飲部和成本會(huì)計(jì)部密切合作，作出適當(dāng)?shù)牟少?gòu)。因?yàn)槭澄镲嬃闲枰刻於加胁煌N類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營(yíng)業(yè)情況比較復(fù)雜，申請(qǐng)購(gòu)買的手續(xù)也跟其他方法不同。 蔬菜肉類蔬菜肉類之采購(gòu)申請(qǐng)需填寫每日市場(chǎng)購(gòu)貨表，此表并可作為訂單使用。a. 倉(cāng)庫(kù)部需每天把表內(nèi)存貨報(bào)告一欄填好交回廚師長(zhǎng)b. 根據(jù)倉(cāng)務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測(cè)，菜牌之需求，填寫適 當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購(gòu)貨表，并于指定日期前交回采購(gòu)部處理，c. 采購(gòu)部收到每日市場(chǎng)購(gòu)貨表后把適當(dāng)?shù)墓┴浬毯蛢r(jià)格填上，并由采購(gòu) 部經(jīng)理簽核，d. 此表然后再經(jīng)廚師長(zhǎng)，餐廳經(jīng)理和采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部便可以電話落單或直接到市場(chǎng)選購(gòu)。 雜貨 雜貨之采購(gòu)申請(qǐng)需填寫每周雜貨訂貨表，（此表可作訂單使用）a. 倉(cāng)務(wù)部需每周把入存貨表填好，交回廚師長(zhǎng)，b. 根據(jù)倉(cāng)務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再把需求數(shù)量填上并交回采購(gòu)部，c. 采購(gòu)部收到每周雜貨訂貨表后，把適合的供應(yīng)商和價(jià)格填上，并由采購(gòu)部經(jīng)理簽署， 如不采用雜貨訂貨表，可用采購(gòu)申請(qǐng)單代替，d. 此表然后再經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部便可以購(gòu)貨。每日市場(chǎng)訂貨表及每周雜貨表均一式四份： 原 稿－－收貨部 第一副本－－采購(gòu)部 第二副本－－成本控制部 第三副本－－廚務(wù)部 酒類酒類處按每年的預(yù)算量分期進(jìn)貨外，補(bǔ)充日常的消耗量，需填寫每周酒類訂貨表，（此表并可作訂單使用）a. 倉(cāng)務(wù)部需每周把需求存貨品名稱，要求數(shù)量清楚填好交往成本會(huì)計(jì)部確定及簽署，b. 然后采購(gòu)部把供應(yīng)商價(jià)格填上并由采購(gòu)部經(jīng)理簽署，c. 最后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后，采購(gòu)部便可購(gòu)貨。12 選擇供貨商大數(shù)量食物和飲料的購(gòu)買可采用合約形式，固定價(jià)格，并可確保貨源，采購(gòu)部，廚房，餐廳和成本會(huì)計(jì)部，必須合作，進(jìn)行價(jià)格及質(zhì)量的比較，選定供應(yīng)商。基本上采購(gòu)部應(yīng)邀請(qǐng)供貨商對(duì)酒店經(jīng)常使用的餐飲用料提供每十日一次的報(bào)價(jià)，在綜合市場(chǎng)的價(jià)格后與各供貨商確定固定的十日供應(yīng)價(jià)，在此確認(rèn)期內(nèi)供應(yīng)商將按此固定價(jià)格提供酒店所需的物料。采購(gòu)部應(yīng)與廚房，成本控制，每十日進(jìn)行一次市場(chǎng)調(diào)查，用以檢查前十日的定價(jià)和對(duì)未來(lái)十日的定價(jià)的參考，每次市場(chǎng)調(diào)查所得的價(jià)格資料應(yīng)編成報(bào)表，連同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，附在每期的十日議價(jià)單的后面存檔備查，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理簽署后，此十日定價(jià)單應(yīng)發(fā)給收貨部，成本控制部和餐廳。對(duì)供應(yīng)商的選擇，除考慮其價(jià)格是否合理外，亦可考慮到供應(yīng)能力，和購(gòu)貨水平的穩(wěn)定性，下面幾點(diǎn)必須注意的比較方面：a. 哪一家供應(yīng)商的價(jià)格最低b. 哪一家供應(yīng)商的質(zhì)量最高c. 哪一家有提供相同水平的供貨經(jīng)驗(yàn)四．小額現(xiàn)金購(gòu)買當(dāng)物品的價(jià)格是低于議定的小額現(xiàn)金零用數(shù)量時(shí)，(RMB100,00），各部門主管可自行先購(gòu)，但必須先查看貨倉(cāng)是否有存貨或代用品。當(dāng)贖回現(xiàn)金時(shí)必須填寫零用金單，連同發(fā)票一起交回財(cái)務(wù)部，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后，取回現(xiàn)金。五．采購(gòu)的德行因采購(gòu)部是直接與供應(yīng)商接觸的部門，故其所聘用的職員必須有誠(chéng)實(shí)，不偏私之作風(fēng)，才可成功地處理其工作，為防止舞弊，除酒店訂立的員工守則內(nèi)之有關(guān)規(guī)定外，下列各項(xiàng)規(guī)定采購(gòu)部職員亦應(yīng)嚴(yán)格遵守：1. 嚴(yán)禁職員將酒店資料或供應(yīng)商資料外泄，以保供應(yīng)商之間的公平竟?fàn)帯?. 嚴(yán)禁職員收取供應(yīng)商提供的任何利益3. 職員嚴(yán)禁與供應(yīng)商除在公事聯(lián)絡(luò)外有任何私人（除正常社交活動(dòng)外）往來(lái)4. 職員需以公正的態(tài)度，客觀地處理每次選擇5. 職員除獲酒店批準(zhǔn)外，不得兼任其他任何職務(wù)，6. 職員在任職期間，禁止經(jīng)營(yíng)或以任何形式參與經(jīng)營(yíng)牟利或牟利之商業(yè)活動(dòng)7. 職員應(yīng)主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，密切配合營(yíng)業(yè)運(yùn)作，要主動(dòng)尋找貨源8. 要確立貨比三家的精神，即使是緊俏商品，除確屬獨(dú)家經(jīng)營(yíng)的情況外，亦應(yīng)設(shè)法多找貨源比較9. 要對(duì)本身的工作有投入感，盡量做到對(duì)各項(xiàng)物料的來(lái)源和價(jià)格，心中有數(shù)，在工作上要注意快速，準(zhǔn)確，節(jié)約，高質(zhì)量的辦事方向，以最低成本，購(gòu)入最高質(zhì)量的物料，所以事前的市場(chǎng)資料應(yīng)有充分的掌握，10. 對(duì)客商和酒店的員工要保持友善和禮貌的態(tài)度，公正廉明地完成每一項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)。六．系統(tǒng)采購(gòu)作業(yè)流程采購(gòu)部的事物管理工作由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)，采購(gòu)經(jīng)理向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括：1. 組織采購(gòu)部人員進(jìn)行采購(gòu)工作，統(tǒng)一采購(gòu)管理2. 進(jìn)行市場(chǎng)信息調(diào)查，編制物價(jià)報(bào)告3. 控制采購(gòu)行為，控制物料成本，節(jié)約資金支出4.