【正文】 管理條例進行管理，文書管理條例規(guī)定外的事項，按本規(guī)定執(zhí)行。第六條 資料的主管。資料室的資料一律由總務部統(tǒng)管。第七條 資料室。在總務科設資料室，并由資料室主任具體負責對資料的管理運作。第八條 主任的工作移交。資料室主任在移交工作時，必須提供資料目錄，并以文書形式移交。第九條 購買資料。購買資料原則上按下列程序與要領進行：第一步，在希望購買資料時，首先填寫購買申請書，經(jīng)主管審批后，提交資料室負責人；由資料室負責人決定、發(fā)出訂購單。第二步，資料室負責人在受理“資料購買申請書”之后，把受理要點填寫在“資料購買整理簿”中。第十條 資料編號。資料室在購進資料后，對新進資料貼上標簽、進行編號。第十一條 通知。 資料購進并編號后，由資料員發(fā)出通知，告知申請購買者。第十二條 保管期。 編號后的新進資料，原則上必須在資料室中保管1個月。第十三條 中止購買。在資料購買的申請期中，希望中止購買時，必須立即報經(jīng)所在部門主管，立即通知資料室負責人。第十四條 把握購買開支。資料室的資料員必須經(jīng)常就資料購買的情況，尤其是開支金額狀況，作出統(tǒng)計；并且對計劃購買的資料、金額與數(shù)量作出調(diào)查，在月末和年末向資料室負責人報告，以便使資料室負責人把握開支狀況。第十五條 購買費的分配。資料室負責人在前條規(guī)定基礎上，在年度購買金額或開支范圍內(nèi)，按照經(jīng)營業(yè)務的要求，分配購買各類資料的金額比例；如有超支第十六條 資料的借出。（1） 職工如果業(yè)務工作上需要，可以申請借走資料，但必須填寫“資料借出卡”；按借出卡的有關欄目要求填寫完畢后，交給資料保管員。（2） 資料保管員必須在“借出資料登記簿”上作好登記，并且經(jīng)常檢查借還情況。第十七條 退還。職工借閱完畢后，及時把所借出資料還給資料室，同時把“資料借出卡”退還借閱者本人。第十八條 閱讀。（1） 凡借閱資料、在閱覽室進行閱讀者，都必須登記，在“資料閱覽表”上填寫清楚閱讀者所在部和科，以及所閱覽資料名稱。（2） 上班時間閱讀，必須經(jīng)部領導同意。第十九條 借出期限。（1） 一般資料借出期限為1周。期限一滿，立即歸還給資料室。（2） 業(yè)務上常備資料，借出期限為3個月以內(nèi)。如果必要，還可經(jīng)按第十六條規(guī)定，辦理手續(xù)，予經(jīng)續(xù)借。（3） 需要補綴的資料原則上不外借，由資料室妥善保管。第二十條 禁止轉(zhuǎn)借。資料室借入的資料，禁止轉(zhuǎn)借。第二十一條 借閱時間。資料借閱時間為上午 點至下午 點。九、中小企業(yè)檔案管理制度第一部分 管理部門第一條 管理部門。（1） 文書結束后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存復印本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以復印本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印本。（2） 各企業(yè)檔卷分類目錄及編號原則，由企業(yè)總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。第二部分 整理與分類第二條 文件點收。文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：（1） 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸人。（2） 文件如經(jīng)抽存者，應有管理部門主管的簽認。（3） 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門。（4） 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。（5） 有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條 文件整理點收后，應依下列方式整理。（1） 中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。（2） 右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。（3） 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條 檔案分類。（1） 檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，部門區(qū)分之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。（2） 檔案分類應力求卻和實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時的于第三級之后另增第四級細類。如案件不多，亦可僅使用部門、大類或小類分類。（3） 同一小類（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設卷次編號，以便考察。（4） 每一檔夾封面內(nèi)頁應設目次表，案件歸檔時依序編號、登陸：并以每一案一個目次編號為原則。（5） 檔號的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1D2E1E2,其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1D2為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條 檔案名稱及編號。（1） 檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。（2） 各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示。其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。（3） 檔案分類各級名稱確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（4） 檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空擋，以備將來組織擴大或業(yè)務曾繁時，隨時整補之用。（5） 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第六條 檔號編定。（1） 案件如系新案，應就檔案分類編號表，查明該案件所屬類別及其卷次，目次順序編列檔號。（2） 案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。（3） 檔號以一案一號位原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。（4） 檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。第三部分 歸檔與檔案清理第七條 保存期限。（1） 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。（2） 檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：（1） 永久保存。① 企業(yè)章程。② 股東名簿。③ 組織規(guī)程及辦事明細。④ 董事會及股東會記錄。⑤ 財務報表。⑥ 政府機關核準文件。⑦ 不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證。⑧ 工程設計圖。⑨ 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。（2） 10年保存。① 預算、決算書類。② 會計憑證。③ 事業(yè)計劃資料。④ 其他經(jīng)核定須保存10年的文書。（3） 5年保存。① 期滿或解除之合約。② 其他經(jīng)核定保存5年的文書。（4） 1年保存：結案后無長期保存必要者。（5） 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。第九條 檔卷清理。（1） 管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管報備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。（2） 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發(fā)）文登記單”復印頁附注在其保留文件上，并在其上注明部分銷毀之日期。第四部分 調(diào)卷第十條 檔案借閱程序。（1） 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管核準后向管檔人員調(diào)閱。（2） 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備嵇催。（3） 于檔案室當場借閱者，可免填“調(diào)卷單”。（4） 檔案歸還時，經(jīng)管檔人員核查無訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條 調(diào)卷管理。（1）“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應按調(diào)閱程序重新辦理。（2）調(diào)卷人員對于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。（3）調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。（4）調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。41 / 4