【正文】 ，緊急文件隨時辦理。關于進一步加強公文管理工作的通知公司所屬各單位，機關各部門：為深入貫徹集團公司工作會議精神，推進公司公文辦理的規(guī)范化、標準化和科學化，提高公文質(zhì)量和辦文效率，建設效能型機關，現(xiàn)就進一步加強公司公文管理的有關事項通知如下：一、從嚴控制,努力壓縮發(fā)文公司各職能部門要樹立精簡發(fā)文意識,嚴格控制發(fā)文數(shù)量,少發(fā)文、發(fā)短文。(一)以公司文件(某某)發(fā)文,必須是公司工作中關系全局的重大問題,或依照法律、法規(guī)和規(guī)章必須由公司發(fā)文的重要事項。(二) 以公司辦公室文件(某某辦)發(fā)文,必須是傳達公司重要會議、重要通知,或經(jīng)公司同意轉發(fā)各單位、各部門的重要報告、意見等。(三)以公司文件轉發(fā)上級黨委、政府和集團公司等上級文件,承辦部門必須提出明確具體的貫徹意見,并擬轉發(fā)文稿報公司審定。否則,不予轉發(fā),但可以采取電子傳輸或翻印形式下發(fā)。(四)上級黨委、政府各直屬機構和集團公司所屬各業(yè)務部門的發(fā)文,需要翻印或轉發(fā)的,一律由公司對口職能部門辦理,非特殊情況辦公室不予翻印或轉發(fā)。(五) 凡以公司辦公室名義發(fā)文能夠解決的事項,不得以公司名義發(fā)文。凡以某某函、會議紀要能夠解決的事項,不得以某某或某某辦的形式發(fā)文。(六)公司各職能部門召開的會議,一律由部門自行下發(fā)會議通知，特殊情況可由辦公室下發(fā)通知。(七)各承辦部門在確定文件發(fā)放范圍時,要盡量壓縮,與文件內(nèi)容無關的單位或部門不發(fā)放。如需發(fā)放的,要準確錄入發(fā)放單位或部門。二、嚴格審核把關,努力提高文件質(zhì)量(一)加強收文審核。辦公室在收文時,一定要嚴把體例格式關,特別是要把好審簽關。各單位需要向公司行文的，原則上不以正式文件形式行文。確需正式文件行文的，要采用內(nèi)部文頭行文。(二)加強發(fā)文審核。重點是把好“五關”:一是把好行文關。主要審核是否需要行文。如需行文,應該以什么名義行文。二是把好會簽關。主要檢查應當會簽的部門是否會簽,會簽單位是否取得一致意見,不同意見是否如實反映。三是把好政策法規(guī)關。主要檢查文中的內(nèi)容是否符合黨和國家的方針政策,是否符合法律、法規(guī)及規(guī)定,與過去發(fā)的文件是否抵觸、矛盾。四是把好文字關。主要檢查公文的文字是否正確反映了行文機關的意圖,是否簡明扼要,通俗易懂。是否遵守語法,合乎邏輯,正確使用標點符號。數(shù)字、計量單位是否規(guī)范等。五是把好體例格式關。主要是檢查公文格式的組成部分,有無遺漏,是否準確。使用的文種、語氣是否恰當?shù)皿w。(三)落實把關責任。各承辦部門要在認真把好行文關、會簽關、政策法規(guī)關、內(nèi)容關和文字關的同時,也要做好公文體例格式的審核把關。公司辦公室在做好公文體例格式審核把關的同時,也要積極配合承辦部門認真把好上述五關,發(fā)現(xiàn)問題要及時與承辦部門協(xié)商解決。承辦部門在行文后要堅持“三審制”,即擬文人初審后,經(jīng)本部門綜合業(yè)務人員復核后報部門負責人審核，隨后報辦公室文秘業(yè)務審核，后經(jīng)辦公室主任會簽，最后由公司領導簽發(fā)。(四)控制發(fā)文篇幅。公司黨、政發(fā)文一般不超過3000字,以文件形式印發(fā)上級領導講話的一般不超過5000字。辦公室和各承辦部門在審核時要嚴格按規(guī)定字數(shù)掌握,如有超過規(guī)定字數(shù)的,退回原承辦部門進行壓縮。三、及時準確辦理,努力提高公文運轉速度公司各部門要嚴格按照公文辦理工作分工和公文辦理時限要求,在規(guī)定的辦理時限內(nèi)辦結。(一)辦公室收到的文件，除特殊情況, 必須做到當日件當日呈送公司領導批示；各部門承辦的公文, 除特殊情況,必須做到當日件當日呈送本部門領導審閱。(二)辦公室審核的公文,一般不超過1天,特殊情況隨時辦理。超過1天未返回的,承辦部門辦文人員要及時聯(lián)系核對。(三)轉往公司各部門和各分公司辦理的公文,要注明辦理時限,并按要求進行催辦。(四)辦公室印制公文,領導有時限要求的,按時限要求印制分發(fā)，領導沒有時限要求的,一般件2天內(nèi)印發(fā)，緊急件隨時印發(fā)。(五)為了保證公文在規(guī)定時限內(nèi)辦結,各部門要安排專人負責文件審核、傳送、督辦等事項，保證隨時有人接收文件,確保來文及時辦理。二〇一〇年一月二十八日關于規(guī)范文字材料版面格式的通知公司各單位：為進一步加強辦文管理，統(tǒng)一文字材料版式標準，提升公司內(nèi)外形象，現(xiàn)就規(guī)范文字材料版面格式有關事項通知如下：一、封面要求公司所有對外文字材料均按要求使用統(tǒng)一封面（見附件1），任何單位不得私自調(diào)換、更改封面版式。封面、封底紙張可根據(jù)文字材料篇幅多少使用普通a3紙或a4紙，如有特殊要求，可與辦公室聯(lián)系進行調(diào)換。公司內(nèi)部材料原則上不使用封面，統(tǒng)一標題和文字格式、版式（見附件2）。二、格式要求（一）對外文字材料格式要求1. 公司所有對外文字材料可根據(jù)篇幅多少使用普通a3紙或a4紙，雙面打印，左右3cm，行距一般為段前0行，段后0行，行距為單倍行距或固定值30磅（特殊情況可根據(jù)內(nèi)容進行調(diào)整）；插入頁碼時，應選擇頁面底端（頁腳）外側。材料應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘訂眼距書芯上下各約1/4處，允許誤差為〒5mm,平訂訂眼與書脊的距離為1cm以內(nèi)。2. 文字材料標題統(tǒng)一使用方正小標宋簡體二號或小二號字，副標題為仿宋三號字，正文一級標題為方正小標宋簡體三號字，二級標題為仿宋三號字加粗，三級、四級標題和正文部分為仿宋三號字。3. 文字材料的結構層次序數(shù)一般分為4個層次，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。只有一個層次時，可在“一、”或“1.”中選用，只有兩個層次時，可用“一、”和“1.”表示。4. 文字材料成文時間按匯報或調(diào)研日期為準，日期用阿拉伯數(shù)字表示。如：（2010年11月15日），字體為仿宋三號字，日期外加括號臵于文字材料標題（副標題）下方居中。如文字材料需要特別注明匯報人的，用仿宋三號字注明職務（特定職務也可不做注明），匯報人姓名使用楷體三號字，臵于材料標題（副標題）與日期中間。（見附件2）（二）對內(nèi)文字材料格式要求1. 周、月（季）、年生產(chǎn)經(jīng)營分析會材料（1）標題：xx部（分公司）xx月工作總結及xx月工作安排；xx部（分公司）xx季度工作總結及xx季度工作安排；xx部（分公司）xx年工作總結及xx年工作安排；xx部（分公司）周生產(chǎn)經(jīng)營分析會材料。（2）標題為方正小標宋簡體二號或小二號字，正文為仿宋四號字，左右3cm，統(tǒng)一使用a4紙，豎版雙面打印。（3）周生產(chǎn)經(jīng)營分析會材料需在標題下加入時間期限，以統(tǒng)計時間為準，字體為仿宋四號字（見附件2）。（4）在報送各類材料時，請將材料電子版文件名按內(nèi)容填寫完整，并注明報送單位，以便區(qū)分。（5）其他要求與對外文字材料格式要求一致。2. 制度類公文材料格式要求（1）各類制度類公文格式執(zhí)行公司?公文管理辦法?。（2）制度類公文原則上結構應分為兩層，即“章”、“條”，內(nèi)容上分為總則、分則和附則三部分，多個分則可并列排列。（3）制度正文第一層用方正小標宋簡體三號字；第二層用仿宋三號字加粗，內(nèi)容為仿宋三號字；如條目下還需增加多個并列的內(nèi)容，應依次使用“（一）”，“1.”，應盡量減少層次（見附件3）。（4）其他要求與對外文字材料格式要求一致。三、其它要求（一）文字材料是公司上情下達、下情上傳的重要工具，是對外聯(lián)絡、溝通匯報的重要載體，也是各部門、各單位工作思路、工作作風、工作策略的集中體現(xiàn)。各部門、各單位領導和相關人員要高度重視，嚴格把關，將其作為推進精細化管理的一項重要工作來抓。（二）各級綜合業(yè)務人員要切實負起責任，在起草文字材料時要做到結構嚴謹、邏輯清晰、語句通暢、用詞精確。自覺做到未經(jīng)審核的文件或材料不呈送公司領導，未經(jīng)審核的文件或材料不向辦公室提出印發(fā)申請，向公司提交高質(zhì)量的材料，以利交流溝通，服務決策。（三）各單位、部門月度生產(chǎn)經(jīng)營分析會材料務必于次月3日前報送辦公室，其它文字材料要嚴格按照時間和質(zhì)量要求及時報送，逾期納入績效考核。35 / 35