【正文】 不論 多背或少背， 必須完成月度目標 。 ? 達成后獎勵自己吃一次紅燒肉 。 —— 運用“ 80、 20” 法則，找出自己日常工作任務中重要的 20%。 宏觀 微觀 從微觀到宏觀 較重要 次重要 從次重要到較重要 注： 重要度 取決于任務本身對戰(zhàn)略的影響力 七、分清輕重緩急，運用“四象限”分析法，對時間進行管理 時間性強 時間性弱 時間性從弱到強 優(yōu)先 次優(yōu)先 優(yōu)先度從小到大 注： 緊迫性 取決于任務本身時間性的強弱 緊 急 不緊急 重 要 A（碎石型的事務） ?危機 ?急迫的問題 ?有期限壓力的計劃 B（石塊型的事務） ?發(fā)掘新機會 ?規(guī)劃 ?改進產(chǎn)能 ?建立伙伴關系 ?防患于未然 不 重 要 C（細沙型的事務） ?不速之客的接待 ?某些信件、文件、電話的處理 ?某些會議的出席 ?某些必要而不重要的會議、活動 D（水型的事務） ?一些可做可不做的雜事 ?一些不必要的應酬 ?有趣的活動 示例：銷售部肖經(jīng)理的一天 ? 肖經(jīng)理一天的工作主要是接電話、輔導下屬工作、與財務經(jīng)理談銷售費用的預算、與行政部門經(jīng)理閑聊、向營銷總監(jiān)匯報工作、與人事經(jīng)理談某下屬的獎金問題、撰寫招聘計劃等。 ? 按照優(yōu)先順序原則即四象限原理，這些工作事項排列如下： 緊 急 不緊急 重 要 A（碎石型的事務） ?撰寫銷售費用預算報告 ?向營銷總監(jiān)匯報工作 B（石塊型的事務） ?撰寫銷售計劃 ?輔導下屬 不 重 要 C（細沙型的事務） ?解決客戶投訴問題 ?解決某下屬的獎金問題 ?下屬請示工作 D（水型的事務） ?喝茶 ?接聽電話 ?看當天的新聞 八、組織結構流程優(yōu)化，建立并行、串行的工作模式 ? 崔西定律 —— 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡化工作是所有高效成功人士的共同特質(zhì)。例如完成一件工作有 3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為 9，而完成另一工作有 5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是 25，所以必須要簡化工作流程。 ? 建立并行、串行的工作模式，簡化流程 并行工作模式 ? 什么情況下能并行工作 起床 洗臉刷牙 出門 熱牛奶 更衣化妝 整理公文包 熱面包早點 吃早餐 小王的一個早晨 看電視早新聞 5分鐘 5分鐘 5分鐘 5分鐘 5分鐘 5分鐘 5分鐘 5分鐘 2分鐘 起床 洗臉刷 牙 出門 熱牛奶 更衣化妝 整理公文包 熱面包早點 吃早餐 看電視早新聞 串行工作模式 A B C D 主要領導不到場會議不能開 要充分考慮工作的連續(xù)性 會議沒結束形不成工作決議 決議沒有下達工作無法開展 工作尚未結束無法進行考核 ? 日常工作及需要專業(yè)技術型工作 ? 收集事實與數(shù)據(jù) ? 某些特定領域中的決定 ? 監(jiān)管項目 ? 準備報告 ? 人事問題（如激勵、保持士氣）發(fā)展及培養(yǎng)部下 ? 下達目標 ? 解決部門間的沖突 ? 維護紀律和制度 ? 無可授權的人則不授權 可以授權的工作 不可以授權的工作 授權概念： 上級將權力和責任授予下級，使下級在一定的監(jiān)督下，有相當?shù)男袨樽灾鳈唷? 九、學會有效的授權 授權步驟一：授權前的工作 ? 說明任務內(nèi)容、細節(jié)、完成期限及所需資源。 ? 說明你所期望的成果。 ? 允許部屬自行決定如何完成這項任務的方法。 ? 確定部屬已了解任務要求。 ? 在部屬進行任務中，不作任何干涉。 ? 如果你同意部屬所設定的成果目標，則應鼓勵部屬按照他們自己的方法去進行任務。 ? 保持警覺，留意可能出錯的跡象，但應能容忍一些輕微的錯誤。 ? 隨時準備提供給部屬建議及鼓勵。 ? 鼓勵非正式的討論。 ? 與工作細節(jié)保持距離。 授權步驟二：授權后執(zhí)行過程中的工作 授權步驟三：任務結束后的工作成果評估 ? 任務結束時，要檢討是否已達成預期成果。如果是，應給予適當?shù)馁澷p，肯定下屬的努力。如果未能達成預期成果，則應檢討。 ? 應確使每一個有關的成員都能從經(jīng)驗中學到教訓。盡可能不要在上司、同事及眾人面前責備下屬。記住，不管你是授權給何人去做，你都必須擔當成敗全責。 思考： 為什么管理者不授權？ ? 認為自己能干，部下能力經(jīng)驗不足當任 ? 怕授權太多會威脅到自己在組織的地位 ? 管理者權欲太大，被人請示時的虛榮感 ? 任務重要性和緊迫性或機密性必須親為 ? 授又不授 ? 重復授權 ? 越級授權 授權中的誤區(qū) 授權片面 十、做好會議的時間管理 明確開 會目的 作好會 前準備 準時出 席會議 嚴明會 場紀律 會后紀 要跟蹤 會上有 議有決 會議時間管理 A B C D F E 課后練習 ?小陳應該如何對待和安排好一天的時間？ ?請你幫助小陳做一個時間安排的設計方案。 ?小陳是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事： A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜； B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)； C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知； D、協(xié)助業(yè)務部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話； E、復印機故障需聯(lián)系售后服務單位前來維修； F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。 ?主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員王麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況，請為小陳進行時間管理。 盛 年 不 重 來， 一 日 難 再 晨。 及 時 當 勉 勵， 歲 月 不 待 人。 —— 陶淵明 共勉