【正文】 會(huì)談的具體日程。 會(huì)見與會(huì)談 場(chǎng)所的布臵及座位安排 （ 1）場(chǎng)所的布臵 會(huì)見場(chǎng)所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。 會(huì)談桌上有時(shí)需放臵雙方標(biāo)志旗臶 (如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國(guó)國(guó)旗 )，現(xiàn)場(chǎng)可放臵雙方主要人員座位卡，以便與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。 會(huì)見與會(huì)談 （ 2）會(huì)見與會(huì)談的座次安排 ①會(huì)見的座次安排 會(huì)見時(shí)應(yīng)遵循 “ 主左客右 ” 的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會(huì)見還應(yīng)有譯員。如下圖所示： 記錄 譯員 主客 主人 客方人員 主方人員 譯員 主客 主人 客方人員 主方人員 會(huì)見與會(huì)談 ② 會(huì)談的座次安排 ? 雙方會(huì)談一般將談判桌排成長(zhǎng)方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖 (一 )，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖 (二 )，雙方主談人位于各方長(zhǎng)排中央，其他人員按右高左低排列。 ? 桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會(huì)談，要同時(shí)放置對(duì)方語(yǔ)種的座位卡。如圖所示。 ? 多邊會(huì)談的座位可擺成圓形或方形。 會(huì)見與會(huì)談 正門 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 {譯員 } 主賓 {譯員 } 主人 （一） （二） 課堂討論 一天下午，天地公司要與外地某企業(yè)舉行會(huì)談，會(huì)上欲就雙方技術(shù)合作事項(xiàng)達(dá)成協(xié)議。初萌作為該公司的秘書事前做了大量準(zhǔn)備工作。但就在這天臨近中午時(shí)，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。她急忙通過各種方式查找這類資料。資料終于找到了，可會(huì)談也開始了，初萌只好提心吊膽地等待會(huì)談結(jié)果。會(huì)談開始后，雙方就事先準(zhǔn)備好的協(xié)議草案展開了充分的討論。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因?yàn)檫@對(duì)于合作項(xiàng)目的成功有著重大的意義。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，無(wú)法給對(duì)方以滿意的答復(fù)，會(huì)議沒有做出任何決定，只得暫時(shí)休會(huì)。 ? 為什么會(huì)談沒有取得結(jié)果？秘書能否采取一些應(yīng)急措施？ 相關(guān)知識(shí) ? 會(huì)見 ? 會(huì)見，國(guó)際上一般稱接見或拜會(huì)，凡身份較高的人士會(huì)見身份較低者，或是主人會(huì)見客人，一般都稱為會(huì)見。凡身份較低的人士會(huì)見身份較高者，或是客人會(huì)見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國(guó)不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見，接見和拜見后的回訪稱回拜。 ? 會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交上的禮節(jié)性會(huì)見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。政治性會(huì)見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國(guó)際事務(wù)等。 相關(guān)知識(shí) ? 會(huì)談 ? 會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。 ?會(huì)談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。 相關(guān)知識(shí) ? 會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別 內(nèi)容不同： 會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。 功能不同： 會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。 會(huì)見與會(huì)談 會(huì)見與會(huì)談的基本程序 迎接 致辭、贈(zèng)禮、合影 會(huì)見或會(huì)談 記錄 結(jié)束 合影圖 5 4 4 4 5 5 4 4 4 4 4 5 5 4 4 4 2 1 3 4 4 4 5 6 1主人 2主賓 3第二主賓 4客方人員（或主客插排） 5主方人員 6攝影師 技能訓(xùn)練 【 訓(xùn)練目標(biāo) 】 通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會(huì)議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會(huì)議籌備方案制作要領(lǐng)。 一、案例分析 案例 1： 一次重要的報(bào)告會(huì)，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會(huì)議的錄音工作。小劉將無(wú)，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯(cuò)，開會(huì)時(shí)小劉放心地做其他的事情去了。會(huì)議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯(cuò)，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報(bào)告自然是沒有整理出來， 小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢 ? 案例 2： 一次重要的國(guó)際會(huì)議，十多個(gè)國(guó)家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會(huì)。因?yàn)榻M織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國(guó)際會(huì)議的“ 全家福 ’’ 中，競(jìng)找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國(guó)輿論的指責(zé)。 從此案例中說明會(huì)議組織應(yīng)注意哪些問題？ 案例 3： 某校召開一次表彰大會(huì)，對(duì)全校七八個(gè)先進(jìn)集體，數(shù)十名先進(jìn)個(gè)人，頒發(fā)錦旗和獎(jiǎng)狀。當(dāng)領(lǐng)獎(jiǎng)的同學(xué)上臺(tái)領(lǐng)到錦旗和獎(jiǎng)狀后，有幾名同學(xué)當(dāng)即發(fā)現(xiàn)獎(jiǎng)狀上 的名字不對(duì)，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時(shí)間領(lǐng)獎(jiǎng)臺(tái)上競(jìng)亂糟槽。 以上三個(gè)案例中的問題都是由會(huì)議組織中的細(xì)節(jié)所致。分析案例中的問題 所在，并談?wù)剬?duì)于會(huì)議活動(dòng)的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。 二、觀察并制作 觀察你見到的辦公會(huì)、研討會(huì)、論證會(huì)、茶話會(huì)、洽談會(huì)等，注意會(huì)場(chǎng)布臵的特點(diǎn)，畫出三種不同類型的會(huì)議的布臵圖，并注明會(huì)議所有參與者的座位安排。 三、參考會(huì)議組織籌備的預(yù)案要求 為某企業(yè)的一次年終總結(jié)暨表彰大會(huì)擬出會(huì)議籌備方案。 問題討論 1．怎樣做好會(huì)見的準(zhǔn)備工作 ? 2．會(huì)見與會(huì)談準(zhǔn)備工作的基本要求是什么 ? 3．什么是會(huì)見 ?什么是會(huì)談 ?秘書人員為什么要做好會(huì)見與會(huì)談的準(zhǔn)備工作 ? 祝學(xué)習(xí)進(jìn)步！