【導(dǎo)讀】優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練、精明、繁忙的處事作風(fēng)，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一慣展現(xiàn)胸有成竹的樣子……在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊(duì)伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理。因此，什么是一個(gè)出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在聯(lián)想,不同崗位的秘書在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢？秘書手冊(cè)適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個(gè)聯(lián)想人關(guān)于行政方面的指導(dǎo)。這本手冊(cè)隨著工作需要我們還將不斷補(bǔ)充完善，使手冊(cè)真正能夠成為一部聯(lián)想秘書的行為指南，為您服務(wù)，為你所用。

　　

【正文】 所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機(jī)關(guān)在行政管理過程命令、議案、決定、公告、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃要點(diǎn)、公司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報(bào)告、工作總結(jié)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、說明等公文的分類（一）按性質(zhì)和作用劃分 指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強(qiáng)，下級(jí)必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。 指示性公文。指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。 呈請(qǐng)性公文。下級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，請(qǐng)求批準(zhǔn)答復(fù)時(shí)使用的文件。主要有報(bào)告、請(qǐng)示等。 決策性公文。對(duì)于重大問題，重要事項(xiàng)作出決斷性的結(jié)論和安排，下級(jí)機(jī)關(guān)受文后必須嚴(yán)格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。 公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項(xiàng)。布告、公告、通告。 記錄性公文。會(huì)議紀(jì)要。 （二）按引文關(guān)系劃分 下行公文。是指上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)所屬機(jī)關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。 上行公文。下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的各類公文。如請(qǐng)示、工作報(bào)告和上行函等。 平行公文。同級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)之間來往的文件。如公函、通知等。 （三）從文件的來源劃分 兩大類：一類是由外機(jī)關(guān)發(fā)送到本機(jī)關(guān)的文件，叫收文。另一類是由本機(jī)關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等） （四）從文件的制發(fā)機(jī)關(guān)及其性質(zhì)劃分 三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件 （五）從文件的閱讀范圍和機(jī)密程度劃分 三類：公布文件、機(jī)密文件、內(nèi)部文件 二、公文擬寫的步驟與方法公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上的不同，擬寫時(shí)也有一些需要特別注意的問題。公文的擬寫通常按以下步驟進(jìn)行：（一）、明確發(fā)文主旨任何一份公文都是根據(jù)工作中的實(shí)際需要來擬寫的。因此，在動(dòng)筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項(xiàng)；再如請(qǐng)求事項(xiàng)，擬請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)或解決問題等。根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報(bào)工作情況，是寫專題報(bào)告還是寫情況簡報(bào)；針對(duì)下級(jí)來文所反映的問題，是寫一個(gè)指示或復(fù)函，還是一個(gè)帶規(guī)定性質(zhì)的通知等。 明確文件發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象。比如，向上級(jí)匯報(bào)工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗(yàn)；是給領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進(jìn)行傳達(dá)。明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對(duì)方了解，還是要求對(duì)方答復(fù)，是供收文機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照?qǐng)?zhí)行、研究參考、征求意見等?？傊?，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達(dá)到什么目的，只有對(duì)這些問題做到心中有數(shù)，才能夠落筆起草。（二）、收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查研究 發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個(gè)主題搜集材料和進(jìn)行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進(jìn)行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對(duì)于問題較為復(fù)雜，還要進(jìn)行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計(jì)劃、進(jìn)行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究工作。怎樣為擬寫公文搜集材料和進(jìn)行調(diào)查研究呢？一是收集和閱讀有關(guān)的文字材料；二是到實(shí)際當(dāng)中搜集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計(jì)劃，首先需要查閱去年的工作計(jì)劃及工作總結(jié)，以及參考有關(guān)先進(jìn)企業(yè)的同類工作計(jì)劃等，還要研究本部門今年所面臨的形勢(shì)，今年的中心任務(wù)上級(jí)要求等。 總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個(gè)醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個(gè)方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個(gè)認(rèn)識(shí)的飛躍。（三）、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個(gè)寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點(diǎn)，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進(jìn)展順利，盡量避免半途返工。 提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個(gè)人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細(xì)的提綱，包括文件共分幾個(gè)部分，每一個(gè)部分又分作幾個(gè)問題，各個(gè)大小問題的題目和要點(diǎn)及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。擬寫提綱是一個(gè)很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點(diǎn)，可以召集相關(guān)人員進(jìn)行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。 （四）、落筆起草、擬寫正文結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點(diǎn)：要觀點(diǎn)鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點(diǎn)來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點(diǎn)服務(wù)。運(yùn)用材料要能說明問題，做到材料與觀點(diǎn)統(tǒng)一。在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點(diǎn)，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達(dá)意，似是而非。如果觀點(diǎn)不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點(diǎn)沒有實(shí)際材料，就會(huì)使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點(diǎn)，則會(huì)使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報(bào)、工作匯報(bào)介紹。要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。（五）、反復(fù)檢查，認(rèn)真修改初稿寫出后，要認(rèn)真進(jìn)行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。關(guān)于觀點(diǎn)的修改。修改公文要考慮到觀點(diǎn)是否正確，表達(dá)有無問題。關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點(diǎn)，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹(jǐn)。關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。修改工作要做到認(rèn)真仔細(xì)，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。 三、公文的文面格式、用紙格式、排印格式、裝訂格式編號(hào)文件名稱NO 00ｘｘ 秘密 緩急 X X X 文件X X字〔2006〕X號(hào)　簽發(fā)人：X X X X X X省人民政府關(guān)于開展X X活動(dòng)的通知各市縣、自治縣人民政府：（正文）附：《宣傳提綱》3份（一份） （一份）（一份）X X X省人民政府年 月 日（公章）（此件發(fā)至XX級(jí)）主題詞：抄報(bào)：抄送：X X X 省政府辦公廳年 月 日印發(fā) 發(fā)文字號(hào)文件標(biāo)題主送單位正文附件標(biāo)注落款印章發(fā)文范圍主題詞抄報(bào)機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)印發(fā)單位和時(shí)間公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。（一）公文的文面格式國家的標(biāo)準(zhǔn)GB/T97041999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》是我國現(xiàn)行的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文用紙，幅面，版面尺寸，圖文顏色，排版規(guī)格以及印制裝訂等都做了具體的規(guī)范，另外還對(duì)公文各要素[眉首，主體，版記]的標(biāo)識(shí)規(guī)劃了極其詳細(xì)的描述?，F(xiàn)在我們一起來學(xué)習(xí)一下：公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識(shí)規(guī)則，包括版面安排、字體型號(hào)、各要素的標(biāo)識(shí)排序等。目前，各類機(jī)關(guān)的通用公文的格式大體相同。黨政機(jī)關(guān)通用公文的文面格式由版頭、份號(hào)、密級(jí)、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、收發(fā)報(bào)序號(hào)、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記21個(gè)要素組成。這21個(gè)要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個(gè)要素）、主體部分（中間9個(gè)要素）、版記（文尾）部分（最后3個(gè)要素）。眉首部分，位于公文首頁上部，一般占整個(gè)頁面的1/3左右。黨的機(jī)關(guān)用特定版頭制發(fā)的公文，；行政機(jī)關(guān)的公文用一條長159mm、中間沒有五角星；用電報(bào)傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報(bào)為紅色）隔開。用A4型公文紙，%，即166毫米。主體部分位于眉首部分以下，版記部分之上。版記部分位于公文最后一頁下端，其中，印制版記包括印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間和印發(fā)份數(shù)3項(xiàng)內(nèi)容（行政機(jī)關(guān)的公文只有前兩項(xiàng)內(nèi)容）。1．版頭版頭，又叫發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，即人們通常所稱的“紅頭”。由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加上文件兩字組成，[公司現(xiàn)行公文一般省略文件兩字]，用大字套紅標(biāo)注秘密等級(jí)下放的中央位置。以公司名義發(fā)出的公文，其樣式已經(jīng)同意印刷，公司系統(tǒng)其他各級(jí)公文根據(jù)公司提供的模版樣式執(zhí)行。聯(lián)合行文的公文版頭，主體單位應(yīng)排列在第一行，其構(gòu)成形式可以只用主體單位名稱，也可以并列各單位名稱。在聯(lián)合行文單位較多的情況下，版頭所占的位置要求不超過本頁圖文區(qū)的2/3。版頭是特定的、法定的、專用的，象征著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，起到增加公文莊重色彩和嚴(yán)肅性，識(shí)別發(fā)文機(jī)關(guān)、公文級(jí)別、重要程度，以引起受文者注意的作用。不同的機(jī)關(guān)，不能共用版頭，但規(guī)格樣式是相同的，只是表示的發(fā)文機(jī)關(guān)不同。黨的機(jī)關(guān)公文版頭的主要形式有兩種：一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，例如，“中共益陽市資陽區(qū)委文件”；一種由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號(hào)標(biāo)注文種組成，例如，“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)（通知）”。版頭字居中排印在公文首面上部，一般用長牟體字或長宋體字套紅印制，每個(gè)字的長度在15—22毫米之間，寬度根據(jù)字?jǐn)?shù)多少確定，但都要小于“中共中央文件”字樣。版頭字、五角星與橫隔線應(yīng)美觀、莊重、大方。版頭一經(jīng)確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動(dòng)，更不得隨意變動(dòng)。黨的機(jī)關(guān)使用公文版頭應(yīng)注意4個(gè)問題：一是以黨委或以黨委辦公室名義制發(fā)的公文，分別應(yīng)與版頭一致，即黨委的文件使用黨委文件的版頭，黨委辦公室的文件使用黨委辦公室文件的版頭，兩者不能混淆；二是發(fā)文字號(hào)特別是發(fā)文機(jī)關(guān)代字與對(duì)應(yīng)的版頭應(yīng)一致，如“益資發(fā)”用“中共益陽市資陽區(qū)委文件”的版頭，“益資委”、“益資委干”用“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)（）”版頭；三是版頭圓括號(hào)中標(biāo)注的文種應(yīng)與標(biāo)題中的文種和最后一個(gè)主題詞一致，即三者同一；四是黨委、黨委辦公室與其他任何一個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，均只用黨委或黨委辦公室的公文版頭。這是由黨的機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)地位決定的。發(fā)文機(jī)關(guān)全稱應(yīng)以批準(zhǔn)該機(jī)關(guān)成立的文件核定的名稱為準(zhǔn)；規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定，由本機(jī)關(guān)自定的，一定要明示其他機(jī)關(guān)，不能只是自己使用而別人不認(rèn)同。2．份號(hào)份號(hào)，即份數(shù)序號(hào)，是同一件公文印制份數(shù)的順序號(hào)。在黨的機(jī)關(guān)，用特定版頭印發(fā)的秘密公文均應(yīng)標(biāo)注份號(hào)，不是用特定版頭印制的秘密公文，有條件的也應(yīng)標(biāo)注份號(hào)。，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文印制份號(hào)的目的是：便于對(duì)秘密公文進(jìn)行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。3—4．密級(jí)與保密期限　　密級(jí)，即公文的秘密等級(jí)。公文中的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)。秘密可劃分為國家秘密和商業(yè)秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)等級(jí)，商業(yè)秘密劃分為“商業(yè)機(jī)密”、“商業(yè)秘密”2個(gè)等級(jí)。有秘密事項(xiàng)的公文應(yīng)確定密級(jí)。用特定版頭印發(fā)的公文，密級(jí)用3號(hào)黑體字標(biāo)注。黨的機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在份號(hào)下方，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的公文，密級(jí)標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與保密期限，黨政機(jī)關(guān)的公文，都用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級(jí)中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機(jī)密★3年”。5．緊急程度（等級(jí)）緊急程度（等級(jí)），是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。用特定版頭印制的公文辦理時(shí)間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時(shí)間的要求叫等級(jí)。用特定版頭印制的黨的機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”，用3號(hào)黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機(jī)關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號(hào)黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級(jí)，則標(biāo)注在第1行。確定公文的緊急程度（等級(jí)）應(yīng)實(shí)是求是，防止隨意性。6．發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)：簡稱文號(hào)。發(fā)文字號(hào)是公文的代號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)3部分組成，是每一個(gè)用特定版頭制發(fā)的公文不可缺少的重要組成部分。所有公文都必須編制發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)用四號(hào)字體[加粗]，標(biāo)注在發(fā)文單位以下，橫線以上的適中位置。它起到便于識(shí)別公文、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文年度和便于登記、管理、使用的作用。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機(jī)關(guān)代字或公文類別代字，但發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)地方代字不能省略。例如，“益資發(fā)”，用“益資”做發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)代字“委”，“發(fā)”是文件類別字；“益資委”中的“委”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，即“中國共產(chǎn)黨益陽市資陽區(qū)委員會(huì)”，省略了文件類別代字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字不能與同級(jí)機(jī)關(guān)的機(jī)關(guān)代字相同，例如，同級(jí)統(tǒng)戰(zhàn)部與統(tǒng)計(jì)局，不能都用“統(tǒng)”字做機(jī)關(guān)代字，應(yīng)分別用“統(tǒng)戰(zhàn)”、“統(tǒng)計(jì)”做機(jī)關(guān)代字。發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，發(fā)文年度號(hào)標(biāo)注在六角括號(hào)內(nèi)。發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡稱，例如，“〔2005〕”不能簡寫為“〔05〕”。發(fā)文順序號(hào)分年度從1號(hào)起，按公文的簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留有空號(hào)，不隨意編號(hào)，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。使用發(fā)文字號(hào)，應(yīng)注意3個(gè)問題：一是發(fā)文字號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)