【正文】 ? 如： “ 大包干 ” 的成效、做法和問(wèn)題 — 農(nóng)村問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。只需著錄為： “ 大包干 ” 的成效、做法和問(wèn)題 ? 正題名不能揭示檔案主要能容時(shí)，副題名著錄在正題名之后，并在副題名前加 “ ： ” 號(hào)。如 農(nóng)民致富之路 —— 安徽省農(nóng)業(yè)大包干四年實(shí)踐的回顧，著錄為： 農(nóng)民致富之路：安徽省農(nóng)業(yè)大包干四年實(shí)踐的回顧 ? 說(shuō)明題名文字 是指在正題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等說(shuō)明文字。一般不需著錄，必要時(shí)照原文著錄在正題名之后。著錄時(shí)應(yīng)在說(shuō)明題名文字前加“：”號(hào)。 ? 如： XXX同志在全省檔案工作會(huì)議上的講話 ：根據(jù)錄音整理未經(jīng)本人審閱 ? 強(qiáng)化目標(biāo)管理，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展 ： XXX同志在市機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話 ? 中華人民共和國(guó)檔案法 ： 1987年第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)會(huì)員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò) 說(shuō)明題名文字 ? 并列題名 并列題名是以第二種語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的與正題名對(duì)照并列的題名，與正題名一并著錄在題名中，并列題名前加 “ =” 號(hào)。如： 文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則=Database structure and descriptive rules of do documentary archival catalogue 歸檔文件整理規(guī)則 =The arrangement rule of filing documents 并 列 題 名 ? （ 5）日期 ? 日期即文件的形成時(shí)間。它是文件的重要特征之一，反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背影，是查找檔案的常用途徑。文件的形成時(shí)間即發(fā)文時(shí)間（文件的落款）。具體填應(yīng)用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。第 1— 4表示年，第 5— 6表示月，第 7— 8表示日。如 1999年 1月 22日，可著錄為 19990122。 時(shí)間不詳考證后用 0表示，如： 例 1 19990000表示年度為 1999年，月、日不詳； 例 2 00000728表示年度不詳，月日為 7月 28日； 例 3 00000000表示年、月、日都不詳。 日 期 ? （ 6） 頁(yè)數(shù) ? 頁(yè)數(shù)填寫(xiě)每件文件的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫(huà)等）的頁(yè)面為以頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的 文件、圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁(yè)數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。 ? （ 7）備注 ? 備注項(xiàng)用于填寫(xiě)檔案文件需要說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、調(diào)整銷毀等。備注項(xiàng)使用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)加控制，避免雜亂無(wú)章。備注欄填寫(xiě)不下時(shí)，可在備注欄中加注“ *”號(hào)，將具體內(nèi)容移到備考表中進(jìn)行說(shuō)明。 （二）歸檔文件目錄的格式 歸檔文件目錄格式 件 號(hào) 責(zé) 任 者 文 號(hào) 題 名 日期 頁(yè)數(shù) 備注 室編 館編 件 號(hào) 責(zé)任者 文 號(hào) 題 名 日 期 頁(yè)數(shù) 備注 室編 館編 1 安徽省檔案局 皖檔發(fā)〔 1999〕 37號(hào) 關(guān)于印發(fā)《安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法》及《安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的通知 1999 0506 16 2 3 4 5 6 歸檔文件目錄 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)：辦公室 歸檔文件目錄封面格式 歸檔文件目錄 全 宗 名 稱 安徽省檔案局 年 度 2021 保 管期限 永久 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 辦公室 目錄裝訂： 按年度 —— 保管期限 —— 機(jī)構(gòu)分類的單位，可每年按不同保管期限裝訂三冊(cè)；也可以按永久、長(zhǎng)期、短期的排列順序裝訂成一冊(cè)。具體裝訂形式由各機(jī)關(guān)根據(jù)具體情況而定。 （ 七）歸檔文件的裝盒 裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面以及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。 １、裝盒要求 （ 1）不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； （ 2）不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒； （ 3）分機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。 ? 檔案裝盒應(yīng)當(dāng)注意的以下問(wèn)題： （ 1）應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放臵時(shí)不至于使文件彎曲受損。也就是說(shuō)，一盒內(nèi)的文件多少，應(yīng)根據(jù)文件的厚度來(lái)選擇檔案盒的厚度。不同的厚度應(yīng)選擇不同標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，而不是用統(tǒng)一的檔案盒來(lái)選擇檔案文件。 （ 2）檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。所以，檔案盒只是檔案裝具，而不是檔案的保管單位。 ? 檔案盒的格式 （ 1） 檔案盒規(guī)格 A B C A=B=C= 50等 檔 案 盒 封 面 安徽省檔案局 （ 2）檔案盒封面 全 宗 號(hào) J012 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 機(jī)構(gòu) （ 問(wèn)題 ） 行政類 室 起 1— 20 止 件 號(hào) 館 盒 號(hào) 單位： mm （ 3）檔案盒背 脊的項(xiàng)目 備考表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人： 檢查人 ： 年 月 日 第四節(jié) 如何做好機(jī)關(guān)檔案工作 ? 加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí) ， 提高檔案法制意識(shí)和檔案意識(shí) 即普及 《 檔案法 》 、 《 安徽省檔案條例 》 等的法律法規(guī)教育 ， 提高機(jī)關(guān)廣大干部職工的檔案法制意識(shí) ， 依法辦事 。 加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn) ， 提高檔案意識(shí) ， 培養(yǎng)廣大干部職工對(duì)歷史負(fù)責(zé) ， 對(duì)單位負(fù)責(zé) ， 對(duì)自己負(fù)責(zé)的精神和意識(shí) ， 做好檔案工作 。 ? 建章立制 ， 依法管理 ? 建立健全各項(xiàng)檔案工作管理制度 ， 培養(yǎng)廣大干部職工按制度辦事 ， 按規(guī)矩辦事 。 如文件材料歸檔制度 、 檔案管理制度 、 檔案利用制度 、 檔案鑒定銷毀制度 、 檔案統(tǒng)計(jì)制度 、 檔案保密制度 、 檔案安全制度 、 檔案工作獎(jiǎng)勵(lì)制度等 ， 尤其要將檔案工作納入機(jī)關(guān)目標(biāo)管理考核 ， 與各處室的工作績(jī)效相掛勾 ， 建立和完善長(zhǎng)效機(jī)制 。 ? 全面推行文書(shū)處理部門(mén)整理檔案制度 因?yàn)楦鱾€(gè)部門(mén)對(duì)本部門(mén)每年應(yīng)當(dāng)形成那些文件材料最清楚 ， 對(duì)每份文件材料價(jià)值即重要程度也十分清楚 ， 收集整理起來(lái)十分方面 ， 并能防止文件材料的流失 。 ? 加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) ? 加快檔案信息化建設(shè)步伐。在辦公自動(dòng)化條件下，注意加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔和提供利用工作。電子文件是辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，是新形式下檔案管理所面臨的不可回避的而且必須解決的一個(gè)實(shí)際問(wèn)題。希望我們?cè)谧母魑?，都?yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子文件管理方面的知識(shí)學(xué)習(xí)，提高電子文件管理水平。 做好機(jī)關(guān)檔案工作的保障條件 從宏觀方面來(lái)說(shuō)就是兩句話 ， 即硬件建設(shè)靠領(lǐng)導(dǎo) ， 軟件建設(shè)靠自己 。 硬件建設(shè)靠領(lǐng)導(dǎo) ， 主要是指在人 、 財(cái) 、 物方面給予檔案工作的支持 ， 為檔案工作的開(kāi)展和事業(yè)的發(fā)展提供基本保障條件 。 在人方面 ， 檔案室和各處室應(yīng)當(dāng)配備專 、 兼職檔案人員 ， 形成檔案管理網(wǎng)絡(luò) ， 保證各部門(mén)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的檔案工作都能相互銜接 ， 使檔案工作在機(jī)關(guān)處于正常遠(yuǎn)行軌道 。 在財(cái)方面 ， 要給予一定的支持 ， 尤其是各種實(shí)施設(shè)備 、 裝具的購(gòu)臵和檔案工作條件等方面 ，沒(méi)有一定的資金投入是不行的 。 在物方面 ， 檔案用房要求做到檔案庫(kù)房 、 辦公室 、 調(diào)閱室三分開(kāi) ，同時(shí)檔案庫(kù)房需要符合 “ 八防 ” 要求 。 ? 軟件建設(shè)靠自己 ， 是指檔案基礎(chǔ)工作要靠檔案人員自身去完成 。 如檔案的收集 、 分類 、 整理和檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等工作由檔案人員自身去完成 。 謝謝大家