【導(dǎo)讀】為管理層的會計(jì)預(yù)測、決策、控制提供依據(jù)。電算化會計(jì)檔案的重要性毋庸置疑，足、檔案備份不規(guī)范、檔案保管的硬件環(huán)境差、檔案調(diào)閱及銷毀不規(guī)范四個(gè)方面。本文結(jié)合對杭州洛康公司電算化會計(jì)檔案管理中存在問題原因的分。完善該公司的電算化會計(jì)檔案管理，使電算化會計(jì)檔案的作用得到更好的發(fā)揮，從而促進(jìn)公司健康、持續(xù)發(fā)展具有一定的借鑒的意義。

　　

【正文】 正、堅(jiān)持準(zhǔn)則、提高技能、參與管理、強(qiáng)化服務(wù)”的教育，激發(fā)公司內(nèi)部財(cái)會人員高度的責(zé)任感，使其真正認(rèn)識到電算化會計(jì)檔案的重要作用以及電算化管理工作的重要地位，從而強(qiáng)化財(cái)會人員的電算化會計(jì)檔案管理意識。 提高財(cái)會人員的電算化會計(jì)檔案管理能力 隨著會計(jì)電算化工作在公司中的不斷展開和深入，數(shù)量眾多且具有自己特點(diǎn)的電算化 會計(jì)檔案也隨之產(chǎn)生，這對財(cái)會人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。因此，公司應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)對財(cái)會人員進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)來提升其業(yè)務(wù)技能。 具體來說，針對電算化會計(jì)檔案管理，杭州洛康公司應(yīng)從如下三個(gè)方面來強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的電算化會計(jì)檔案管理能力： ⑴公司應(yīng)該對財(cái)務(wù)人員進(jìn)行不定期的集中培訓(xùn)。強(qiáng)化他們對電算化會計(jì)檔案組成部分的認(rèn)識，使其在進(jìn)行電算化會計(jì)檔案歸檔保存時(shí)不再出現(xiàn)由認(rèn)識不足而造成的檔案保存不完整的錯(cuò)誤；強(qiáng)化他們對電算化會計(jì)檔案新特點(diǎn)的認(rèn)識，使其能在碰到電算化會計(jì)檔案尤其是機(jī)讀會計(jì)檔案受到水、磁、塵等因素破壞時(shí)做出及 時(shí)恰當(dāng)?shù)奶幚?；?qiáng)化他們對電算化會計(jì)檔案管理相關(guān)法規(guī)制度的認(rèn)識和理解，使其在進(jìn)行電算化會計(jì)檔案管理時(shí)，嚴(yán)格遵守電算化會計(jì)檔案管理制度的規(guī)定。 ⑵針對公司現(xiàn)有財(cái)會人員的業(yè)務(wù)能力有高有低、學(xué)歷構(gòu)成良莠不齊的現(xiàn)狀，公司應(yīng)該采用高業(yè)務(wù)能力帶低業(yè)務(wù)能力、高學(xué)歷帶低學(xué)歷的方法，在電算化會計(jì)檔案的實(shí)際管理過程中不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)差、學(xué)歷較低的財(cái)務(wù)人員的電算化會計(jì)檔案管理技能。 ⑶針對電算化會計(jì)檔案管理工作涉及計(jì)算機(jī)操作的特點(diǎn)。公司應(yīng)當(dāng)做好以下兩個(gè)方面的工作：①不斷從各高校引入掌握計(jì)算機(jī)知識的復(fù)合型會計(jì)人才；②不斷對公司原有 的財(cái)務(wù)人員進(jìn)行系統(tǒng)化的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)。 建立健全電算化會計(jì)檔案管理制度 ⑴建立健全電算化會計(jì)檔案的歸檔制度。首先應(yīng)確定歸檔范圍。電算會計(jì)檔案內(nèi)容主要包括公司各種會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、公司預(yù)算和重要的經(jīng)濟(jì)合同，以及源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計(jì)科目及科目代碼表、會計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)資料。會計(jì)電算化系統(tǒng)的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管；會計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸 出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。 ⑵建立健全電算化會計(jì)檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計(jì)檔案，應(yīng)按規(guī)定立卷歸檔保管。會計(jì)相關(guān)職能部門應(yīng)緊密配合，確認(rèn)合法的會計(jì)檔案內(nèi)容，根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤等，建立電算化會計(jì)檔案保管制度。一般情況下 , 公司每一至兩年應(yīng)對會計(jì)檔案進(jìn)行一次大的清理 , 發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案有 損壞要進(jìn)行修補(bǔ) , 而對磁性介質(zhì)檔案每年應(yīng)進(jìn)行一次復(fù)制 , 以防磁盤等介質(zhì)損壞造成會計(jì)數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后 , 將會計(jì)信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長 (超過十五年 ),完全能夠滿足一般的會計(jì)賬薄保管需要，而且一次刻錄后光盤不再能重復(fù)擦寫 ,可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。 ⑶建立健全電算化會計(jì)檔案的借用手續(xù)制度。要建立健全電算化會計(jì)檔案借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度 ,電子會計(jì)檔案信息未經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個(gè)人，會計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財(cái)務(wù) (檔案 )室 , 財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì) 檔案時(shí)，必須按規(guī)定順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)本公司管理層的批準(zhǔn)證明，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會。 ⑷建立健全會計(jì)檔案的鑒定與銷毀制度。電算化會計(jì)檔案的鑒定與銷毀，是會計(jì)檔案工作中一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作。會計(jì)檔案形成的特殊性、保管期限的多樣性、形成數(shù)量的廣泛性決定了電算化會計(jì)檔案較之其他門類 檔案的鑒定復(fù)雜得多。因此，科學(xué)鑒定、及時(shí)銷毀失去保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以大量減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，使會計(jì)檔案管理人員能夠集中精力管理好永久長期保存的檔案，并空出更多的時(shí)間從事會計(jì)檔案的編研工作，主動開發(fā)會計(jì)檔案的信息資源，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。 ⑸建立健全電算化會計(jì)檔案的整理和利用制度。公司對電算化會計(jì)檔案的認(rèn)識應(yīng)該從“重保管、輕開發(fā)利用”向“保管、開發(fā)與利用并重” 轉(zhuǎn)變。電算化會計(jì)檔案管理人員每年對歸檔的信息進(jìn)行加工整理， 編制歷年數(shù)據(jù)的比較分析信息資料，為決策者在遵循市場規(guī)則的前提下制定出適合自身發(fā)展的 措施，以改善管理，提高效益。 加大對電算化會計(jì)檔案管理工作的激勵(lì)力度 為了使電算化會計(jì)檔案管理制度有良好的執(zhí)行效果，杭州洛康公司應(yīng)加大電算化會計(jì)檔案管理的激勵(lì)力度，并同時(shí)考核相關(guān)會計(jì)人員是否按既定電算化會計(jì)檔案管理制度進(jìn)行操作。完善的考核與激勵(lì)，能真實(shí)地反映員工工作實(shí)績，并可以穩(wěn)定員工的工作情緒，激發(fā)其工作熱情及潛能、從而提高工作效率。具體來說，杭州洛康公司可以從以下兩個(gè)方面著手： ⑴由于人的需求具有多層次性，因而多元的獎(jiǎng)懲方式更能適應(yīng)人們不同層次的需求。總的來說，獎(jiǎng)懲可以從物質(zhì)和精神兩個(gè)方面進(jìn)行 ，而獎(jiǎng)懲方法又可由物質(zhì)和精神這兩個(gè)方面組合出如下三個(gè)種：①純物質(zhì)的獎(jiǎng)罰，如獎(jiǎng)金或罰款；②純精神的獎(jiǎng)罰，如表揚(yáng)或批評；③結(jié)合物質(zhì)和精神兩個(gè)方面的混合式獎(jiǎng)懲。比如說，對在電算化會計(jì)檔案管理工作中有突出表現(xiàn)的單位或者個(gè)人，可以進(jìn)行專門的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。另外，公司可以規(guī)定，在一定時(shí)間內(nèi)（比如，一個(gè)月或二個(gè)月），相關(guān)人員在電算化會計(jì)檔案管理工作中累計(jì)有若干次（比如，五次或六次）突出表現(xiàn)的，公司可以為其提供若干天（比如，七天或半個(gè)月）的學(xué)習(xí)或旅游的機(jī)會。當(dāng)然，對于違反電算化會計(jì)檔案管理制度的相關(guān)人員，可以視情節(jié)，給予罰款或降職等處分。 ⑵根據(jù)杭州洛康公司的工資管理辦法規(guī)定，員工的薪酬主要由兩部分組成，一部分是基本薪酬，與業(yè)績無關(guān)；另一部分是績效工資，與業(yè)績掛鉤，它是可變的?？勺冃匠瓴糠謱T工具有較強(qiáng)的激勵(lì)和約束作用。因此，公司可以把激勵(lì)與可變的薪酬對接起來。若員工在電算化會計(jì)檔案管理工作中有良好的表現(xiàn)，公司就可以按一定的數(shù)額加計(jì)該員工的薪酬；若員工在電算化會計(jì)檔案管理工作中表現(xiàn)不好，公司就應(yīng)按一定的數(shù)額扣減該員工的薪酬。 改善電算化會計(jì)檔案保管的環(huán)境 因?yàn)殡娝慊瘯?jì)檔案的特殊性，對管理檔案信息的環(huán)境、提出了更高的 要求，所以公司應(yīng)當(dāng)不斷加大對硬件環(huán)境的投入力度。具體來說，公司可以從以下三個(gè)方面入手：①購置在性能上與電算化會計(jì)工作要求相匹配的計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟、硬件。②建立專門的電算化會計(jì)檔案保存室，并配置濕度測量儀器、空調(diào)器及防塵吸塵設(shè)備。創(chuàng)造與保存電算化會計(jì)檔案資料要求相一致的室內(nèi)環(huán)境，做好庫房的防火、防磁、防潮、防塵。使保存室內(nèi)的溫度要保持在 17℃ 20℃，相對濕度保持在 35%45%，嚴(yán)防灰塵對磁性介質(zhì)的污染和破壞。③購置殺毒軟件、定期升級，按時(shí)對計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，杜絕計(jì)算機(jī)病毒、黑客等潛在安全隱患對電算化會計(jì)檔案 造成破壞。 參考文獻(xiàn) [1]孫淑芹 .電算化會計(jì)檔案的安全管理 [J],甘肅科技 ,2020. 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