【經(jīng)管勵志】管規(guī)009文件資料管理制度-資料下載頁
2025-04-23 07:49本頁面
【正文】 覽表》 . ：每年度 12 月中、下旬；或?qū)冻Ｓ帽韱?，每三個月進行一次歸檔． ：各部門、單位文管人員． 件 /資料保管之相關(guān)要求及規(guī)定 ： 文件管理被納為內(nèi)部稽核項目之一，定期實行稽核檢查，以確保資 14 長誠浪板 (昆山 )有限公司 料之正確使用．在文件的保管中應(yīng)做到： (1)不得於原件上書寫不相關(guān)之文字、符號或擅加標記． (2)文件、品質(zhì)記錄之電腦檔案由專人負責(zé)管制，不得任意拷貝． (3)文件的保管應(yīng)注意其安全性，並要防毒、防潮． (4)歸檔文件應(yīng)盡量為原件，並按同一文件只存檔一份之原則? (5)文管中心須於每一檔案冊建目錄索引，其中應(yīng)包括文件編號、文件名稱、版次、歸檔日期等要項． (6)文件 /資料之存檔位置應(yīng)正確並符合分類要求． (五 )文件 /資料的借閱、補發(fā) : (1)檔案資料僅限本公司員工在文管處借閱，如因抄錄或複印需帶出文管處者，必須辦理登記手續(xù)? (2)借閱本人業(yè)務(wù)范圍內(nèi)一般文件時，不需進行審批程序? (3)借閱密級或機密級文件者，由部門主管審核後，須轉(zhuǎn)至管理部核準? (4)極機密級文件之借閱須進行書面申請，寫明借閱用途及借閱期限後，按部門主管→管理部→總經(jīng)理室之順序進行簽核? :借閱文件必須履行登記手續(xù)．文管和借閱人員必須當(dāng)面查點所借文件類別、份數(shù)，並在借閱簿上登記簽字；退還文件時，文管人員要 根據(jù)借閱登記簿檢查核對所借文件，確認無誤后予以銷帳．並履行簽字手續(xù)． :借出去的文件應(yīng)限定借閱時限．過期不還者，應(yīng)及時催退回收，以免文件散失或影響他人借閱．對確需延長借閱時間的，須重新辦理借閱手續(xù)． ： (1)對借閱件要加強保密和保管工作，如需複印或抄錄者，須經(jīng)權(quán)限主管核準． (2)借閱文件只限本人閱讀，不得轉(zhuǎn)借他人，並按時退還，嚴禁拍照、抽頁、剪裁和涂改． 15 長誠浪板 (昆山 )有限公司 ，並要求再次補發(fā)．補發(fā)文件須視文件的機密性，提交補發(fā)申請以說明原因，經(jīng)權(quán)限主管核 準後，文管中心始得重新列印，並做好記錄． (六 )文件的翻印 ，對於列管性文件要嚴格控制翻印份數(shù)，不得隨意擴大閱讀和傳達范圍，並須做到： (1)複印文件須經(jīng)發(fā)文單位同意，未經(jīng)許可，任何單位和個人不得私自複印． (2)複印文件要確保準確無誤，並對翻印時間、份數(shù)及發(fā)放范圍等予以備案． ，可視實際需要進行復(fù)?。? 關(guān)規(guī)定及要求進行復(fù)印之． 參 、 電腦檔案作業(yè)管理辦法 一 、 公司資訊網(wǎng)絡(luò)由資訊部統(tǒng)一進行設(shè)計、規(guī)劃 、 管理與維護事宜． 二 、 各部門均通過本部門微機操作人員專用網(wǎng)絡(luò)密碼登錄上網(wǎng)，並將文件檔案存入服務(wù)器中本部門子目錄下． 三、 存於服務(wù)器中較重要之執(zhí)行生效文件，應(yīng)設(shè)為唯讀文件． 四 、 資訊部應(yīng)每月不定期對公司所有電腦進行抽查 ,是否有未按規(guī)定操作之情況，並予以要求改善． 五 、 屬於公司列管文件的電腦檔案之變更、調(diào)用、列印，一律須經(jīng)權(quán)責(zé)部門權(quán)限主管核準後，由資訊部協(xié)助完成． 六 、 其它相關(guān)規(guī)定：各部門自行制作之文件 (一 )文件制訂並經(jīng)核準使用後之電腦存檔 ： 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請單》，並附上擬訂之文件原 稿經(jīng)權(quán)限主管核準 、 文件頒準生效後，擬案部門須憑核準單知會資訊部，將該文件內(nèi)容存於服務(wù)器中，並立即將單機上的文件刪除． ． 16 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (二 )文件的變更 ： 《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請單》，並說明變更原因及內(nèi)容，經(jīng)權(quán)限主管核準後，憑核準單向資訊部申請文件修改 ，由資訊部將服務(wù)器中存檔之文件予以更新之． (三 )文件的備份 ： ，標明備份日期，並 制作每一備份盤之清單目錄 (存於光盤中 )，交管理部列管保存． ：對於已變更之文件，資訊部應(yīng)每一至二個月作一次定期更新 (新增或刪除無用之檔案 )；並重新制作備份光盤與目錄，送管理部更新之 。 (四 )文件的刪除 (廢止 )： ，由原擬訂部門提出《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請單》，說明原因並經(jīng)核準後由資訊部將其從電腦檔案中刪除；或由資訊部提出擬廢除之文件清單，經(jīng)原制訂部門確認後刪除之? ，資訊部應(yīng)統(tǒng)一另存於服務(wù)器中 「舊版文件」及「廢止文件」之檔案夾中，待安全 保存期限過後，始得自電腦中予以刪除之 ． 六、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效，任何人不得將信息載體帶出電腦室． 七、公司網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫設(shè)計系統(tǒng)由資訊部電腦網(wǎng)絡(luò)工程師負責(zé)開發(fā)．對於所開發(fā)之各類資訊管理系統(tǒng)，須列印出其全部程式設(shè)計語言，經(jīng)檢測無誤後，由資訊部主管以機密檔案方式歸檔列管 八、程式的修改： 程式修改須由主導(dǎo)部門提出修改申請單，具體說明修改原因及要求，經(jīng)權(quán)限主管核準後始得進行；同時應(yīng)標示出修改范圍，註明修改日期．資訊部應(yīng)對修改後之運行狀況進行跟蹤，並力求完善程式設(shè)計直至完全符合使 用要求． 17 長誠浪板 (昆山 )有限公司 肆 、 附 則 一、 此前下發(fā)有關(guān)文件管理方面之規(guī)定，如與本辦法相抵觸者，均以本辦法為依據(jù)執(zhí)行之；與本辦法一致者 (如《合同管理辦法》 ),作為單項規(guī)定繼續(xù)執(zhí)行? 二、 釋意權(quán)──公司管理部主管． 三、 本辦法呈總經(jīng)理核準後，自公佈之日起實施．： 18 長誠浪板 (昆
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