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2025-04-23 00:01本頁面
【正文】 檢查通報(bào)、立卷歸檔等。第七章 公文立卷、歸檔 第二十二條 公司文書材料立卷歸檔的重點(diǎn)是公司及各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、和上下級(jí)有直接關(guān)系、具有保存價(jià)值且已辦理完畢的文件材料。第二十三條 文書材料立卷的原則是按照文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系、文件材料的六個(gè)特征、保存價(jià)值，分門別類組卷，妥善保管。第二十四條 文書材料的立卷、歸檔要求：（一）歸檔的文件材料要齊全、完整，處理手續(xù)要完備，每份文件的正件一附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、多種文字形成的同一文件等組合在一起，不得分開。同一問題的電報(bào)、傳真、電話記錄與文件合一立卷。（二）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)年的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年立卷；非訴訟案件放在結(jié)案立卷。（三）卷內(nèi)文件材料的排列：密不可分的文件材料依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件的結(jié)論或決定在前，依據(jù)材料在后；收文批注單放在每份文件前面，其他文件材料依其形成的規(guī)律或特點(diǎn)有序排列。（四）卷內(nèi)文件材料按排列順序編頁號(hào)，裝訂的案卷，統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角編頁號(hào)。卷內(nèi)文件材料的數(shù)量不宜過多，一般案卷厚度掌握在100頁之間，重要的可一事一卷。（五）卷內(nèi)目錄要填寫完整，沒有題名的文件要擬寫題名；沒有責(zé)任者、年、月、日的 文件材料要考查清楚，填入有關(guān)項(xiàng)目；會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容，填寫字跡要工整。聲像材料要用文字標(biāo)出照片或錄音、錄像的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。照片說明寫在背面，錄音、錄像等寫在裝具上。（六）有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明，填寫在備考表內(nèi)，若無情況說明，也須將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上。（七）案卷封皮逐項(xiàng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要簡明確切，準(zhǔn)確地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，一般包括責(zé)任者（作者）、內(nèi)容（問題）和名稱等，使用簡稱的要通用易懂，必須用黑鋼筆或毛筆填寫，字跡要工整、清晰。（八）卷內(nèi)文件材料要去除金屬物，破損的文件材料要修補(bǔ)，裝訂線外有文字要加寬裝訂邊，字跡已擴(kuò)散的要復(fù)制并與原件一并立卷。案卷統(tǒng)一采用三孔一線裝訂法。少數(shù)不能裝訂的材料也須有序地裝入檔案盒。（九）辦理歸檔移交手續(xù)，每年一季度各部門將案卷和移交清單向行政人力資源部移交歸檔。第二十五條 公司實(shí)行文書處理部門立卷制度，由公司行政人力資源部和各部門內(nèi)勤人員平時(shí)間歸檔（即立卷），次年立卷歸檔。平時(shí)歸卷就是各部門根據(jù)歸卷類目，將辦理完畢的文件材料隨時(shí)收集，分門別類地保存起來，便于立卷工作，一般程序是：（一）平時(shí)歸卷要方便平時(shí)查閱利用，要建立借閱登記簿，做好登記或記錄，以便用后歸卷。（二）次年初，各部門將上一年平時(shí)歸卷的文件材料按立卷歸檔的要求，進(jìn)行檢查整理，打好文件材料清單，送部門領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字，為正式立卷和檔案移交作好準(zhǔn)備。第八章 附則 第二十六條 本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。13
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