【導讀】條、公文到著書都能應付自如。身功能強大，還能方便地和Office中的其他程序配合，完成復雜的工作。Word97操作方便，它有適合鼠標操作的菜單和工具欄，可以用戶記憶繁瑣的鍵盤命令。Word97具有許多文檔模板和段落樣式，可以自動完成多種重要工作。本書是為那些不需要深入學習計算機技術，但要熟練使用計算機的讀者編寫的。業(yè)術語，目的在于幫助用戶盡快學會使用計算機處理文檔，提高工作的質(zhì)量和效率。Word的方法很多，歸納起來只有兩類，即建立文檔和打開舊文檔。操作方法和打開其。他應用軟件大體相同。單擊“Office快捷工具欄”上的W按鈕。在Windows的“資源管理器”中雙擊要打開的文檔名。單擊標題欄右端的“關閉”按鈕。單擊“文件”菜單的“退出”命令。中通常有9個菜單項。好的習慣是及時關閉那些不用或一段時間內(nèi)不用的工具欄。的工具欄，使其飲食自己最常用的命令按鈕。使用“視圖”菜單中的“標尺”命令可以顯示或隱藏標尺。

　　

【正文】 單擊工具欄的“剪切”按鈕（快捷鍵： Ctrl+X）。 將插入點移動到旋轉文本處。 單擊工具欄的“粘貼”按鈕（快捷鍵： Ctrl+V）。 提示：可以使用“編輯”菜單的“剪切”和“粘貼”命令。 使用鼠標 左鍵拖動：選中要移動的文本，指向的鼠標指針向左傾斜時，按住左鍵拖動文本到插入點后放開。如果拖動鼠標的同時按住 Ctrl鍵，文本將被復制到新地點。 右鍵拖動：選中文本，按住鼠標右鍵拖動文本到新地點，放開按鍵將出現(xiàn)快捷菜單（圖2－ 38），選擇“移動到此位置”或“復制到此位置”。 使用功能 鍵 選中要移動的文本，按 F2 鍵，移動插入點到新位置，按 Enter 鍵。 文本的排序 用戶可以按筆畫、數(shù)字、日期基拼音排序文字，也可以排序段落以及表格中的行。使用 25 “表格”菜單中的“排序”命令，一次最多可選擇三種排序依據(jù)。另外，用戶也可以選擇升序（從小到大）或降序（從大到?。┡判?。選擇在添加編號之后對段落排序， Word97 將在列表排序之后重新編號。 字符排序規(guī)則 標點符號開頭的項目排序在先，數(shù)字開頭的項目其次，最后是文字開頭的項目。 大寫字母在小寫字母之前。 開頭字符相同的項目， Word 按后續(xù)的字符排序。 如果第 一個“排序依據(jù)”相同， Word 將比較下一個“排序依據(jù)”，“排序依據(jù)”也叫做域。 字符排序的操作 選擇要排序的文本。 選擇“表格”菜單的“排序”命令，顯示“排序文字”對話框（圖 2－ 39）。 如果不需對文本中的標題排序，可以“當前數(shù)據(jù)清單”下面選擇“無標題行”選項。在“排序依據(jù)”標題下選擇域號域名。 在“類型”列表框中選擇排序對象的類型：筆畫、數(shù)字、日期或拼音。 若要更改域分隔符，可選擇“選項”按鈕，在“排序選項”對話框（圖 2－ 40）中鍵入或選擇分隔符。 單擊“確定”按鈕。 刪除文本 在編輯文本的過程中，難免會 出現(xiàn)錯誤輸入，可以通過如下操作刪除錯誤，或刪除多余的文本。 刪除插入點右邊的字符：按 Del鍵，可反復使用。 刪除插入點左邊的字符：按 Backspace 鍵。 刪除插入點到下一個分隔符的文本：按 Ctrl+Backspace 組合鍵。 當要刪除大片文本時，先選定文本，然后按 Del或 Backspace 鍵。 恢復 /取消操作 無論是初級用戶還是高級，都有可能在編輯過程中出現(xiàn)錯誤。如果您發(fā)出連續(xù)幾次的操作不正確，可以選擇“編輯”菜單的“撤消鍵入”命令，或使用常用工具欄的“撤消鍵入”按鈕將錯誤操作取消。 如果想恢復已刪除的文 本，可使用工具欄的“恢復鍵入”按鈕。 雖然大多數(shù)操作都可以被恢復或撤消，但發(fā)現(xiàn)操作錯誤之后必立即恢復，如果繼續(xù)工作，就不一定能通過這種方式來消除錯誤。如果存盤退出，一切操作都將定格。 通過“常用”工具欄可以取消前面幾次操作中的任何一個操作?！俺废I入”按鈕和“恢復按鈕保留了所做的編輯操作，單擊它們將顯示所做過的編輯操作（圖 2－ 41），這時可以選擇一系列取消操作或恢復操作。 查找和替換 查找文本 利用查找文本功能能夠幫助用戶在文檔中快速地查找苛一指定的單詞或段落，或者查找特殊字符、段落標記、分節(jié)符、行號、腳注 或尾注等。也可以查找某個特定的格式。如段落格式、字符格式、語言、圖文框和樣式等。步驟如下： 選擇“編輯”菜單的“查找”命令，或按 Ctrl+F，或者在“選擇瀏覽對象”對話框中選擇按“查找”瀏覽，打開“查找”對話框（圖 2－ 42）。如果只要求在部分文檔中進行查找，須先選定這個部分，然后再打開“查找”對話框。整個查找過程將只針對選定部分進行。 在“查找內(nèi)容”文本框內(nèi)輸入要查找的文檔內(nèi)容，最多不能超過 255 個字符。 26 如果要查找更多內(nèi)容，請單擊“高級”按鈕（圖 2－ 43）。 查找特殊字符：單擊“特殊字符”按鈕，然后在彈出 的菜單中（圖 2－ 44）進行選擇。 查找特定格式的文本：單擊“格式”按鈕，顯示相應的對話框（圖 2－ 45）。 如果選擇“字體”格式，將顯示“查找字體”對話框（圖 2－ 46）。 選擇“區(qū)分大小寫”：輸入時字母的大小寫形式查找。 “全字匹配”：查找整個內(nèi)容，而不是內(nèi)容的一部分。 單擊“查找下一處”按鈕。 提示：如果在查找是記不清所要查找的內(nèi)容，或者想查找某一類詞而不是一個詞，則可標記該選項。然后在文本框中鍵入通配符。例如： an*代表 an 打頭的單詞等等。 在一個大文檔中，如你相把已經(jīng)輸入的“ Office”全部改成“ OFFICE”，“替換”功能可以快速完成這樣的工作。操作步驟如下： 選擇“編輯”菜單的“替換”命令，或者按 Ctrl+H 組合鍵，打開“查找和替換”對話框。如果只在文檔的一部分中進行或替換，選定這個部分，然后再打開對話框。 在“查找內(nèi)容”文本框中鍵入要被替換的文本或特殊字符（圖 2－ 47）。具體操作與“查找”中的相同。 在“替換為”文本框中鍵入新的文本或特殊字符，具體操作與輸入查找內(nèi)容相同。選定一個或多個查找選項，如“區(qū)分大小寫”等。 如果要確認每一次替換，單擊“查找下一個”按鈕。當 Word 找到文本的一次出現(xiàn)時，單擊 “替換”按鈕進行替換，或再次單擊“查找下一個”按鈕繼續(xù)搜索（不替換）。 如果修改指定文本的所有出現(xiàn)，可單擊“全部替換”按鈕。 選擇“取消”返回到文檔。 提示：利用“全部替換”按鈕雖然可以大量地節(jié)省時間，但比較危險。因為某些查找到的文本可能并不需要替換。如果進行了錯誤替換，應立即選擇“編輯”菜單的“撤消替換”命令或按 Ctrl+Z 撤消替換。 替換字體和格式 假設要將當前文檔中的斜體文本替換為粗體文本。 在“查找替換”對話框中，單擊“查找內(nèi)容”文本框，刪除文本框中的所有內(nèi)容。單擊“格式”按鈕，單擊“字體”命令（圖 2－ 46）。 在“字形”列表中選擇“斜體”，并單擊“確定”按鈕。 將插入點置于“替換為”文本框中。 重復第 2 到 3 步，選擇“粗體”。 單擊“確定”，回到“查找和替換”對話框。 單擊“替換”或“全部替換”按鈕。 提示：上述步驟可以用于替換段落格式，參見段落格式。 自動更正 在“自動更正”對話框中提供了幾個選項，可以選定部分選項以適合自己的工作習慣。下面簡要介紹這些工選項的功能： 更正連續(xù)兩個大寫字母：將下個字的前兩個大寫字母中的第二個改變?yōu)樾懽帜浮? 英文句首字母：將一個英語句子的第一個字母改為大寫。 日期大寫 ：將一周中每天的名字中的第一個字母改為大寫。 更正誤按 CapsLock 鍵產(chǎn)生的大小寫錯誤：改變由于錯誤地使用了 CapsLock 鍵而造成的鍵入錯誤。 鍵入時自動替換：根據(jù)自動更正中的詞條列表自動替換錯誤。 建立自動更正詞條 27 單擊“工具”菜單的“自動更正”命令，打開“自動更正”對話框（圖 2－ 48）。 在“替換”文本框中，鍵入要求自動更正的內(nèi)容。 在“替換為”文本框中，鍵入更正后的內(nèi)容（圖 2－ 49）。 單擊“添加”按鈕將新詞條加入到自動更正詞條列表中。 單擊“確定”。 提示：要讓自動更正能夠自動地進行替換，須選定 “鍵入時自動替換”選項。另外，使用此功能，可以快速輸入常用詞條。例如：把“清華”替換成“清華大學”。 刪除自動更正詞條 選擇“工具”菜單的“自動更正”命令，顯示“自動更正”對話框。 在對話框底部的列表框中選定要刪除的詞條。 單擊“刪除”按鈕。 單擊“確定” 。 拼寫和語法檢查 Word 中文版的拼寫檢查功能用于查找英語文檔中的拼寫和語法錯誤?？梢钥焖俚夭檎页鑫呐c Word 詞典不匹配的單詞。并向用戶推薦可能性較大若干選擇。 打開自動拼寫檢查時，含有拼寫錯誤的單詞下面出現(xiàn)了紅色的波浪線，使用綠色波浪線表示可能的語法錯 誤。同時，在狀態(tài)欄的右側還會出現(xiàn)一個打開的書的圖標，書上面帶有一個叉，指出在文檔中含有錯誤。 用戶可以向自定義詞典中添加新的詞匯。用戶還可以在“拼寫”對話框中設置其他的選項。 默認情況下，拼寫檢查從頭開始對文檔的整個內(nèi)容進行檢查。也可以選定部分內(nèi)容，然后只對這部分進行拼寫檢查。 鍵入時自動檢查拼寫和語法錯誤的設置 單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“拼寫和語法”標簽（圖 2－ 50）。 選中“在鍵入地同時檢查拼寫”和“在鍵入的同時檢查語法”選項。 清除“隱藏文檔中的拼寫錯誤”和“隱藏文檔中的語法錯誤”選 項。 單擊“確定”按鈕。 更正錯誤的方法 用鼠標右鍵單擊帶有波浪線的文字（圖 2－ 51），然后單擊快捷菜單上的正確內(nèi)容。 單擊快捷菜單中的“拼寫”或者“語法”，既可使用其他拼寫和語法選項，也可以直接在文檔中更正錯誤。 如果下畫波浪線使文檔顯得很雜亂，可以暫時將其隱藏，在需要時再在將其顯示。方法是：選中“拼寫和語法”標簽上的“隱藏文檔中的拼寫錯誤”和“隱藏文檔中的語法錯誤”選項。 單擊“忽略”按鈕將不更改突出顯示的錯誤之處。此按鈕在讀者單擊文檔進行編輯時會變?yōu)椤袄^續(xù)執(zhí)行”，單擊“繼續(xù)執(zhí)行”按鈕可繼續(xù)檢查下一處拼 寫和語法。 單擊“全部忽略”將不更改文檔中所有出現(xiàn)顯示錯誤的地方并繼續(xù)檢查文檔。 Word 將其余部分忽略這項拼寫錯誤或這種類型的語法錯誤。 單擊“添加”按鈕將“不在詞典中”框中突出顯示的單詞添至“自動更正”列表，以便以后鍵入時自動更正這些內(nèi)容。 檢查結束后， Word 將顯示拼寫檢查已經(jīng)完成的信息，選擇“確定”完成檢查。還可以選擇“撤消”按鈕來撤消前面的修改。或用“編輯”菜單中的“撤消”命令來撤消所有的拼寫修改。 單擊“工具”菜單的“選項”命令，選擇“拼寫語法”標簽（圖 2－ 50），各項功能如 28 下表： 表 24 選項 功能 在鍵入的同時檢查拼寫 隱藏文檔中的拼寫錯誤 總提出更正建議 僅根據(jù)主詞典提供建議 在讀者鍵入的同時自動檢查拼寫并標出錯誤 隱藏文檔中拼寫錯誤下面的紅色波浪形線 可在拼寫檢查期間自動顯示單詞的拼寫建議列表 根據(jù)主詞典而不是打開的自定義詞典來提供更正拼寫建議 忽略全部字母均為大寫的單詞 忽略帶數(shù)字的單詞 忽略 Inter 地址 可在拼寫檢查期間忽略字母全部是大寫的單詞 在拼寫檢查期間忽略包含數(shù)字的單詞 自動忽略 Inter 地址和電子郵件地址，可選中此選項 檢查語法錯誤 “語法檢查器”可以用來檢查鞏文檔的語法和風格，如標點符號的用法、主動語態(tài)、被動語態(tài)、縮寫形式、句子的結構和介詞的用法等。 如果在進行語法檢查之前沒有選定任何文本， Word 將從插入點開始檢查整個文檔。如果選定了文本， Word 只檢查選定的部分。選定的部分必須包含至少一個句子。在有語法錯誤提示的句子上單擊鼠標右鍵，打開快捷菜單，可選擇以下操作： 單擊“忽略”按鈕，語法檢查程序提出的問題，繼續(xù)顯示下一個可能出現(xiàn)錯誤的句子。 單擊“忽略全部”按鈕，語法 檢查程序將拋開所有的語法規(guī)則，并將忽略文檔剩余部分所有可能存在語法問題的句子。 單擊“下一句”按鈕，將顯示下一個可以出現(xiàn)問題的句子。 單擊“更改”按鈕，語法檢查程序將作出修改。 修訂工具 Word97 的修訂功能用來跟蹤對文檔所作的修改。添加或刪除的每一段文本均標明了操作日期、時間和審閱人的名字。 由于修改一個文檔常常需要由幾個人共同進行，因此需要對每個人所做的修訂都做一個有別他人的標記。在 Word 中將該標記稱為“修訂標記”。修訂標記相當于編輯過程的跟蹤器，使 Word將文件中所有修改過的文字，以不同顏色加以標 示（圖 2－ 52）。設置修訂標記的步驟如下： 單擊“工具”菜單的“修訂”命令，選擇“突出顯示修訂”菜單項，打開“突出顯示修訂”對話框（圖 2－ 53）?？蓤?zhí)行下列某些操作： 選定“編輯時標記修訂”選項，將在當前文檔中標記所做修改，并根據(jù)審閱者姓名跟蹤每處修改。單擊“選項”按鈕可改變 Word 用于修訂的標記。 選定“在屏幕上突出顯示修訂”選項，可以在屏幕上顯示修訂標記。 選定“在打印文檔中突出顯示修訂”選項，將隨文檔打印修訂標記。 單擊“選項”按鈕，將打開“修訂”對話框（圖 2－ 54）。讀者可在該對話框中自定義“插入的 文字”、“刪除文字”、“修改過的格式”和“修改過的行”的標記格式和顏色。 單擊“確定”。 提示：選擇“工具”菜單的“選項”，再選擇“用戶信息”標簽，并修改“姓名”文本框，可以在每次打開文檔進行編輯時使用不同的名字。這樣，每一次修訂都用一種不同的顏色顯示。如果文檔的審閱人超過 8 位， Word97 將依次重復使用顏色。 保護文檔 如果不希望文檔的某類內(nèi)容被更改，可以使用“保護文檔”功能，操作步驟如下： 單擊“工具”菜單的“保護文檔”命令，打開“保護文檔”對話框（圖 2－ 55）。選擇 29 要保護的內(nèi)容選項，如“修訂”。 如果 不允許其他用戶取消對文檔的保護，請鍵入口令。 單擊“確定”，如果輸入了口令， Word要求“確認密碼”，重新輸入口令并單擊“確定”。 若要取消對文檔的保護，請選擇“工具”菜單的“解除文檔保護”命令，如果定義了保護口令，請輸入口令（圖 2－ 56）。 按“確定”即可取消對文檔的保護。 字典和同義詞庫 Word97 提供了英漢漢英雙向詞典，使用扁的操作步驟如下： 在文檔中選擇或鍵入要查閱的內(nèi)容。 按 Alt+Shift+F7 快捷鍵，打開“詞典”對話框。 選擇表框中的