【正文】 陪同，宴請的規(guī)格、地點，住宿的賓館等級、房間標準等等，這些都受到接待規(guī)格的制約。接待規(guī)格過高，影響領導的正常工作；接待規(guī)格過低，影響與交往對象的關系，所以確定接待規(guī)格時應慎重全面地考慮。 接待規(guī)格的最終決定權在上司那里，秘書僅提供參考意見。當接待規(guī)格定下來以后，秘書應當把我方主要陪同人員的姓名、身份以及日程安排及行程告知對方，征求對方意見，得到對方認可。接待規(guī)格有三種：高規(guī)格接 待、對等接待、低規(guī)格接待。 1．高規(guī)格接待 主方主要陪同人員比主要來賓的職位、級別高的接待，就是高規(guī)格接待。如公司副總經(jīng)理接待上級單位派來了解情況的工作人員或接待一位重要客戶的部門經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。 2．對等規(guī)格接待 主方的主要陪同人員與主要來賓的職位、級別相當?shù)慕哟?，就是對等?guī)格接待。這是最常用的接待規(guī)格。 3．低規(guī)格接待 主方的主要陪同人員比主要來賓的職位、級別低的接待，就是低規(guī)格接待。這種接待規(guī)格常用于基層單位，比如上級領導到 下屬企業(yè)視察，下屬企業(yè)的最高領導的職位也不會高于上級領導，這就屬于低規(guī)格接待。 （二）接待規(guī)格的確定 在一般的公務活動中，采用最多的是對等規(guī)格接待。有時為了某些需要，可以根據(jù)具體情況調(diào)整接待規(guī)格。這就要求秘書首先要了解客人的身份，向領導請示或建議由誰來出面接待最合適。影響到接待規(guī)格的因素主要有以下幾點： 1．來訪者的身份。一般來講，主方接待人員的身份應當同來訪人身份相當，或高于對方。如果無法做到對等規(guī)格接待，應該提前告知對方，并致以歉意，詢問是否同意安排其他職位稍低人員接待。 2．雙方的關系和利益。雙方的關系和訪問事項所涉及的利益，是決定由誰出面會見的重要依據(jù)。雙方關系密切且事關重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關系時，可以派出身份較高的領導人出面會見，即高規(guī)格接待。反之，也可以低規(guī)格接待對方。 3．對方的會見要求。有時對方主動提出會見某某領導人的要求，如無特別原因，應盡量滿足對方的要求。如果不能滿足對方的求見要求，應當做好解釋工作。 4．一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格，如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，并道歉。 5．對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標準。 二、制定接待計劃 接待來訪者，特別是接待重要賓客或來訪團的第一項工作，就是擬定一個接待方案，也就是通常所說的接待工作計劃。接待工作計劃一要有針對性，即針對來訪人員的具體目的和任務；二要切實可行，即應符合當時個體的主客觀條件。 三、具體準備接待工作 要擬訂好接待計劃，秘書除了要了解前面提到的接待工作主要任務、接待工作計劃等五項主要內(nèi)容外，還應當熟悉一般接待工作的具體事項，并將其細化，這樣才能使制定出來的接待計劃有較強的可操作性。 （一）具體接待事項準備內(nèi)容 1．了解來賓基本情況。來賓的基本情況包括：所在國籍、具體單位、此行目的、來訪天數(shù)、一行人數(shù)、到達的日期和地點，以及每個成員的姓名、性別、年齡、職務、級別、民族、宗教信仰、風俗習慣、健康狀況等。 2．擬訂接待初步意見。將客方基本情況報告領導，并根據(jù)客方意圖和己方實際情況擬寫接待計劃及日程安排的初步意見，一并報請領導批示。如是涉外接待，應會同外事部門共同擬訂接待計劃，并報請有關領導部門審批。 3．確定陪同人員名單。根據(jù)來賓的工作任務，事先擬訂出 各個活動項目的陪同人員名單，報請領導批準后，立即通知有關人員不要外出，并做好各方面的準備工作。要堅持陪同人員“少而精”的原則，盡量降低接待成本，并盡可能不影響本單位日常工作的正常進行。 4．確定活動日程表。來賓到達前，秘書就應該將擬定好的接待日程安排表交領導確認后，與對方相關人員確認，雙方商討定稿。定稿后交相關單位相關部門及人員做相應的準備。來賓到達后，如有必要也可將日程安排印發(fā)給所有來賓，讓每個人都做到心中有數(shù)，從而積極配合，提高整個接待工作的效率。 5．安排好接站及返程票的預訂、預購。根 據(jù)來賓身份及抵離日期、地點、安排有關領導和工作人員到車站、機場、碼頭迎送。迎客時應提前 15 分鐘到達?？墒孪葴蕚浜谩敖诱九啤被蚴痔釘U音喇叭等。預訂、預購返程車票、機票、船票時，應事先征詢來賓意見。 6．安排好來賓住宿。根據(jù)來賓身份和具體要求，協(xié)助具體接待部門安排好住宿，可在賓館、酒店預訂標房或套間。要特別注意做好來賓住地防災、防盜和安全保障。 7．安排領導拜訪來賓。選擇合適的時機，按照大體對等的禮儀原則，安排有關領導到來賓下榻的賓館、飯店去看望客人，作禮節(jié)性的拜訪。要事先安排好陪同人員，認真聽 取來賓對接待工作的意見和建議，回來后認真落實。注意拜訪時間不宜過長，控制在 20— 45 分鐘，不宜過多占用來賓的休息時間，時間也不宜過短，以免產(chǎn)生“走形式”之嫌，讓人感覺缺乏誠意。 8．安排好餐飲及宴請。根據(jù)單位規(guī)定標準及來賓的飲食習慣，安排好來賓的飲食。要特別注意不同民族、宗教的飲食禁忌，并確保食品衛(wèi)生和飲食安全。安排宴請應根據(jù)有關規(guī)定和工作需要，可以在恰當?shù)臅r候安排宴請。涉外接待一般都應安排宴請。要根據(jù)主賓的身份，安排主方有關領導人出面宴請。應事先確定宴請標準并依據(jù)主賓飲食習慣選擇宴請形式，可以是中餐，也可以是西餐。最好事先征求客方意見。在宴請的時間安排上要注意避開不同民族、不同國家、不同宗教的忌日。 9．安排好工作用車。根據(jù)實際工作需要和來賓需要，安排好整個接待期 間的工作用車。每次外出要認真檢查車況、路況，確保交通安全。若是強外賓，還要通知公安部門做好外事安全保衛(wèi)工作。 10．安排好會談、參觀等事宜。根據(jù)來賓的工作任務安排好會見會談、參觀考察等事宜。要充分做好準備工作并提供現(xiàn)場全程服務。比如做好會談室布置、座次安排、茶水、紙筆、產(chǎn)品、樣品、陳列、講解、現(xiàn)場操作表演、有關情況的書面材料等各項準備工作。 11．安排觀光旅游。根據(jù)來賓意愿和實際情況，安排到風景區(qū)和名勝古跡的游覽活動，注意交通安全，避免意外傷害事件的發(fā)生。 12．安排好文化娛樂及體育活動。在條件許可的情況下，為來賓安排一些文化娛樂活動，如電影、地方戲、歌舞劇、舞會、卡拉 0K、書畫活動之類。注意活動內(nèi)容既要豐富多彩、有吸引力，又要健康向上、有利于陶冶情操?？梢愿鶕?jù)來賓的生活習慣和要求，適當安排一些體育活動。要事先通知有關體育場（館）做好場地、器材等準備，并安排陪同人員。要注意避免運動量過大的體育項目，保護來賓的身體健康，并做好安全防范工作，避免意外傷害。一般可選擇保齡球、室內(nèi)游泳、臺球、乒乓球、高爾夫球等活動項目。 13．安排新聞報道工作。如果來 賓有重要身份或活動具有重要意義，特別是重要的外事活動，應該通知有關新聞媒體派人進行采訪、報道、負責介紹情況、安排采訪對象談話等，并受領導委托對稿件進行審核、把關。如是外事活動，新聞稿件還必須經(jīng)外事部門審查。 14．互贈紀念品或合影留念。根據(jù)工作需要可以與來賓互贈禮品或紀念品，也可合影留念。應根據(jù)來賓的風俗習慣選擇禮品或紀念品，特別要注意避開不同民族、不同國家、不同宗教的禁忌。 15．及時做好接待經(jīng)費結算。在客人臨走前，應按規(guī)定做好接待經(jīng)費的結算。做到賬目清楚、手續(xù)齊備，以免使日后處理產(chǎn)生矛盾 。 16．安排好送行事宜。來賓離去時，應安排有關領導或工作人員為客人送行?？梢蕴崆叭タ腿讼麻降馁e館、飯店送行，也可以去車站、機場、碼頭為客人送行。若是外賓，有時還要舉行餞行宴會。也有賓客出面舉行答謝、告別宴會的。不論是哪種宴會，主人都應提供良好服務。要注意的是，送客與迎客同等重要，應善始善終，切忌虎頭蛇尾，這樣才能給客人留下良好印象和美好回憶，為今后進一步合作打下良好基礎。 （二）制作接待工作籌備表 接待工作籌備表是在接待日程表的基礎上，結合接待工作的要求，將每項工作細化，并落實到具 體負責人。一般而言，比較重要賓客的接待及團體接待，都需要制作接待籌備表。接待籌備表經(jīng)領導審核通過后，要在負責領導主持下至少召開一次協(xié)調(diào)會，明確分工與責任。協(xié)調(diào)秘書，起著全程跟蹤與協(xié)調(diào)的作用。秘書對每次跟蹤的結果都要做好記錄，表格設計可用 A4 版面橫向排列，這樣各項內(nèi)容可以填列得更加詳細。