高效率行政人員課程-資料下載頁
2025-08-22 23:08本頁面
【導(dǎo)讀】高效率行政人員課程。時(shí)間2020/4/27課程主講人。如何處理抱怨電話。不僅是一種溝通的態(tài)度與方式。它更表彰了高質(zhì)量服務(wù)的信念。部門同仁不積極代接他人電話?；卮痣娫挄r(shí)沒有報(bào)出姓名。離開坐位/辦公室沒有告知去向。外線電話通常一再轉(zhuǎn)接。電話交談的要領(lǐng)、準(zhǔn)則。電話應(yīng)對之原則及技巧。語氣、語調(diào)、用詞、態(tài)度。積極反應(yīng)對方的話，如是的、好的。通話完畢時(shí)，讓對方先掛電話。電話禮儀注意事項(xiàng)。不要一次接聽多通電話。不要隨意告知同事的去處。期望與實(shí)際的差距。經(jīng)銷商或業(yè)務(wù)人員無法履行其承諾。若在時(shí)限之前無法完成答應(yīng)顧客之事，應(yīng)主動(dòng)通知顧客，并告知無法如期完成的原因，鄭重的表示抱歉，誠心的表示協(xié)助之意?？蛻舻囊笕羰俏覀儫o法做到，請求其諒解，并尋求其他方案。確定合適的參加者。準(zhǔn)備事項(xiàng)負(fù)責(zé)人完成日待辦事項(xiàng)。各討論項(xiàng)目所需時(shí)間及負(fù)責(zé)人。事前分配議程給與會(huì)者
【正文】 檔案管理的工具 關(guān)鍵法則：了解并有效利用現(xiàn)代化歸檔工具 文件柜： 抽屜式：適吊架 (A4/B4)，不規(guī)則物 掀門式：可拉出，適重物 (磁碟，卡匣，錄電影錄像帶 …) 拉門式：高度可調(diào)，適直力式存放 文具 /配件 編碼分類的運(yùn)用 辦公室檔案管理工具種類 性能 適用文件 缺點(diǎn)透明套開三口顏色多 ，不佔(zhàn)空間 ，可配合 Q 棒固定正式薄文件 ，建議書等獨(dú)立文件無法存放大宗文件透明套開二口顏色多 ，不佔(zhàn)空間 ，存取容易不易掉落 ，方便更換 ，登錄暫存檔案 ，進(jìn)行中工作文件 ，薄文件 ，獨(dú)立性文件無法存放大宗文件紙板夾( 原子夾 )不佔(zhàn)空間 ，配合多種顏色卡夾 ，易於分類薄型文件 ，須依一定順序排放者 （如依時(shí)間 ，編號…存放）存取不太方便 ，無法存放太厚文件活頁夾 可配合採色分頁紙分類 ，且可隨時(shí)隨意前後調(diào)整文件厚文件 ，機(jī) 動(dòng)性存放之文件 ，須隨身攜出之多種類文件文件少時(shí)很佔(zhàn)空間配件品質(zhì)很重要 ，須經(jīng)得起一再重覆使用吊夾 分類 / 排序很有彈性 ，原始文件不易受損 ，內(nèi)容文件規(guī)格可多樣化先後順序無關(guān)緊要之文件 ，暫時(shí)無法分類之文件 / 冊子 /原稿 / 零星文件須配合檔案櫃使用 ，不適厚重存放 ，零散找尋費(fèi)時(shí)透明速見簿 文件無須打孔受損 ，可保護(hù)原件 ，速見先後順序無關(guān)緊要之文件 ，原稿 ，公司執(zhí)照 ，彩色型錄 ，個(gè)人資料尺寸不得大於 A4 厚文件易掉落多層暫存夾( 證券夾 )可依異動(dòng)順序存取 ，可有許多次錄零星文件 ，暫存文件 ，個(gè)案處理 ，日常處理文件 ，邀請函…不適合厚文件 ，尺寸不得大於 A4雜誌箱 文件無須打孔受損 ，可保護(hù)原件易分類雜誌 ，書報(bào) ，白皮書 ，厚文件 ..不便隨身攜帶 ，品質(zhì)很重要文件處理流程化 日積月累的文件成堆在桌上會(huì)喪失效率，找出你處理文件的流程并有效地加以區(qū)分成：機(jī)動(dòng)處理類，同仁類，閱讀類，歸檔類及待辦事項(xiàng)類等。 別讓桌面成堆棧 桌面是工作臺(tái)面，是用來＂做事＂的地方，別把所有東西都放在上面。 使用可調(diào)式文件置放架 將置放架放在易取易用處，以減少眼睛及脖子的負(fù)擔(dān)。 善用行事歷 業(yè)務(wù)會(huì)議，個(gè)人約定，作業(yè)期限，工作目標(biāo)，往來人事 … 林林總總的安排都記在行事歷上，定期復(fù)印單周行程表在身邊，以免忘了重要計(jì)劃。 選用一個(gè)適合放在垃圾桶上方的碎紙機(jī) 如此一些需丟棄的機(jī)密文件，報(bào)價(jià)資料等均可迅速化驗(yàn)于無形。避免機(jī)密資料意外曝光或積壓案牘。 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個(gè)妙招 1 每三個(gè)月做一次檔案柜的徹底減肥 準(zhǔn)備一兩個(gè)大垃圾桶，在過去一段時(shí)間都未查閱，或資料已存放在磁盤中的文件都可舍棄。 將二頁以上的文件訂牢在一起 不要只是用回形針固定，這樣就不會(huì)在取用文件時(shí)漏拿幾頁或多拿了不需要的紙張而浪費(fèi)了時(shí)間。 別讓你的 IN/OUT TRAY變成垃圾堆 IN/OUT TRAY應(yīng)盡量為淺容量，以便于處理文件。當(dāng)文件在匣上已滯留多時(shí)，表示它們很可能應(yīng)丟入垃圾桶或碎紙機(jī)中了。 使用彩色印刷的電話留言條 醒目的電話留言條是員工多之辦公室的必備品，以填充方式設(shè)計(jì)格式，特殊的形狀和顏色可避免被其他文件淹沒。 善用磁盤索引簿 避免新舊磁盤資料混雜，節(jié)省尋找時(shí)間。請將當(dāng)前使用中的磁盤內(nèi)容印出放在磁袋中可隨時(shí)查閱。 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個(gè)妙招 2 有效利用彩色自粘貼紙 將混亂的文件逐一區(qū)分，以便隨后迅速歸檔。付予顏色定義，例如紅色代表急件，綠色代表待辦事項(xiàng)等。 重要的電話號碼應(yīng)多留一份復(fù)本，隨身攜帶 將工作往來中較重要的電話號碼依類別或名稱區(qū)分，謄出一份放在身邊，可助你有效地運(yùn)用來聯(lián)絡(luò)他人。 有規(guī)律的收集歸檔資料 長痛不如短痛，如果文件是應(yīng)被分類歸檔的，在收到資料時(shí)就應(yīng)加以順序分類，免得日后整批歸檔時(shí)耗時(shí)廢力。 利用電腦處理文字 別把時(shí)間浪費(fèi)在紙上大作文章，紙上草稿可以用符號達(dá)意，再利用鍵盤整理文字會(huì)快的多。 絕對不要沒有整理好桌面就回家 每天早上若看到前一天的凌亂，一定會(huì)使當(dāng)天的效率大挫，務(wù)必在下班前花十分鐘將待辦事項(xiàng)稍為分類，明天一定會(huì)更好！ 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個(gè)妙招 3
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