高效率行政人員課程-資料下載頁
2025-08-22 23:08本頁面
【導讀】高效率行政人員課程。時間2020/4/27課程主講人。如何處理抱怨電話。不僅是一種溝通的態(tài)度與方式。它更表彰了高質(zhì)量服務的信念。部門同仁不積極代接他人電話。回答電話時沒有報出姓名。離開坐位/辦公室沒有告知去向。外線電話通常一再轉(zhuǎn)接。電話交談的要領(lǐng)、準則。電話應對之原則及技巧。語氣、語調(diào)、用詞、態(tài)度。積極反應對方的話，如是的、好的。通話完畢時，讓對方先掛電話。電話禮儀注意事項。不要一次接聽多通電話。不要隨意告知同事的去處。期望與實際的差距。經(jīng)銷商或業(yè)務人員無法履行其承諾。若在時限之前無法完成答應顧客之事，應主動通知顧客，并告知無法如期完成的原因，鄭重的表示抱歉，誠心的表示協(xié)助之意。客戶的要求若是我們無法做到，請求其諒解，并尋求其他方案。確定合適的參加者。準備事項負責人完成日待辦事項。各討論項目所需時間及負責人。事前分配議程給與會者
【正文】 檔案管理的工具 關(guān)鍵法則：了解并有效利用現(xiàn)代化歸檔工具 文件柜： 抽屜式：適吊架 (A4/B4)，不規(guī)則物 掀門式：可拉出，適重物 (磁碟，卡匣，錄電影錄像帶 …) 拉門式：高度可調(diào)，適直力式存放 文具 /配件 編碼分類的運用 辦公室檔案管理工具種類 性能 適用文件 缺點透明套開三口顏色多 ，不佔空間 ，可配合 Q 棒固定正式薄文件 ，建議書等獨立文件無法存放大宗文件透明套開二口顏色多 ，不佔空間 ，存取容易不易掉落 ，方便更換 ，登錄暫存檔案 ，進行中工作文件 ，薄文件 ，獨立性文件無法存放大宗文件紙板夾( 原子夾 )不佔空間 ，配合多種顏色卡夾 ，易於分類薄型文件 ，須依一定順序排放者 （如依時間 ，編號…存放）存取不太方便 ，無法存放太厚文件活頁夾 可配合採色分頁紙分類 ，且可隨時隨意前後調(diào)整文件厚文件 ，機 動性存放之文件 ，須隨身攜出之多種類文件文件少時很佔空間配件品質(zhì)很重要 ，須經(jīng)得起一再重覆使用吊夾 分類 / 排序很有彈性 ，原始文件不易受損 ，內(nèi)容文件規(guī)格可多樣化先後順序無關(guān)緊要之文件 ，暫時無法分類之文件 / 冊子 /原稿 / 零星文件須配合檔案櫃使用 ，不適厚重存放 ，零散找尋費時透明速見簿 文件無須打孔受損 ，可保護原件 ，速見先後順序無關(guān)緊要之文件 ，原稿 ，公司執(zhí)照 ，彩色型錄 ，個人資料尺寸不得大於 A4 厚文件易掉落多層暫存夾( 證券夾 )可依異動順序存取 ，可有許多次錄零星文件 ，暫存文件 ，個案處理 ，日常處理文件 ，邀請函…不適合厚文件 ，尺寸不得大於 A4雜誌箱 文件無須打孔受損 ，可保護原件易分類雜誌 ，書報 ，白皮書 ，厚文件 ..不便隨身攜帶 ，品質(zhì)很重要文件處理流程化 日積月累的文件成堆在桌上會喪失效率，找出你處理文件的流程并有效地加以區(qū)分成：機動處理類，同仁類，閱讀類，歸檔類及待辦事項類等。 別讓桌面成堆棧 桌面是工作臺面，是用來＂做事＂的地方，別把所有東西都放在上面。 使用可調(diào)式文件置放架 將置放架放在易取易用處，以減少眼睛及脖子的負擔。 善用行事歷 業(yè)務會議，個人約定，作業(yè)期限，工作目標，往來人事 … 林林總總的安排都記在行事歷上，定期復印單周行程表在身邊，以免忘了重要計劃。 選用一個適合放在垃圾桶上方的碎紙機 如此一些需丟棄的機密文件，報價資料等均可迅速化驗于無形。避免機密資料意外曝光或積壓案牘。 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個妙招 1 每三個月做一次檔案柜的徹底減肥 準備一兩個大垃圾桶，在過去一段時間都未查閱，或資料已存放在磁盤中的文件都可舍棄。 將二頁以上的文件訂牢在一起 不要只是用回形針固定，這樣就不會在取用文件時漏拿幾頁或多拿了不需要的紙張而浪費了時間。 別讓你的 IN/OUT TRAY變成垃圾堆 IN/OUT TRAY應盡量為淺容量，以便于處理文件。當文件在匣上已滯留多時，表示它們很可能應丟入垃圾桶或碎紙機中了。 使用彩色印刷的電話留言條 醒目的電話留言條是員工多之辦公室的必備品，以填充方式設計格式，特殊的形狀和顏色可避免被其他文件淹沒。 善用磁盤索引簿 避免新舊磁盤資料混雜，節(jié)省尋找時間。請將當前使用中的磁盤內(nèi)容印出放在磁袋中可隨時查閱。 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個妙招 2 有效利用彩色自粘貼紙 將混亂的文件逐一區(qū)分，以便隨后迅速歸檔。付予顏色定義，例如紅色代表急件，綠色代表待辦事項等。 重要的電話號碼應多留一份復本，隨身攜帶 將工作往來中較重要的電話號碼依類別或名稱區(qū)分，謄出一份放在身邊，可助你有效地運用來聯(lián)絡他人。 有規(guī)律的收集歸檔資料 長痛不如短痛，如果文件是應被分類歸檔的，在收到資料時就應加以順序分類，免得日后整批歸檔時耗時廢力。 利用電腦處理文字 別把時間浪費在紙上大作文章，紙上草稿可以用符號達意，再利用鍵盤整理文字會快的多。 絕對不要沒有整理好桌面就回家 每天早上若看到前一天的凌亂，一定會使當天的效率大挫，務必在下班前花十分鐘將待辦事項稍為分類，明天一定會更好！ 井然有序的辦公環(huán)境 擁有秩序工作區(qū)的 15個妙招 3
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