【正文】 案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在 5 公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。 保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。 各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。 五、檔案的借用和使用 各部門平時工作需 要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續(xù)。 檔案保管員憑批準后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。 需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領導同意、公司總經(jīng)理或授權權限人批準，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。 檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。 如發(fā)現(xiàn)員工有惡 意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經(jīng)濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。 六、歸集 自本制度下發(fā)之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。 財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。 第五篇：檔案管理制度范本 檔案管理制度 為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下： 本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、 物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。 公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手 續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。 在切實遵循《中國檔案分類法》前提下 ,根據(jù)公司實際情況 ,將所涉及的檔案劃分為十大類：（ A）行政管理、（ B）人事管理、（ C）財會檔案、（ D）生產經(jīng)營管理、（ E）技術質量安全管理、（ F）基建檔案、（ G）外來文件、（ H）聲像檔案、（ I）實物檔案、（ J）其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。 實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。 歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。 存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。 檔案名稱的填寫要注意 內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。 檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔 1 份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔 2 份或 3 份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。 歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。 查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。 查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門 經(jīng)理簽署意見后方可復制。 原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點： 借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找； 按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱； 要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人； 所借檔案 不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫； 借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚； 、損壞或泄密，要立即追究當事人責任； 調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。 檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。 要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案 管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。 檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。 公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷 毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀 公文管理制度 ，提高文印質量，根據(jù)有關規(guī)定，結合實際，制定本制度。 “統(tǒng)一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。 、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。 ： 根據(jù)文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯(lián)合行文，必須由聯(lián)合行文的部門會簽后送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經(jīng)行政領導簽發(fā)，公司綜合事務部統(tǒng)一編排字號和登記后，并打印出來。相關職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發(fā)，文件底稿 (附帶二張正文 )加蓋公章后由檔案室存檔。 、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經(jīng)修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發(fā)和打印。 ，下行文的執(zhí)行、檢查， 均由擬文部門負責。 ，統(tǒng)管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。 種文件材料，均應及時交檔案室統(tǒng)一歸檔。 。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。 ，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合 事務部部長審批；查閱重要公文和重要資料須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。 ，必須經(jīng)分管領導審批，并要在檔案管理人員的監(jiān)督下完成復印或復制工作。 ，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經(jīng)上級批準，不允許復制。根據(jù)上級機關的要求和安排，文秘人員應按時上交標密文件。 ，按《公文處理辦法》執(zhí)行。 文檔管理制度 為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下： 檔案 管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。 本公司所有職工有保護義務。 公司行文由發(fā)文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經(jīng)理簽發(fā)，最后送至綜合事務部打印發(fā)文。 公司收發(fā)各類文件，根據(jù)文件性質（以文頭為準），報總經(jīng)理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。 、批示。 工作人員在工作中形成的各種材料應及 時移交至本部門，集中管理，個人不得據(jù)為己有。 各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據(jù)文件資料性質，定期匯總存檔。 公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。 財務資料由財務人員按規(guī)定管理。 各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。 銷毀檔案必須經(jīng)過總經(jīng)理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。 禁止個人將公司檔案及復印件送他人或出賣。 公司對保密檔案，落實專人妥善保管。 綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理（銷毀）檔案，意見先報公司總經(jīng)理。 有下列行為者，將根據(jù)公司有關規(guī)定和國家法規(guī)，給予責任行為人行政、經(jīng)濟處罰，情節(jié)嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。 擅自涂改檔案。 未按規(guī)定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。 未按規(guī)定向他人提供檔案。 損毀、丟失屬于公司所有的檔案。 檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。