【正文】 室員工都有一些基本守則、規(guī)矩必須遵守。此類(lèi)與會(huì)議相關(guān)的守則、規(guī)矩，就包括會(huì)議禮儀。二、培訓(xùn)目標(biāo)不管具體的目標(biāo)如何，召開(kāi)會(huì)議的基本目的都是傳達(dá)并貫徹所要執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)方針，使各個(gè)部門(mén)的經(jīng)營(yíng)策略與公司目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，群策群力，找到解決問(wèn)題的最佳方案。具體目標(biāo)有如下三點(diǎn)：讓職員在了解會(huì)議基本禮儀方式后，進(jìn)一步提高公司辦公效率；從時(shí)間觀念、個(gè)人儀態(tài)等方面入手，塑造得體的公司形象；通過(guò)學(xué)習(xí)，使員工舉手投足更具魅力，并結(jié)合優(yōu)雅得體的舉止，在社交場(chǎng)合中樹(shù)立自己獨(dú)有的個(gè)性化形象。三、培訓(xùn)方式及層次本次培訓(xùn)以講授、啟發(fā)式互動(dòng)教學(xué)為主要方式，以管理游戲、角色扮演、一攬子公文處理等情景模擬為主要方法。具體培訓(xùn)層次見(jiàn)下圖：圖一 商務(wù)型公司員工會(huì)議禮儀培訓(xùn)層次四、培訓(xùn)對(duì)象及類(lèi)型商務(wù)型公司在職員工五、培訓(xùn)內(nèi)容（一）內(nèi)部公司會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備工作（1）確定會(huì)議主題與議題：要有切實(shí)的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；要有明確的目的。（2）確定會(huì)議名稱：會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類(lèi)型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題來(lái)確定。（3）確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格：本著精簡(jiǎn)效能的原則，會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。（4）確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期：會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。（5）確定會(huì)議所需用品和設(shè)備：必備用品是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（6）確定與會(huì)人員名單：出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。（7）確定會(huì)議地點(diǎn)：要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。（8）制發(fā)會(huì)議通知：會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、議題及要求等。會(huì)議通知的方式有書(shū)面、口頭、電話、郵件。圖二 會(huì)前準(zhǔn)備工作原則會(huì)議中期準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前要明確會(huì)議目的，確定議題、程序和開(kāi)會(huì)的方法方式；收集意見(jiàn)，準(zhǔn)備必要的有關(guān)資料，做好會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備，搞好衛(wèi)生，桌椅的排列方法要適于會(huì)議的特點(diǎn)。在此，主要講解會(huì)議主持人及會(huì)議參與者的禮儀。（1）會(huì)議主持人儀容儀表要求如果特殊情況因故來(lái)遲，不要破門(mén)而入，跑步到位、大喘粗氣。應(yīng)該以手輕輕推門(mén)，進(jìn)門(mén)后快步到位，放下文件袋、落座，先 向等候者道歉，并簡(jiǎn)要說(shuō)明原因，求得大家諒解，立即主持會(huì)議。坐姿：主持人主持會(huì)議多為坐姿。坐立應(yīng)端正，腰要挺直，頸項(xiàng)伸直，面對(duì)前方，虛視全場(chǎng)，雙臂前伸，兩肘輕按會(huì)議桌沿，對(duì)稱，呈“外八字”。不能前傾或后仰，主持中不能出現(xiàn)用手抓頭、揉眼、搔臉、拄臉、不住地喝水、抽煙等多余動(dòng)。站姿：在公司內(nèi)部會(huì)議中，主持人以站立姿勢(shì)主持。站立主持時(shí)，要雙腿并攏，腰背挺直，右手持稿底部中間。兩腿不能叉開(kāi)，不能抖動(dòng)，兩手不能上抬、晃動(dòng)、抓握話筒等。手勢(shì)：主持人與一般講話者不同，一般不需要手勢(shì)。在一些小型會(huì)議進(jìn)行總結(jié)概括時(shí)，可以加入適當(dāng)手勢(shì)，但是動(dòng)作不能過(guò)大。用語(yǔ)禮儀主持會(huì)議要通過(guò)語(yǔ)言表述來(lái)進(jìn)行。因此，主持人應(yīng)特別注意語(yǔ)言的禮儀規(guī)范。 第一，所有言談都要服從會(huì)議的內(nèi)容和氣氛的要求，或莊重，或幽默。 第二，口齒清楚，思維敏捷，積極啟發(fā)，活躍氣氛。切實(shí)把握會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議主題，勿使討論或發(fā)言離題太遠(yuǎn)，而應(yīng)引導(dǎo)大家就問(wèn)題的焦點(diǎn)暢所欲言；同時(shí)，要切實(shí)掌握會(huì)議的時(shí)間，不使會(huì)議拖得太長(zhǎng)。第三，會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，主持人對(duì)持不同觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)的人，應(yīng)允許其做充分解釋，會(huì)議出現(xiàn)僵局時(shí)要善于引導(dǎo)，出現(xiàn)空?qǐng)觥⒗鋱?chǎng)時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)白。要處處尊重別人的發(fā)言和提問(wèn)，不能以任何動(dòng)作、表情或語(yǔ)言來(lái)阻止別人，或表示不滿。要用平靜的語(yǔ)言、準(zhǔn)確的事實(shí)來(lái)闡述正確主張，使人心服口服。第四，減少會(huì)議時(shí)間。準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，不準(zhǔn)拖延時(shí)間，重視會(huì)議效率。（2）會(huì)議參加人禮儀要求會(huì)議參與人的禮儀可以運(yùn)用第一個(gè)層面的3：3：3原則來(lái)探討：會(huì)議前，妥善準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席，服裝整齊，精神奕奕；會(huì)議中，仔細(xì)聆聽(tīng)，積極參與，不時(shí)記錄，適時(shí)響應(yīng)；會(huì)議后，確實(shí)遵守會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)目的指導(dǎo)，據(jù)此執(zhí)行。所以不僅是服務(wù)人員要彬彬有禮，參與人員也要遵守禮儀。正確的會(huì)議禮儀應(yīng)該注意這幾個(gè)方面：堅(jiān)守事實(shí)原則會(huì)議中陳述的言論，一定要有事實(shí)根據(jù)，不可過(guò)于夸大，添油加醋。不可言詞閃爍，推卸責(zé)任。某些原則問(wèn)題如果過(guò)于放松，會(huì)導(dǎo)致績(jī)效不佳；但是有些議題，必須視情況彈性調(diào)整，此時(shí)就應(yīng)該列為開(kāi)放議題，給予適當(dāng)彈性，以免議事討論陷入膠著狀態(tài)。聚精會(huì)神參與會(huì)議的相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表均應(yīng)事先充分準(zhǔn)備，深入了解，這才能達(dá)到會(huì)議召開(kāi)的目的，有效解決議案。會(huì)議的席次和座位有其既定的安排禮節(jié)，與會(huì)者應(yīng)謹(jǐn)守分寸，選擇符合自己職務(wù)的位置入座，以免貽笑大方。有些議事進(jìn)行節(jié)奏較快，如果沒(méi)有用心集中精神，很容易錯(cuò)失重要議事卻不自知。注意儀容形象“好的開(kāi)始，是成功的一半”，會(huì)議能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，就表示會(huì)議已經(jīng)成功一半。與會(huì)者的儀態(tài)舉止就是形象的縮圖，開(kāi)會(huì)時(shí)坐姿不良，抖腳、打哈欠、梳頭發(fā)、補(bǔ)妝這些都是不雅的舉止，不應(yīng)該發(fā)生。學(xué)會(huì)彼此尊重與會(huì)者都應(yīng)當(dāng)彼此尊重，維持會(huì)場(chǎng)秩序，使得會(huì)議可以順利進(jìn)行。即使在表決期間，可能會(huì)有不同的意見(jiàn)產(chǎn)生，也應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)禮儀。發(fā)言必須先取得主席的許可，一般不超過(guò)三分鐘，發(fā)言時(shí)先介紹自己的姓名單位，發(fā)言不可以超過(guò)三次等，這些都是簡(jiǎn)單的議事規(guī)范。（三）會(huì)議后期準(zhǔn)備工作會(huì)議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括兩項(xiàng)：。這些文件包括會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會(huì)議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)對(duì)與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會(huì)議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷(xiāo)毀的材料，則一定要仔細(xì)銷(xiāo)毀。圖三 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）（二）外部商務(wù)會(huì)議外部商務(wù)會(huì)議，作為東道主一方出面安排各項(xiàng)會(huì)議事宜時(shí)，一定要在迎送、款待、場(chǎng)地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。接待準(zhǔn)備（1）成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。（2）了解客方基本情況，收集有關(guān)信息?？上蚩头剿饕勁写韴F(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級(jí)別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時(shí)間、地點(diǎn)、交通方式，以安排迎送的車(chē)輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車(chē)船票或飛機(jī)票。（3）擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實(shí)際，擬訂出接待計(jì)劃和日程安排表。，可傳真給客方征詢意見(jiàn)。迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對(duì)等。準(zhǔn)確掌握對(duì)方抵離的時(shí)間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點(diǎn)迎候。主方應(yīng)主動(dòng)到機(jī)場(chǎng)、車(chē)站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對(duì)于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。協(xié)助返程。商務(wù)會(huì)議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來(lái)的與會(huì)者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動(dòng)為對(duì)方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對(duì)方訂購(gòu)、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車(chē)票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會(huì)者或與會(huì)的特殊人士離開(kāi)本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。六、案例分析案例一：請(qǐng)柬發(fā)出之后某機(jī)關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開(kāi)總結(jié)表彰大會(huì)，發(fā)了請(qǐng)柬邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請(qǐng)柬上把開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)寫(xiě)得一清二楚。接到請(qǐng)柬的幾位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來(lái)到禮堂開(kāi)會(huì)。一看會(huì)場(chǎng)布置不像是開(kāi)表彰會(huì)的樣子，經(jīng)詢問(wèn)禮堂負(fù)責(zé)人才知道，今天上午禮堂開(kāi)報(bào)告會(huì)，某機(jī)關(guān)的總結(jié)表彰會(huì)改換地點(diǎn)了。幾位領(lǐng)導(dǎo)同志感到莫名其妙，個(gè)個(gè)都很生氣，改地點(diǎn)了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。事后，會(huì)議主辦機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說(shuō)，因秘書(shū)人員工作粗心，在發(fā)請(qǐng)柬之前還沒(méi)有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會(huì)有問(wèn)題，便把會(huì)議地點(diǎn)寫(xiě)在請(qǐng)柬上，等開(kāi)會(huì)的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時(shí)改換會(huì)議地點(diǎn)。但由于邀請(qǐng)單位和人員較多，來(lái)不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。盡管領(lǐng)導(dǎo)登門(mén)道歉，但造成的不良影響也難以消除。問(wèn)題討論： 這個(gè)案例告訴秘書(shū)在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意什么問(wèn)題呢？