【導(dǎo)讀】分銷配送業(yè)務(wù)操作手冊。中國郵政集團(tuán)公司

　　

【正文】 運(yùn)作出現(xiàn)異常情況時，簽約主體 協(xié)調(diào)供應(yīng)商在接到相關(guān)通知后 48 小時到達(dá)現(xiàn)場，并在 72 小時內(nèi)將幾方認(rèn)同的事實(shí)情況書面上報上級機(jī)構(gòu)。 第四條 服務(wù)支撐 協(xié)調(diào)供應(yīng)商建立 由其高層負(fù)責(zé)的營銷 服務(wù)團(tuán)隊(duì) ，開展銷售協(xié)調(diào)、宣傳策劃、技術(shù)指導(dǎo)、用戶咨詢等工作，并配備相關(guān)的設(shè)備，為用戶提供相關(guān)的指導(dǎo)。同時利用靈活的激勵機(jī)制，給予團(tuán)隊(duì)一定的自主權(quán)。 組織供應(yīng)商結(jié)合商品特點(diǎn)、使用方法、貨品陳列、營銷技巧等方 24 面知識，有計(jì)劃的分期分批對運(yùn)作省份農(nóng)村郵政支局所、網(wǎng)點(diǎn)負(fù)責(zé)人、速 遞物流專職配送人員開展技術(shù)營銷培訓(xùn)，提高速遞物流配送隊(duì)伍的服務(wù)水平。 組織供應(yīng)商應(yīng)針對重點(diǎn)地區(qū)小量大面的開展試驗(yàn)示范工作，以點(diǎn)帶面，在向農(nóng)民宣傳商品的同時，講解與商品相關(guān)的使用方法，通過科技下鄉(xiāng)等活動提升品牌形象。 （ 1）組織供應(yīng)商以農(nóng)村有一定經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和影響力的致富帶頭人、種植大戶為首要對象，通過電視媒體、車體廣告、墻體廣告、宣傳單頁、磁帶光盤等形式進(jìn)行宣傳，采用附帶贈品等手段進(jìn)行促銷，并定期對客戶及一線人員進(jìn)行回訪，掌握市場需求。 （ 2） 供應(yīng)商 可 在《中國郵政報》 等郵政媒體 上進(jìn)行 相應(yīng)的宣傳（包括不限于商品、形象、軟文等形式）。 第五條 銷售政策 并發(fā)布 。 ：銷售政策的制定堅(jiān)持“公平、公正、公開”原則，達(dá)到“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、獎勵典型”的目標(biāo)。 ：項(xiàng)目簽約主體按年度對所屬企業(yè)進(jìn)行實(shí)施。 ：分級實(shí)施到位。 第二節(jié) 供應(yīng)商評估 第一條 統(tǒng)簽項(xiàng)目評分辦法 25 1． 總部 簽約的供應(yīng)商關(guān)鍵績效考核指標(biāo)分為總部指標(biāo)和省指標(biāo)兩部分，從商品、范圍、系統(tǒng)、結(jié)算、服務(wù)支撐、異常情況處理和行業(yè)經(jīng)理綜合評價 7 個方面，對供應(yīng)商的關(guān)鍵績效進(jìn)行考核。 2．供應(yīng)商績效每年集中考核 1 次?？偛繉⒁源藶橐罁?jù)評定供應(yīng)商當(dāng)年的等級。 第二條 省簽項(xiàng)目評分辦法 省速遞物流 參照 總部 的考核方式進(jìn)行考核。 第三條 供應(yīng)商評級 根據(jù)考核的結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行評級。 A 級，長期首選合作供應(yīng)商，得分在 80 分及以上者。 B 級，可接受供應(yīng)商，得分在 60 到 80 分（不含 80）之間者。 C 級，不合格供應(yīng)商，得分在 60 分（不含 60）以下者。 第三節(jié) 供應(yīng)商的發(fā)展 第一條 當(dāng)年得分評級為 A 級的供應(yīng)商，在運(yùn)作區(qū)域，商品推廣等方面給予該供應(yīng)商政策方面的傾斜。對于年終評級為 A 且收入貢獻(xiàn)大，溝通配合 順暢，零投訴的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，可以重點(diǎn)為其提供區(qū)域拓展，增加合作環(huán)節(jié)和商品等服務(wù)方面的支持。 第二條 當(dāng)年得分評級為 B 級的供應(yīng)商，由簽約主體提出優(yōu)化建議，雙方共同努力，做好市場推廣工作。 第三條 當(dāng)年得分評級為 C 級的供應(yīng)商，書面警告 1 次，由簽約主體提出整改意見，連續(xù) 2 次被警告的供應(yīng)商，終止合作，清退出郵政渠道 。 26 第五章 進(jìn)貨管理 第一節(jié) 訂貨 第一條 訂貨采取自下而上 的 逐級 方式。 第二條 會員向 支局 訂貨，需提交訂貨憑證，內(nèi)容包括：品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時限等信息 ，并需簽字確認(rèn) 。 支局可根據(jù)實(shí)際情況預(yù)收部分貨款。 第 三 條 縣 局根據(jù) 直營店（支局）的配貨申請，并結(jié)合市場需求、銷售和庫存結(jié)余情況，向市郵政局業(yè)務(wù)部門提交 “ 分銷配送 商品訂單”（見附件 16） ，市 局業(yè)務(wù)部門審核匯總后提交到 省速遞物流 ， 省速遞物流 填制“ 分銷配送 商品訂單”統(tǒng)一向供應(yīng)商訂貨。 如需 直配 （ 指不存在其他分撥環(huán)節(jié)，廠商將貨物直接配送到訂貨單位 ） ， 應(yīng)附有 直配單位的訂單，以 滿足供應(yīng)商直接發(fā)貨的需要。 第 四 條 對于下級 機(jī)構(gòu) 提交的訂單，若本級機(jī)構(gòu)有存貨，按照發(fā)貨流程處理（詳見第五章第三節(jié)）。若本級機(jī)構(gòu)無存貨，本級機(jī)構(gòu)應(yīng)匯總下級訂單信息并提交上級機(jī)構(gòu)。若本級機(jī)構(gòu)有部分存貨， 滿足訂單部分 進(jìn)行發(fā)貨處理，原訂單終止，剩余部分下級 機(jī)構(gòu) 應(yīng)重新提交訂單。 第五 條 各省運(yùn)作的 總部 統(tǒng)簽的項(xiàng)目，需由 省速遞物流 匯總 訂貨單后填制“ 分銷配送 商品訂單”統(tǒng)一報 總部 ，由總部填制“ 分銷配送商品訂單”統(tǒng)一向供應(yīng)商訂貨。過渡階段， 總部 統(tǒng)簽項(xiàng)目的“ 分銷配送 商品訂單”由 省速遞物流 直接向供應(yīng)商發(fā)出商品訂單。 27 第六 條 “ 分銷配送 商品訂單”應(yīng)按格式要求規(guī)范填寫，各級加蓋公章方為有效。郵政內(nèi)部訂單一式兩份，訂貨申請機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門一份、訂單接收機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門一份。郵政對供應(yīng)商的訂單一式兩份，提交訂單的 省速遞物流 一份，供應(yīng)商一份。 第七 條 郵政各級訂單接收機(jī)構(gòu)要在接到 訂貨 單后的一個工作日內(nèi)完成匯總、確認(rèn)并向上一級提交。如出現(xiàn)暫停訂貨等情況要即時反饋到下一級訂貨機(jī)構(gòu)。 第八 條 嚴(yán)禁 市郵政局（含市）以下機(jī)構(gòu)向供應(yīng)商直接訂貨。 第二節(jié) 到貨驗(yàn)收入庫 第一條 商品到達(dá)收貨機(jī)構(gòu)后，收貨機(jī)構(gòu) 的業(yè)務(wù)人員和倉庫保管員要對每批商品的品種、數(shù)量、包裝情況、實(shí)物規(guī)格、型號、生產(chǎn)日期、供應(yīng)商 進(jìn)行當(dāng)場驗(yàn)收。 如出現(xiàn)貨物破損、包裝污染、產(chǎn)品品種與發(fā)貨單不符、發(fā)貨單與訂單不符以及產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)拒絕驗(yàn)收。如出現(xiàn)貨物缺少，查證為發(fā)貨方或發(fā)貨方委托承運(yùn)商原因的，先行按照驗(yàn) 收數(shù)量入庫，缺少部分 可要求 發(fā)貨方補(bǔ)發(fā) 或終止執(zhí)行 ；填寫 “ 分銷配送商品驗(yàn)收差異單 ” （見附件 17） 一式三份，庫管、業(yè)務(wù)人員和發(fā)貨單位各一份。 屬收貨方委托承運(yùn)商原因的，則由承運(yùn)商按售價賠償，先按全數(shù)驗(yàn)收入庫，之后，賠償部分做銷售出庫處理。 第二條 收貨機(jī)構(gòu)在驗(yàn)收供應(yīng)商的發(fā)貨后，要在供應(yīng)商提供的發(fā)貨單上確認(rèn)簽字并留存一份。 同時，供應(yīng)商應(yīng)及時將驗(yàn)收的發(fā)貨單提供給 省速遞物流 一份存檔，以備結(jié)算時對賬。 收貨機(jī)構(gòu)（除支局外）在驗(yàn)收郵政機(jī)構(gòu)內(nèi)部的發(fā)貨后，要在發(fā)貨機(jī)構(gòu)提供的 “ 分銷配送商品 28 出庫單 ” （見附件 18）上簽字確認(rèn)并留存 一份。 第三條 庫管人員 驗(yàn)收完畢后 ，對應(yīng)發(fā)貨 機(jī)構(gòu) 的每張發(fā)貨單或出庫單 填寫 “分銷配送商品入庫單”（見附件 19）入庫。入庫單一式三份，庫管、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)各一份。 第四條 驗(yàn)收過程必須做到庫管與業(yè)務(wù) 共同 驗(yàn)收，并按照商品行業(yè)要求封存樣品，發(fā)貨單位和收貨單位雙方留存。 第三節(jié) 發(fā)貨出庫 第一條 在郵政系統(tǒng)內(nèi)部，發(fā)貨機(jī)構(gòu)已發(fā)出，收貨機(jī)構(gòu)沒到貨驗(yàn)收的過程中屬在途商品，在途商品的貨權(quán)屬于發(fā)貨機(jī)構(gòu)。 第二 條 業(yè)務(wù)人員審核下級機(jī)構(gòu) （不含支局） 的訂單，本 機(jī)構(gòu)有存貨的，可按下級單位 訂 單要求 填制 “分銷配送商品出庫單”，通知庫管 核實(shí)后發(fā)貨 。收貨機(jī)構(gòu)驗(yàn)收的，登記“分銷配送 商品 庫存 貨物 明細(xì)賬”（見附件 20）出庫數(shù)量、金額等信息。收貨機(jī)構(gòu)未驗(yàn)收的， 登記 “分銷配送業(yè)務(wù)庫存商品明細(xì)賬”在途商品信息 。 “分銷配送商品出庫單”一式五份，發(fā)貨機(jī)構(gòu)庫管一份，收貨機(jī)構(gòu)簽字確認(rèn)后留存一份，返回三份，發(fā)貨機(jī)構(gòu)庫管、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)各一份。 縣局給直營店（支局）配貨的，填制 “ 分銷配送商品調(diào)貨單 ” （見附件 21） ，通知庫管核實(shí)后發(fā)貨。 “ 分銷配送商品調(diào)貨單 ” 一式五份，縣局庫管一份，支局簽字確認(rèn)后留存一份，返回三份，縣局庫管、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)各一份。縣局根據(jù)支局的銷售清單，登 記 “ 分銷配送商品出庫單 ” 及做相關(guān)處理。 第 三 條 各級機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)在收到下級機(jī)構(gòu) 訂 單后，應(yīng) 及時 將貨物配 29 送至 訂 貨單位 ，具體時限由各省自行確定 。貨物未按時限發(fā)出的應(yīng)及時向訂貨單位說明原因。 第 四 條 收到返回的“ 分銷配送 商品出庫單”后，發(fā)貨機(jī)構(gòu)的庫管、業(yè)務(wù) 根據(jù)返回的出庫單信息，將在途商品轉(zhuǎn)為正常出庫商品，在庫存商品明細(xì)賬中登記出庫，財(cái)務(wù) 作相應(yīng)賬務(wù)處理。 第五 條 商品到達(dá)收貨機(jī)構(gòu)驗(yàn)收無誤后，發(fā)貨機(jī)構(gòu)與 收貨 機(jī)構(gòu)同時進(jìn)行出入庫處理。如 收發(fā)貨機(jī)構(gòu)存在差異 ， 應(yīng)通過溝通的方式 協(xié)商解決 ，差異解決后 雙方 同時進(jìn)行出入庫處理。 驗(yàn)收和 差異 的 處理 時限為 5 個工作日，超過限期，強(qiáng)制收貨機(jī)構(gòu)作入庫處理，發(fā)貨機(jī)構(gòu)由在途商品轉(zhuǎn)為正常出庫商品。 第六章 庫存管理 第一節(jié) 管理原則 第一條 各省應(yīng)根據(jù)市場需求和各類商品的流轉(zhuǎn)情況確定庫存定額 ，加速資金流轉(zhuǎn)，降低庫存風(fēng)險。 第二條 上級部門應(yīng)對下級部門的庫存、賬目進(jìn)行定期檢查或抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保賬賬、賬實(shí)相符。 第三條 發(fā)貨出庫 和銷售應(yīng) 實(shí)行先進(jìn)先出原則，以避免商品過期。 第四條 凡未辦理出庫手續(xù)的不得發(fā)貨 ，嚴(yán)禁白條抵庫 。 第五條 省、市、縣 和直營店（支局）要分別設(shè)置“分銷配送商品庫存貨物總賬”（見 附件 22）， “分銷配送商品庫存貨物明細(xì)賬”； 30 省、市、縣按照項(xiàng)目和直營店（支局）分別設(shè)立“分銷配送商品庫存貨物總賬項(xiàng)目分戶賬”（見附件 23）和“分銷配送商品 直營店（支局）分戶賬”（ 見 附件 24）。 第二節(jié) 盤點(diǎn)與對賬 第一條 每月月末業(yè)務(wù)與庫管進(jìn)行貨物的實(shí)地盤點(diǎn)；每季季末，由業(yè)務(wù)發(fā)起會同庫管與財(cái)務(wù)共同進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)對賬。 第二條 盤點(diǎn)需填寫“ 分銷配送 商品庫存盤點(diǎn)表”（ 見 附件 25）一式兩份，庫管、業(yè)務(wù)人員各留存一份； 根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果填制“分銷配送商品盤盈盤虧報告單”（見附件 26） 、“ 分銷配送 商品損失核銷單 （盤點(diǎn)） ” （ 見 附件 27） 和“ 分銷配送商品損失核銷單（過期 及破損 ）”（見附件 28） ；其中，“分銷配送商品盤盈盤虧報告單”一式三份，庫管員留存一份、兩份上報領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后一份業(yè)務(wù)留存，一份財(cái)務(wù)做賬務(wù)處理；“ 分銷配送商品損失核銷單（盤點(diǎn)）” 和“ 分銷配送商品損失核銷單（過期 及破損 ）” 各一式兩份，上報領(lǐng)導(dǎo)審批后，一份業(yè)務(wù)部門留存，一份交財(cái)務(wù) 部門 進(jìn)行 賬務(wù)處理。 各省應(yīng)對審批金額與權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定。 1. 出現(xiàn) 貨物減值情況 ， 包括貨物破損、過期、自然損耗等情況 ，庫管及時通報業(yè)務(wù)部門填報 “ 分銷配送商品損失核銷單（過期及破損） ” 報批 后 做如下處理： （ 1） 做損失處理的填 “ 分銷配送商品盤盈盤虧報告單 ” ； （ 2） 報批做退貨處理的走退貨流程； （ 3） 報批做降價處理的走調(diào)價流程。 31 2. 貨物出現(xiàn)數(shù)量差異 ，包括減少或增加， 填 “ 分銷配送商品盤盈盤虧報告單 ” 和 “ 分銷配送商品損失核銷單（盤點(diǎn)） ” 報批 后做如下處理： （ 1） 庫管員原因造成庫存短少，由庫管員按現(xiàn)行銷售價格銷售賠償做銷售處理。 （ 2） 不可抗力原因造成的商品短少，根據(jù)批復(fù)意見做相應(yīng)處理 （ 3） 數(shù)量增加的應(yīng)增加庫存并報財(cái)務(wù)做相關(guān)賬務(wù)處理。 第三條 盤點(diǎn)時應(yīng)注意商品的保質(zhì)期限和商品存量，根據(jù)所轄區(qū)域商品進(jìn)銷存情況，及時進(jìn)行調(diào)劑，防止商品積壓或缺貨。 第四條 凡接近保質(zhì)期、過銷售時令、滯銷 （ 指市場銷售不暢，存貨多的商品，庫存時限超過三個月 ） 、存量偏多等商品，庫管 員 要填寫“ 分銷配送 商品 庫存預(yù)警報告單”（見附件 29） 一式兩份， 一份留存 、 一份交由業(yè)務(wù)部門提出處理意見和處理時限，上報負(fù)責(zé)人審批后返回庫管員，并根據(jù)處理意見進(jìn)行處理； 市、縣郵政局業(yè)務(wù)部門要制定 預(yù)警 商品 報告 制度，并按照制度流程和時限 審查批復(fù)，限期處理。 第 五 條 每年年底，業(yè)務(wù)部門根據(jù)結(jié)存的庫存情況制作“ 分銷配送 商品跌價情況表”（見附件 30）， 一 式 兩 份，一份交業(yè)務(wù)部門留存，一份 交財(cái)務(wù)部門作為計(jì)提存貨跌價準(zhǔn)備的依據(jù)。 第六 條 當(dāng)庫存商品存在下列情況之一時，該庫存商品應(yīng)該如實(shí)填寫到“ 分銷配送 商品跌價情況表”中，報財(cái)務(wù)計(jì)提跌價準(zhǔn)備 。 １． 對市價持續(xù)下跌，且在可預(yù)見的未來回升無望的； ２． 因商品過時或消費(fèi)者偏好改變等使市場的需求發(fā)生變化，導(dǎo) 32 致市場價格逐漸下跌的； ３． 其他足以證明該項(xiàng)存貨實(shí)質(zhì)上已經(jīng)發(fā)生減值的情形。 第七章 銷售管理 第一節(jié) 銷售流程 第一條 直營店（支局）在 辦理 銷售 、 銷售退貨 、收退預(yù)存款等業(yè)務(wù) 時， 開具 “分銷配送 商品銷售憑證 ” （見附件 31） 、 “分 銷配送商品銷售退貨憑證”（見附件 32） 、“分銷配送 商品 會員結(jié)款單”（見附件 33）。 上述表單一式三份，會員（客戶）一份，留存一份，上交業(yè)務(wù)部門一份。 第二條 營業(yè)終了后，支局做 日結(jié)處理 ， 填制 “ 分銷配送 商品營業(yè)繳款單”（ 見 附件 34） 和 “分銷配送商品銷售清單” （見附件 35） 。當(dāng)日實(shí)收款 與營業(yè)繳款單 核對 ， 核對無誤后 向 上 級財(cái)務(wù)部門上 繳營業(yè)款并 將相關(guān) 業(yè)務(wù)單據(jù) 上報上級業(yè)務(wù)部門 ?！胺咒N配送商品營業(yè)繳款單”一式三份，一份留存、一份上報上級財(cái)務(wù)部門、一份交上級業(yè)務(wù)部門?！胺咒N配送商品銷售清單”一式兩份，一份留存、一份報上級業(yè)務(wù) 部門。 第三條 上級業(yè)務(wù)部門收到相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)后進(jìn)行審核，無誤后填制“分銷配送商品營業(yè)日報單” （見附件 36） ，一式三份，一份業(yè)務(wù)留存、 一份返回支局、 一份 報 同級財(cái)務(wù) ， 同時 填制“分銷配送商品出庫單”， 登記 庫存明細(xì)賬 和庫存總賬，根據(jù)營業(yè)日報單登記支局預(yù)存款和欠費(fèi)分戶賬。 33 第 四 條 直營店（支局）根據(jù) 銷售清單、會員結(jié)款單 、商