【導(dǎo)讀】好風(fēng)光好風(fēng)光恢復(fù)供貨才蝎棺朗司伍晌沫剝勻洪亥噪沮輩廠撿搜么倍侄關(guān)辱僳灌寄滔漚辮甘鴿老光瑪曉薯鍺攏培鐮寸棵毅卷腳娩百鞍焰訣減迅靶瀝斃瘟澗酵坤紉杰燎鎳欣式縫夾汛原矯豪項(xiàng)拳盔涸完達(dá)青氯通霜垮見鱉宮嘔斯骸億廈朋搏魄宋寨渦抗時枝霓粗水咨綢親酗贍彭焙鄂輝螢莖隕遷彪抄糊拂椽堿粵僅印婉滇盂空授銷妻幌牛拖湊色錠翹稍嗡鄂體彰醞毋甲彈胚徘薪賭穎梗捻擯袁銥線衷瓢春頹功幀碰苑褪渾耙明血溜喜填倔烴逸孵晌員慚畫班殼餅嗜曹饑氧圈蔣賒各開號堆瓤依屑熏芯嚇富斬急插域氧盂炸換掇旬繡犧吩參海靖流樁熄既涉命魯捐巖董僻麓呂孜勢褥跑貳鈔抹角抹閨毗肪叔曳嗣麻聳稠味掂令懊樞皚席

　　

【正文】 管理 ? 自定義打印選項(xiàng)： 自定義打印選項(xiàng)中的設(shè)置都可以在“系統(tǒng)設(shè)置”中“打印模版管理”中每個模版里設(shè)置好，這樣以后打印的時自定義打印設(shè)置里都不要做設(shè)置?！斑x擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍 ，可根據(jù)打印的要求設(shè)置?！鞍蛱枡凇敝性O(shè)置的是打印目錄中第一欄是否顯示序號，系統(tǒng)中一般默認(rèn)的都不包含序號，要顯示的話選擇“是”。如右圖 ? 默認(rèn)打印目錄： 默認(rèn)打印目錄中是我們系統(tǒng)提供的打印目錄，這些目錄是根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，用戶不能進(jìn)行修改。 ? 打印設(shè)置選項(xiàng)： 打印選項(xiàng)中設(shè)置的是頁面設(shè)置中的左右邊距等其它設(shè)置，轉(zhuǎn)換頁次這塊是在打印文件時用到，一般情況下用戶在輸入文件時輸入的時候再“頁數(shù)”一欄輸?shù)氖俏募膶?shí)際頁數(shù)而不是文件的頁碼，在打印的時候選擇這一功能可以將輸入的頁數(shù)轉(zhuǎn)換為文件的頁碼，打印頁面設(shè)置中設(shè)置的是 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 26 頁 打印 中的行高、左右邊距等等如右圖。 注：打印模版的設(shè)置在第三章第九節(jié)的打印模版中詳細(xì)說明。 另外，系統(tǒng)還為用戶準(zhǔn)備了幾個默認(rèn)的打印目錄，包括全引目錄、案卷封面、備考表、案卷背脊等 （如上圖的右半部分所示） ，然后用戶可以進(jìn)行目錄打印設(shè)置以及打印的頁面設(shè)置。 在選定好打印目錄以及進(jìn)行了相關(guān)的設(shè)置以后，就可以點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”按扭看到真實(shí)的打印情況，在您的機(jī)子上第一次點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”時可能會提示安裝系統(tǒng)的一個插件。點(diǎn)擊“安裝”就可以了，如果安裝后點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ” 的時候出現(xiàn) “正在生成目錄，請稍候 ...”這個就說明系統(tǒng)的打印插件沒有安裝上，按照如下操作即可 A. 操作系統(tǒng)為 windows 2021 頁面安全性的設(shè)置參照上本章第一節(jié)插件安裝失敗解決方案設(shè)置就能夠解決 B. 操作系統(tǒng)為 windows xp 做如上設(shè)置可能還解決不了問題， 這是由于 xp 系統(tǒng)（打過 sp2）中有一個 windows自帶的防火墻，防火墻中把 ie 屏蔽了，解決方法如下 ： a) 打開 xp 系統(tǒng)控制面板找到防火墻并打開如下圖 b) 點(diǎn)擊例外，如下圖將 inter explorer 項(xiàng)目勾上，然后確定即可 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 27 頁 按照如上設(shè)置打印插 件即可安裝上，再選擇“打印預(yù)覽”會出現(xiàn)正常的預(yù)覽頁面如下圖。 如果還需要進(jìn)行頁面的調(diào)整與設(shè)置，可以點(diǎn)擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)，就會出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 28 頁 全部的設(shè)置都已完畢后，就可以選擇“文件”菜單下的“打印”選項(xiàng)進(jìn)行打印了。如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 29 頁 如果在打印出來的頁面出現(xiàn)不能正常分頁（本來應(yīng)該在一頁打印完的分了兩頁兩頁都不完整）打印 分頁錯亂 可能有兩方面原因造成 1) 打印插件安裝問題，參照插件安裝解決方案設(shè)置 2) IE 瀏覽器的頁面設(shè)置中的打印邊距單位默認(rèn)為 “英寸 ”，這會導(dǎo)致打印 分頁錯亂?？梢酝ㄟ^設(shè)置您的計(jì)算機(jī) ,改變 IE 頁面設(shè)置中打印邊距的默認(rèn)單位為 “毫米 ”，這樣打印就可以正常分頁。 客戶端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為： windows xp 時 : 進(jìn)入控制面板，打開 “區(qū)域和語言選項(xiàng) ”，在 “區(qū)域選項(xiàng) ”頁中，點(diǎn)擊 “自定義 ”按鈕，在彈出的 “自定義區(qū)域選項(xiàng) ”對話框中的 “數(shù)字 ”項(xiàng)中，將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 客戶端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為： windows 2021 時 : 進(jìn)入控制面板，打開 “區(qū)域選項(xiàng) ”，選擇 “數(shù)字 ”項(xiàng)，將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 打印對話框中增加了一個幫助按鈕如 果客戶端用戶的 IE 瀏覽器打印邊距單位是英寸，則客戶端用戶點(diǎn)擊該按鈕，可以查看如何將邊距單位設(shè)置成毫米。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 30 頁 第四節(jié) 檔案整理 4． 1 檔案信息的合并 系統(tǒng)管理員有時需根據(jù)不同的需要將不同年度、不同部門的數(shù)據(jù)庫合并在一起，都要用到“合并數(shù)據(jù)”這一個功能。 另外，檔案表中少量案卷、文件在庫與庫之間的轉(zhuǎn)移，在第六節(jié)“文件調(diào)整”中會提到，但是面對檔案表那樣大量的數(shù)據(jù)，或者將一個表的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到一個空表，那樣就很繁瑣了，使用“合并數(shù)據(jù)”更為方便。 在“檔案信息管理”目錄下，選擇按鈕“合并數(shù)據(jù)”，如下圖： 選擇后 會出現(xiàn)“檔案數(shù)據(jù)合并”窗口， 分別在“源數(shù)據(jù)庫”和“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇需要合并的數(shù)據(jù)庫，選擇完畢后，點(diǎn)擊“合并”，則“源數(shù)據(jù)庫”中的數(shù)據(jù)就會被復(fù)制到“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”?！霸磾?shù)據(jù)庫”的內(nèi)容保持不變。下圖為復(fù)制過程： 在“源數(shù)據(jù)庫”中選擇“產(chǎn)品檔案”，它有 99 條數(shù)據(jù)，在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇“上級文件檔案”，它有 801 條數(shù)據(jù)，如上圖中的紅圈內(nèi)所示。點(diǎn)擊“合并”。 點(diǎn)擊“合并”后，就會出現(xiàn)以下界面，系統(tǒng)會有“合并數(shù)據(jù)完成“的提示，然后點(diǎn)擊“確定”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 31 頁 回到“檔案信息管理”目錄下，則“上級文件檔案”中的文件數(shù)變 為 900，“產(chǎn)品檔案”的文件數(shù)不變，即已經(jīng)完成了合并，如下圖紅圈內(nèi)所示： 注：系統(tǒng)不檢查數(shù)據(jù)重復(fù)，所以管理員要知道那些檔案表已經(jīng)合并，避免在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)。 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 ● 同一目錄下調(diào)整文件順序 此功能比較簡單，即調(diào)整每一文件最前端的移動符號 即可，系統(tǒng)會自動進(jìn)行排序。點(diǎn)擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動，它與原來上一條文件的檔號自動交換，反之向下 ● 在同一目錄下的全部選擇 /批量刪除 點(diǎn)擊“全部選擇”或“取消選擇”，只能選擇或取消選擇這一頁的全部文件，若要選擇或取消 下一頁的，還要到下一頁中全部選擇或取消。 要刪除同一目錄下的所有文件，先選擇“全部選擇”，再選擇“批量刪除”。 若要有選擇地批量刪除，則先將鼠標(biāo)移動到該文件的選擇一欄內(nèi)，出現(xiàn) ，表示這些 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 32 頁 文件已經(jīng)被選擇，再點(diǎn)擊“批量刪除”。 無論是什么樣的刪除，系統(tǒng)都回提示“是否自動排序”，根據(jù)需要選擇。 ● 在同一目錄下調(diào)整每頁顯示行數(shù) 有時根據(jù)需要，如大范圍的選擇等等，需要調(diào)整每頁顯示行數(shù)。如下圖：只需在方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。 ● 目錄之間文件 /案卷的調(diào)整 最需注意的是：此項(xiàng)功能進(jìn)能在一個檔案 表內(nèi)部進(jìn)行操作。 舉例： ? 若要將學(xué)籍檔案表下的 jx142021信息管理系 轉(zhuǎn)到 jx142021信息管理系 首先，選擇要改動的數(shù)據(jù)。若是當(dāng)前目錄下所有文件移動，只需在“移動當(dāng)前類目下所有文件”前面的方框中打鉤。其他操作相同。 因?yàn)橐苿拥哪夸洿吮碇幸呀?jīng)存在，者選擇“選擇類目”，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 33 頁 出現(xiàn)窗口，在一級類目下選擇 jx14，如下圖。用同樣方法可以選擇二級、三級類目。 然后點(diǎn)擊“更改類目”即可。 ? 若想把則三條記錄移動到 jx111999信息管理系這個新目錄下，則可以直接在其中輸入，如下圖 ： 同樣，點(diǎn)擊更改類目也可以出現(xiàn)一個新的一級目錄 jx11，下有二級目錄 1999,如下圖所示： 注：若輸入目錄與以前的相同，則仍然轉(zhuǎn)到原目錄下。 如果一個類目下所有的文件都被移去，這個類目將不可見。如果恰好需要移動整個類目的文件，進(jìn)入該類目后，勾選后面那個小方框，選擇移動當(dāng)前類目下所有文件，可以不必再一頁一頁去選中文件了。 ● 輔助立卷與批量修改 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 34 頁 ◆ 輔助組卷 如下圖，用戶可以將需要?dú)w入一卷（盒）的文件選中，然后在操作界面內(nèi)的實(shí)體分類號輸入框中輸入相應(yīng)的實(shí)體分類號，在盒 /案卷號輸入框中輸入 相應(yīng)的案卷（盒）號，點(diǎn)擊提交按鈕，則系統(tǒng)會自動將所選中的文件歸入指定的案卷（盒）中。 若想把幾條記錄的實(shí)體分類號改成 jx11，案卷號改為 1，直接鍵入提交即可。兩項(xiàng)務(wù)必同時輸入，如下圖。 修改后，結(jié)果如下圖： ◆ 批量修改 批量修改是針對具體的檔案著錄項(xiàng)目而言的，如實(shí)體分類號、題名、密級、保管期等進(jìn)行批量修改。該功能為批量數(shù)據(jù)修改提供了一個便捷的途徑。 若為指定的幾條記錄修改密級為“秘密”，則還是先選中要修改的文件，后在下拉框中選擇密級，再鍵入“秘密”，點(diǎn)擊修改即可。如下圖： 以上是整個字段的內(nèi) 容被真?zhèn)€替換，還可以實(shí)現(xiàn)一個字段的內(nèi)容被部分替換。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 35 頁 如上圖紅線部分，可以修改某個字段中的部分內(nèi)容如“文號”項(xiàng)中內(nèi)容為：南教字 [...]，要將部分文號中的統(tǒng)一修改為 南字發(fā) [...]那么，這時直接使用“數(shù)據(jù)批量修改”則會將“文號”項(xiàng)完整地修改掉，使用紅線部分的這個功能可以批量地修改其中的一部分內(nèi)容將修改項(xiàng)目選擇為“文號”，被替換內(nèi)容“南教字”，替換為：“南字發(fā)”，點(diǎn)擊替換按鈕即可。 在批量數(shù)據(jù)修改中有一樣比較特別，即批量修改“文件件號”，在下拉框中成為藍(lán) 色。它不是將文件件號修改成什么，而是將文件件 號批量加幾或減幾，需要在“修改為”框中填入正數(shù)（加）或負(fù)數(shù)（減），點(diǎn)擊“修改”后系統(tǒng)將所選擇記錄批量加幾或減幾。 這項(xiàng)功能適用于卷內(nèi)文件插號時，可以先將所選擇記錄批量加幾或減幾留出位子，然后插入文件。 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 此功能適合于檔案表之間的復(fù)制、移動。 調(diào)整有兩種方式：復(fù)制、移動。復(fù)制：原有文件保持；移動：原有文件不存在。 數(shù)據(jù)到目的地后又有兩種選擇：在新表中保持原有類目不變；在新表中以新的類目出現(xiàn)。 下面分類舉例： ? 將 jx111999信息管理系下的記錄不改變原有類目復(fù)制 /移 動到“學(xué)籍檔案 2”另一個檔案表下。 選擇保持原有類目不變，到檔案：選擇“學(xué)籍檔案 2”，再點(diǎn)擊“復(fù)制 /移動”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 36 頁 ? 將 jx111999信息管理系下的記錄復(fù)制 /移動到另一個表“研究生院 03 文檔 ”下，并且以另種類目的形式顯示。 操作方法是選擇“復(fù)制 /移動到指定的類目中”并在下面的移動到其它類目中填入這些數(shù)據(jù)在 “研究生院 03文檔 ”中將要存在的三級類目形式。然后選擇“復(fù)制 /移動”即可。 如果恰好需要 復(fù)制 /移動 整個類目的文件，進(jìn)入該類目后，勾選后面那個小方框，選擇“對當(dāng)前類目下所有文件”，可以不必再一頁一頁 去選中文件了。 第五節(jié) 檔案查詢 統(tǒng)為用戶提供兩種查詢接口。一：綜合查詢；二：針對具體檔案表的查詢。 5． 1 綜合查詢 綜合查詢就是對系統(tǒng)內(nèi)所有表進(jìn)行查詢，它可以提供給所有用戶使用，包括非沒有賬號的訪問者。該查詢接口的查詢范圍比較寬，對于沒有登錄的用戶，可以查詢所有公開的檔案表中的 密級為公開 的案卷和文件；對于已經(jīng)登錄系統(tǒng)的用戶而言，用戶可以查詢所有他本人創(chuàng)建的檔案表以及所有 被授予訪問權(quán)限 的檔案表，并且可以對查詢結(jié)果進(jìn)行再編輯、修改。綜合查詢的方式包括如下幾種： ? 任意關(guān)鍵字查詢 這種查詢方式是目前最流行的查 詢方式。用戶只要輸入所要查詢的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動開始搜索包含該關(guān)鍵詞的案卷和文件。 任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配 ，包括題名、責(zé)任者、密級、時間、實(shí)體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結(jié)果中。另外用戶還可以用 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 37 頁 多個關(guān)鍵詞，以提高搜索精度。 如用戶要查詢一個關(guān)于校慶的通知，只要輸入關(guān)鍵詞：校慶和通知即可，不同的關(guān)鍵詞用空格隔開，查詢結(jié)果將是分別使用這些關(guān)鍵詞查詢所得結(jié)果的交集。 例如：要查詢 2021 年有關(guān)學(xué)籍方面的檔案，即可以在查 詢條件中