20xx年做秘書需要具備什么條件-資料下載頁
2025-01-25 05:23本頁面
【正文】 力。在工作中，秘書要確保自己講出的話一語中的、邏輯嚴(yán)密，要學(xué)會用最少量的語詞傳遞盡可能多有用的信息，使說話耗費(fèi)的時(shí)間與說話效果成正比，提高效率。
秘書對領(lǐng)導(dǎo)講話語言要簡明扼要，思路要清晰，概念要準(zhǔn)確，層次要分明，邏輯要嚴(yán)謹(jǐn)，主題要集中，重點(diǎn)要突出，不能浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)要求秘書匯報(bào)工作時(shí)，應(yīng)提前打好腹稿，以最快的速度把重要的信息概括地輸送給領(lǐng)導(dǎo)，如果簡單一兩句話可以講明的問題，卻不斷地添詞加句，顯得累贅而冗長，不僅耽誤領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，有可能還將匯報(bào)的主旨掩蓋，將不該省略的省略的了，貽誤工作。秘書將領(lǐng)導(dǎo)的命令下達(dá)給各部門時(shí)，要將內(nèi)容整理妥當(dāng)，確保萬無一失。例如，領(lǐng)導(dǎo)要秘書轉(zhuǎn)告各部門開會的通知時(shí)，如果秘書打電話通知，往往比較簡短，所以要將會議的時(shí)間、地點(diǎn)、人員等重要事項(xiàng)準(zhǔn)確及時(shí)地通知到各部門。
為了提高說話的效率，從而提高工作效率，秘書應(yīng)注意選詞，在說話時(shí)少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不要用口頭禪，也不要隨意使用新詞語，多用基本詞和常用詞，做到通俗易懂，直抒胸臆，便于溝通感情，傳遞信息。否則，就會影響對方的理解，導(dǎo)致交談興趣減退，達(dá)不到交際的目的。
四、隨機(jī)應(yīng)變，處變不驚
秘書的地位及秘書工作的被動(dòng)性，決定了秘書說話的語境千變?nèi)f化。有些工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，經(jīng)常出現(xiàn)始料未及的情況，秘書人員要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應(yīng)變能力，針對突發(fā)事件隨機(jī)應(yīng)變，臨場調(diào)整內(nèi)容，改變方式，機(jī)敏、巧妙地應(yīng)付意外，以避免尷尬和失誤。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人之間產(chǎn)生分歧，彼此向秘書抱怨時(shí)，一旦說話不當(dāng)，便會處在尷尬的境地。面對這種這種情況，秘書應(yīng)從維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的團(tuán)結(jié)出發(fā)，運(yùn)用恰到好處的語言，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間矛盾的化解。
接待來訪者是秘書人員的經(jīng)常任務(wù)。在這些來訪者中，不乏有修養(yǎng)差、偏激執(zhí)拗，或有意刁難、出言不遜，或自以為是、以勢壓人，或觀點(diǎn)不同、故意添亂的人。對于這些突然出現(xiàn)的情況，秘書應(yīng)保持鎮(zhèn)定、處變不驚，首先表現(xiàn)出寬容和大度，依舊禮貌地與來訪者溝通，這表示秘書諒解別人沖動(dòng)的情感和行為，切不可因?yàn)閹拙溥^頭的話而同來訪者“唇槍舌劍”，使別人對你的工作抱有成見。
此外，幽默是消解尷尬的一劑良藥，也是秘書隨即應(yīng)變的重要法寶?！懊貢诮煌顒?dòng)中運(yùn)用幽默，可以使人感到親切輕松，易于溝通感情，取得理解，消除陌生和緊張，營造和睦的交際氣氛?！盵2]在有些交際場合中，領(lǐng)導(dǎo)會遇到尷尬的問題，而秘書就要學(xué)會運(yùn)用幽默，化被動(dòng)為主動(dòng)，化尷尬為愉悅，調(diào)節(jié)氣氛。但是，這種隨即應(yīng)變的能力并不是見風(fēng)使舵，而是既要符合原則，既要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。
在現(xiàn)代社會的秘書工作中，秘書說話成為秘書不可或缺的一項(xiàng)技能，秘書“善說”，有利于工作的開展，有利于協(xié)調(diào)關(guān)系，有利于樹立單位的良好形象，也有利于信息的傳遞。因此，現(xiàn)代秘書要?jiǎng)偃喂ぷ?，就必須重視說話，注意語言技巧，善于說話。
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