【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 系統(tǒng)內(nèi)已存在數(shù)據(jù)可能會(huì)發(fā)生沖突。也就是說(shuō)，當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)存在一部份貨品資料，這時(shí)再導(dǎo)入數(shù)據(jù)，如果 Excel 文件中存在貨品編碼與系統(tǒng)內(nèi) 原有貨品編碼重復(fù)的情況，那么，導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)用 Excel內(nèi)的新的數(shù)據(jù)，覆蓋掉系統(tǒng)內(nèi)的舊數(shù)據(jù)。 因此，建議您首先做導(dǎo)入數(shù)據(jù)工作，之后再補(bǔ)充錄入其它貨品編碼及資料。 導(dǎo)入數(shù)據(jù)操作過(guò)程如下： [基礎(chǔ)數(shù)據(jù) ][從 Excel 導(dǎo)入貨品資料 ]，點(diǎn)擊“ Excel 文件”空格后面的 [… ]瀏覽按鈕，選中要導(dǎo)入的Excel文件。 “工作表名稱(chēng)”一欄中輸入 Excel文件內(nèi)的指定工作表名稱(chēng)。（工作表是指一個(gè) Excel 文件中的一個(gè)表格，在 Excel 界面右下角，默認(rèn)名稱(chēng)為“ Sheet1”、“ Sheet2”、“ Sheet3”等）。輸入完成后點(diǎn)擊 [讀入數(shù)據(jù) ]按鈕，把 Excel文件一個(gè)工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)讀入到系統(tǒng)內(nèi)。此果僅為暫時(shí)讀入數(shù)據(jù)，還沒(méi)有真正導(dǎo)入貨品資料成功。 Excel工作表中讀入的數(shù)據(jù)，查看表格是否有規(guī)律，沒(méi)有規(guī)律的表格數(shù)據(jù)是無(wú)法導(dǎo)入的，強(qiáng)行導(dǎo)入會(huì)在軟件運(yùn)行中出現(xiàn)錯(cuò)誤。 還要檢查是否存在空行，特別是涉及到貨品編碼的列，是否有空格。如果存在，點(diǎn)擊選中該行，再點(diǎn)擊頂部［刪除行］菜單刪除無(wú)用的行。 Excel 文件讀入的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在系統(tǒng)界面的表格內(nèi) ，這時(shí)候每一列的頭都有一個(gè)字母代號(hào)“ A、 B、 C…”等。同時(shí)，“貨品編碼”、“貨品名稱(chēng)”、“單位”、“規(guī)格型號(hào)”等這些貨品屬性描述后面的下拉框內(nèi)，也充入了“ A、 B、 C…”這樣的字母，數(shù)量與下面表格的列數(shù)對(duì)應(yīng)。 這時(shí)需要您指定，哪一列對(duì)應(yīng)哪一個(gè)貨品屬性。如：貨品編碼對(duì)應(yīng) C列，貨品名稱(chēng)對(duì)應(yīng) D列…，那么您就可以分別在貨品編碼、貨品名稱(chēng)后的下拉框內(nèi)選擇或輸入“ C”、“ D”。其它項(xiàng)，如規(guī)格、單位、備注、價(jià)格、數(shù)量、安全庫(kù)存等項(xiàng)，如果在 Excel表中有這樣的列，就選擇對(duì)應(yīng)的字母，如果沒(méi)有，就保持其對(duì)應(yīng)的下拉框?yàn)榭铡? 如果 Excel工作表中的數(shù)據(jù)有貨品所屬類(lèi)別及類(lèi)別編碼一列，那么，也象操作貨品編碼、名稱(chēng)一樣，在相應(yīng)的下拉框中選擇即可。 如果沒(méi)有貨品類(lèi)別及類(lèi)別編碼，那么，系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)將按照“默認(rèn)類(lèi)別編碼”、“默認(rèn)類(lèi)別名稱(chēng)”來(lái)把要導(dǎo)入的所有貨品歸類(lèi)。 如果僅有類(lèi)別名稱(chēng)，沒(méi)有類(lèi)別編碼，那么，您可以把“類(lèi)別名稱(chēng)”、“類(lèi)別編碼”都指向 Excel工作表中的類(lèi)別名稱(chēng)一列。 ，就可以開(kāi)始 [導(dǎo)入新數(shù)據(jù) ]了。點(diǎn)擊頂部 [導(dǎo)入新數(shù)據(jù) ]菜單執(zhí)行。系統(tǒng)會(huì)有警告提示，確認(rèn)無(wú)誤即可選擇確實(shí)要執(zhí)行此操作。 前面操作無(wú)誤，您的數(shù)據(jù)就會(huì)存入系統(tǒng)的貨品資料庫(kù)中。在系統(tǒng)主界面 [基礎(chǔ)數(shù)據(jù) ][貨品編碼資料 ]中可以查看得到。如有需要，您可以對(duì)個(gè)別貨品資料進(jìn)行修改。 第五章 入庫(kù)與出庫(kù)操作 系統(tǒng)中存在入庫(kù)單、退貨單（回退給供貨單位）、出庫(kù)單、退庫(kù)單（出貨單位回退給本倉(cāng)庫(kù)）四個(gè)主要出入庫(kù)的單據(jù)類(lèi)型。 (盤(pán)點(diǎn)單也可以產(chǎn)生庫(kù)存數(shù)量的增減，但盤(pán)點(diǎn)單的相關(guān)說(shuō)明放在下一章。 ) 四種類(lèi)型的單據(jù)操作方法是一致的，下面詳細(xì)說(shuō)明： 單據(jù)的錄入、保存、修改、刪除： 要錄入一張新的單據(jù) ，需要從系統(tǒng)主界面點(diǎn)擊相應(yīng)的菜單，如 [入庫(kù)管理 ][貨品入庫(kù)單 ]，或 [出庫(kù)管理 ][貨品出庫(kù)單 ]。 進(jìn)入單據(jù)操作窗口后，點(diǎn)擊頂部 [增加 ]菜單，開(kāi)始錄入一張新單據(jù)。 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)單據(jù)號(hào)碼（入庫(kù)單號(hào)、出庫(kù)單號(hào)等），也允許你按您的想法修改這個(gè)單號(hào)，但是系統(tǒng)中不可以存在兩張單號(hào)相同的單據(jù)。 系統(tǒng)默認(rèn)的單據(jù)發(fā)生日期就是電腦系統(tǒng)當(dāng)天的日期，您同樣可以修改。 發(fā)生入庫(kù)出庫(kù)的相關(guān)單位（供貨單位、出貨單位）您可以從下拉框中選擇，也可以只錄入該單位的編碼，在保存單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)找到該單位名稱(chēng)。 錄入單據(jù)涉及的貨品時(shí)，只需要單據(jù)表格的第一列錄入貨品編碼后按回車(chē)鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀入該編碼對(duì)應(yīng)的貨品名稱(chēng)、規(guī)格、計(jì)量單位、默認(rèn)價(jià)格。光標(biāo)自動(dòng)跳到入庫(kù) /出庫(kù)數(shù)量一欄，默認(rèn)數(shù)量為 1，您可以在修改（或不修改）數(shù)量之后，再按回車(chē)鍵，光標(biāo)跳入價(jià)格一欄……在熟練操作下，錄入 +回車(chē)可以一直到完成整個(gè)單據(jù)的錄入。 如果您僅知道貨品名稱(chēng)，或只知道貨品編碼的開(kāi) 頭幾個(gè)字符，您可以在單據(jù)錄入界面的頂部“貨品編碼”一欄中進(jìn)行查詢。 在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)空白的情況下，直接點(diǎn)擊 [?]按鈕，可以在彈出的列表中查看到貨品資料庫(kù)中的貨品編碼、名稱(chēng)、現(xiàn)存量等相關(guān)數(shù)據(jù)。您可以選中一種貨品之后在頂部的“數(shù)量”一欄內(nèi)錄入發(fā)生的數(shù)量，再點(diǎn)擊 [增加貨品 ]，這樣同樣可以在單據(jù)中錄入單據(jù)的內(nèi)容。 如果您知道貨品編碼的前幾位，您也可以在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)輸入您知道的這幾位字符，然后點(diǎn)擊 [?]按鈕進(jìn)行模糊查找，這時(shí)彈出的列表中的內(nèi)容就是所有貨品編碼以這幾位字符為開(kāi)頭的所有貨 品。這樣更容易方便的從數(shù)以千萬(wàn)記的貨品資料庫(kù)中篩選出你需要的資料 如果您是使用貨品的條形碼做為貨品編碼，您的電腦又裝有條形碼掃描設(shè)備，那么，您首先設(shè)光標(biāo)定位在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)，然后用條碼掃描設(shè)備對(duì)準(zhǔn)貨品條形碼進(jìn)行讀碼，系統(tǒng)會(huì)把條形碼讀入頂部“貨品編碼”一欄，之后光標(biāo)自動(dòng)落到“數(shù)量”一欄，默認(rèn)數(shù)量為“ 1”，您可以修改（或不修改）數(shù)量后按回車(chē)鍵，單據(jù)中增加了該貨品，光標(biāo)又回落在頂部“貨品編碼”欄，您可以直接掃描下一款貨品的條形碼了。 在單據(jù)錄入過(guò)程中，如果錯(cuò)誤錄入了不相關(guān)的其它貨品編碼，您 需要?jiǎng)h除單據(jù)中的一行，那么請(qǐng)這樣操作： 先用光標(biāo)選中要?jiǎng)h除的這一行，這時(shí)頂部“貨品編碼”欄出現(xiàn)該行的貨品編碼，接著您點(diǎn)擊頂部 [刪除貨品 ]即可實(shí)現(xiàn)刪除。 在錄入單據(jù)內(nèi)容的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)隨時(shí)自動(dòng)合計(jì)單據(jù)總金額，呈現(xiàn)在單據(jù)界面下方“金額合計(jì)”欄內(nèi)。 錄入員一欄，是您在系統(tǒng)內(nèi)的用戶名稱(chēng)。您無(wú)權(quán)修改。 審核人一欄，您也無(wú)權(quán)錄入，在單據(jù)審核時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)記錄審核人的用戶名稱(chēng)。 單據(jù)界面最下方，“備注”一欄，可以錄入這張單據(jù)的注釋?zhuān)部梢员３譃榭铡? 如果您想放棄單據(jù) 錄入，您可以點(diǎn)擊頂部 [取消 ]菜單，那么您對(duì)這一張單的錄入將全部消失。 一張單據(jù)錄入完成后，必須及時(shí) [保存 ]，點(diǎn)擊頂部 [保存 ]菜單即可。 注意， [保存 ]后的單據(jù)，并沒(méi)有馬上生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響到庫(kù)存。 此時(shí)，您可以用 [修改 ]菜單，打開(kāi)一張已經(jīng)保存卻未審核的單據(jù)，對(duì)單據(jù)進(jìn)行修改或繼續(xù)錄入。 [修改 ]后再重新 [保存 ]。 一張已經(jīng)保存卻還沒(méi)有審核的單據(jù)，您可以對(duì)它進(jìn)行[刪除 ]操作。 但審核后的單據(jù)卻不可以直接刪除。如有必要，可以使用 [撤銷(xiāo)審核 ]或系統(tǒng)主界面 [系統(tǒng)管理 ][帳本數(shù)據(jù)清除 ][清除歷史單據(jù) ]。 單據(jù)的審核與撤銷(xiāo)審核 前面提到，一張單據(jù)保存后并沒(méi)有立即生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響庫(kù)存。要完成這一張單的入庫(kù)或出庫(kù)動(dòng)作，需要對(duì)它進(jìn)行 [審核 ]。 選中一張單據(jù)，再點(diǎn)擊 [審核 ]菜單，單據(jù)將生效，庫(kù)存數(shù)量根據(jù)單據(jù)得到更新，系統(tǒng)自動(dòng)在該單據(jù)內(nèi)記入審核人的名稱(chēng)。 如果是入庫(kù)單，系統(tǒng)可以根據(jù)加權(quán)平均的方法更新貨品成本價(jià)。（您也可以在系統(tǒng)功能設(shè)置中取消動(dòng)態(tài)更新成本價(jià)的功能）。 審核后的單據(jù)已經(jīng)成為事實(shí)發(fā)生的帳目，將不可以再被修改或刪 除。 在默認(rèn)的情況下，單據(jù)審核后會(huì)在單據(jù)列表中消失，在下一節(jié)的 [單據(jù)查找 ]中有相關(guān)的說(shuō)明。 在特殊情況下，如果確實(shí)需要修改或