【文章內容簡介】 各個方面的可行性，有了這些方面的支持，并且由于它管理開發(fā)的各 項特征來看，開發(fā)此管理系統(tǒng)是很有意義和必要。 開發(fā)超市管理系統(tǒng)前有必要對現有的超市管理和運行狀況做一個調查分析，了解存在的問題，分析解決問題的辦法，進而確定當前超市對系統(tǒng)的要求。我們組經過調查分析，發(fā)現了一些明顯的管理問題，這些問題的明確為我們的系統(tǒng)開發(fā)指明了方向。 通過我們的了解，超市管理系統(tǒng)較多采用下列業(yè)務流程模式組織超市管理工作。如圖21， 22所示 采購人員 采購單 供應商 催貨單 上級供應商 發(fā)貨單 貨物信息記錄 核對員 超市進貨部門 有 無 不正確 發(fā)貨通知 正確 發(fā)貨通知 11 圖 21 超市進貨管理業(yè)務流程圖 圖 超市存貨管理業(yè)務流程圖 通過分析超市的進貨和存貨管理業(yè)務流程圖，我們發(fā)現存在以下問題： 1）進貨管理上，供應商送貨不及時；合同內容不完善，造成雙方糾紛。 2）庫存管理上，存儲地點選擇不合理，在存儲中不同商品位置擺放不科學造成取貨存貨不方便： 入庫手續(xù)較復雜。 3）銷售管理上，收銀業(yè)務中顧客排隊時間長；收銀員工作速度慢，態(tài)度差；貨物標價不統(tǒng)一；廣告?zhèn)鞑ゲ缓侠?，缺乏吸引力；促銷能力不足；商品陳列面積過大或不合理。 4）人事管理，超市人員少，服務不到位； 服務意識不強，不主動；專門人才不夠齊全：人才流動不合理。 通過分析這些問題，我們總結了解決辦法： 針對供應商的送貨時間不及時問題，超市應該與供應商及時反映，加強溝通，盡快適財務部門 進貨清單 倉庫 缺貨單 銷售部 付款單 單據存檔 供貨 商 發(fā)貨單 領貨單 領貨通知 付款單 12 應超市需要。同時簽訂合同時要充分協(xié)商，合同版式要規(guī)范嚴謹，使條款盡量明晰化，合同由專人負責，也要建立溝通談判制度，建立健全問題的解決機制，爭取在框架下解決問題，與供應商保持和諧關系，使超市損失減到最小 ；與管理人員保持良好關系，促使他們及時向超市 總配部門調貨并上貨，保證貨架的安全庫存； 在庫存管理上，超市負責人應該充分考慮 各種因素，衡量租金，距離，倉儲大小的關系，為超市提供一個及時有效的保障。此外，還應該加強倉儲內部的管理，簡化貨物入庫手續(xù)，利用科學的管理方法，使貨物得到良好的保存，同時利用科學的放置方式，是進出貨物更加有效率，減少不必要的損耗。 從銷售管理的角度看還要做好很多具體工作，關鍵是落實到位。首先要加強 對 教育并要求 超市 業(yè)務人員包括理貨員、促銷員工作過程中須考慮 超市 的利益，避免給店方制造麻煩，如促銷、理貨人員須統(tǒng)一著裝、注意儀表、規(guī)范行為舉止；產品、促銷品碼放整齊有序。 人事管理上要加強對超市工作人員的相關業(yè)務培訓， 增強服務意識；完善人事管理制度，健全職位晉升渠道與方式，使人才留得住干的踏實。 根據我們提出的問題的研究，進一步優(yōu)化了超市的業(yè)務流程，如圖 23， 24所示： 13 圖 超市進貨管理業(yè)務流程圖 采購人員 采購單 供應商 催貨單 上級供應商 發(fā)貨單 貨物信息記錄 核對員 超市進貨部門 有 無 不正確 發(fā)貨通知 正確 貨物報表 雙方合同 信息反饋 發(fā)貨通知 14 圖 超市存貨管理業(yè)務流程圖 組織結構圖 組織結構調查 該系統(tǒng)是由高層決策者分設四個部門，計劃部、供銷部、財務部和人事部。每 個部門分管不同的各項事物，如圖 25所示： 圖 25 超市管理組織結構 倉庫管理人員 供應商 已批準的領貨單 倉庫 庫存帳 暫缺通知 銷售部 缺貨單 進貨清單 領貨通知 庫存信息 15 組織結構分析 計劃部：包括計劃組和統(tǒng)計組，分別管理計劃的開發(fā)以及各項事務的統(tǒng)計。 供銷部：包括供應組、銷售組和倉庫，分別管理商品的進貨管理、銷售管理以及庫存管理，其中倉庫分設兩小科室，入庫管理科室掌管商品的入庫，出庫管理科室掌管商品的出庫。 財務部：包括成本組、會計組和薪酬管理組，分別管理超市成本的有關事項、經營會計的有關管理和薪酬管理。 人事部：包括人員招聘租、人員規(guī)劃組和人員調度 組。分別管理人員的招聘，管理和調度。 組織功能分析 超市的各個系統(tǒng)都有明確的分工，下圖為超市的管理功能圖，銷售系統(tǒng)的管理功能主要包括進貨管理、存貨管理與銷售管理、人事管理。具體詳細分工如下圖： 圖 26 超市管理功能分析圖 超市管理系統(tǒng) 進貨管理 存貨管理 銷售管理 人事管理 編碼入庫產品分類 進出貨管理 貨物安全 促銷活動管理 銷售服務管理 賣場布置與價格管理 超市工作人員培訓 供應商信息管理 合同管理 進貨種類和數量管理 薪資福利管理 16 超市管理業(yè)務流程圖 圖 27 超市管理業(yè)務流程圖 銷售部 缺貨單 缺貨通知 取貨通知 倉庫 進貨清單 供應商 庫存帳 銷售方案 工作人員 銷售操作 顧客 財務部 財務報表 效果分析 調整計劃 人事管理檔案 銷售狀況 17 圖 28 超市管理數據流程圖 銀行 匯款單 匯款單錄入 匯款單數據 匯款單文件 匯款單數據 報表生成 報表數據 報表 報表數據據 經理 匯款單數據 匯款單匯總 匯總數據 匯款匯總文件 匯款單數據 供應商 退款單 退款單處理 退款單數據 退款單文件 采購單發(fā)貨單 庫存管理 發(fā)貨單數據 發(fā)貨單文件 庫存數據 庫存文件 庫存數據 發(fā)貨單數據 匯款單數據 銷貨狀況分析 采購數據 發(fā)貨數據 發(fā)貨計劃 發(fā)貨員 采購計劃 采購員 18 數據字典 數據字典的內容主要是對描述數據流程圖中的數據項、數據流、數據結構、數據存儲、加工處理邏輯、外部實體等組成部分的嚴格定義，下面是管理系統(tǒng)的數據字典。 1） 外部實體的定義 數據項編號： S1 數據項名稱：供應商編號 別名：無 簡述：供應商表的主鍵 類型：不定長字符型 長度： 20字節(jié) 相關數據：進貨單、訂貨單、退貨單 數據項編號： S2 數據項名稱：發(fā)貨員 別名：無 簡述：某種商品的派送 類型：數值型 長度： 20個字符 相關數據：發(fā)貨數據 數據項編號： S3 數據項名稱：采購員 別名：無 簡述：采 購某種商品 類型：字符型 長度： 20個字節(jié) 相關數據：采購數據、缺貨單、訂貨單、退貨單 數據項編號： S4 數據項名稱：銀行 19 別名：無 簡述：記錄公司業(yè)務資金流動情況 類型：字符型 長度： 20個字節(jié) 相關數據 ：匯款單、退款單 數據項編號： S5 數據項名稱：經理 別名：無 簡述：管理公司的各項事務 類型：字符型 長度： 20個字符 相關數據 ：報表數據 2）處理邏輯的定義。 數據處理編號： P1 數據處理名稱：管理分析 輸入：匯款單據、退貨單數據、發(fā)貨單數據、庫存數據、訂單數據、客戶數據 輸出：發(fā)貨計劃數 據、采購數據 數據處理編號： P2 數據處理名稱：匯款單錄入 輸入：匯款單 輸出：匯款單數據 數據處理編號： P3 數據處理名稱：報表生成 輸入：匯款單數據 輸出：報表數據 20 數據處理編號： P4 數據處理名稱：匯款單匯總 輸入：匯款單數據 輸出：匯款匯總數據 數據處理編號： P5 數據處理名稱：退款單處理 輸入：退款單 輸出：退款單數據 數據處理編號： P6 數據處理名稱：庫存管理 輸入：采購單，發(fā)貨單 輸出：采購單數據、發(fā)貨單數據 3）數據流的定義。 數據流編號： F1 數據流名稱：發(fā)貨單數據 來源：發(fā)貨單文件 流向：管理分析 處理：查詢、維護 數據流編號： F2 數據流名稱： 匯款單數據 來源：匯款單錄入 流向：匯款單文件 處理：匯款單匯總 數據流編號： F3 數據流名稱：報表數據 21 來源：報表生成 流向：報表 處理：生成 數據流編號： F4 數據流名稱：匯總數據 來源：匯款單匯總 流向：匯款匯總文件 處理：匯總處理 數據流編號： F5 數據流名稱：匯款單數據 來源：退款單處理 流向：退款單文件 處理：查詢、修改 數據流編號： F6 數據流名稱：發(fā)貨單數據 來源：庫存管理 流向：發(fā)貨單文 件 處理：修改 數據流編號： F7 數據流名稱：庫存數據 來源：庫存管理 流向：庫存文件 處理：修改 數據流編號： F8 數據流名稱：發(fā)貨數據 22 來源：管理分析 流向：發(fā)貨計劃 處理：查詢 4） 數據存儲的定義 數據存儲的名稱：匯款單文件 數據存儲編號： D1 簡述：記錄銀行的編號、匯款單編號、匯款時間、匯款金額等信息 數據存儲組成：匯款單編號 +銀行編號 +金額 +日期 關鍵字：匯款單編號 相關聯(lián)的處理： P P P3 數據存儲的名稱：退款單文件 數據存儲編號： D2 簡述：記錄銀行的編號、退款單編號、退 款時間、退款金額等信息 數據存儲組成：退款單編號 +銀行編號 +金額 +日期 關鍵字：退款單編號 相關聯(lián)的處理： P P1 數據存儲的名稱：發(fā)貨單文件 數據存儲編號： D3 簡述：記錄供應商的編號、超市編號、商品編號、日期、數量等信息 數據存儲組成：供應商編號 +超市編號 +數量 +日期 關鍵字：供應商編號 相關聯(lián)的處理： P P1 數據存儲的名稱：庫存文件 數據存儲編號： D4 簡述：記錄倉庫的編號、商品編號、供應商編號、存庫日期、數量等信息 數據存儲組成：倉庫編號 +商品編號 +供應商編號 +庫存狀態(tài) +日期 +數量等信 息 23 關鍵字：倉庫編號 相關聯(lián)的處理： P P1 數據存儲的名稱：報表 數據存儲編號： D5 簡述：記錄報表編號、匯款單編號、商品編號、日期、數量等信息 數據存儲組成：報表編號 +匯款單編號 +商品編號 +日期 關鍵字：報表編號 相關聯(lián)的處理： P S5 數據存儲的名稱：采購計劃 數據存儲編號： D6 簡述：記錄采購計劃編號、采購員編號、供應商編號、數量、金額、日期等信息 數據存儲組成：采購計劃編號 +采購員編號 +供應商編號 +金額 +日期 關鍵字：采購計劃編號 相關聯(lián)的處理： P S D7 數據存儲的名稱：發(fā)貨 計劃 數據存儲編號： D7 簡述：記錄發(fā)貨計劃編號、發(fā)貨員編號、數量、日期、金額等信息 數據存儲組成： 發(fā)貨計劃編號 +發(fā)貨員編號 +數量 +金額 +日期 關鍵字：發(fā)貨計劃編號 相關聯(lián)的處理： P D S2 ER圖 24 圖 29 ER模型 Uc 矩陣 入庫單 廠商信息 進貨單 員工信息 缺貨單 提貨單 銷售單 出庫單 無貨單 庫存信息 入庫確認單 退貨單 采購：記錄進貨 C C U 查詢進貨 U 廠商查詢 U 采購：進貨管理 C U U U 人事：人事管理 C 員工業(yè)績 U U 人事：員工信息查詢 U 銷售：記錄售貨 C C U U U 查詢銷售 U 名稱 銷售人員 職工編號