第七章秘書的時間管理(編輯修改稿)
2024-11-19 06:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 的時間來做。,?,是的，這好像是廢話，卑之無甚高論。有如走路要用兩條腿走，吃飯要一口一口吃，這些道理誰都懂得。但稍有變化，臨事而迷的情況，常常是存在的。在近代工業(yè)的錯綜復(fù)雜的工藝過程中，往往就不是像泡茶喝這么簡單了。任務(wù)多了，幾百幾千，甚至有好幾萬個任務(wù)。關(guān)系多了，錯綜復(fù)雜，千頭萬緒，往往出現(xiàn)「萬事俱備，只欠東風(fēng)」的情況。由于一兩個零件沒完成，耽誤了一臺復(fù)雜機(jī)器的出廠時間?；蛲?yàn)樽サ牟皇顷P(guān)鍵，連夜三班，急急忙忙，完成這一環(huán)節(jié)之后，還得等待旁的環(huán)節(jié)才能裝配。,?,這里講的主要是時間方面的事，但在具體生產(chǎn)實(shí)踐中，還有其它方面的許多事。而我們利用這種方法來考慮問題，是不無裨益的。 當(dāng)然，這種方法，需要通力合作，因而在社會主義制度下能更有效地發(fā)揮作用。,?,★情景模擬,辦公室秘書小李一大早去辦公室，發(fā)現(xiàn)今天要做的事情如下： 1.給馮小剛打電話，與對方聯(lián)系老板將于下周四和他約會的事宜 2.為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復(fù)印每人一份（10人，每份15頁）。,?,3向人力資源部寫報告，申請元旦的結(jié)婚假。 4復(fù)印一份給范志毅關(guān)于他打人的咨詢信，原件郵寄給對方 5拆封、分類和傳遞5封信 6布置下午開會的會議廳，準(zhǔn)備茶水 7為上司訂下周四的機(jī)票 8接待3名來訪者 9代大哥派送10首詞和東坡肉菜譜給本單位的東坡FANS,?,如果你作為秘書，你應(yīng)該怎么辦？請你寫出一個時間安排表。,?,二、基本觀點(diǎn),（一）強(qiáng)調(diào)在忙碌中調(diào)配時間和精力。 （二）強(qiáng)調(diào)日程安排，注重時間規(guī)劃。 （三）講究優(yōu)先安排，輕重緩急。 （四）講究單位時間的價值而非效率。,?,墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托米爾克,我使用的最重要方法是制訂每天工作計劃?，F(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。 首先完成第一號事項，然后再去進(jìn)行第二號事項。過去則不是這樣，我那時往往將重要事項延至有空的時候去做。我沒有認(rèn)識到次要的事項竟占用了我的全部時間。現(xiàn)在我把次要事項都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時，我能夠按時下班而不會心中感到不安。,?,我認(rèn)為，研討會后出現(xiàn)的一個最重要變化是，我更明確地確定了各項目標(biāo)。過去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對各項目標(biāo)有了明確認(rèn)識，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。 對我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無章的辦公桌和人為的混亂列為第二號浪費(fèi)時間因素。,?,三、時間管理,（一）含義 指在相同的時間范圍內(nèi)，為提高時間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制工作。,?,（二）原則,1.優(yōu)先原則 2.ABC分析法 3.帕累托法則（重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù) ） 4.象限管理法 5.恰當(dāng)處理次要事件 6.授權(quán),?,?,授權(quán)：美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖?美國第二大電腦公司的總裁庫拉特，每年有2/3的時間都不在公司。他怎么會有時間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來擔(dān)任這項工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接
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