【文章內(nèi)容簡介】 不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關于機構改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結構，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構想”、“思路”或“打算”。計劃狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“年月日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結構”（任務、措施分說）。（３）結尾，或突出重點，或強調(diào)有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。要點所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發(fā)文機關名稱和制發(fā)具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發(fā)文機關名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結構方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。方案方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關，但這個發(fā)文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。安排安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹祟}”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結尾”三部分組成；也有的省略“結尾”，“主體”結束，正文即隨之結束?！伴_頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結構上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總任務，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結構，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《系統(tǒng)關于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。二、函一般格式主要包括：標題、主送單位、正文、落款與時間。標題：函的標題是全要素標題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。其中事由應是對正文主要內(nèi)容的標準而精煉的概括。正文：函的正文是文件的主要部分。強調(diào)就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望、請求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復”，“敬請函復”，“特此函告”等?！笆马棥辈糠只臼菙⑹龊驼f明的寫法，是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚?！耙蟆辈糠挚啥嗫缮?，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項復雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發(fā)文字號、主要內(nèi)容。如“貴廠字號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復的主要事項，所答復的內(nèi)容要圍繞來函，要準確表達本機關的意見，態(tài)度要鮮明。復函的結尾一般可寫上“此復”“特此函復”等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。落款與日期：函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。三、情況、問題報告報告適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。在下列三種情況下使用報告：一種是匯報工作，屬于匯報性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬于反映性的；一種是答復上級機關的詢問，屬于回復性的。報告的標題：機關名稱+報告事由+文種。主送機關：頂格寫。開頭：回復性的—— 根據(jù)指示或要求，我們怎么處理的，結果如何，現(xiàn)將報告如下。反映性的—— 簡述基本情況（最近一段時間）、提出寫作目的。匯報性的—— 先簡述基本情況，說明取得了一定的進展，現(xiàn)將有關情況報告如下。報告的內(nèi)容主體：一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報工作、還是反映情況，答復上級的詢問，均應實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導。2．存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便于上級了解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎；呈轉性報告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關參考。3．具體要求或措施。即對今后工作的設想，提出要求或準備采取的措施。4．結語。報告的結語，要根據(jù)報告的性質和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報告的結語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉有關部門貫徹執(zhí)行”、“以上報告，請審閱”等字樣。但也有的報告結尾不寫這些用語?；貜托缘摹?處理好的、效果會令上級領導滿意的，就主要寫處理的經(jīng)過，在其中流露出對這項工作的重視、對待工作的態(tài)度、工作熱情和責任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認真對待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級了解全面情況和問題的復雜。反映性的—— 如果是發(fā)展變化快的，急于上報的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報告起因、經(jīng)過、事態(tài)現(xiàn)狀；有一些比較復雜的情況，則歸納為幾個方面，分項細說現(xiàn)象和實質。如果是發(fā)展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。匯報性的—— 先寫工作成績、工作體會，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。四、“三通”通告社會管理部門使用的一個文種；需要人們周知或應當遵守的。有知照性的，如水電提價、火車提價；有辦理性的，如更換駕駛執(zhí)照、更換身份證、辦理入托；有行止性的，即允許干什么和不許干什么，如關于收繳槍支的通告、關于禁止燃放煙花爆竹的通告。一般先寫依據(jù)或者目的，用“為了??”、“根據(jù)??”的形式；然后分條列款寫內(nèi)容、要求、處置；最后落款。通報通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳遞重要精神或者情況。通報也為知照類公文，其主要作用在于學習他人經(jīng)驗，推動工作；吸取他人教訓，防止類似問題的發(fā)生；了解有關情況，促進各方面工作的順利開展。通報的寫作要有代表性、針對性，使人們從中受到啟發(fā)和教益。事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：事故的概況（時間、地點、過程、結果等）；對事故性質、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應記取的主要教訓。有時還包括對事故責任者的處理決定。上述內(nèi)容可以直接敘述說明，也可以轉發(fā)有關事故報告等公文的形式間接轉述有關情況（以這些報告等為附件）。表彰性通報。用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗，其正文主要有三方面內(nèi)容：先進事跡（人物、時間、地點、過程、結果）或經(jīng)驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等）；評價分析（性質、意義、經(jīng)驗所在及適用的條件情況，經(jīng)驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關單位或個人何種稱號或其他精神的、經(jīng)濟的獎勵），以及提出一些學習先進事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等。批評錯誤典型的通報。用以批評壞人壞事以及有關單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內(nèi)容：主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結果等）；分析評價（錯誤性質及原因、嚴重后果）；對有關當事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關反映等方面的要求。情況通報。用以報道、傳達重要情況和有關精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。通知通知的用途：批轉下級機關公文，轉發(fā)上級機關公文和不相隸屬機關公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。通知是機關最常見、最常用的文種。按內(nèi)容和性質分為4類：告諭性通知—— 只告知，不要求辦理，如人事任免、機構設置撤消或合并、更改名稱。寫法：題目，發(fā)文機關+事由+文種；受文單位；正文，為了、根據(jù)、特；成文時間。布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具體事項。會議通知、征訂通知屬于這種類型，要求語言準確、明白。指示性通知—— 正文，以發(fā)文原由為目的，即提出問題，分析問題；通知事項，即解決問題。注意語氣：請務必、必須、一定、嚴格、決不允許。批示性通知—— 正文非常簡單：現(xiàn)將印發(fā)、轉發(fā)給你們，請。五、請示 向上級機關請求指示、批準，分三種情況：求示性的、求準性的、求助性的。整個結構分標題、主送機關、正文（請示理由、事項即要求）、結語。接語用妥否、可否、是否妥當，請批復、請批示、請批準、請復，后有署名、時間、蓋章等。關鍵在于寫請示的理由。一是要講必要性—— 必要、重要、緊迫，講關鍵性、實質性的理由。二是要講有政策，政策允許，去說服上級。三是要講有條件，不難辦，這一點最重要。需要辦的事、應該辦的事太多了，客觀條件具備才行。如果沒有條件，全靠上級資金支持、政策扶持，上級是不會同意的。還要注意，要一事一請示，有請示必有批復，一請示一批復。第二類 事務文書一、簡報也叫簡訊、動態(tài)、情況反映、工作交流、內(nèi)部參考、快報。簡單情況的報告，用以指導下級工作，向上級反映情況，溝通平級信息。它與新聞報道不一樣，屬于機關、單位的內(nèi)部文件，有的還有一定的密級。特