【文章內(nèi)容簡介】 ht in February. Thank you very much for sending me the updated software which supersedes that which we bought in February. 以您為先的語氣 寫信時要盡可能讓收信人感到是你親息寫信給他們。 例句： 以我為先 以您為先 We shall be able to install Cable TV shortly. You will be pleased to hear that you will soon be able to receive Cable TV. I am afraid we cannot deliver at the weekend. You can have your goods delivered any weekday. I regret to inform you that we cannot refund your deposit unless you return the goods within a week. I am pleased to inform you that you will be able to receive a full refund of deposit if you return the goods 9 within a week. （二）標(biāo)點符號 (Punctuation) ? 標(biāo)點符號的作用及重要性 標(biāo)點符號是商務(wù)英語寫作中不可缺少的輔助工具，其作用在于幫助讀者分清句子結(jié)構(gòu)，正確理解文字含義。 不正確使用標(biāo)點符號，或是濫用標(biāo)點符號會造成意思混亂，引起讀者的誤解。 ? 標(biāo)點的用法： （ 1）逗號 (ma) 作用： 逗號用于表示停頓或分句之間的間隔。 用法：逗號用于分隔句中的各種語言成分，并表示一個停頓，一般用于以下幾種情況： 位置： a. 在句中表示語氣停頓的地方。 b. 在子句之前。 c. 在描述名詞的一系列形容詞之后。 d. 放在位于句首或句中的 副詞之后。 e. 將非主要信息和句子其他部分分開。 （ 2）句號 (period) 句號一般有兩種用法 ① 句號是放在句尾的符號，表示一句話結(jié)束。 ② 句號還用于縮寫字母。 （ 3）冒號 (colon) 作用：用于引出下文，如表列、說話中的直接引語或解釋。 用法與位置： ① 冒號主要用于列舉事物，引用話語或進行解釋。 ② 此外，冒號還用在“ as follows”或“ the following的后面。 （三）商務(wù)用詞的大寫 大寫字母（ Capital Letters）又稱“ Block letters”，“ Upper case/print” ,一般用于句首，此外 大寫首字母還出現(xiàn)在以下幾種情況中： (1) 專有名詞 (proper nouns)。 (2) 在標(biāo)題 (title) 中也要大寫單詞首字母。 (3) 用于禮貌性稱呼語（即 Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.）學(xué)銜（ Dr.）和軍銜（ General）的首字母。 (4) 職務(wù)，職稱，頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。 (5) 在商務(wù)書信中，重要的字詞常常被大寫以引起讀信人的注意。 (6) 商務(wù)英語寫作中的副標(biāo)題與小標(biāo)題也需大寫。 (7) 用于縮寫詞，如“ a SWOT analysis” , “ASEAN”, “USA”等。 （四 ）數(shù)字的用法 (1) 數(shù)字在句首要被拼寫出來。 (2) 用阿拉伯?dāng)?shù)字表示日期、時間、量度、頁數(shù)、地址、百分比、小數(shù)等等。 (3) 大多數(shù)情況下 ， 序數(shù)詞要被拼寫成英文 。 （五）縮寫 (Abbreviation)： 縮寫在商務(wù)英語寫作中有它獨特的意義。 10 (1)商務(wù)英語中常用的幾種縮寫形式： ① 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等 ② 表示商業(yè)企業(yè)名稱 ③ 表示時間 ④ 表示組織名稱，一般由首字母組成 ⑤合成方位詞 ⑥常用的拉丁詞 (2)商務(wù)英語中不應(yīng)使用縮寫的地方： ① 某些頭銜 ② 星期、月、季節(jié) ③ 街道地址 ④ 國名、城市名 （六）開頭與結(jié)尾 （一） .開頭的寫法和一些技巧 ： 1． 開頭 ： 大多數(shù)商務(wù)英語寫作的內(nèi)容也由開頭、中間、結(jié)尾三部分組成。常用的開頭句寫法： ① 最好在第一句話中說出你的寫作目的。如： We understand that you are exporters of nuts and should like to know if you can supply us with 5 tons of walnut meat by the end of October. ② 將最能引起讀者興趣的內(nèi)容放在開頭，如： I39。m pleased to tell you that your order will be delivered tomorrow. ③ 提及所涉及的商務(wù)事項。 2．就開頭的內(nèi)容方面來講，書信的開頭可以涉及： ⑴ 書信去函的開頭 ? 詢問 ? 索價 ? 求購 ? 投訴 ? 訊息 ? 報憂 ? 道歉 ? 推薦 ⑵復(fù)函的開頭可以包括 ? 函悉 ? 歉意 ? 謝絕 ? 服務(wù) （二）書信結(jié)尾的措辭和語氣 1．結(jié)尾： 寫結(jié)尾句需注意以下幾個地方： ④ 結(jié)尾句需具體，不要使用含糊、繁瑣的詞語或句式。 ⑤ 在結(jié)尾處提出行動的要求。 ⑥ 在結(jié)尾處做簡要的總結(jié)，尤其在內(nèi)容比較多的情況下。請比較下面兩句話： a) We hope that we have made the above alternatives clear to you and that they may help you make your choice. b) To sum up, you can either put your money in a savings bank and receive 6 % annual 11 interest or invest in mon stocks for higher returns but also higher risk. 2．就結(jié)尾的內(nèi)容來講，書信的結(jié)尾可以包括： （ 1）去函的結(jié)尾 ? 敦促 ： Having this input by JUNE 3 will enable us to maintain our schedule for… ? 期待 ： Your advice would be wele. ? 致謝 ： Your prompt attention to this matter will be appreciated. ? 協(xié)助 ： Shortly after I receive this information, I will be in touch with you ? 盼復(fù) ： We look forward to hearing from you. ? 聯(lián)絡(luò)： If you have any question, please call me at… 等等 ?? （ 2） 復(fù)函結(jié)尾可以涉及： ? 請求： Please indicate your acceptance of this employment by signing…and returning a copy… ? 承諾： We want to ensure that you enjoy the highest standards of service. ? 致歉 ： I apologize for the inconvenient. ? 答謝： Thanks again for your cooperation. ? 祝愿 ： I wish you every success in your important work. ? 往來 ： We look forward to a very cordial relationship between our two anizations. (七 )書信格式 信函和傳真的格式 收到 一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。 標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)書信由以下三個部分組成： 信頭 信文 信尾 信 頭 在信和傳真中，信頭所占頁面一般不超過三分之一。 發(fā)信人地址 一般來說，商業(yè)書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標(biāo)明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。 傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內(nèi)。 發(fā)信日期 日期的書寫有以下兩種模式：“ 12 June 1998” [日 月 年 ]或“ June 12, 1998” [月 日 年 ] 日期不能縮寫，序數(shù)詞不能使用縮寫形式，月份也不能縮寫。 收信人地址 收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當(dāng)。 傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應(yīng)的空格內(nèi)。 指定收信人姓名 在商業(yè)書信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現(xiàn)已不常用。收信人地址的首行已經(jīng)寫明收信人姓名，因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。 12 如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁面左邊空白處寫起，在收信人地址下面空兩行。 稱 呼 商業(yè)信件和傳真常用以下方式開頭： Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別 )； Dear Sir 或 Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人，如 Sales Manager, Chief Accountant 等，而且寫信人知道對方的性別 )； Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人 )； Dear Sirs (表示寫給一家公司，沒有明確的收信人 )。 稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。 事 由 寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內(nèi) 容一目了然。 信 文 全齊頭式（ fullblocked）書信，每個段落都從左邊空白處開始寫起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開。 在齊頭式書信或傳真中，信文也是從左邊空白處開始寫起，在事由下面空一行。 信 尾 傳真的信尾一般都很簡短（通常只有結(jié)尾敬辭和署名），而書信的信尾內(nèi)容則相對較長。 結(jié)尾敬辭 一般來說，書信和傳真結(jié)尾敬辭都使用“ Yours sincerely”或“ Yours faithfully”。稱呼為“ Dear Mr/Mrs/Miss/Ms… ”時結(jié)尾用“ Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結(jié)尾則用“ Yours faithfully”。 信末簽名 寫信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如： Yours faithfully For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd Yvonne Chong Ms Yvonne Chong Regional Sales Manager (Singapore) 信末簽名位于左邊空白處。在結(jié)尾敬辭或公司名稱下面留出三行簽名的 位置，然后再打上寫信的姓名、職銜及 /或部門。 口述者 /打字員姓名縮寫 下面表中是信函或傳真的口述者和打字員的姓名縮寫。 口述員 打字員 姓名縮寫 Sim Loo Lee sll Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit Lin/ckh Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik GTBilbow:fts Goh Bee Hua Han Swee Lean GBH:HSL 13 附 件 如果信件或傳真還附有其他文件，就必須在文中注明。附件說明通常位于口述者 /打字員姓名縮寫之后?？梢圆捎靡韵聨追N方法： Estimate enclosed 2 Enc./Enclosuree 2 Enclosure Enclosures: 1. 20xx Price list 2. Catalogue 抄 送 如果除主要收信人之外，信件或傳真還需抄送第三者時，通常 用“ cc”表示， “cc”即“ carbon copy”（復(fù)寫本；副本）。 有時，如果發(fā)信人不想讓收信人知道信件或傳真還要抄送給別人，就用“ bcc” (“ blind carbon copy”無信頭副本 )代替“ cc”，標(biāo)注在不發(fā)給收信人的影印件的下方。 附 筆 商業(yè)信函或傳