機(jī)關(guān)常用公文種類及適用范圍(編輯修改稿)
2024-11-14 18:24 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 分,由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注等構(gòu)成。機(jī)關(guān)公文的標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括機(jī)關(guān)公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān),并準(zhǔn)確標(biāo)明機(jī)關(guān)公文種類。發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種是機(jī)關(guān)公文標(biāo)題的三個(gè)基本要素。按照這三個(gè)要素是否完備及組合情況的不同,可以把機(jī)關(guān)公文標(biāo)題劃分為兩類:(1)完全性標(biāo)題即具備機(jī)關(guān)公文標(biāo)題三個(gè)要素的標(biāo)題,如《國務(wù)院關(guān)于嚴(yán)格審批和認(rèn)真清理各類開發(fā)區(qū)的通知》。(2)省略性標(biāo)題省略性標(biāo)題,即在標(biāo)題組合時(shí),省略發(fā)文機(jī)關(guān)或事由的標(biāo)題。有三種形式: 第一種:省略發(fā)文機(jī)關(guān),這是最常見的省略性標(biāo)題形式。如《關(guān)于實(shí)行商品和收費(fèi)明碼標(biāo)價(jià)的通告》。第二種:省略事由，如《國務(wù)院公告》。第三種:以文種為題。如《命令》、《公告》、《通告》。使用省略性標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意,“文種”是標(biāo)題三要素中的常量,不可省略。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。標(biāo)題位于行文部分開首居中的位置。主送機(jī)關(guān)是指機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)。標(biāo)注主送機(jī)關(guān)應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)上行文只能標(biāo)注一個(gè)主送機(jī)關(guān),如果還有其它機(jī)關(guān)需要掌握有關(guān)情況,可以用抄送形式,但“請(qǐng)示”文種不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。上行文的主送機(jī)關(guān)要寫全稱或規(guī)范化簡稱。(2)下行文有專發(fā)性和普發(fā)性兩種。專發(fā)性的機(jī)關(guān)公文是專門向某一個(gè)機(jī)關(guān)下發(fā)的,這種機(jī)關(guān)公文的主送機(jī)關(guān)也只能有一個(gè),如“批復(fù)”。普發(fā)性機(jī)關(guān)公文的內(nèi)容涉及面較廣,因而要向多個(gè)機(jī)關(guān)下發(fā),在排列主送機(jī)關(guān)名稱時(shí),不能一一注出,要確定一個(gè)合理的順序,一般采用統(tǒng)稱的寫法,如“各區(qū)、縣人事局”。(3)公開發(fā)布的普發(fā)性公文和會(huì)議形成的公文,如“公告”、“通告”、“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”等一般不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)。(4)主送機(jī)關(guān)的稱謂要準(zhǔn)確科學(xué),黨政機(jī)關(guān)不能混用,機(jī)關(guān)與個(gè)人不能混用。主送機(jī)關(guān)位于標(biāo)題之下,頂格從左向右標(biāo)注?；匦袝r(shí)仍頂格。正文是機(jī)關(guān)公文的核心所在,是機(jī)關(guān)公文所要闡述的最基本內(nèi)容。一份機(jī)關(guān)公文質(zhì)量的高低,撰稿人的水平等都主要體現(xiàn)在這一部分。正文的結(jié)構(gòu)內(nèi)容通常由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。附件是附在正文之后,對(duì)正文內(nèi)容起說明和補(bǔ)充作用的文字材料。機(jī)關(guān)公文如果有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。又稱為落款或署名,在正文下方(如有附件,則在附件下方)右側(cè)。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文落款處可不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文日期。聯(lián)合行文,并列標(biāo)注各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,主辦機(jī)關(guān)排列在前。即機(jī)關(guān)公文成文或生效的時(shí)間,用漢字書寫,年、月、日三者俱全。確定成文日期,常規(guī)行文以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)之日為準(zhǔn)。會(huì)議通過的文件,以會(huì)議通過之日為準(zhǔn)。聯(lián)合行文,以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。印章是機(jī)關(guān)公文生效的標(biāo)志。機(jī)關(guān)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋公章。聯(lián)合上報(bào)的公文, 由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的機(jī)關(guān)公文,發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。加蓋印章要清晰、端正,不丟不漏。其位置一般在成文日期的上側(cè),會(huì)議通過的機(jī)關(guān)公文,成文日期標(biāo)注在標(biāo)題下圓括號(hào)之內(nèi)。印章要求上不壓正文,下要齊年蓋月。附注是機(jī)關(guān)公文需要說明的其他事項(xiàng),位于成文時(shí)間下方左側(cè),頂格在圓括號(hào)內(nèi)標(biāo)注。(三)版記版記由主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、印刷份數(shù)等組成。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。主題詞是代表公文內(nèi)容特征,標(biāo)示機(jī)關(guān)公文歸屬類別和文種的關(guān)鍵性詞語。它由反映機(jī)關(guān)公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組構(gòu)成。標(biāo)注主題詞,為各類機(jī)關(guān)公文的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、檢索及管理工作提供方便,為用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化信息處理手段管理機(jī)關(guān)公文奠定基礎(chǔ)。主題詞一般由3到5個(gè)詞或詞組構(gòu)成,選用的詞或詞組要能夠準(zhǔn)確無誤的概括出機(jī)關(guān)公文全文的內(nèi)容特征、歸屬類別和文種。如《關(guān)于調(diào)整煤炭價(jià)格的通知》,其主題詞是“煤炭調(diào)價(jià)通知”。其中“煤炭”一詞表明機(jī)關(guān)公文的歸屬類別?！罢{(diào)價(jià)”概括全文內(nèi)容特征?！巴ㄖ北砻魑姆N。標(biāo)注主題詞應(yīng)注意以下
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