【文章內(nèi)容簡介】 的姓名，那么Dear All是最好的選擇。總之，適當?shù)姆Q呼與問候可以拉近雙方距離，給人留下美好的第一印象。三、正文——關(guān)乎成敗的主干部分一封電子郵件，正文是最最重要的部分。它關(guān)系著整封郵件的成敗，因此需要特別注意。做與不做，這是個問題電子郵件并不是最有效及時的溝通方式，那么什么事情用電子郵件溝通最合適呢？一句話就能說清的事情有發(fā)郵件的功夫還不如打電話搞定。太過復雜的事情郵件有時候又不容易表述清楚，反而會使對方產(chǎn)生誤解。還不如面對面的溝通交流更加有效。因此，那些難易適中，用文字表述不易產(chǎn)生誤解的事情是最適合用郵件來溝通的。郵件正文要言簡意賅，行文通暢郵件正文內(nèi)容應(yīng)當適中，不宜過多或過少。表述要清晰準確，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。在寫英文郵件時，盡量使用簡單句，避免使用從句套從句的復雜句式。要知道，你的目的是讓對方看懂，而不是考對方語法。此外，不要使用讓人費解的英文縮寫，如：NM=never mind, NP=no problem, OIC=Oh, I see。對于看不不懂的天書，沒有人會花時間反復研讀。注意論述的語氣文字是冷冰冰的，以不同的語氣閱讀就能產(chǎn)生截然不同的含義。而電子郵件的缺點就在于對方只能看到文字卻感受不到語氣。因此，在發(fā)郵件時需要考慮收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系以及郵件的性質(zhì)。用語措辭要妥當，多使用敬語，多表示感謝。要知道，郵件是可以被轉(zhuǎn)發(fā)的，不要因措辭不當引發(fā)不必要的誤會。行文注意邏輯性和人性化當你看到一封段落不清晰，冗長繁復的郵件時，會是什么心情？相信很少有人能耐心將它從頭到尾認真看完。記住，電子郵件禮儀的核心思想就是“只將有價值的信息提供給需要的人?！币虼耍愕泥]件行文要注意邏輯性，要提煉出有價值的信息。如果要說明幾件事情或要闡述幾個觀點，可以用1，2，3，4進行羅列或分段論述。最好還能在每段開頭加個小標題，讓對方能一下子抓住重點。如果所闡述的事情單純用文字難以讓人理解，可以配合圖表加以說明。這樣人性化的電子郵件一定會讓收件人贊賞你的專業(yè)與體貼。合理提示重要信息對于需要對方格外關(guān)注的重要信息，可使用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段進行提示。但需要合理運用，如果通篇都是花花綠綠大大小小的字符，只會讓人抓不到重點，影響閱讀速度。請選擇合適的語言和字體如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。尊重對方的習慣是一種美德。選擇便于閱讀的字體和字號也是非常重要的。字體過小讓人讀起來很費勁，估計收件人在心中暗想“字大點能死啊！”字體太大又要讓對方不停地拉動下拉桿，也不是人性化的體現(xiàn)。這里建議中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對商務(wù)郵件。不要讓錯別字毀了你的郵件避免錯別字是對別人的尊重也是自己認真態(tài)度的體現(xiàn)。在發(fā)送郵件之前一定要仔細閱讀一遍，如果是英文郵件需要使用spelling check進行檢查。而中文郵件則要防止拼音輸入法帶給你的“杯具”。錯別字往往如同美玉上的瑕疵，讓你之前的努力功虧一簣。此外，最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確，沒有任何遺漏和錯誤。不要過幾分鐘再發(fā)一封“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人感覺好像新衣服上憑空多了一塊補丁。不要把心情帶到郵件中有些人喜歡在郵件的結(jié)尾加上各種表達心情的字符。如：）^_^ _四、結(jié)尾簽名——彰顯你的職業(yè)化一封沒有簽名的郵件是不完整的，也顯得發(fā)件人不夠職業(yè)。一個好的簽名能夠讓你的郵件錦上添花。結(jié)束語必不可少在英文郵件中一定要加上Best Wishes, Best Regards之類的結(jié)束語，這是最起碼的禮貌。如果你怕忘記了，不如把這部分內(nèi)容設(shè)計在簽名里。簽名信息不宜過多簽名可以包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。不要只用一個簽名對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名會與對方產(chǎn)生距離感，顯得疏遠。你可以在在郵件系統(tǒng)中設(shè)置多個簽名檔，根據(jù)情況靈活使用。五、回復郵件的技巧及時回復郵件——遵循24小時反饋法則當一封重要郵件發(fā)送出去后就石沉大海，遲遲得不到回應(yīng)，那種郁悶的感覺是無法形容的。因此及時回復郵件是對他人的尊重，也是重要的電子郵件禮儀。一般情況下，對于緊急重要的郵件，當然是回復得越早越好。可接受的理想回復時間是2小時以內(nèi)。對于一些優(yōu)先級低的郵件可以集中在一個特定的時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情的確很復雜，你無法及時做出回復，也需要回復說明已收到郵件，正在抓緊時間處理，將會在何時給出答復等等?？傊灰寣Ψ降鹊没▋憾?