工具使用管理制度(編輯修改稿)
2024-11-04 22:44 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 個(gè)人在未經(jīng)允許下，不得打開其他部門或個(gè)人的郵件，更不得打開來歷不明的的郵件及附件。1計(jì)算機(jī)資源緊缺時(shí)，遵循緊急事務(wù)優(yōu)先的原則協(xié)商解決。1員工離開工作崗位超過半個(gè)小時(shí)需關(guān)閉顯示器，以延長顯示器的使用壽命和節(jié)約用電，下班后需按正確方法關(guān)機(jī)，開關(guān)閉電源，關(guān)好門窗，方可離開。（二）通訊工具目的：為進(jìn)一步規(guī)范服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，樹立良好的企業(yè)形象；為保證公司通信渠道的暢通，確保信息的及時(shí)傳遞，提高效益，減少失誤，特制定員工電話使用制度。電話（辦公固定電話）（Ⅰ）、撥打電話打電話的時(shí)間應(yīng)盡量避開上午7點(diǎn)前、晚上10點(diǎn)以后的時(shí)間，還應(yīng)避開晚飯時(shí)間、午休時(shí)間。電話交談持續(xù)時(shí)間不宜過長，事情說清楚就可以了，一般以35分鐘為宜。通話之前應(yīng)核對對方公司或單位的電話號碼、公司或單位的名稱及接話人姓名。寫出通話要點(diǎn)及詢問要點(diǎn)，準(zhǔn)備好在應(yīng)答中使用的備忘紙和筆，以及必要的資料和文件。撥打電話先說明自己是誰，公務(wù)電話要同時(shí)報(bào)出你的公司及部門名稱，然后再提一下對方的名稱；應(yīng)說明撥打電話的內(nèi)容，且用語應(yīng)禮貌、規(guī)范、簡潔、扼要。（Ⅱ）、接聽電話 標(biāo)準(zhǔn)用語（1）公司人員接聽客戶電話的統(tǒng)一用語：“您好！正大鋼結(jié)構(gòu)，有什么事可以幫到您？”（2）直接面對外部客戶的部門的統(tǒng)一用語：“您好！正大公司業(yè)務(wù)部?！保?）面對公司內(nèi)部職能部門統(tǒng)一用語：“您好！正大公司業(yè)務(wù)部，我是***。”（4）接聽電話時(shí)，不允許說一些低級的詞語或一些不禮貌的語句；不準(zhǔn)用粗魯?shù)恼Z氣叫人，應(yīng)先說出職位（總結(jié)里、經(jīng)理、主任、師傅、主管、小姐、先生）。接聽電話的規(guī)范（1）在電話響三聲內(nèi)必須接聽電話，超過三聲接通應(yīng)致歉“對不起，讓您久等了”。（2）接聽電話時(shí)應(yīng)保持端正的姿態(tài)，不得吃東西、喝水、嚼口香糖等，不得出現(xiàn)一些影響正常交談的動作。（3）在接聽電話的過程中，要仔細(xì)聆聽對方講話，并及時(shí)應(yīng)答，給予對方以積極的反饋；通話不清楚或**********（4）接聽到客戶的電話避免客戶在電話中等候的處理原則： 1告之客戶預(yù)估計(jì)時(shí)間（1○稍后回復(fù)；2如預(yù)估時(shí)間可能超過1分鐘，讓客戶留下電話，稍后給回復(fù)；○最好不要讓客戶在電話中等待的時(shí)間超過1分鐘。（Ⅲ）、代接和轉(zhuǎn)接電話原則上街道不屬于自己分管業(yè)務(wù)電話，最好不要擅自做主回答問題，讓對方選擇留下姓名和聯(lián)系方式，轉(zhuǎn)給處理該項(xiàng)業(yè)務(wù)的同時(shí)，請他給客戶回電話，解決問題。如果對方請你代轉(zhuǎn)電話，應(yīng)弄膿包對方是誰，要找什么人，一便與接電話然聯(lián)系。此時(shí)，請告知對方“稍等片刻”，并迅速找人如果不放下話筒喊距離較近的人，可用手輕捂話筒或按保留按鈕，然后再呼喊接電話人。轉(zhuǎn)接電話的規(guī)范：（1）不要讓顧客等太久；（2）假如要讓顧客等待，一定要先致歉，告訴對方要等多久，提供選擇；分鐘之內(nèi)的），讓客戶選擇等待或（3）假如處理需要時(shí)間，可以建議選擇“再回電”或其他；（4）在轉(zhuǎn)接之前先記錄下來電者的電話；（5）假如等候的時(shí)間過長，每20秒再問是否還要繼續(xù)等；（6）轉(zhuǎn)接過去時(shí)：“謝謝您的等
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