【文章內(nèi)容簡介】 公文處理條例》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》提出的明確要求。《條例》第四章規(guī)定：“行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短”；《辦法》第一章規(guī)定：“行文要少而精，注重實效”。要真正做到這一點，就要在以下三個方面下功夫：首先，要探明主題。一篇公文主要要解決什么問題，重點是什么，寫作前一定要搞清楚。只有搞清楚這些，我們才能有的放矢地進行謀篇布局。否則，就難免面面俱到，“把公文寫短”也就只能是一句空話。探明主題之后，通常要圍繞主題打腹稿，列提綱，然后根據(jù)提綱對所掌握的材料進行梳理，分門別類，把統(tǒng)領(lǐng)全篇、能夠提綱挈領(lǐng)的，放在第一位考慮，再分清主次，該詳寫的寫深、寫透，該簡寫的一筆帶過。當(dāng)然，做到這些，有賴 于前面說過的對機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖的深刻理解和準(zhǔn)確把握。其次，要精煉觀點。俗話說，觀點是“綱”，綱舉目張，一個新穎別致的觀點能勝過一打重復(fù)強調(diào)的話。因此，主題確定后，我們一定要圍繞解決“重點問題”的需要，認真從搜集到的材料中 提煉觀點。觀點形成后，要緊緊圍繞它去論述，有話則長，無話則短，不能字不夠、話來湊，凈揞些應(yīng)景性的文字。比如，講“提高認識”，不能總是“站在全局的高度”、“站在政治的高度”、“要 從改革、發(fā)展和穩(wěn)定的大局出發(fā)”、“進一步提高對 的重要性 認識”；提“加強領(lǐng)導(dǎo)”，不能總是“要把 當(dāng)成一項重要的政治 任務(wù)，擺上議事日程”、“黨政一把手要親自過問，主管領(lǐng)導(dǎo)要具 體抓”等。第三，要反復(fù)修改、潤色。在談到怎樣寫作時，契訶夫 有句名言：“寫作的技巧，其實不是寫作的技巧，而是刪掉不好 的地方的技巧?！濒斞赶壬裁鞔_指出，一篇文稿“寫完后要至少看兩遍,竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜”。老舍先生則更干脆地要求“連一個虛字也不隨便用”。要把公文寫短、寫 精粹，應(yīng)該尤其注意修改。修改時，要注意把握兩條原則：一是不說題外話，不說空話、套話，不空發(fā)議論，不繞彎子，不拖泥 帶水。重復(fù)的話，應(yīng)景的話，要統(tǒng)統(tǒng)刪去（當(dāng)然，也不排除整段 刪除和進行段落間的重組）。二是學(xué)會長話短說，錘煉詞句。同 是說一個意思，能用一句話說明的，就不用兩句；能用一個字說清的，就不用倆字。⒊ 要寫準(zhǔn)、寫規(guī)范。這主要是指公文引用人名、地名、時間、引文要準(zhǔn)確；使用漢字、數(shù)字、標(biāo)點符號和計量單位要符合國家主管部門的有關(guān)規(guī)定；選用文種、格式要正確、規(guī)范。容易出現(xiàn)問題的，歸納起來，大致有這樣八種情況： ⑴時間、日期書寫不規(guī)范。如將“1998 年 1 月 25 日”寫成 “98 年 1 月 25 日”或“”、“1998年元月25 日”，將“20時40 分”寫成“20:40 分”或“20 點 40 分”、“晚 8 時 40 分”。⑵數(shù)字使用體例不一。如前邊說“產(chǎn)值超百萬元企業(yè)三百家”，后邊又說“優(yōu)秀企業(yè)20 個”；這里說“增加了 25％”，那里又說“下降了十二個百分點”。⑶標(biāo)示層次的序號使用不當(dāng)。按照有關(guān)規(guī)定，標(biāo)示公文層次的序號，第一層為“一、第二層為“ ”，（一）第三層為“⒈”，”，其后依次是“⑴”、“①”……等。但在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混用、亂用或錯寫的現(xiàn)象。有的第一層錯用為“（一）”或“⒈”，有的第 二層錯用為“⒈”或“⑴”，有的將“（一）”或“⑴”錯寫成“（一）、” 或“⑴、”，有的將“⒈”錯寫成“１、”，將“第一條”錯寫成“第１條” 等。⑷引文不準(zhǔn)確。如將“中共中央、國務(wù)院關(guān)于 1998 年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見”錯引為“中共中央關(guān)于 1998 年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見”，將“中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于簽發(fā)《往來香港特別行政區(qū)通行證》有關(guān)問題的通知”錯引成“中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于簽發(fā)《往來香港特別行政區(qū)通行證》問題的通知”，將“中共中央宣傳部關(guān)于 1997 年宣傳思想工作和 1998 年的工作要點”錯引成“中宣部關(guān)于 1997 年宣傳思想工作和 1998 年的工作要點”，將“五四運動”錯引成“五〃四運動”，將“發(fā) ?1997?1 號”錯引成“省委?1997?1 號”、“發(fā)?97?1 號”或“省 委 1 號”等。⑸漢字運用不符合國家規(guī)定。如將“一九九○年”寫成“一九九零年”（若是機打稿，還要注意不能把“○”打成“0”），將“兩個月”寫成“二個月”或“2個月”，將“伍元”寫成“五元”，將“閻”寫成 “閆”。還有，把“像”寫成“象”，把“地”寫成“的”，把“樹陰”寫成“樹蔭”，把“捅婁子”寫成“捅漏子”，把“堅忍不拔”寫成“堅韌不拔”，把“精簡”寫成“精減”，把“做出”寫成“作出”，等等。其中，有的 雖然不能算錯，但算不規(guī)范。⑹標(biāo)點符號使用不正確。如將“市委書記 ，市委常委、宣傳部長”寫成“市委書記 、市委常委、宣傳部長”，將“通過創(chuàng)辦新的經(jīng)濟實體、發(fā)展私營經(jīng)濟、加強就業(yè)培訓(xùn)等形式”寫成“通過創(chuàng)辦新的經(jīng)濟實體，發(fā)展私營經(jīng)濟，加強就業(yè)培訓(xùn) 等形式”，將“《中共中央關(guān)于加強黨同人民群眾聯(lián)系的決定》”寫成“中共中央 《關(guān)于加強黨同人民群眾聯(lián)系的決定》 將“760～840 噸”寫成“760—840 噸”。⑺計量單位不采用國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如將“20 厘米”寫成“20 公分”，將“430 公斤”寫成“860 斤”。⑻文種、格式使用不規(guī)范。有的標(biāo)題要素不全（如：關(guān)于舉辦黨史知識競賽的通知、中共 縣委辦公室通知），有的錯用文種或使用不規(guī)范文種（如： 關(guān)于表彰 1997 年度信訪工作先進單位和先進個人的決定、 關(guān)于禁止畜力車入市的公 告、 1997 年工作總結(jié)），有的“通知”、“通報”無主送機關(guān)，有的“決定”、“規(guī)定”、“意見”不在標(biāo)題下方居中位臵標(biāo)注成文日 期，有的把被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）件錯當(dāng)成附件而多余地標(biāo)注“附：”，有的在發(fā)文機關(guān)署名與成文日期后的空白頁多余標(biāo)注“（此頁無正文）”。以上八個方面，是我們在實際工作中經(jīng)常碰到的情況的一部分。事實上，還遠不只此。分析產(chǎn)生這些問題的原因可以說 出很多，但其中最根本的一條則是對《條例》、《辦法》等有關(guān) 公文寫作和語言文字方面的法規(guī)學(xué)習(xí)不夠，理解不透。因此，避 免這些問題發(fā)生的最基本、最主要的措施是進一步增強我們公文 寫作人員的規(guī)范化意識，自覺按照《條例》、《辦法》要求，切 實把公文寫準(zhǔn)、寫規(guī)范。三、與其它文體一樣，公文寫完后，也存在一個進一步修改的問題，只是公文的修改外延更大、內(nèi)容更豐富、任務(wù)更艱巨。做好這一環(huán)節(jié)的工作，尤其需要發(fā)揚一絲不茍、精益求精的精神。（一）要把握修改的主要內(nèi)容。公文的修改，貫穿從起草人員撰作初稿到完成領(lǐng)導(dǎo)最后審核簽發(fā)的全過程。其中，每一次對公文的完善，包括《條例》、《辦法》規(guī)定的公文文稿在送領(lǐng)導(dǎo)審批之前綜合進行的“公文校核”，無論是內(nèi)容上的，還是格式上的；也無論是邏輯上的，還是語言表達上的，我們都可以把它們叫做對公文初稿的“修改”。一般地，這一修改，應(yīng)圍繞以下四個方面進行：一是錘煉主旨。主旨是文稿的靈魂，是貫穿全文的主線。在起草中，由于醞釀準(zhǔn)備不足或理解上的偏頗等原因，往往出現(xiàn) 主旨揭示不突出、不深刻、不連貫，甚至“跑題”現(xiàn)象。特別是初 稿由幾個人分工起草的，這類問題更容易發(fā)生。因此，修改時，我們要把錘煉主旨作為首要問題，著力進行，以保證文稿在表現(xiàn) 主旨方面做到準(zhǔn)確、突出、集中、深刻。二是修正觀點。這是保證主旨得到更準(zhǔn)確表現(xiàn)的重要一環(huán)。修改時，要檢查文稿中的概念、判斷和推理、論證是否符合 客觀實際情況，是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)。同時，還要看它闡述的道理是不是同馬克思主義的基本觀 點相違背，有沒有不合邏輯的地方。如果有，就要及時進行糾正。三是取舍材料。材料是立論的依據(jù)，文稿的觀點要以材料為基礎(chǔ)，而材料又要受觀點的統(tǒng)率。如果我們起草的公文，材料不能說明觀點，或者說觀點不能統(tǒng)率材料，那就很難說是一篇 成功的公文。因此，修改時，一定要在取舍材料上下很大功夫。發(fā)現(xiàn)材料和觀點脫節(jié)的，就要對材料進行刪改；材料堆砌臃腫，前后重復(fù)的，就要忍痛割愛；材料不真實、不準(zhǔn)確的，就要變更材料；行文空泛的，要適當(dāng)增加材料、調(diào)整結(jié)構(gòu)。在結(jié)構(gòu)方面常見的毛病是，層次不清楚，段落安排不合理，過渡與照應(yīng)不周全，各部分的詳略不得體。每一次修改，我們都要根據(jù)主題展開的需要，圍繞這幾個方面，從文稿的開頭結(jié)尾、層次段落、過渡照應(yīng)等方面進行全面檢查。發(fā)現(xiàn)有不合適的地方，及時進行調(diào)整。四是推敲文字。歷史上，有一個關(guān)于“推敲”的故事，對我 們很有教益。一日，唐朝詩人賈島得一詩句：“鳥宿池邊樹，僧敲月下門?！钡X得“敲”不如換成“推”字好，正在聚精會神、反復(fù)思索的時候，自己騎的毛驢沖進當(dāng)時京兆尹韓愈的“儀仗隊”，便被人抓到韓愈馬前。韓愈討問原因，他沉思很久后，卻說：“還是?敲?字好！”這個故事，作為佳話，至今還廣為傳誦。其中，體現(xiàn)出來的賈島嚴謹治學(xué)的一絲不茍精神，我們在修改文稿中應(yīng)當(dāng)很好學(xué)習(xí)。特別是文稿經(jīng)過一遍、兩遍以至多遍修改后，在定稿前，更應(yīng)“咬文嚼字”，采取逐字逐句仔細推敲的辦法，對文字進行加工潤色，把那些陳言套語、不準(zhǔn)確的詞句、以及多余的字、句，統(tǒng)統(tǒng)改正或刪掉。（二）要熟知一些常用的修改方式，掌握一些常用的修改方法。對公文初稿進行修改，常用的方法有：增、刪、改、調(diào)?！霸觥保褪窃鎏磉z漏的或需要深化提高的內(nèi)容和文字；“刪”，就 是刪去可有可無或重復(fù)的內(nèi)容和文字；“改”，就是改正不確切的甚至錯誤的內(nèi)容和文字；“調(diào)”，就是調(diào)整字、句、層次和段落的位臵、順序。在進行這些工作時，要注意通觀全篇，仔細揣摩。如果文稿的時限不急，我們最好采用“冷處理”的方法，擱幾天再改。文稿暫放一邊，再找一些材料看看，找一些人談?wù)?，再改時就有可能發(fā)現(xiàn)新問題。具體的修改方式，則應(yīng)因人、因時、因地而宜。通常的，有這樣三種：一是請人修改。自己改自己起草的文稿，往往有一定的局限性。請別人改，往往能突破這些局限，收到意想不到的效 果。在這方面，我們一定要有虛心向別人學(xué)習(xí)，包括向比我們職務(wù)低、年齡小、履歷淺特別是部門的同志學(xué)習(xí)的勇氣。毛主席在“八大”的開幕詞，先是他自己起草的，覺得不滿意，就請他的秘書田家英修改，