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前臺文員工作大集合(編輯修改稿)

2024-10-25 15:21 本頁面
 

【文章內容簡介】 .1執(zhí)行行政管理制度..........2文檔管理...........2辦公用品管理..............3飲用水管理................3辦公設備管理..............4辦公室日常事務管理...............4員工活動組織..............5其它工作...........5一、前臺工作流程:接聽來電(您好!軒轅)—詢問找訪誰—轉給相應的人(ICM分機號TRFR。當來電要找的人不在公司時,需要將來電人的聯(lián)系方式記錄在《來電登記表》中,并盡快通知相關人員回復。:拿起話柄按ICM—按“8”“0”—廣播內容:帶來賓進等候室并詢問拜訪誰通知相關人員接待(對于一些與公司確實沒有業(yè)務來往或公司不想見的人員來訪,應盡量打發(fā)他們。):根據(jù)來賓人數(shù)準備相應的飲料(目前公司供應的是小瓶礦泉水)、水果洗好擺好,歡迎牌放于公司大門位置(大廈大堂是否需要放歡迎牌須根據(jù)實際來決定)。(傳真件)登記:在《傳真簽收表》進行登記通知相關人員簽收:投寄人填寫好快遞單,將投寄物包裝好,聯(lián)系速遞公司在每天兩個時間點:(10:30)、(17:00)到公司收件。公司現(xiàn)使用的速遞公司是順豐快遞,月結號:02011540825。電話:4008111111)二、執(zhí)行行政管理制度,對于執(zhí)行得不好的制度加于強調。,總結中反映發(fā)現(xiàn)的問題及對問題進行分析。:每天早上上班后,打開考勤軟件,檢查員工是否準時打卡上班,對于無考勤記錄的人員,查問去處,記錄于《出勤登記表》中,在09:00前提交給主管審閱。:遲到、休假、出差、加班,統(tǒng)計好后,制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財務總監(jiān)。三、文檔管理:一般文檔一年一存檔(一年一獨立文件盒),重要文件如租賃合同等則隨時存檔(同一文件盒可以使用多年),文件盒貼好標識,方便查找。建立《文件借閱一覽表》,對于重要的文件借閱應登記借閱表中,以保障重要文件的安全。:1)ISO質量體系認證證書(中英);2)高級項目經(jīng)理證書;3)項目經(jīng)理證書;4)華為網(wǎng)絡工程師認證證書;5)ITIL認證證書。四、辦公用品管理,完成辦公用品,辦公設備消耗的采購工作,并對采購、使用進行登記:辦公用品采購:找固定的供應商,價格和服務都對公司比較有利。:員工可以領用辦公用品:1)計算器一個(一般業(yè)務才用)2)名片本一個(一般業(yè)務才用)3)筆一支4)筆記本一本5)鉛筆一支6)膠水一瓶7)告示貼一本以上標準隨員工在公司服務時間可重復領用(計算器和名片本除外)?!I用登記—拿領用品“領用登記簿”上登記并簽字。五、飲用水管理:水質保證可以通過其營業(yè)執(zhí)照、水質檢驗報告等資料來確診。對于剛開始合作的公司,第一次試用不應簽太多數(shù)量,經(jīng)過使用后,在質量、服務及價格方面覺得都不錯了,再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠信的合作了,在合同簽定后,也不能一 次把所有水票購買,應分期購買,用完一批再買下一批。:聯(lián)系供水公司(訂水)報客戶編號報需要的數(shù)量水到登記或付水票,現(xiàn)公司的飲水公司是景田飲用水,卡號:J52413。六、辦公設備管理:對購買的新設備進行貼標并編號錄入《設備檔案》。、借用、調用設備:在洽談室拿相應的表格填好后,呈部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后,領用、借用、調用設備。單據(jù)在財務做好賬后,在行政部保管,行政部根據(jù)員工領和的設備,錄入《員工領用設備一覽表》中。,需與其簽定《設備領用責任協(xié)議書》。:員工離職時或在職工領用新設備前,填寫設備歸還單,表示設備的使用權力及保管義務交還給公司。:報修人填寫《設備報修單》,呈行政部經(jīng)理批準后,報修設備交由公司網(wǎng)管或技術人員檢查故障是否需要維修,檢查人簽名確認后,交由行政部聯(lián)系維修點,當維修費用超過500元時,須呈總經(jīng)理批準。:公司打印機的耗材用品及配件維護由廣州市凱祺辦公設備公司統(tǒng)一管理,管理費以每次加碳粉來計算:HP1320:135元/次(加碳粉一次打印20002500張),HP2015:135元/次(加碳粉一次打印20002500張)。管理費每季度或每半年結算,:復印機日常維護由廣州金穗隆公司管理,維護費450元/元,如無特殊故障,日常維護每月上門一次。復印機碳粉也由金穗隆公司供應: 250元/瓶,一般每瓶碳粉可以復印60008000張。七、辦公室日常事務管理:綠化:尋找合適的租賃公司,租賃一定量的擺物在公司適當位置擺放,起點綴作用?,F(xiàn)綠化月結是200元/月。:辦公室日常衛(wèi)生找專人負責,辦公桌及垃圾每天一次,吸塵每周一、三、五,電話半個月消毒一次,玻璃一個月清洗一次。保潔費450元/月。:員工詳細填寫《名片印刷申請單》,交由上級主管審批后,交到行政部,行政部再安排印刷。名片印刷20元/盒。,出差
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