前臺文員工作大集合(編輯修改稿)
2024-10-25 15:21 本頁面
【文章內容簡介】 .1執(zhí)行行政管理制度..........2文檔管理...........2辦公用品管理..............3飲用水管理................3辦公設備管理..............4辦公室日常事務管理...............4員工活動組織..............5其它工作...........5一、前臺工作流程:接聽來電(您好!軒轅)—詢問找訪誰—轉給相應的人(ICM分機號TRFR。當來電要找的人不在公司時，需要將來電人的聯(lián)系方式記錄在《來電登記表》中，并盡快通知相關人員回復。：拿起話柄按ICM—按“8”“0”—廣播內容：帶來賓進等候室并詢問拜訪誰通知相關人員接待（對于一些與公司確實沒有業(yè)務來往或公司不想見的人員來訪，應盡量打發(fā)他們。）：根據(jù)來賓人數(shù)準備相應的飲料（目前公司供應的是小瓶礦泉水）、水果洗好擺好，歡迎牌放于公司大門位置（大廈大堂是否需要放歡迎牌須根據(jù)實際來決定）。（傳真件）登記：在《傳真簽收表》進行登記通知相關人員簽收：投寄人填寫好快遞單，將投寄物包裝好，聯(lián)系速遞公司在每天兩個時間點：（10：30）、（17：00）到公司收件。公司現(xiàn)使用的速遞公司是順豐快遞，月結號：02011540825。電話：4008111111）二、執(zhí)行行政管理制度，對于執(zhí)行得不好的制度加于強調。，總結中反映發(fā)現(xiàn)的問題及對問題進行分析。：每天早上上班后，打開考勤軟件，檢查員工是否準時打卡上班，對于無考勤記錄的人員，查問去處，記錄于《出勤登記表》中，在09：00前提交給主管審閱。：遲到、休假、出差、加班，統(tǒng)計好后，制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財務總監(jiān)。三、文檔管理：一般文檔一年一存檔（一年一獨立文件盒），重要文件如租賃合同等則隨時存檔（同一文件盒可以使用多年），文件盒貼好標識，方便查找。建立《文件借閱一覽表》，對于重要的文件借閱應登記借閱表中，以保障重要文件的安全。：1）ISO質量體系認證證書（中英）；2）高級項目經(jīng)理證書；3）項目經(jīng)理證書；4）華為網(wǎng)絡工程師認證證書；5）ITIL認證證書。四、辦公用品管理，完成辦公用品，辦公設備消耗的采購工作，并對采購、使用進行登記：辦公用品采購：找固定的供應商，價格和服務都對公司比較有利。：員工可以領用辦公用品：1）計算器一個（一般業(yè)務才用）2）名片本一個（一般業(yè)務才用）3）筆一支4）筆記本一本5）鉛筆一支6）膠水一瓶7）告示貼一本以上標準隨員工在公司服務時間可重復領用（計算器和名片本除外）?！I用登記—拿領用品“領用登記簿”上登記并簽字。五、飲用水管理：水質保證可以通過其營業(yè)執(zhí)照、水質檢驗報告等資料來確診。對于剛開始合作的公司，第一次試用不應簽太多數(shù)量，經(jīng)過使用后，在質量、服務及價格方面覺得都不錯了，再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠信的合作了，在合同簽定后，也不能一 次把所有水票購買，應分期購買，用完一批再買下一批。：聯(lián)系供水公司（訂水）報客戶編號報需要的數(shù)量水到登記或付水票，現(xiàn)公司的飲水公司是景田飲用水，卡號：J52413。六、辦公設備管理：對購買的新設備進行貼標并編號錄入《設備檔案》。、借用、調用設備：在洽談室拿相應的表格填好后，呈部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準后，領用、借用、調用設備。單據(jù)在財務做好賬后，在行政部保管，行政部根據(jù)員工領和的設備，錄入《員工領用設備一覽表》中。，需與其簽定《設備領用責任協(xié)議書》。：員工離職時或在職工領用新設備前，填寫設備歸還單，表示設備的使用權力及保管義務交還給公司。:報修人填寫《設備報修單》，呈行政部經(jīng)理批準后，報修設備交由公司網(wǎng)管或技術人員檢查故障是否需要維修，檢查人簽名確認后，交由行政部聯(lián)系維修點，當維修費用超過500元時，須呈總經(jīng)理批準。：公司打印機的耗材用品及配件維護由廣州市凱祺辦公設備公司統(tǒng)一管理，管理費以每次加碳粉來計算：HP1320：135元/次（加碳粉一次打印20002500張），HP2015：135元/次（加碳粉一次打印20002500張）。管理費每季度或每半年結算，：復印機日常維護由廣州金穗隆公司管理，維護費450元/元，如無特殊故障，日常維護每月上門一次。復印機碳粉也由金穗隆公司供應： 250元/瓶，一般每瓶碳粉可以復印60008000張。七、辦公室日常事務管理：綠化：尋找合適的租賃公司，租賃一定量的擺物在公司適當位置擺放，起點綴作用?，F(xiàn)綠化月結是200元/月。：辦公室日常衛(wèi)生找專人負責，辦公桌及垃圾每天一次，吸塵每周一、三、五，電話半個月消毒一次，玻璃一個月清洗一次。保潔費450元/月。：員工詳細填寫《名片印刷申請單》，交由上級主管審批后，交到行政部，行政部再安排印刷。名片印刷20元/盒。，出差
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