【文章內容簡介】 郵件 系統(tǒng)、專欄及 其他應用模塊，同 時 可以查看個人消息 、 待辦事宜 以及個人申請單狀態(tài) ； (2) 個人辦公 包括工作日歷 、工作 交辦 、領導日程安排、出差申請 、 工薪查詢 以及個人語言的設定 ，可以有效協(xié)助員工進行日常辦公； (3) 企業(yè)文化 包括信息發(fā)布、企業(yè)論壇、網上調查管理三個模塊。信息發(fā)布主要是幫助員工了解企業(yè)內外的各種動態(tài)，企業(yè)論壇是為了提供給員工一個更為廣泛的交流平臺，網上調查可以及時的幫助企業(yè)了解員工的想法； (4) 公文管理 提供發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、督辦管理、公文歸檔，為公司第一時間發(fā)布各種 發(fā)文、 上行文、下行文 、 平行文 、請示、公報等 信息，達到信息的快速傳遞； (5) 行政辦公 包括辦公用品管理、車輛管理、工作計劃總結、會議管理 、圖書管理、文檔管理、名片申請、用印申請；對于公共資源的使用，可以進行費用的管理，將使用資源的費用計入使用人的部門，實現企業(yè)對費用的控制。例如申請任何一件辦公用品都會將費用計入部門的辦公用品費用中，還可以進行個人費用額度的控制； (6) IT 管理 包括 IT 帳號權限申請、 IT 事件處理，幫助新進入公司的員工進行各 種 系統(tǒng)帳號的申請以及幫助管理員對系統(tǒng)人員 IT 事件維護； (7) 知識檔案 包括知識管理、企業(yè)檔案管理、 ISO 體系文檔管理，可以對各種文檔形成有效的歸類與整理，方便日后的查閱與參考； (8) 系統(tǒng) 管理 提供組織管理、流程配 置、權限管理、配置管理以及應用管理，可以幫助管理員對系統(tǒng)進行有效的維護以及協(xié)助開發(fā)人員進行開發(fā)工作。 5 圖 11 系統(tǒng)總體展示 本人所負責的模塊為 企業(yè) 檔案管理 系統(tǒng) ，下面將針對這個子系統(tǒng)進行詳細的需求描述。 企業(yè) 檔案管理系統(tǒng)需求分析 業(yè)務描述 企業(yè)檔案是指在企業(yè)的各項活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的歷史記錄 , 企業(yè)檔案工作的基本任務就是認真貫徹《檔案法》和有關企業(yè)檔案工作的政策、法規(guī)和標準，科學地管理企業(yè)檔案，積極地開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，及時、準確地提供企業(yè)檔案，為 企業(yè)的現實工作和長遠發(fā)展服務，為黨和國家的各項工作服務。由于行業(yè)特點和企業(yè)活動性質的不同，決定了不同種類的企業(yè)檔案各有其特殊性，其特殊性對于企業(yè)檔案的管理具有重要的規(guī)定作用。 企業(yè)檔案基本工作原則：統(tǒng)一領導，分級管理，維護企業(yè)檔案的完整與安全，便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。 企業(yè)檔案一級類目的設置：一級類目是分類的第一個層次 ——企業(yè)檔案的基本大類?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類設置十個一級類目：黨群工作類、 行政管理類、 經營管理類、 生產技術管理類、產品類、 科學技術研究類、基 本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。十大類的設置不是絕對的，可以根據實際情況進行調整。 [7] 6 企業(yè)檔案整理方式：以卷為保管單位對歸檔文件進行整理的方式稱為按卷整理，以件為保管單位對歸檔文件進行整理的方式稱為按件整理。按卷整理是對歸檔文件材料整理的傳統(tǒng)方式，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料的有機聯系，便于保管和利用。按件整理是采用與傳統(tǒng)立卷方法完全不同的思路，從 “簡化整理、深化檢索 ”出發(fā)，對歸檔文件的許多環(huán)節(jié)進行了調整或簡化，與傳統(tǒng)的立卷方法相比，減少了繁瑣、復雜的組卷過程。按件整理歸 檔文件是目前國家正在推行的一種較為簡便的歸檔文件整理方式 [8,9] 。 基本功能需求 企業(yè)檔案管理基本功能圖如圖 12 所示。 圖 12 企業(yè)檔案管理基本功能圖 (1) 檔案歸檔 申請 有兩種歸檔方式，一種是與收發(fā)文、簽報的結合 （這一部分的功能是在公文模塊中實現的） ，在收發(fā)文和簽報的歸檔環(huán)節(jié)點擊 “歸檔 ”按鈕進行歸檔，系統(tǒng)自動將收發(fā)文、簽報的附件和相關信息帶到檔案文檔中來，然后進行編目和編號；另一種方式是直接輸入方式， 用戶輸入 檔案 名稱 ， 手動填寫 檔案的詳細內容和 上傳附件 。 一份新的檔案要成功的添 加到檔案庫里必須通過企業(yè)檔案歸檔的審批流程 。 (2) 檔案 借閱 由于不同檔案的機密層次不同，如果 公司內部 個人想借閱某類檔案， 則 必須 提交 該類檔案的借閱 申請 。 (3) 檔案 修改 企業(yè) 檔案是在長期的經營 活動中直接形成并保存?zhèn)洳榈母鞣N文獻載體形式的歷史記錄 ，經常會發(fā)生變更，檔案修改就是用來修改在這些變化中需要重新修正并保存的東西。 (4) 檔案銷毀 企業(yè)在長期的運營過程中， 經常 會出現一些廢棄、內容殘 7 缺的檔案，對于這些檔案，常常需要定期進行銷毀。檔案銷毀就是用來處理這些廢棄、內容殘缺不完整的檔案。 查詢功能 檔案管理的 每 個模塊都具有 查詢功能，可以將檢索結果導出成 Excel 文件，本系統(tǒng) 提供兩種查詢方式： (1) 條件組合查詢 可對起始時間、結束時間、申請人、申請部門等任意組合進行查詢，做到精確查詢。 (2) 模糊查詢 可在查詢框中 輸入任意文字進行查詢， 查詢結果會顯示包含此文字的所有文檔 。 統(tǒng)計功能 在系統(tǒng)中，所有的視圖顯 示都提供了數據導出功能（可以導出當前頁面數據和該視圖所有數據） 。 (1) 檔案歸檔 對于已經申請結束的文檔，在已完成視圖中可導出所有 數據統(tǒng)計 已經歸檔的文檔。 (2) 檔案 借閱 對于已經申請結束的文檔，在已完成視圖中可導出所有數據統(tǒng)計已經借閱出去的文檔。 (3) 檔案修改 對于已經申請結束的文檔，在已完成視圖中可導出所有數據統(tǒng)計已經修改出去的文檔。 (4) 檔案銷毀 對于已經申請結束的文檔，在已完成視圖中可導出所有數據統(tǒng)計已經銷毀的文檔。 日志 功能 對已歸檔的檔案，可以設置是否啟用閱讀日志和編制日志，如果啟用了，如果當用戶閱讀或者進行編輯時，系統(tǒng)會自動進行日志記錄。系統(tǒng)會自動記錄檔案的 修改、借閱、銷毀 、鑒定、刪除、打印、下載等日志。 三防 功能 檔案的 office 格式的附件采用三防控制，可以限制檔案的拷貝、打印和下載。 8 系統(tǒng)架構設計 系統(tǒng)的開發(fā)采用 B/S 結構，用戶通過瀏覽器來訪問系統(tǒng)并進行有關的操作。系統(tǒng)以 IBM 產品 Domino/Notes 為開發(fā)平臺，采用神州數碼成熟的工作流引擎來協(xié)助開發(fā)，前臺與后臺的交互是通過調用后臺的代理來完成的。開發(fā)過程中，為了提高訪問效率，減少刷新頁面對用戶造成時間上的影響，采用 Ajax 技術進行前臺和后臺的異步交互。系統(tǒng)的架構圖如圖 13 所示。 圖 13 系統(tǒng)架構圖 本章小結 本章概述了系統(tǒng)的整體需求分析以及架構設計，重點介紹了檔案管理系統(tǒng)的功能需求，對檔案管理的各個子模塊進行了詳細的需求描述。 9 第 2 章 系統(tǒng)詳細設計 檔案管理數據庫設計 企業(yè)檔案管理模塊 一 共需要建立 4 個數據庫： (1) 檔案 管理 歸檔流程審批庫 用于歸檔流程的審批； (2) 檔案 管理 借閱申請 庫 用于 檔案借閱 、查看 流程的審批 ； (3) 檔案 管理 修改申請庫 用于檔案修改流程的審批 (4) 檔案 管理 銷毀申請庫 用于檔案銷毀流程的審批 檔案歸檔 申請 設計 歸檔是指辦理完畢 并 且具有保存價 值的文件經系統(tǒng)整理交 由 檔案室或檔案館保存的過程。系統(tǒng)歸檔的操作可以通過兩種方式完成：一種是在歸檔來源中進行；一種是在企業(yè)檔案管理中通過歸檔申請進行。 檔案 歸檔流程 設計 如圖 21所示。 在歸檔來源中進行是指在例如發(fā)文、收文、簽報等模塊 的審批過程中 ，其流程本身就有一個環(huán)節(jié)是歸檔操作，通過該操作能夠發(fā)起歸檔申請流程。如果不通過發(fā)文、收文、簽報等應用模塊的專門歸檔操作接口進行歸檔，也可以通過點擊導航菜單的檔案歸檔 申請 ，進入歸檔操作界面 ，發(fā)起檔案歸檔流程 。 兩種方式發(fā)起的歸檔申請流程都是相同的。區(qū)別之處在于：通過應用中的歸檔接口進行的歸檔操作，歸檔申請單上的歸檔來源信息部分能夠根據當前應用的內容自動填寫，這部分是通過在代理 InitFlowInfoAgent（流程信息初始化，產品標準）加入子方法來完成的；通過企業(yè)檔案管理中的歸檔申請功能發(fā)起，則需要手動選擇檔案來源，并填寫歸檔來源信息。 10 圖 21 檔案 歸檔流程圖 設計 審批流程 檔案歸檔需要經過 流程審批 ： (1) 在流程審批的各個環(huán)節(jié)提交后，都會向下一環(huán)節(jié)的審批人發(fā)送消息，此消息顯示在 【 代辦任務 】 中， 當前處理人會在系統(tǒng)首頁的待 辦 任務中看到這些消息 ， 通過消息 的 鏈接可以打開要處理的文檔 。 (2) 在流程審批的各個環(huán)節(jié)提交后，都會向流程的申請人發(fā)送消息，此消息顯示在【我的申請單】中，申請人 會在系統(tǒng)首頁的 我的申請人 中看到這些消息 ， 通過消息 的 鏈接可以打開 發(fā)起 的文檔 。 (3) 在流程審批結束后，會向流程的申請人發(fā)送一條消息，此消息顯示在【個人消息】中，申請人會在系統(tǒng)首頁的個人消息中看到這些消息，通過消息的鏈接可以查看申請單的審批情況。 11 表單設計 圖 22 檔案歸檔申請單 檔案歸檔申請單包括 檔案歸檔申請 信息 、檔案文件明細 、附件等三 部分內容。 如圖 22 所示 ： 檔案歸檔申請 部分 主要包括申請人、申請部門、申請日期、檔案名稱等信息內容，其中申請人和申請部門是從服務器的組織信息中獲取的，申請日期是自動加載的，檔案名稱是手動填寫需要 被 歸檔的文件名稱。 檔案文件明細 主要包括 歸檔文件名稱、檔案分級、檔案密級、載體類型、數量、保管期限、備注等內容。 檔案文件明細是以動態(tài)表格的形式呈現在表單上，可以動態(tài)的添加文件的內容，包括新增、刪除、全選、全不選等操作。 檔案文件明細中的檔案分級是以下拉框的形式呈現，包括控制、限制和普通三種狀態(tài)。 控制是指該檔案收一定的控制，只能查看，不能復 制、對外宣傳等。限制是指該檔案只有部分人員具有閱讀的權限。普通是指該檔案可以外借、查看、復印等。 檔案文件明細中的檔案密級是以下拉框的形式呈現，包括公開、內部資料、秘密、機密、絕密等五種狀態(tài) 。 絕密是保密內容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的，一旦泄露會使會使黨和國家遭受嚴重危害和重大損失。機密是保密內容的重要部分，包括在一定時期、一定范圍內需要保密的，一旦泄露會使會使黨和國家遭受較大危害和較大損失。秘密是保密內容的一部分，一旦泄露會使會使黨和國家遭受一定危害和損失。內部是沒有公布于社會的文 件，只限于內部人員的使用。 檔案文件明細中的載體類型是以下拉框的形式 ，包括紙質、光盤、底物、 12 實物、照片、其他等六種狀態(tài)。 檔案文件明細中的保管期限 1 年、 3 年、 5 年、 10 年、 15 年、 25 年、短期、長期、永久等 9 種狀態(tài)。其中，永久是 50 年以上，長期為 16 至 50 年，短期為15 年以下。 附件可以上傳 word、 excel 等文檔。 表單定義了一些必填項， 提交修改 申請 流程 時只有填寫了這些信息后 才 可以提交表單， 必填項在表單中是以紅色星號標志提示的，這部分 可以通過 Js 腳本 調用函數 fCheckInput()，也可以在 流程引擎 中 通過 配置 進行 控制。 表單中的申請單號是在表單提交后生成。 視圖設計 檔案歸檔包括五個視圖，分別為草稿、審批中、已結束、 我的 申請 單 以及所有 申請 。 如表 21 所示 表 21 檔案歸檔視圖設計 表單名稱 別名 表單作用 檔案歸檔申請單（草稿） FileArchivingDraft 該視圖用來顯示那些已經保存但是沒有提交的文檔 檔案歸檔申請單（審批中） FileArchivingDoing 該視圖用來顯示那些已經提交但是流程沒有結束的文檔 檔案歸檔申請單（ 已 結束） FileArchivingDone 該視圖用來顯示那些提交后流程成功結束的文檔 檔案歸檔申請單（ 我的申請單 ） FileArchivingMyView 該視圖按照申請人進行分類，用來顯示系統(tǒng)當前登錄人發(fā)起的文檔，并且不分流程狀態(tài)是什么時候都會顯示 檔案歸檔申請單（所有 申請 ） FileArchivingAllView 用來顯示所有的文檔，包括草稿、審批中以及結束里的所有文檔。 要點說明 (1) 文檔拷貝 由于檔案的存儲會根據年份進行分庫存儲，并且查詢時會根據索引庫來查詢，所以在歸檔申請成功后，會通過后臺代理 THFlowSaveAgent（流程流轉控制，產品標準）將新檔案正文拷貝到對應的正文庫里，同時在索 13 引庫里建立查詢索引。 (2) 附件分離 檔案歸檔里所有的文檔與附件是分離的，在打開歸檔申請單時，會執(zhí)行一個流程信息初始化的代理，初始化的過程當中通過查詢系統(tǒng)配置里的配置信息來判斷對應的附件庫是否存在并且數據庫的大小是否超過閥值，如果有一個條件不滿足就新建一個附件庫，此后的附件就會存儲到此數據庫，直到達到閥值之后，再次新建。每次新建一個申請單時都會在對應的附件庫里創(chuàng)建一個新的文檔，用來儲存附件，申請單通過 IFRAME