【文章內(nèi)容簡介】 文類型，包括如命令、決定、通知、通報、批復、會議紀要、議案、請示、報告、公告、通告、公報、函等等。公文管理具體工作流程可以由系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下進行靈活定義，實現(xiàn)機關員工收發(fā)文處理工作流自動化，過程計算機化，提高辦公效率。 公文管理特點本次項目，將以應用支撐平臺的工作流引擎為核心，以協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建公文管理解決方案。公文管理的主要特點是：l 系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據(jù)實際需要制定出所需的公文流程，而且當實際情況發(fā)生變化時可以由管理員隨時進行更改。l 系統(tǒng)提供公文流程的實時監(jiān)控及統(tǒng)計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉(zhuǎn)過程中的狀況，還可以統(tǒng)計出個人或部門的文件辦案率。l 提供公文格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設計功能：用戶可以根據(jù)需要設計所需的格式，并且可以隨時根據(jù)變化進行更改。l 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。l 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領導手寫會簽，領導可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗證控制。l 支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打印：完整地顯示出表格的批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習慣。l 提供外出代理的授權功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文。l 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進行修改，增強系統(tǒng)的容錯、排錯能力。l 提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進一步保證了公文的辦理效率。l 提供完善的遠程辦公功能：不僅可實現(xiàn)全聽各部門之間的公文互流、信息傳遞，還可實現(xiàn)出差領導、人員的異地辦公功能。l 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設置后，便可在辦理公文時自由調(diào)用，提高公文處理效率。l 提供實時提醒功能：個人所有待辦事務、待辦公文的實時提醒。l 提供強大的在線幫助功能。l 文檔一體化功能：公文在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。l 來文批量處理：可以方便地設計出符合用戶辦公的批量來文登記和轉(zhuǎn)出，提高辦文工作效率。l 支持公文格式自動規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內(nèi)容。l 支持公文正文自動套紅：根據(jù)不同類型的公文模板，系統(tǒng)可自動套紅形成正式公文文件。l 支持文件自動編號、文件主題詞的自動標引和手動標引功能。l 支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。l 領導查詢：領導隨時可對在辦公文、結(jié)案公文進行查詢，快捷實現(xiàn)領導閱示、閱辦公文、查詢統(tǒng)計。l 支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關聯(lián)單位的公文交換。l 公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護工作。 WEB客戶端應用設計基于Internet/Intranet模式構(gòu)建的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實際上是一個信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡單、實用。在公文處理的WEB端可實現(xiàn)以下應用： 發(fā)文擬稿、收文登記各級用戶可根據(jù)實際需要撰寫新公文（如進行收文登記、發(fā)文擬稿等），并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。 收發(fā)文的過程審批、簽核待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務。用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作： l 對正文、附件進行修改； l 在文件處理表輸入批示意見；l 通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發(fā)批示； l 將文件發(fā)送給選定人員。當然，所有的操作都只能在權限設定范圍內(nèi)進行，同時系統(tǒng)還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過“所見即所得”的權限設置記錄當前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。 收發(fā)文過程中的催辦督辦利用流程設計工具中的催辦、督辦設置項目，就能簡單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達到催辦、督辦的目的?？蓪ξ募k理的具體步驟設定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規(guī)范化。 靈活查詢權限范圍內(nèi)公文系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進行查詢，或者進行全文檢索。 授權、代理他人辦理公文領導或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權他人代理自己的公文。可對不同的公文類型進行不同的授權，同時設定授權的具體時間，授權時間一過系統(tǒng)自動取消授權。公文授權操作完成后，被授權人員——代理人可立即收到授權人當前待辦的授權類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權的有關信息，并將代理人辦理的意見以“XXX（代理XXX）的批示意見”的形式如實記錄。授權人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息。 公文處理完成后的歸檔系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文 的文件內(nèi)容。 定制自己常用批示詞語用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會使用一些相同的句子、詞語，如“同意”、“已閱”、“請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復輸入。常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。 個人簽名與圖章管理每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時直接調(diào)用。調(diào)用時需要簽章密碼的確認，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。 對公文的日常維護對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權限，普通用戶若沒有管理權限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：l 刪除文件：將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。l 結(jié)束流程：對于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。l 修改文件名稱：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。l 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應的檔案系統(tǒng)進行管理。 管理工具端應用設計系統(tǒng)通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理表等公文定制與日常自定義的維護功能。系統(tǒng)的管理工具端包括公文表單設計工具、流程設計工具，其中：公文設計工具側(cè)重于文件處理表單的定制，流程設計工具側(cè)重于可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制。 可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制與維護公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫?？梢暬?、結(jié)構(gòu)化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標選擇相應的各流程步驟、設定各步驟之間的流程連線（各個步驟的收件人、接收條件），便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。提供了圖形化的流程設計界面，當機構(gòu)改革、人事變動導致流程發(fā)生變化時可相當方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問題。 文件處理表單的定制與維護日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實現(xiàn)。利用公文設計工具，公文管理員通過畫表格、選取相應控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習慣就可適應辦公自動化系統(tǒng)的實施。定制文件處理表單時，公文管理員可根據(jù)單位的實際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項或多項。更重要的是，本系統(tǒng)方案中的公文不再只局限于傳統(tǒng)的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、Email、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結(jié)構(gòu)化信息。系統(tǒng)的公文有雙重權限設置： l 文件類型的權限設置對于不同的文件類型會有不同的權限設置，如擁有收文登記權限的用戶也許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件類型的權限設置功能，公文管理員根據(jù)不同文件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權限。普通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權限，才可辦理相應的文件。l 文件辦理步驟的權限設置在文件的實際辦理中，公文處理系統(tǒng)提供了“所見即所得”的權限分配，即通過綁定相應流程的相應步驟，設定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權限，沒有相應辦理步驟的權限同樣也無法對文件進行操作或修改。與流程的設計一樣，公文表單設計工具也提供了圖形化的界面。當用戶的文件處理表單發(fā)生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權限設置，使公文的定制、更改更好地適應了辦公業(yè)務的變化。 套紅模板、二維碼維護系統(tǒng)支持單位可根據(jù)不同類型的公文設定對應的套紅模板，以及生產(chǎn)的二維條碼的樣式設置。提供自定義靈活的套紅模板：并可約定在公文流程中具體某個環(huán)節(jié)有套紅蓋章的操作：以及對當自動生成二維條碼時的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數(shù)據(jù)來源。 公文統(tǒng)計系統(tǒng)支持對個人、或者單位所辦理的公文進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括：公文總數(shù)、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結(jié)率、公文處理時效等等。 發(fā)文管理設計 發(fā)文管理總體設計發(fā)文管理整體包括：建立發(fā)文表單、正文或附件、和對應的發(fā)文流程，實現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發(fā)、復核、分發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動作，并形成可交換的正式電子公文的過程。發(fā)文管理的總體圖如下：其總體應用特征如下：l 支持擬稿、審批、審核、復核、會簽、簽發(fā)的公文成文審批過程； l 支持調(diào)用多種對應的公文模板；l 支持公文套紅、蓋章、分發(fā)、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過程； l 支持公文過程的手寫批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定； l 支持發(fā)文轉(zhuǎn)下級部門收文、日程安排、工作計劃、或?qū)С龅絜xcel中； l 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動歸檔；l 支持發(fā)起人或?qū)徍巳肆粞?；支持補充正文、補充附件；l 支持關聯(lián)其他公文、關聯(lián)文檔資料、日程安排、事務協(xié)作等；支持多種格式附件；l 支持發(fā)文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； l 支持文號自動管理和自定義編號規(guī)則；l 支持發(fā)文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； l 支持發(fā)文過程中進行公文督辦監(jiān)督； l 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； l 支持發(fā)文流程功能菜單名稱； l 支持發(fā)文歸檔自動轉(zhuǎn)到檔案庫中； l 支持發(fā)文處理過程的效率統(tǒng)計；l 支持發(fā)文按照部門單位等進行數(shù)量統(tǒng)計； 發(fā)文擬稿可開放相關權限提供給公文專員或所有職員填寫發(fā)文處理單，包括已定義好的“文件標題、種類、主題詞、主送范圍、抄送范圍、正文、附件、緊急程度”等信息，擬稿人可直接查看到發(fā)文流程圖以便很快了解到整個發(fā)文過程和追蹤。針對同一平臺下不同單位、不同部門、不同類型可設定不同的發(fā)文表單和對應的樣式模板，很直觀的提供擬稿人所需要填寫的內(nèi)容。 發(fā)文跟蹤對于已經(jīng)提交的發(fā)文處理單，擬稿人可跟蹤此發(fā)文目前到達哪個環(huán)節(jié)，幫助判斷是否需要提醒、催辦；同時系統(tǒng)可提供一定期間的公文處理期限，超出期限可通過短信、郵件、流程提醒處理人員或退回或跳轉(zhuǎn)。在跟蹤的過程中，系統(tǒng)還提供圖形化的審批對象的范圍以及處理所消耗的時間，便于后面在統(tǒng)計時很快的進行分析。以下即為在每個環(huán)節(jié)每個人員對于公文流轉(zhuǎn)處理上對應的耗時： 發(fā)文審核系統(tǒng)可根據(jù)單位的組織情況、部門結(jié)構(gòu)情況和職員的職務關系，在不同的審核和處理環(huán)節(jié)上設定對應的操作人員，一般情況下可包括部門主管核稿、辦公室審稿、相關部門會簽、領導簽發(fā)等主要環(huán)節(jié)，其中相關部門會簽可由辦公室審稿人員自行選定。以下則為簽發(fā)時所需要填寫反饋的信息：核稿人員可在線填寫意見或手寫批注，以代表本人的真實審核：系統(tǒng)根據(jù)在不同的審核或處理人員對正文的修改過程，顯示或隱藏修改痕跡：辦公室審稿時、部門會搞、領導簽發(fā)對應的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可根據(jù)實際情況判斷是否允許修改正文或者是手寫批注、全文批注方法。 套紅蓋章一般情況下在經(jīng)過內(nèi)部審核、核稿、簽發(fā)之后，發(fā)文需要正式編寫文號和套紅、蓋章，以保證后續(xù)即將發(fā)布的文件是嚴肅的。在套紅過程中，系統(tǒng)會根據(jù)公文的種類自動判斷套用的是哪種模板，從而避免人為上的失誤而要重新審核。系統(tǒng)支持手動和自動編號。發(fā)文文件一旦經(jīng)過套紅蓋章后，就完全鎖定此文件，任何人員均不能修改。 用印與傳輸發(fā)文的用印與傳輸是通過與公文傳輸系統(tǒng)進行對接完成的。協(xié)同辦公系統(tǒng)將發(fā)文的信息發(fā)送給公文傳輸系統(tǒng)，由公文傳輸系統(tǒng)進行蓋章和發(fā)送；最后將公文傳輸系統(tǒng)形成的正式件回傳給協(xié)同辦公系統(tǒng)，供協(xié)同辦公系統(tǒng)使用和查詢。 公文歸檔對于歸檔的發(fā)文流程，系統(tǒng)可自動把正文和發(fā)文表單以及附件自動歸檔到文檔庫中，便于在文檔庫全文檢索和歸檔管理。 發(fā)文查詢系統(tǒng)可支持根據(jù)發(fā)文表單上的各個欄目和通用的流程屬