人事檔案管理辦法(試行)(編輯修改稿)
2024-10-25 06:02 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 員工個(gè)人資料情況保密。如有特殊原因需借閱員工檔案時(shí)，遵循以下規(guī)定執(zhí)行：（1）必須填寫《人事借閱登記表》，按審批權(quán)限批準(zhǔn)后，辦理借閱登記手續(xù)才可借出。（2）借閱時(shí)間以規(guī)定時(shí)間為限，不得轉(zhuǎn)借，拆卸、調(diào)換、復(fù)印。（3）歸還時(shí)，由人力資源部（行政人事部）核對檔案資料歸還是否完整。（七）人事檔案資料的復(fù)印如因公司業(yè)務(wù)需要復(fù)印員工的身份證、學(xué)歷證明、職業(yè)資格證明等個(gè)人證照復(fù)印件，由辦理人員填寫《人事檔案復(fù)印登記表》，按借閱人事審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可調(diào)用。如因員工要求復(fù)印個(gè)人人事檔案資料，除屬于由員工本人提供的原始人事檔案資料外，其他由人力資源部（行政人事部）添加的人事檔案資料不得復(fù)印、查閱或借閱。（八）人事檔案的保存人力資源部必須對人事檔案的保存地點(diǎn)、環(huán)境等作出評估，以確保人事檔案的存放安全。無論在職員工或離職員工，已建立的人事檔案任何資料不得退還員工本人。在職員工的人事檔案將一直保存；離職員工的人事檔案原則上保存期自離職日起至少兩年備查。屬于公司解除（終止）勞動合同、辭退、自動離職等類別員工，其人事檔案（應(yīng)注意考勤、獎懲、考核、情況說明等資料）應(yīng)特別審查后特別重點(diǎn)保存。按規(guī)定銷毀的檔案由人事檔案保管人填寫銷毀申請單，經(jīng)人力總監(jiān)審核批準(zhǔn)，并指定人員執(zhí)行銷毀。審核、批準(zhǔn)、執(zhí)行人員要在銷毀申請單上簽字，并存檔案。（九）人事檔案管理信息化為提高人事管理工作效率，公司將逐步建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)庫嚴(yán)格按管理權(quán)限進(jìn)行提交和使用。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司商業(yè)機(jī)密，公司任何人員不得私自竊取、拷貝系統(tǒng)。人力資源部（行政人事部）必須根據(jù)人事變動情況隨時(shí)更新人事數(shù)據(jù)信息。人事檔案數(shù)據(jù)庫為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。人力資源部（行政人事部）應(yīng)認(rèn)真做好人事檔案數(shù)據(jù)庫的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮人事檔案數(shù)據(jù)信息的作用。五、處罰（一）人事檔案保管人員必須嚴(yán)格遵守本管理辦法，以高度的責(zé)任感，嚴(yán)肅、認(rèn)真地處理好公司人事檔案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，導(dǎo)致保密資料外泄，則視其情節(jié)，按公司獎懲管理辦法執(zhí)行處罰。（二）公司員工有義務(wù)向公司提供詳盡真實(shí)的人個(gè)資料，并保證所提供的人事資料的真實(shí)性。如有提供虛假資料情況出現(xiàn)，屬嚴(yán)重違紀(jì)行為，一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動合同，并不作任何補(bǔ)償。員工因提供虛假資料對公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)力。員工在職期間個(gè)人資料有變化的，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地向人力資源部（行政人事部）報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更新，確保人事檔案資料正確無誤。（三）人事數(shù)據(jù)庫屬于公司商業(yè)機(jī)密和員工個(gè)人私隱，公司任何人員不得利用任何手段非法或私自竊取、拷貝、偷閱，否則一經(jīng)查實(shí)予以解除勞動合同，并不作任何補(bǔ)償。六、附則（一）本管理辦法自下發(fā)之月起執(zhí)行。（二）公司保留對本規(guī)定隨時(shí)或定期作出修訂的權(quán)利。最終解釋權(quán)為公司人力資源部（行政人事部）。******股份有限公司二〇一八年二月二日第三篇：人事檔案管理辦法人事檔案管理辦法為了加強(qiáng)單位人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本辦法。第一條 人事檔案管理權(quán)限及職責(zé)單位人事檔案按照人事管理權(quán)限實(shí)行集中管理。（一）單位人力資源部依據(jù)此規(guī)定，管理單位人事檔案，并配備政治上可靠、責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員作為專職或兼職檔案管理人員。（二）檔案管理員及其直系親屬的檔案，由上一級檔案管理人員（或分管領(lǐng)導(dǎo)）負(fù)責(zé)保管。第二條 人事檔案管理職責(zé)（一）保管人事檔案；（二）收集、鑒別和整理人事檔案材料；（三）建立人事檔案名冊，辦理人事檔案的查閱、接收和轉(zhuǎn)遞；（四）登記人員職務(wù)、工資的變動情況；（五）檔案管理人員崗位變動時(shí)，應(yīng)及時(shí)對所管檔案進(jìn)行清點(diǎn)，并履行交接手續(xù)；（六）為有關(guān)部門提供人員情況；（七）做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；（二）人事檔案材料按照上述十個(gè)類別的順序排列，應(yīng)符合以下有關(guān)要求。1．第一至四類、七類、十類材料，同一問題按形成時(shí)間先后順序集中排列，以最后時(shí)間為準(zhǔn)。2．第五類、八類材料，同一問題材料集中后，按材料的主次關(guān)系排列，具體順序是：上級批復(fù)、結(jié)論或處分決定；本人對結(jié)論的意見；調(diào)查報(bào)告、證明材料、本人檢討、交代材料。3．第六類材料，按以下順序排列：入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書、離退團(tuán)材料；入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表；加入其他黨派材料。4．第九類材料，按所列材料的性質(zhì)的不同排列，每一種材料再按時(shí)間先后順序排列（如工資、任免等）。（三）人事檔案材料頁碼的編寫要求：1．對每份材料逐頁分別編寫頁碼，頁碼用鉛筆標(biāo)注在檔案材料右下角（雙面書寫的材料，其背面頁碼標(biāo)注在左下角），檔案材料目錄不編頁碼。2．每份材料的編號由材料的類別號、份次號組成，用鉛筆標(biāo)注在每一份材料的右上角，中間用短橫線連接。例如：編號為3—1，是指第三類的第一份材料。（四）人事檔案目錄的編排：1．類號。標(biāo)明本類檔案材料的類別，根據(jù)檔案種類材料的多少，每頁檔案目錄可放兩類或三類，由上而下排列。3．中層以上管理人員人事檔案歸檔材料，須由單位組織人事部提供并審核后，方可歸檔。4．基層管理人員人事檔案歸檔材料
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