【文章內(nèi)容簡介】 縣財政局的《關(guān)于解決民辦教師經(jīng)費問題的請示》；4.《關(guān)于進一步加強涉及農(nóng)民負擔(dān)收費管理的報告》；5.《中共市委市人民政府關(guān)于加強廉政建設(shè)的規(guī)定》。以上數(shù)例反映了機關(guān)公文文種錯用問題的幾種情況，現(xiàn)分析如下：一、在相近文種的使用上，應(yīng)盡量選擇最佳文種例1屬于公文文種用得不準(zhǔn)。當(dāng)前，各級機關(guān)在行文時，一個十分突出的問題是濫用“通知”文種。盡管公文文種有十幾個，但“通知”的使用率占80%到90%，甚至更多。當(dāng)然“通知”這一文種應(yīng)用是最廣泛的，用量比較大也屬正常情況。但一些相似內(nèi)容的文件，如用其他文種，如“決定”、“意見”等也是可以的。這就有個最佳公文文種的選擇問題。在例1中，筆者認(rèn)為就存在這樣的問題。根據(jù)發(fā)文內(nèi)容要求，用“決定”更合適一些，而不該用“通知”。在《辦法》中明確規(guī)定：“決定，適用于對重要事項或者重大行動做出安排。”關(guān)于糧食銷售價格的確定，肯定是經(jīng)政府討論做出決定的事項，各部門必須嚴(yán)格執(zhí)行，用“決定”這個文種就比“通知”更合適，效力更大，用“通知”則顯然影響了它的效力。這種情況的出現(xiàn)，究其原因，恐怕是覺得使用“通知”這一文種比較有把握，而對與它相近的文種不大會用，甚至不太敢用，生怕用錯。在公文制發(fā)中，除了“決定”與“通知”常出現(xiàn)這類問題之外，還有“公告”與“通告”錯用，“通報”與“通知”錯用等問題。這一點在行文中都應(yīng)引起重視，應(yīng)努力選擇與內(nèi)容最匹配的最佳文種。二、“報告”與“請示”使用范圍要分清，以免貽誤工作例2《關(guān)于解決水庫超標(biāo)運行及副壩溢洪造成損失問題的報告》，從其內(nèi)容看，是個典型的“請求解決”的內(nèi)容。所以應(yīng)該用“請示”，不應(yīng)用“報告”。當(dāng)然，既然請求上級機關(guān)解決問題，也需要把問題報告清楚，但是，行文的目的是請求上級幫助解決，所以不能用“報告”，而必須用“請示”文種。不然，根據(jù)“報告”“不要求上級回復(fù)”的特點，上級機關(guān)就可能將此“報告”存案備查，豈不耽誤了工作！為防止這類問題的出現(xiàn)，就必須把握住“報告”和“請示”各自的行文目的?！皥蟾妗钡哪康脑谟趨R報工作，反映情況，回答上級機關(guān)詢問，以便上級機關(guān)了解本單位情況，能夠有針對性地予以指導(dǎo)；而“請示”的目的，是要解決某一問題，請求上級機關(guān)作出指示或予以批準(zhǔn)。所以，“報告”是陳述性公文，“請示”則是承批性公文。三、選擇文種要依“法”，不應(yīng)感情用事例3中的問題是不應(yīng)該用“請示”文種，而應(yīng)該用“函”。在《辦法》中明確規(guī)定：“請示，適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)”，“函，適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項”。這兩條規(guī)定明確告訴我們，只有相隸屬的上下級之間，下級才可以向上級用“請示”文種；而平行機關(guān)和不相隸屬機關(guān)之間相互行文，則應(yīng)該用“函”這一文種，而不可以用“請示”。由此可見，教育局和財政局是并列的行政機關(guān)，沒有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，縣教育局向縣財政局請求撥款，純屬向有關(guān)部門“請求批準(zhǔn)”的內(nèi)容，完全符合用“函”的規(guī)定。所以，這個文件使用“請示”是錯誤的。但是，上述情況在工作中為什么屢禁不止，甚至有的是明知故犯呢？不僅平行機關(guān)在要錢這個問題上存在這類問題，而且在要編制、物資等時，也經(jīng)常出現(xiàn)這樣的問題。筆者認(rèn)為，這一方面是對公文處理的有關(guān)規(guī)定學(xué)習(xí)不夠，理解不透，但更主要的很可能是這個機關(guān)覺得請對方機關(guān)幫助辦這類事情，用“請示”好像是體現(xiàn)對對方的尊重，用“函”則自認(rèn)為對人家不夠尊重；用“請示”好像事情就好辦一些，而用“函”就怕能辦的事情也辦不成。反過來，一些權(quán)力部門也確實存在這種情況，有些掌握實權(quán)的部門，比如財政、編辦，在同樣條件下，用“請示”件要錢、要編，9就比較痛快，愿意幫助解決。要寫個“函”來，心里就覺得別扭，似乎對自己不太尊重，甚至有個別人說讓他“寒(函)”著去吧，而不給解決。所以，這類文種的錯用問題，不僅有個對公文文種如何理解、使用的問題，還有個正確認(rèn)識自己，端正工作態(tài)度，不應(yīng)感情用事的問題。四、文種使用范圍要把握準(zhǔn)例4《關(guān)于進一步加強涉及農(nóng)民負擔(dān)收費管理的報告》，就行文方向而言，是上行文，用“報告”不算錯。但就內(nèi)容而言，是屬于“提出意見或者建議”的內(nèi)容。在1993年發(fā)布的《辦法》中，“報告”有“提出意見或者建議”的功能，那時用“報告”是對的。但根據(jù)2000年發(fā)布、2001年1月1日開始施行的新《辦法》，“報告”已無此功能。這個功能已由“意見”承擔(dān)。所以，例4應(yīng)該改成《關(guān)于進一步加強涉及農(nóng)民負擔(dān)收費管理的意見》。這一例證告訴我們，參與公文起草和辦理的同志，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》，特別是新《辦法》施行后，應(yīng)該把新《辦法》與原《辦法》對照，尤其要注意把握新《辦法》較原《辦法》已經(jīng)修改的部分，進行仔細分辨。只有這樣，才能減少錯誤的發(fā)生。五、聯(lián)合行文中，必須使用雙方都允許使用的文種在例5中，是以市委和市政府黨政兩家名義共同制發(fā)的公文，這篇公文使用“規(guī)定”文種是錯誤的。這類問題在市、縣的公文中出現(xiàn)次數(shù)很多，甚至在有些省一級的公文中也有出現(xiàn)。乍看起來，黨政部門聯(lián)合發(fā)個“規(guī)定”無何不可，但是，對照《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》(以下簡稱《條例》)和《辦法》就可以發(fā)現(xiàn)它的問題所在?！稐l例》中規(guī)定了14個文種，“規(guī)定”是其中的一個文種，“用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”，和“條例”一樣，用于制定黨內(nèi)法規(guī)、規(guī)章。所以，黨的系統(tǒng)用“規(guī)定”這一文種是無可非議的。但在《辦法》中規(guī)定的13個文種中卻沒有“規(guī)定”這個文種。所以，在行政機關(guān)的文件中，直接用“規(guī)定”這一文種發(fā)文顯然是錯誤的。行政機關(guān)是否絕對不可以使用“規(guī)定”呢？也不是的。行政機關(guān)包括國務(wù)院、省政府和有立法權(quán)的市一級政府，在制定法規(guī)或行政規(guī)章時可以用“規(guī)定”這一文種。所以，行政機關(guān)使用“規(guī)定”這一文種，和“條例”、“辦法”一樣，是用來制定行政規(guī)章的。如果黨政兩家聯(lián)合用“規(guī)定”行文，那么就表明此“規(guī)定”既是黨內(nèi)規(guī)章，同時也是行政規(guī)章，這顯然是不合適的。那么，這種情況應(yīng)該怎么處理呢？筆者認(rèn)為，可以有兩種解決辦法，一是只由市委發(fā)，因為黨的文件，對于政府而言，是同樣具有效力的。二是如果不是規(guī)章性文件，可以選擇黨政兩個機關(guān)能夠共同使用的文種，比如“決定”、“通知”、“意見”等，均在可以選擇的范圍之內(nèi)。當(dāng)然，公文文種錯用問題不止上述幾種。但上述幾個問題在實際工作中是比較突出的，應(yīng)當(dāng)引起我們的足夠重視。公文寫作“三字經(jīng)”公文是黨政機關(guān)常用文體，公文寫作是機關(guān)干部特別是領(lǐng)導(dǎo)干部必備的基本功。公文好寫，寫好也難。只有熱愛公文，掌握了技巧，肯下功夫的人才能寫出高質(zhì)量的公文。也就是說，想要提高自己的公文寫作水平，必須念好“愛、巧、功”公文寫作的“三字經(jīng)”。一、愛常言道，干一行，愛一行。沒有敬業(yè)精神，對工作缺乏熱情的人，是成就不了任何事情的。公文寫作也不例外，要想寫好公文，首先要熱愛公文寫作，鐘情公文寫作，要真正了解公文寫作的魅力，體會公文寫作對一個人素質(zhì)提高、事業(yè)成功的作用和意義。從事公文寫作，有利于增強干部學(xué)習(xí)的自覺性。當(dāng)今社會，信息時代，科技進步日新月異，時代發(fā)展對每個人的知識構(gòu)成和素質(zhì)提高都提出了新的要求。形勢迫使領(lǐng)導(dǎo)干部必須養(yǎng)成自覺學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的習(xí)慣。如果離開學(xué)習(xí)，今日的飽學(xué)之士可能會成為明日的落伍之人。然而，天下成事者，一半是因興趣所使、名利所趨，一半出于形勢所逼、責(zé)任所迫。公文寫作的任務(wù)和壓力，往往要求從事公文寫作的人不斷學(xué)習(xí)新經(jīng)驗，樹立新觀念，改善自己的知識結(jié)構(gòu)。這一工作壓力的長期存在，會使人逐漸實現(xiàn)由被動學(xué)習(xí)到主動學(xué)習(xí)，由階段性學(xué)習(xí)到經(jīng)常性學(xué)習(xí)的轉(zhuǎn)變，久而久之，便會養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的習(xí)慣，使學(xué)習(xí)成為生活中不可缺少的一項重要內(nèi)容。從事公文寫作，有利于增強干部觀察問題、分析問題的能力?！笆虏魂P(guān)己，高高掛起”，人們常知其利，不知其弊。世上任何事情，如果只是旁觀議論，永遠是只知其表不知其里，不得真諦不得要領(lǐng)。只有躬身人局，親自實踐，才會樂在其中，精于其道。機關(guān)公文種類繁雜，涉及機關(guān)工作方方面面，這既增加了公文寫作的難度，但也創(chuàng)造并提供了公文寫作者熟悉情況、了解問題的條件和機會，鍛煉了“爬格子”人觀察問題、分析問題的能力。長期從事公文寫作，使人更加善于觀察、勤于思考，這是不經(jīng)意間養(yǎng)成的習(xí)慣，也是長期從事公文寫作的必然結(jié)果。從事公文寫作，有利于增強干部的全局觀念和把握形勢的能力。與文學(xué)寫作不同的是，公文寫作決不是個人觀點、私人情緒的自然流露和傾吐，而是眾人智慧和領(lǐng)導(dǎo)意圖的科學(xué)反映。從某種意義上講，公文的寫作過程實質(zhì)上就是對一件事情、一項工作的決策過程。公文的特點，決定了公文寫作者必須站在全局的高度，看問題、理思路，必須集思廣益、博采眾長，吸取大家的意見和智慧；公文的特殊性，也決定了公文寫作者必須站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度，定措施、作決策，很好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)集體的看法和思想。如是日積月累，潛移默化，必定會提高公文寫作者的全局意識和決策能力，提高其領(lǐng)導(dǎo)水平和管理素質(zhì)。從事公文寫作，有利于增強干部的事業(yè)心、責(zé)任感，成為催人進步的不竭動力。毋庸諱言，在機關(guān)從事公文寫作，會有機會接觸更多的博學(xué)之士和事業(yè)有成之人，受到不斷的啟迪與啟發(fā)，積累更多的知識和經(jīng)驗；也會有機會見識更多的事，了解更多的先進人物和典型事跡，受到更多的激勵和鼓舞，從而鞭策自己不斷進取，努力奮進，實現(xiàn)由一個臺階向另一個臺階的跨越，爭取事業(yè)一步一步走向成功。二、巧仔細琢磨，干部寫公文，雖與園丁植樹育花工作性質(zhì)不同，但卻有異曲同工之妙。要想精通公文寫作之法，就得很好地借鑒園丁植樹育花之道。園丁植樹首要的是選苗、擇地、栽好幼苗。如果不能科學(xué)選苗、因地定植，樹苗將難以長好，甚至難以成活；如果最初未能栽直，以后就會歪斜。寫公文首要的是“立意”，“立意”不準(zhǔn)，文不對題，盡管你費盡心機，作出了很大努力，也往往會事倍功半，甚至前功盡棄。文章“立意”要準(zhǔn)，必須掌握好以下幾點：首先要確定好文章的種類。公文種類很多，往往因用途不同、目的不同而不同。常用的公文有領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作總結(jié)、決定、決議、通知、經(jīng)驗材料等等。不同類型文章要求不同，寫法各異，一定要準(zhǔn)確把握。比如說領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草，相對來講，可適當(dāng)?shù)鼗蠲撘恍?，文字更口語化一些；但決定、決議、通知必須嚴(yán)謹(jǐn)，語言也要用書面語言。又如工作總結(jié)與經(jīng)驗材料性質(zhì)相似，但前者要細，后者要精；前者可長，后者可簡，等等。其次要準(zhǔn)確地判斷形勢，把握好領(lǐng)導(dǎo)、組織和會議的目的和意圖。公文是為黨務(wù)和政務(wù)服務(wù)的，所以公文的起草不得不考慮國內(nèi)外、所轄區(qū)域內(nèi)外以及行業(yè)內(nèi)外政治、經(jīng)濟、文化、科技等方面發(fā)展變化的形勢和趨向，不能有悖于或落后于形勢。公文也是領(lǐng)導(dǎo)與組織體現(xiàn)、表達、宣傳其決策、執(zhí)政、行政意圖的重要工具，公文寫作者的觀念一定要符合領(lǐng)導(dǎo)和組織的觀念，公文寫作者的思維一定要跟上領(lǐng)導(dǎo)和組織的思維。會議材料要緊扣會議主題，領(lǐng)導(dǎo)講話稿要充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的講話風(fēng)格。第三要正確分析聽眾、讀者的身份、閱歷、文化及知識構(gòu)成，要因受眾的不同而選擇不同的寫作方式和寫作風(fēng)格。高層次的公文面向的受眾一般文化水平較高，理解能力較強，文章要求嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)涵豐富，有一定的理性分析?；鶎拥墓拿鎸V大群眾，文章要生動簡潔、觀點明確、文字活潑、好懂易記。第四是文風(fēng)及文章的特點要因場所、時機的不同而不同，不能硬搬教條，死守一理。比如同一主題，小