辦公用品制度(編輯修改稿)
2024-10-21 07:52 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 、各部門負責(zé)人應(yīng)于每月23日之前根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計劃，填寫《月度行政辦公用品申購表》經(jīng)部門主管/經(jīng)理簽字確認后交由人事行政部。人事行政部在每月26日前統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，核查庫存狀況后填寫《行政辦公用品采購計劃表》，呈報分管總經(jīng)理審核同意后實施采購。屬于電腦配件的，請購部門經(jīng)理審批后交人事行政部實施采購（500元以上需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購）。各部門若需采購臨時急需的辦公用品，由部門填寫《月度行政辦公用品申購表》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，報人事行政部批準(zhǔn)后實施采購任務(wù)（500元以上需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購）。促助銷品則根據(jù)市場活動需要，由需求部門填寫《工作聯(lián)系單》（一式三份：需求部、企劃部、人事行政部），經(jīng)分管總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)后交由企劃部進行設(shè)計、采購、跟進、確認簽收等工作，物料到齊后統(tǒng)一由人事行政部進行發(fā)放、登記、保管。六、采購原則：a)對消耗品實行按需采購，節(jié)約領(lǐng)用。b)對管理品和辦公設(shè)備/設(shè)施類實行計劃訂購，負責(zé)到人（部門）。c）對急需用品實行繼續(xù)采購，上門服務(wù)的方法。d)助銷品及促銷品實行按需采購，控制成本避免浪費。分工：a)為有效完成采購任務(wù)，原則上由人事行政部統(tǒng)一負責(zé)實施采購任務(wù)。b)對專業(yè)性辦公用品（如計算機及相關(guān)設(shè)備等）的采購，由所需部門或相關(guān)部門協(xié)助人事行政部共同進行采購。c）臨時急需或特殊辦公用品可經(jīng)人事行政部同意后由使用部門自行采購。d)所有采購人員應(yīng)選擇好供應(yīng)商，并控制好價格及品質(zhì)。e)助銷品及促銷品由企劃部設(shè)計后進行專業(yè)采購。七、入庫采購的辦公用品到貨后，由人事行政部按送貨單進行驗收，經(jīng)核對（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量）無誤后，在送貨單上（一式二聯(lián)）簽字驗收，然后將送貨聯(lián)留存歸類，另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。辦公用品進倉入庫后，人事行政部按物科種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼，不得混亂堆放，并按送貨單序號和貨單內(nèi)容在辦公用品收發(fā)存帳冊上進行登記。助銷品及促銷品必須由企劃部負責(zé)人確認型號、顏色、款式、數(shù)量等，確認無誤簽收后交由人事行政部發(fā)放保管。八、領(lǐng)用每月10～16日為辦公用品統(tǒng)一發(fā)放時間，各部門負責(zé)人根據(jù)上月23號前提報的辦公用品申請單，于次月10~16日后憑申請單到人事行政部進行領(lǐng)用。人事行政部做好出庫手續(xù)，并負責(zé)個人及部門辦公用品的領(lǐng)用臺帳登記工作。如由于部門遺忘或臨時增加人員所需辦公用品未在計劃內(nèi)時，需重新填寫辦公用品申請單。領(lǐng)用時要優(yōu)先滿足先報計劃的部門。辦公用品的領(lǐng)用、更換要依照辦公用品使用期限一覽表，辦公用品更換按要求處理，特殊情況要有書面報告。對非易耗品如訂書機、打孔機、計算器等，如需換領(lǐng),需以舊換新,丟失自負。新員工按照集團人事行政部規(guī)定給與配置標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品，如崗位特殊可另外申請。辦公用品配置標(biāo)準(zhǔn)：1）公司所有辦公用品的領(lǐng)用，按“標(biāo)準(zhǔn)配置”和“計劃供應(yīng)”執(zhí)行。核算到部門(記錄到個人)。以月報形式提交財務(wù)。2）“標(biāo)準(zhǔn)配置”用品：圓珠筆一支、簽字筆一支，筆記本一本、文件夾2個、信簽紙一本，上述物品新員工報到上崗時，一次性配給。特殊崗位有特殊需求時可另外申請。3）“計劃供應(yīng)”用品：一般消耗品，除通用簽字筆、圓珠筆、鉛筆每月一支外，其余可按照崗位不同可進行月度、季度、半、進行領(lǐng)用。管理品可按照季度、半、進行申請領(lǐng)用。4）辦公設(shè)備類和辦公設(shè)施類根據(jù)需求提前一周申請批準(zhǔn)。5）助銷品及促銷品由人事行政部一次性發(fā)放給需求部門，或需求部門分批次領(lǐng)用。對于消耗品的二次以上領(lǐng)用，如筆類、膠水、膠帶、文件夾、修正液、筆記本、傳真機色帶、墨盒等，重復(fù)領(lǐng)用時均實行以舊換新原則。九、退回員工離職時應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品。對于可重復(fù)利用的管理品如訂書機、計算器等，屆時可收回后發(fā)放于其他人員使用。對于辦公設(shè)備類的物品，如有員工離職，由人事行政部負責(zé)收回管理，并登記入帳。十、管理對于部門共
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