【文章內(nèi)容簡介】 同志在一起探討過機關(guān)應(yīng)由文寫作的問題。最近，在清理工作筆記時發(fā)現(xiàn)了當(dāng)年的備課筆記。今天把它放在博客里，主要出于兩點考慮：一是給當(dāng)年的工作留一個記憶的影子；二是如果正在從事文秘工作的朋友看到，能從中得到點滴啟發(fā)，本人將感到欣慰。為了留下一個真實的記憶，這次錄入時除刪除了例子外，其他未作任何修改。一、機關(guān)應(yīng)用文寫作應(yīng)注意的幾個原則（一）明確目的機關(guān)應(yīng)用文的突出特點是實用性強。這就從根本上決定了寫作之前一定要首先明確目的。沒有明確的目的，不知道要解決什么問題，寫作時就會心中無數(shù)。目的明確了，就能迅速選擇合適的文種，收集相關(guān)的材料，有的放矢地進(jìn)行說明和分析，提出中肯的意見和行之有效的解決問題的辦法，措施。例如：有利于選準(zhǔn)文體。目的不明，也許把該用請示的，寫成了方案。上級部門要聽我們毛項工作的匯報，首先要弄清3個問題：（1）是全面聽取工作和進(jìn)展情況；（2）是要對該項工作當(dāng)前亟待解決的問題進(jìn)行分析研究；（3）還是要通過聽匯報了解下步工作的大蒜、安排。如果是（1），那么要對該項工作的前段情況進(jìn)行全面系統(tǒng)地分析、匯報；如果是（2），那要弄清前段工作的重點、難點是什么，并對其進(jìn)行重點撰寫，或?qū)ｍ梾R報；如果是（3），在對前段工作簡要匯報之后，重點對下步工作提出安排意見，打算。由此可見，三者使用的問題盡管相同，但主題各異，所需的材料更不一樣。所以，撰寫材料之前一定要弄清目的，即干什么用。（二）熟悉業(yè)務(wù)機關(guān)應(yīng)用文是應(yīng)機關(guān)工作需要，用于機關(guān)實務(wù)的文章，必然要涉及到本部門工作的實際情況和業(yè)務(wù)工作的基本知識。從某種意義上來說，文秘人員要比業(yè)務(wù)處室的人員更要熟悉業(yè)務(wù)。這里所說的熟悉業(yè)務(wù)，主要是本部門，本單位的基本情況，包括職能、政策、法規(guī)，各處室的業(yè)務(wù)關(guān)系，主要工作流程、法定程序，以及部門的特點，要求，以及當(dāng)前的工作重點。熟悉這些情況，有利于書寫中提出問題，分析問題，有的放矢地提出解決問題的辦法，言簡意賅地進(jìn)行表述。反之，寫出的文章難以避免泛泛而談，隔靴搔癢，甚至脫離實際，驢唇不對馬嘴。在熟悉本部門，本單位的業(yè)務(wù)知識之外，文秘人員還應(yīng)具備與本部門相關(guān)的知識。比如勞動保障部門的文秘人員，除了對上述的知識有比較清晰準(zhǔn)確地了解，掌握之外，還應(yīng)對政治經(jīng)濟學(xué)、哲學(xué)、邏輯學(xué)、商業(yè)保險知識，以及生產(chǎn)、交換、分配方面的知識都應(yīng)有所了解。由于常常要對一些統(tǒng)計報表進(jìn)行分析，還應(yīng)掌握一些統(tǒng)計學(xué)、數(shù)理統(tǒng)計等方面的知識。當(dāng)然，必須具備，還應(yīng)不斷提高的，還有文化素養(yǎng)，駕馭語言文字的能力。（三）掌握政策勞動保障工作的政策性非常強，這不僅僅表現(xiàn)在我們下達(dá)的規(guī)范性文件中，即便是總結(jié)、匯報、請示、以至經(jīng)驗材料中都體現(xiàn)著政策。所以文秘人員，特別是搞綜合的同志一定要掌握政策，熟悉政策，利用好政策（這里說的利用好政策是指用政策來分析問題，認(rèn)識問題，提出解決問題的辦法），用政策指導(dǎo)寫作的全過程。如果寫作人對政策部了解，或了解不深透，那么對問題的揭示程度就會缺乏深度，解決問題的辦法就會缺乏力度。（四）善于調(diào)查調(diào)查有許多方式，除常規(guī)的調(diào)查方法之外，重點要說的是要做個有心人。注意從平時的工作中，與同事們的接觸中，會議中，了解情況，掌握第一手材料。目前，我們的工作特點往往是每項活都是急的，按部就班地去調(diào)查，了解情況根本就沒有這種可能。這就要求綜合材料人員要注意從平時的工作中通過觀察來了解情況，積累素材。（五）勤于思考對于指示工作的文章、揭示問題的文章、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)或匯報材料中的問題部分，很大程度上要靠撰寫人員提供。提供這些東西的基礎(chǔ)在于撰寫人員的思考。為什么要說勤于思考，是說平時就要想。不要等任務(wù)交到你手上了再去想，那時就來不及了。這是問題的一個方面。另一個方面，臨時抱佛腳，難以有深度，難以抓住要害。比如明年的勞動保障工作應(yīng)該以什么為重點；具體的措施有哪些；面對的主要困難是什么，怎樣解決。搞綜合的同志現(xiàn)在就要想。當(dāng)然，這種想絕不是讓大家都去拍腦門，憑空去想，而是要在學(xué)習(xí)上級文件，領(lǐng)會上級文件、會議精神，從領(lǐng)導(dǎo)講話中去悟，去思考。（六）肯吃苦，有敬業(yè)精神大家都知道些材料是個苦差事，不時被人總結(jié)為“四大憋屈”嗎。正是因為苦，所以要求肯吃這個苦。有的同志雖然有較高的綜合能力，但是不肯吃苦，所以也寫不出好文章。有的同志采取多的辦法，我想躲是躲不掉的。我的選擇是干。只要肯吃苦，努力去干，才能減輕苦的程度。二、與大家交流一點寫作的具體技巧（一）主題的確立及作用主題是文章的統(tǒng)帥。選什么樣的材料，怎樣謀篇布局，如何遣詞造句，都取決于主題的需要。主題是文章的靈魂。是衡量文章質(zhì)量有了的依據(jù)，主題深刻與否，正確與否，直接關(guān)系到文章的價值大小，影響好壞，作用如何。如果含糊不清，盡管言詞華麗，旁征博引，洋洋萬言，都會因主題不清令人難以琢磨，不明白作者的主張和意圖是什么。（二）怎樣確立機關(guān)應(yīng)用文的主題切合實際。任何一種機關(guān)應(yīng)用文都不能憑空想象，任意虛構(gòu)。必須從客觀實際出發(fā)，從客觀實際中提煉主題，深化主題。在實際工作中，常常是領(lǐng)導(dǎo)把主題確定好了，比如：讓寫一篇什么文章，反映、表達(dá)什么事情，或針對哪個問題提出解決辦法。需要我們做的就是素材的挖掘，主題的深化。深化主題的方法對于機關(guān)應(yīng)用來說，首先是素材的力量，即素材是否具有典型性、代表性；再就是文章內(nèi)部的邏輯力量，即層次清楚，事理分明；第三是理的力量。即相關(guān)的法律、法規(guī)，政策、上級領(lǐng)導(dǎo)講話，引證準(zhǔn)確、清楚、得當(dāng)。以此來表現(xiàn)主題，深化主題。注重實效。前邊說了，機關(guān)應(yīng)用文常常是領(lǐng)導(dǎo)確定主題我們做文章。這對行文者來說就有一個注重實效，考慮可行性的問題。即對準(zhǔn)備納入文章的意見、規(guī)定、辦法、等等，一定的考慮在實際工作中是否適應(yīng)，是否行得通。有些措施、意見、規(guī)定孤立地看是好的，但在實際工作中往往受方方面面因素的制約，或客觀條件不具備，行不通，就不能寫到文章中。單一鮮明。單一，即只有一個主題。無論是總結(jié)、調(diào)查報告，匯報，講話都只能是一個主題。盡管有時材料很多，涉及面很廣，也應(yīng)力求主題統(tǒng)一，內(nèi)容集中，中心一致。鮮明，是指主題清晰明白，觀點明確，態(tài)度明朗，要解決什么問題，怎樣解決，要直截了當(dāng)，一清二楚。做到鮮明的關(guān)鍵在表達(dá)上。應(yīng)用文的表達(dá)方式一般情況下都要求開門見山，開宗明義，或利用標(biāo)題，開頭語，結(jié)束語來點明主題。（三）選好材料寫文章的材料必須經(jīng)過嚴(yán)格的選擇。其原則有三：真實。選用材料要與客觀實際情況一致，不能弄虛作假，更不能因為表現(xiàn)主題而隨意杜撰。做到時間、地點明確，特別是數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無誤，經(jīng)得起推敲。尤其要注意本質(zhì)的真實。有些材料從局部來說是真實的，但是從全局來說只不過是偶然現(xiàn)象，對于這樣的材料在選擇時一定要慎之又慎。典型。是指那些反映事物本質(zhì)，有關(guān)反代表性和鮮明個性特征的材料。要選用那些內(nèi)涵豐富，概括力強的事例。這樣的材料能起到以一當(dāng)十的作用，既能增強文字的表現(xiàn)力和說服力，又可避免文章羅列現(xiàn)象、臃腫冗長的弊端，使文章更精煉準(zhǔn)確。恰當(dāng)。即主題和材料的關(guān)系要恰當(dāng)。選用的材料要緊扣主題，最能為表現(xiàn)主題服務(wù)的材料。一個材料用不用，怎么用，依據(jù)只有一個，即表現(xiàn)主題的需要。要恰當(dāng)，還要善于對材料進(jìn)行改造制作。就是在使用材料時能根據(jù)需要賴變換角度。從這個角度看可能與主題的關(guān)系不大，但換個角度看卻非常有利于主題的表達(dá)。這里的關(guān)鍵是對材料要吃透，對主題要吃透。所說的“妙筆成花”即是。（四）搭好結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)即文章的骨骼。機關(guān)應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)一般情況下，因為長期使用已經(jīng)形成了固定的模式，所以我們一定要按照固定的模式來寫作。這里要強調(diào)的有兩點，一是我們一定要熟悉，掌握，熟練使用各種機關(guān)應(yīng)用文的模式，選準(zhǔn)使用文體。二是注意各種文體之間的語言區(qū)別，時態(tài)區(qū)別，人稱區(qū)別，角度區(qū)別等等。舉例說明請示與批復(fù)、講話與總結(jié)、計劃與方案的區(qū)別。（五）駕馭好語言語言是文章的血肉。機關(guān)應(yīng)用文的語言要注意四點：平易樸實。機關(guān)應(yīng)用文要求對客觀事理作如實反映，其語言主要用客觀的，平實的，質(zhì)樸、直敘的手法。但是并不是排斥生動的語言，恰當(dāng)?shù)谋扔骱途哂羞壿嬃α康呐疟?。?zhǔn)確精當(dāng)。首先要選用那些與要反映的事務(wù)最恰當(dāng)最準(zhǔn)確的詞語。其次注意選擇句型句式，注意語法。不要因為語法錯誤、邏輯混亂、追求語言華麗，句型結(jié)構(gòu)影響表述的準(zhǔn)確性，甚至顛倒了原意。簡要鮮明。什么叫藝術(shù)，有人說“藝術(shù)就是三行去掉兩行”，就是強調(diào)語言的精煉。機關(guān)應(yīng)用文的語言一定要直截了當(dāng)，不拖泥帶水，不能丟三落四，更不能含糊其詞，模棱兩可。要把那些對表現(xiàn)主題可有可無的，意思重復(fù)的，空話、桃花刪去。做到“篇無累句，句無累字”。力爭在最短的篇幅里涵蓋最大的信息量，更清晰準(zhǔn)確地說明事理。通俗規(guī)范。在機關(guān)應(yīng)用文中使用的字、詞、句一定要是大眾化的，通俗易懂的。引用古人的話，一定要譯出現(xiàn)代意思，切忌孤傲、生僻的字詞。在規(guī)范性文件中還要注意不要使用容易引起歧義的文字。一些在網(wǎng)上使用的字詞句，因為不規(guī)范，在機關(guān)應(yīng)用文中不許使用。三、關(guān)于總結(jié)的寫作（一）總結(jié)的作用尋找規(guī)律，提高認(rèn)識。通過總結(jié)對以往的時間進(jìn)行回顧，分析，研究，評價，鑒定。把正反兩個方面的經(jīng)驗條理化，找出規(guī)律性的東西來。提供情況，便于指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)部門為了全面掌握情況，指導(dǎo)工作，經(jīng)常要求下級部門提供各種總結(jié)，所以下級部門必須愛上級要求、領(lǐng)導(dǎo)意圖和方針政策，如實反映情況，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。改進(jìn)工作