【文章內(nèi)容簡介】 其它子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)及時傳遞與共享。 此外，為了充分發(fā)揮計算機數(shù)據(jù)處理的優(yōu)勢，增強賬務(wù)處理系統(tǒng)的核算和輔助管理功能，賬務(wù)處理系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)還應(yīng) 增加部門核算和管理、項目核算和管理、往來核算和管理等輔助管理以及自動轉(zhuǎn)賬等功能。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 6 賬務(wù)處理系統(tǒng)的任務(wù) 賬務(wù)處理系統(tǒng)主要是用來處理企事業(yè)單位的賬務(wù)核算業(yè)務(wù)，從功能上看，賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是“制單和記賬”。只要能夠完成憑證處理和記賬功能的系統(tǒng)都可以稱為賬務(wù)處理系統(tǒng)。 賬務(wù)處理系統(tǒng)中的“制單”是指會計憑證的制作，包括憑證的輸入、修改及審核；“記賬” 是指將審核的會計憑證記入相應(yīng)的明細(xì)賬，通過明細(xì)賬將現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、總分類賬進(jìn)行反應(yīng)， 同時將其發(fā)生額計入會計科目余額表。即賬務(wù)處理系統(tǒng)必須能實現(xiàn)以上幾 種賬的制單和登記，這也是會計制度所要求的。國外所稱的總賬系統(tǒng)基本相當(dāng)于我們國家的賬務(wù)處理系統(tǒng)。國外的總賬系統(tǒng)一般不產(chǎn)生數(shù)量金額式明細(xì)賬，也不包括銀行對賬和往來賬輔助管理等功能。 賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要內(nèi)容有“賬套建立及賬套基本信息設(shè)置”、“會計科目設(shè)置”、“期初余額設(shè)置”、“憑證制作 (含憑證的錄入、審核、查詢 )”、“憑證記賬 (過賬 )”；“賬薄查詢及打印 (包含各種樣式的明細(xì)賬、日記賬、往來賬 )”、“期末結(jié)賬”、報表取數(shù)、報表導(dǎo)入導(dǎo)出等內(nèi)容。 通過信息需求者的需要，對賬務(wù)處理系統(tǒng)還可以增加“出納現(xiàn)金及支票管理”、“ 銀行對賬”、“應(yīng)收應(yīng)付往來賬管理”及“數(shù)量、外幣、部門、項目及預(yù)算等各種輔助核算”等功能。 綜上所述，賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要任務(wù)有： 通過分析手工賬務(wù)處理流程，設(shè)計出更適合計算機處理的、效率更高的、處理更合理的計算機條件下的賬務(wù)數(shù)據(jù)處理流程。 為保證手工會計系統(tǒng)與信息化會計系統(tǒng)條件下的數(shù)據(jù)相關(guān)性，要進(jìn)行賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始設(shè)置，初始設(shè)置工作主要包括設(shè)置會計科目、定義憑證類型、錄入期初余額等。 完成對憑證的日常處理工作，具體包括憑證錄入、憑證審核、憑證過賬、憑證查詢等。 進(jìn)行記賬、結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)賬的數(shù)據(jù)處 理工作。 根據(jù)信息需求者的要求，輸出所需的報表。 對信息需求者提供額外的輔助核算和管理功能，例如按部門、項目等進(jìn)行輔助核算，提供更明細(xì)的、滿足管理要求的輔助核算信息。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 7 提供系統(tǒng)維護、更改密碼等系統(tǒng)服務(wù)功能。 賬務(wù)核算處理的業(yè)務(wù)流程 手工條件下，考慮到賬務(wù)處理數(shù)據(jù)量的不同及在不同人員之間分工，不同企業(yè)可能采用不同種類賬務(wù)處理流程，比如有記賬憑證賬務(wù)處理流程、科目匯總表賬務(wù)處理流程、匯總記賬憑證賬務(wù)處理流程等。 其中記賬憑證核算形式是最基本的核算形式，其余都是由它變換而來的，它的主要特點是直接 根據(jù)各種記賬憑證逐筆登記總賬及明細(xì)賬。而科目匯總表核算形式是最常用的核算形式，它的特點是根據(jù)各種記賬憑證定期 (三、五、十天 )編制科目匯總表（按科目分類發(fā)生額），再根據(jù)科目匯總表登記總賬?？颇繀R總表核算形式可以減少手工工作量，還可通過其科目匯總表試算平衡，但它反應(yīng)不出賬戶的對應(yīng)關(guān)系，不便于查賬。 一般說來，會計處理流程之間有一定的共性，總結(jié)出如下的手工處理流程作為電算化賬務(wù)系統(tǒng)需求分析參考。 (1) 設(shè)置賬戶； (2) 整理加工原始憑證； (3) 根據(jù)原始單據(jù) (憑證 )編制的原始憑證匯總表編制記賬憑證或直接根據(jù)原始憑證編制記賬憑證； (4) 審核 記賬憑證； (5) 根據(jù)收款、付款憑證登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬； (6) 根據(jù)記賬憑證和參考原始憑證 (匯總表 )登記各種明細(xì)賬； (7) 根據(jù)記賬憑證逐筆登記總賬； (8) 每會計期末，將現(xiàn)金、銀行日記賬與總賬和明細(xì)賬進(jìn)行核對； (9) 每會計期末，根據(jù)總賬、明細(xì)賬及其他相關(guān)資料編制會計報表。 手工條件下，記賬就是指記相關(guān)明細(xì)賬、日記賬和總賬，是由不同的人員按照不同的科目，分別在不同的賬冊上加以記錄。在電算化會計信息系統(tǒng)中記賬僅是一個數(shù)據(jù)處理過程，通過記賬這一數(shù)據(jù)處理步驟， 使審核后的憑證成為正式的會計檔案，同時記賬后的憑證不允許被修改。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 8 新賬務(wù)處理系統(tǒng)的主要特征 此賬務(wù)處理系統(tǒng)具有規(guī)范性強、一致性好、易于通用化、綜合性強、嚴(yán)密性以及突破傳統(tǒng)、易于決策的特征。 規(guī)范性強，一致性好，易于通用化。 新賬務(wù)處理系統(tǒng)的基本原理是復(fù)式記賬法，這是世界通用的會計記賬方法，它包括“有借必有貸，借貸必相等”；資產(chǎn)＝負(fù)債＋所有者權(quán)益；總賬余額及發(fā)生額必須等于下屬明細(xì)賬余額及發(fā)生額之和等一系列基本處理方法。故此在電算化軟件實現(xiàn)上易于商品化和通用化，目前國內(nèi)外市場已有大量的商品化賬務(wù)處理系 統(tǒng)軟件。 綜合性強，在整個會計軟件系統(tǒng)中起核心作用。 新賬務(wù)處理系統(tǒng)是以貨幣作為主要計量單位，綜合、全面、系統(tǒng)地反映企業(yè)供產(chǎn)銷的所有方面，賬務(wù)處理系統(tǒng)除直接采集部分原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理外，還要把其他子系統(tǒng)處理后的綜合性數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入并進(jìn)一步處理，以得到全面反映經(jīng)濟活動的總括性信息。因此，賬務(wù)處理子系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息具有很強的綜合性和概括性，能準(zhǔn)確地反映企業(yè)全部的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。 嚴(yán)密性 新賬務(wù)處理系統(tǒng)處理的內(nèi)容除包括各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)來的綜合數(shù)據(jù)外，還包括現(xiàn)金、銀存收支等易發(fā)生貪污舞弊業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理， 在設(shè)計中必須安排嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度和安全保密措施，報表要提供給政府部門，保證賬務(wù)處理子系統(tǒng)的正確性，結(jié)果的真實性。 突破傳統(tǒng) 傳統(tǒng)的賬務(wù)處理系統(tǒng)還局限于模擬手工的層面，而此套賬務(wù)系統(tǒng)則拋棄了一些賬簿類表、報表類表的表結(jié)構(gòu)設(shè)計，通過優(yōu)化數(shù)據(jù)窗口的視覺效果使同一張表展現(xiàn)不同的賬簿內(nèi)容。同時通過對外部數(shù)據(jù)窗口的引用，放棄報表在存儲時間段的查詢數(shù)據(jù)，通過導(dǎo)出、視圖解決使用者的需求。 易于決策 新賬務(wù)處理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的查詢擺脫會計期間的束縛。信息需求者可以查詢?nèi)魏螘r間段時間點進(jìn)行數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計，便于決策。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 9 賬務(wù)處理系統(tǒng)的控制 由于企業(yè)內(nèi)部、外部信息需求者所需要的會計信息大部分都是從賬務(wù)處理系統(tǒng)所得到的，所以如果對賬務(wù)處理系統(tǒng)不加以嚴(yán)格的控制，就會有可能導(dǎo)致財務(wù)信息出現(xiàn)差錯和失誤，從而給會計信息需求者和使用者帶來不準(zhǔn)確的會計信息，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失及企業(yè)的名譽，嚴(yán)重的有可能引起法律訴訟，忍到不必要的麻煩。所以，財務(wù)處理系統(tǒng)的控制非常的重要。賬務(wù)處理系統(tǒng)控制的重點是信息的完整性和準(zhǔn)確性，以及保證輸入信息的合理性、正確性和有用性。賬務(wù)處理系統(tǒng)的控制主要側(cè)重于以下幾方面： 權(quán)限控制 權(quán)限控制的主要目的在于 實現(xiàn)對系統(tǒng)操作員人員及其權(quán)限的管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)。由于會計工作本身所特有的性質(zhì)，具有可追溯的責(zé)任，所以在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，要確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才可以對會計數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理。 操作權(quán)限控制 操作權(quán)限設(shè)置是對操作員的使用權(quán)實行一定的控制，明確職責(zé)范圍，保證會計信息的安全性、可靠性。所以在系統(tǒng)使用之前，必須進(jìn)行操作員權(quán)限設(shè)置。在這里，系統(tǒng)主管具有最高權(quán)限，只有他才能使用權(quán)限設(shè)置功能模塊，行使人員權(quán)限設(shè)置功能，也就是對每個財會人員授權(quán)。 口令密碼控制 操作員口令作為操作員密碼，和操作員編號一起構(gòu)成系統(tǒng)的第一 防線，可以防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)。當(dāng)操作員進(jìn)入系統(tǒng)時，自動提示輸入操作員編號和密碼，只有編號和密碼匹配并且正確后才能進(jìn)入系統(tǒng)。 科目控制 科目設(shè)置的控制 科目編碼 無論是在初始化時還是在新增科目時，科目編碼都不允許重復(fù)，也不能有空。其結(jié)構(gòu)必須與賬套參數(shù)中會計科目編碼的規(guī)定一致。例如，科目編碼規(guī)定為 322，‘銀行存款 — 中行’的編碼應(yīng)該為‘ 10201’。會計科目呈現(xiàn)數(shù)形結(jié)構(gòu)，例如，重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 10 科目‘ 102’是‘ 10201’和‘ 10202’的上級科目。因而，科目設(shè)置時應(yīng)該先輸入一級科目，在設(shè)置二級科目及以下 級科目，最后在設(shè)置末級科目。 科目類型 根據(jù)會計制度中規(guī)定的科目類型，（如工業(yè)企業(yè)科目類型包括資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益；事業(yè)單位科目類型包括資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入、支出），定義每個科目的類型。 科目性質(zhì) 根據(jù)核算和管理的需要設(shè)置科目的性質(zhì)。譬如，單位往來、職員往來、部門、項目等。在以后的處理中就可以根據(jù)性質(zhì)完成往來、輔助核算等功能。 科目增加正確性的控制 （ 1）新增科目時，如果為明細(xì)科目，其上級科目必須存在。否則應(yīng)首先設(shè)置上級科目，在輸入下級科目，不然會導(dǎo)致明細(xì)科目沒有上級科目。 （ 2） 如果一個科目是明細(xì)科目，且已經(jīng)有發(fā)生額和余額，不能為其增加下級科目，只能在年初進(jìn)行調(diào)整，否則會導(dǎo)致上下級科目金額不符。 （ 3）科目類型上下級必須一致。 科目修改正確性的控制 （ 1）科目如果已經(jīng)使用，科目編碼則不能修改?？颇咳绻呀?jīng)有余額、發(fā)生額，表明已有業(yè)務(wù)發(fā)生。 （ 2）如果一個科目有下級科目，科目編碼不能修改。否則，會造成其下級科目沒有上級科目。 （ 3）若科目性質(zhì)已設(shè)有輔助核算，輔助核算使用科目編碼不能修改。如果修改，會造成輔助核算信息不完整。 科目刪除正確性的控制 （ 1）如果科目已經(jīng)使用，則不能刪除。 （ 2）如果科目有下級科目，則不能刪除。如果刪除，會造成其下級科目沒有上級科目。為便于科目調(diào)整，在科目沒有使用的情況下，當(dāng)科目有下級科目時，也可以同時刪除其下級科目，但必須給出提示，確認(rèn)后才可以刪除。 （ 3）若科目性質(zhì)已設(shè)有輔助核算，輔助核算啟用后科目不能刪除。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 11 憑證錄入控制 憑證錄入是賬務(wù)處理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口，因此，必須保證憑證的正確性。一般來講，憑證錄入時的控制措施主要包括以下幾方面 憑證號連續(xù)控制。憑證號是憑證的標(biāo)識，反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的順序，憑證應(yīng)按憑證類型憑證編號進(jìn)行分類。在計算機環(huán)境下 ，一般通過系統(tǒng)自動分類編號來避免重號、漏號和串號發(fā)生。 憑證日期正確性控制。憑證日期用于標(biāo)識經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間，憑證日期必須是公歷日期，憑證日期也由系統(tǒng)根據(jù)登錄日期自動給出，但可以修改。憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入。但在本期未結(jié)賬，而本期以后的期間已有業(yè)務(wù)發(fā)生，應(yīng)該允許輸入本期以后的任意期間的憑證。在過賬時系統(tǒng)只處理本期的憑證，以后期間的憑證不作處理。 科目代碼合法控制。①存在性控制：即檢查憑證輸入時的科目代碼是否在科目代碼庫存在，如果不存在，應(yīng)給予提示。②是否是最底層明細(xì) 科目的控制。憑證輸入時的科目編碼必須最底層科目代碼或記賬明細(xì)科目。③是否與憑證類型相符的控制。特定的憑證類型要求憑證中必須出現(xiàn)某些科目。如付款憑證中貸方科目必須出現(xiàn)‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目；收款憑證中借方科目必須出現(xiàn)‘現(xiàn)金’或‘銀行存款’科目，輸入時應(yīng)檢查輸入的借方科目或貸方科目與憑證類型是否相符。④非法對應(yīng)科目檢查。在日常發(fā)生的業(yè)務(wù)中借貸科目之間的對應(yīng)關(guān)系由客觀事實來決定，并不是任何兩個科目都是相關(guān)的。 摘要欄控制 。 在摘要欄中輸入憑證摘要，一張憑證中第一條分錄必須輸入摘要，否則不能保存，后面的分錄的 摘要可輸入也可不輸入。 會計分錄正確性控制。同一筆會計分錄不允許同時輸入借貸方金額，只有最底層科目才允許輸入金額。 金額控制。任何一張憑證都必須滿足‘有借必有貸’的原則。因此，保存每一張憑證之前，必須進(jìn)行借貸平衡檢查。對于用戶輸入的憑證，若系統(tǒng)檢查到借貸雙方總額相等，則說明借貸平衡。反之，若計算機在效驗中發(fā)現(xiàn)某張憑證借貸金額不平衡，系統(tǒng)應(yīng)顯示出錯信息。 記賬憑證完整性控制。憑證中需要輸入的數(shù)據(jù)項目，包括輔助核算的數(shù)據(jù)，輸入時每一項都必須輸入完整。 重慶工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計 賬務(wù)處理系統(tǒng)分析設(shè)計與開發(fā) 12 憑證修改控制。操作員一般不能修改他人填制的憑 證，如非得他人修改，應(yīng)該采用沖銷或補充更正法訂正。 期初數(shù)據(jù)錄入的控制 平衡檢查控制 在所有起初數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入后，計算機應(yīng)自動進(jìn)行平衡檢查，內(nèi)容主要包括： （ 1）上、下級科目數(shù)據(jù)要一致，即“總賬數(shù)據(jù) =下屬明細(xì)科目數(shù)據(jù)之和”；（ 2）滿足“資產(chǎn) =負(fù)債 +所有者權(quán)益”； （ 3）余額要與科目類型相符，如銀行存款科目必須有余額，月初費用類科目無余額等。 退出該模塊時的控制 每次退出該模塊時，應(yīng)自動進(jìn)行平衡檢查。由于科目較多，其余額不可能一次轉(zhuǎn)入完畢，因而平衡檢查出現(xiàn)問題時，應(yīng)提示并允許退出。 憑證