【文章內容簡介】 增加編制，因為“人多好辦事”。這是一種誤解。我國歷史上曾經(jīng)出現(xiàn)過幾個以效率高而聞名的秘書機構，比如清代的軍機處、蔣介石的侍從室、抗戰(zhàn)時期中共中央書記處辦公處，都是人員精干的秘書班子。1990年以來，我國行政機關進行了以轉變職能為中心的機構改革，機關人浮于事的現(xiàn)象有所好轉，但官多人雜、效率低下仍然相當嚴重。據(jù)新聞報道，西部某省一個貧困縣的縣政府辦公室，竟然有7個辦公室副主任，據(jù)說這個數(shù)字對應的是該縣副縣長的人數(shù)，這樣的秘書部門辦事效率可想而知。這同時讓我們又想起了一個有趣的定律，叫做帕金森定律，也叫做“金字塔上升”現(xiàn)象。1958年，美國著名歷史學家諾斯古德帕金森通過長期調查研究，寫了一本名叫《帕金森定律》的書，他在書中精彩地闡述了機構人員膨脹的原因及后果：一個不稱職的官員，可能有三條出路。第一是申請退職，把位子讓給能干的人；第二是讓一位能干的人來協(xié)助自己工作；第三是任用兩個水平比自己更低的人當助手。這第一條路是萬萬走不得的，因為那樣會喪失許多權力；第二條路也不能走，因為那個能干的人會成為自己的對 手；看來只有第三條路最適宜。于是，兩個平庸的助手分擔了他的工作，減輕了他的負擔。由此得出結論：在行政管理中，行政機構會像金字塔一樣不斷增多，行政人員會不斷膨脹，每個人都很忙，但組織效率越來越低下。這條定律又被稱為“金字塔上升”現(xiàn)象。帕金森舉例說：當官的A君感到工作很累很忙時，一定要找比他級別和能力都低的C先生和D先生當他的助手，把自己的工作分成兩份分給C、D，自己掌握全面。C和D還要互相制約，不能和自己競爭。當C工作也累也忙時，A就要考慮給C配二名助手；為了平衡，也要給D配兩名助手，于是一個人的工作就變成七個人干，A君的地位也隨之抬高。當然，七個人會給彼此制造許多工作，比如一份文件需要七個人共同起草圈閱，每個人的意見都要考慮、平衡，絕不能敷衍塞責，下屬們產(chǎn)生了矛盾，他要想方設法解決；升級調任、會議出差、戀愛插足、工資住房、培養(yǎng)接班人??哪一項不需要認真研究，工作愈來愈忙，甚至七個人也不夠了??如何消滅帕金森定律的負作用，是我國各級政府及國有企業(yè)面臨的緊要問題。值得指出的是，無論是在西方還是在我國，人浮于事的官場通病僅存在于黨政機關和國有企事業(yè)單位。在民營企業(yè)中，由于業(yè)主要追求利潤最大化和成本最小化，他們在設置秘書機構時會自覺地貫徹精干高效的原則。曾經(jīng)有專家對兩家大型工業(yè)企業(yè)的秘書機構進行了對比研究，發(fā)現(xiàn)在產(chǎn)值相當?shù)那闆r下那家老牌國有企業(yè)秘書機構的人員總數(shù)，比民營企業(yè)多出近十倍。這難道不發(fā)人深省嗎？所以，秘書機構設置的第一條原則，我們必須遵循。這也符合現(xiàn)代科學管理的要求，現(xiàn)代科學管理要求任何機構都力求用最少的人辦好最多的事。其實對于這個問題，中央政府也意識到了機構設置的重要性，所以，從1982年到現(xiàn)在，政府機構進行了5次改革：1982年，國務院各部門從100個減為61個。1988年，國務院部委從45個減為41個，直屬機構從22個減為19個，非常設機構從75個減到44個。1993年，國務院組成部門、直屬機構從86個減為59個，人員減少20%。1998年，改革后除國務院辦公廳外，國務院組成部門由原來的40個減少到29個。2003年，除國務院辦公廳外，29個組成部門調整為28個，不再保留國家經(jīng)貿委和外經(jīng)貿委。特別是去年，在十一屆全國人大一次會議還審議國務院機構改革方案。這次改革方案提出的背景是：現(xiàn)行體制面對新形勢新任務還存在一些不相適應的方面，政府職能轉變還不到位，對微觀經(jīng)濟活動干預仍然過多，社會管理和公共服務有待進一步加強；政府機構設置還不盡合理，部門職責交叉、權責脫節(jié)和效率不高的問題比較突出；有些方面權力仍然過于集中，且缺乏有效監(jiān)督和制約，濫用職權、有權謀私、貪污腐敗等現(xiàn)象仍然存在。最終的目標：圍繞轉變政府職能和理順部門職責關系，探索實行職能有機統(tǒng)一的大部門體制，合理配置宏觀調控部門職能，加強能源環(huán)境管理機構，整合完善工業(yè)和信息化、交通運輸行業(yè)管理體制，以改善民生為重點，加強與整合社會管理和公共服務部門。國務院組成部門擬設置27個，到2020年建立起比較完善的中國特色社會主義行政管理體制。第二節(jié) 秘書工作機構的地位與性質（1課時）一、秘書機構的地位教材上按照秘書工作機構的地位和作用，又把秘書工作機構分為了“秘書工作機關”和“秘書工作部門”。秘書工作機關主要指中央、省市的黨委和政府機關的秘書機構，承首腦機關之命，有召集會議、發(fā)布文件、實施計劃、指揮、控制的權力；中央秘書機構還有權制定秘書工作程序、規(guī)范秘書工作技術、指導下級組織的秘書工作。秘書工作部門主要指中級組織和中型企事業(yè)單位的秘書機構，它往往在領導的直接指揮下收集信息、傳達指令、輔助管理并從事一般文書、事務工作。秘書工作機構是一個特殊機構。它主要是將領導部門與各業(yè)務部門、決策機構與執(zhí)行機構上下溝通，使各業(yè)務部門之間平衡協(xié)調，使本單位與 上級單位或下級單位溝通交流。所以書上有個很形象的比喻，大家可以通過這個比喻，更深刻地了解秘書機構的地位。如果把首腦機關比作人體的頭部，秘書機關就是頸部，頸部的一切活動都必須聽從頭的指揮，而頭又必須由頸部來支撐，大家應該都有切身體會，頭出現(xiàn)“癥狀”，頸部也會失靈，哪怕是轉動一下都是枉然，但是如果頸部的血管神經(jīng)出了問題，頭也會昏昏沉沉，因此他們是互相依存的；同樣，還有人說過，如果把領導部門比作大腦或心臟，秘書部門就是連接大腦、心臟，又遍布全身的神經(jīng)系統(tǒng)和血管。總而言之，秘書機構在任何單位、任何機構都占有舉足輕重、不可或缺的地位。二、秘書機構的性質秘書工作機構由其職能決定，具有機密、輔助、綜合、服務四種性質。對于這個問題，其實我們之前在講秘書工作的性質的時候就講過（P9—P10）。機密性秘書部門處于行政組織中領導部門之下的中樞地位，又掌管機密文件，組織和參加各種會議，按領導的命令辦理各種重要事務，負責組織內部的安全、保衛(wèi)工作。因此，首先具有機密性。輔助性秘書部門相對于領導部門而言，是直接輔助領導工作的。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡接待，提供信息資料，傳達領導指令，輔助管理協(xié)調，充當參謀與助手。因此具有輔助性。綜合性由于秘書機構是綜合性辦事機構，秘書工作也就具有明顯的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在以下三個方面：第一，秘書工作的內容紛繁復雜，而且涉及到本機關的全部工作。第二，秘書部門處于機關的樞紐地位，擔負著溝通上下、聯(lián)系左右之責。第三，秘書人員在辦文、辦會和向領導反映情況以及處理日常事務性工作時，必須對各方面情況進行綜合，才能有效地為領導者提供幫助和服務。正是由于的上原因，秘書機構因此具有綜合性。服務性秘書部門相對于整個機關和企事業(yè)單位而言，是一個綜合性辦事機 構，不僅為領導部門和上級機關服務，也為下級組織、其他部門、全體成員服務。又不僅是管理服務和信息服務，也包括生活服務和事務服務。所以說，服務性是秘書部門的本質特征。第三節(jié) 秘書工作機構的職能與工作要求（1課時）什么是“職能”？據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》注釋，職能“指人、事物、機構應有的作用”，“職能，指功能。”所謂秘書機構的職能就是秘書機構的本職功能，說白了，也就是秘書機構應有的作用。秘書機構的職能很多，書上提到了六種，助手職能、參謀職能、樞紐職能、協(xié)調職能、保密職能、公關職能。這與我們之前講過的秘書工作的作用是一樣的。這里我們講三種最主要的職能。江澤民同志在全國黨委秘書長座談會上曾經(jīng)特別強調辦公廳要發(fā)揮好三個作用，“一是參謀助手作用，二是督促檢查作用，三是協(xié)調綜合作用”。這三個作