【文章內(nèi)容簡介】 都是為個人和組織提供輔助，它是承上啟下、溝通左右的橋梁和紐帶。由于其工作的突出特點和地位，總是會對其服務(wù)的個人或群體產(chǎn)生重要的影響。當前，隨著市場經(jīng)濟的日益完善、知識經(jīng)濟的崛起、科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會日新月異的變化，秘書這一古老的職業(yè)遇到了諸多挑戰(zhàn)和困難。這如潮般的沖擊要求秘書們必須具備更高地專業(yè)素質(zhì)，同時由于秘書工作的社會聯(lián)系日益廣泛、服務(wù)的內(nèi)容也在不斷的增加，工作范圍逐步拓寬對秘書的工作有了更寬泛的要求。秘書的工作特點也在隨著這些要求發(fā)生著變化，復(fù)合型秘書的需求越來越受到社會的青睞和重視；它所服務(wù)的對象和范圍將越來越廣泛，其職業(yè)化趨勢更加明顯。積極地認識這些變化能讓秘書們更好地承擔起其參與處理事務(wù)和做好領(lǐng)導(dǎo)左右手的本職工作。秘書又是一項光榮有意義但又十分繁重的工作。介于秘書工作的這些特點要使秘書工作在經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，一方面要按這些特點來培養(yǎng)秘書人才同時也要兼顧未來秘書工作特點的變化；另一方面作為秘書工作的個體來說，應(yīng)根據(jù)這些特點去選擇適合自己的工作崗位，做到人盡其才，以期發(fā)揮更大作用。而在這些大形勢變化下，良好的心理素質(zhì)是做好工作的重要保證。秘書在工作中要寬容大度，作風穩(wěn)健，保持健康的心理狀態(tài)，一方面要有“海納百川”的容量，另一方面要有淡泊名利的雅量。才能在秘書工作中出類拔萃，獲得成功。洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）一、新世紀秘書工作的重要性迄今為止，我國的秘書工作已有幾千年的歷史，直至中國共產(chǎn)黨建立之前，中國歷史上的秘書工作都是為歷代統(tǒng)治階級服務(wù)的，與現(xiàn)代秘書工作有著根本的不同。但是如同政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展一樣，秘書工作既有變革的一面，也有它繼承的一面。了解秘書工作的起源和發(fā)展，探究其規(guī)律，批判地繼承和借鑒秘書工作的歷史經(jīng)驗，這既有助于弘揚中華文明，也能取其精華，古為今用，對于今天的秘書人員和秘書工作來說，仍很有必要。（一）對領(lǐng)導(dǎo)輔助決策首先，秘書部門應(yīng)發(fā)現(xiàn)問題，提供決策的課題，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)確定要決策的目標和對象。確定決策目標是整個決策過程中的第一步，同時也是選擇決策方案的前提。而決策目標是根據(jù)決策所要解決的問題確定。所以，發(fā)現(xiàn)問題和分析問題是確定決策目標的基本條件。在整個輔助決策的過程中，秘書系統(tǒng)的首要任務(wù)就是發(fā)現(xiàn)、分析問題，主動地向領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)提供決策的課題，幫助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)確定要解決的問題和決策的因由。無論是現(xiàn)代還是以前的管理中，領(lǐng)導(dǎo)者都是決策的主體，這也是領(lǐng)導(dǎo)者的智能和權(quán)力。而在現(xiàn)代化的管理中，任何一次重要的決策都離不開輔助力量的支持，若是失去這種支持就如同火箭缺少雷達的制導(dǎo)一樣，導(dǎo)致管理系統(tǒng)信息失靈、出現(xiàn)決策的重大失誤，從而導(dǎo)致目標失控。因此作為輔助決策的秘書部門提供的支持就顯得尤為重要。其次，秘書部門要收集相關(guān)的信息，為領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的決策提供科學(xué)的依據(jù)。在整個決策過程中，秘書系統(tǒng)需要圍繞領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)的決策意圖、決策對象和決策目標，系統(tǒng)并且全面的收集和提供決策信息，當然，任何決策都必須符合國家的法律和政策，并且應(yīng)與上級系統(tǒng)的有關(guān)精神相切合。在這方面上，秘書必須提供準確無誤的信息，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策系統(tǒng)做出合法性的決策。同時，秘書系統(tǒng)也要提供事實性信息，也就是決策對象和其所處的環(huán)境所具備的一切行者、屬性、特點、原因、現(xiàn)狀、趨勢等方面的信息。在收集這些信息的同時要對這些信息做出客觀的評價（即正面情況和反面情況）既要有質(zhì)的描述同時也要量的說明情況。洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）最后回歸到本質(zhì)，秘書系統(tǒng)的任務(wù)是擬寫和初審備擇方案，對其他輔助決策部門提供的備擇方案進行初審、修改，保證備擇方案的質(zhì)量，控制備擇方案的數(shù)量抑或是依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和目標直接擬寫備擇方案等。組織相關(guān)的專業(yè)人士對備擇方案進行論證、分析和評估。反饋信息，檢測偏差，提高決策的正確性。督促檢查決策的執(zhí)行情況。對整個決策過程進行總結(jié)備錄。（二）信息的收集處理秘書系統(tǒng)輔助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)初稿管理的一個重要手段就是處理信息，推動信息的環(huán)流，這也是秘書系統(tǒng)的基本職能。一般情況下，劃分為四個步驟。主要通過每天收到的文件、簡報、報表以及電話、電報等等；利用縱向網(wǎng)絡(luò)和橫向的信息網(wǎng)絡(luò)；通過電視、廣播、雜志、報紙、書刊等新聞媒介；調(diào)查研究、參加會議、處理信訪、接待來賓、查閱檔案；與各種智囊機構(gòu)以及其他相關(guān)信息機構(gòu)建立聯(lián)系；通過其他的非正式渠道來收集相關(guān)信息。而在現(xiàn)如今從網(wǎng)絡(luò)上了解信息動態(tài)的變化已經(jīng)成為信息收集的主要陣地，網(wǎng)絡(luò)以其迅捷的信息速度成為秘書系統(tǒng)的好幫手。即把收集到的繁雜、瑣碎的信息，通過匯總、篩選、研究和編寫，處理成系統(tǒng)適用的信息。在整個信息收集過程中，秘書系統(tǒng)相當于一個中介系統(tǒng)。系統(tǒng)收集、加工信息的最終目的，不是要自己用，而是提供給領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)和其他系統(tǒng)享用。所以從秘書系統(tǒng)的位置來說，信息的傳遞是秘書系統(tǒng)處理信息的根本目的。將所收集的信息存入固定可長期保存的文件，同時在電腦上進行備份。同時，在需要時可在電腦上對其檢索。（三）協(xié)調(diào)關(guān)系對于秘書系統(tǒng)來說協(xié)調(diào)是通過主體運用自己的影響力，調(diào)節(jié)或者是消除洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）協(xié)調(diào)對象之間的矛盾。一個企業(yè)只能過能有效地協(xié)調(diào)，才能形成整體合力，實現(xiàn)共同目標。它的主要方法有：1．分工法有些工作上的矛盾是因分工不明、職責不清造成的，對這類矛盾，可能通過分清責任、明確分工來解決。2．統(tǒng)籌法又稱為計劃安排法，即已計劃的方式統(tǒng)籌安排各項工作和活動，使各項工作活動有序化、和諧化。比如組織大型活動和安排日常事務(wù)都要運用統(tǒng)籌法。3．會議法即充分運用會議的形式，召集有親協(xié)調(diào)對象進行當面協(xié)商。4．書面法即運用書面形式進行協(xié)調(diào)溝通，或把協(xié)調(diào)節(jié)器的結(jié)果用書面的形式記載下來，形成會議記錄、會議記要、意向書、協(xié)議書，并由協(xié)調(diào)對象各方簽字蓋章，作為制約各方的依據(jù)。.談話法即采用個別談話的方式了解情況，征求意見，勸說疏導(dǎo)。（四）處理事務(wù)電話事務(wù)、接待事務(wù)、信訪事務(wù)、會議事務(wù)、文書事務(wù)以及現(xiàn)在非常普遍的網(wǎng)絡(luò)信訪等等事務(wù)都是秘書系統(tǒng)辦理事務(wù)內(nèi)容之一。它是輔助決策，處理信息和協(xié)調(diào)關(guān)系者三種職能的必要條件。即秘書系統(tǒng)的一切職能只有通過具體的事務(wù)活動才能實現(xiàn)。從秘書系統(tǒng)的四大職能中，我們可以看出秘書在企業(yè)的運轉(zhuǎn)中處于什么位置。它是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，有著影響領(lǐng)導(dǎo)作出決定的能力，有時他的一句提示性的話語可能會關(guān)系到企業(yè)的命運。正因為如此，所以許多企業(yè)對秘書提出了高要求，不僅要有德、學(xué)、膽識等高水準，而且還要擁有才能和修養(yǎng)。人的修養(yǎng)從本質(zhì)上說是個體對環(huán)境的積極適應(yīng)。修養(yǎng)水平越高，對環(huán)境的適應(yīng)和改造能力就越強。從這個意義上說，人都是需要隨著環(huán)境的變化來提高自己的修養(yǎng)水平。而秘書主體對修養(yǎng)的要求是由很多因素決定的。秘書這個特定的角色，是由秘書活動的內(nèi)容和方式、性質(zhì)以及洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）特點決定的。秘書的存在意義是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，秘書活動的根本目的是輔助領(lǐng)導(dǎo)實施管理，這些決定了秘書在社會活動中主要是扮演配角。但是秘書又是秘書活動的主體，在輔助領(lǐng)導(dǎo)的過程中，會對領(lǐng)導(dǎo)的決策產(chǎn)生影響。而從這一點上，秘書在某些特定的條件下又扮演的主角。秘書要正確地認識自己的工作定位是配角，但是潛在的主角特性又決定了秘書的職業(yè)活動必須是積極的。對領(lǐng)導(dǎo)能產(chǎn)生一定影響是成為一名好秘書的基本條件之一。在日常的社會活動中，秘書的修養(yǎng)代表了一個單位的形象和內(nèi)涵。只有提高自身素質(zhì)才能處理好身邊的事務(wù)，扮演好領(lǐng)導(dǎo)的左右手角色。洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）二、新世紀秘書工作的特點（一）高層次、復(fù)合型才能需求日益呈現(xiàn)現(xiàn)代社會中，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，社會生產(chǎn)的復(fù)雜性日趨增大，信息高速公路的開通，全球網(wǎng)絡(luò)的運行，使世界范圍變得越來越小，人們的工作和生活節(jié)奏越來越快。而我國自從加入WTO和互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使現(xiàn)代秘書工作的宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境發(fā)生了較大的變化。隨著社會信息量的翻倍增長，社會的生產(chǎn)和管理工作愈發(fā)顯得復(fù)雜，腦力勞動在社會生產(chǎn)的比重也隨之越來越大。秘書作為社會生產(chǎn)管理基層中的一部分，其工作的復(fù)雜性和重要性對秘書的工作提出了更高地要求。秘書在幫助領(lǐng)導(dǎo)駕馭復(fù)雜形勢中具有重要的參謀作用?，F(xiàn)如今科技發(fā)展日新月異，領(lǐng)導(dǎo)決策者如何獲得可供選擇的信息或是決策選項?高水平的秘書在這個時候就顯得猶為重要。這些高素質(zhì)的秘書在通過自己的強大的知識能力篩選出有用和有利的信息流，為決策者提供最需要的幫助。同時由于社會的復(fù)雜交融性，傳統(tǒng)意義上得單一型秘書已經(jīng)不適合社會的需求，復(fù)合型的秘書人才成為市場的主要需求，它滿足了領(lǐng)導(dǎo)對秘書輔助工作的需求而且能夠在一些棘手問題上做出準確地判斷，幫助領(lǐng)導(dǎo)者規(guī)避風險，所以秘書的高水平和復(fù)合型才能將成為社會對秘書工作的最大需求。（二）秘書工作的職業(yè)化范圍愈發(fā)廣闊秘書工作作為一種為領(lǐng)導(dǎo)和他人服務(wù)和起輔助作用的職業(yè)，隨著時代的變遷，它所服務(wù)的對象和范圍將愈發(fā)廣泛，它的職業(yè)化趨勢更加明顯。一是秘書工作滲透于一切行業(yè)之中；二是秘書工作的只能正在擴大；三是秘書工作的時空領(lǐng)域進一步拓展。高科技與辦公自動化的發(fā)展，將使秘書人員“流動辦公”變?yōu)楝F(xiàn)實，即使在家里也能為公司處理事務(wù)，并且包持密切的聯(lián)系。（三）秘書工作向國際化、社會化發(fā)展的趨勢伴隨著我國市場經(jīng)濟體制日趨完善和對外開放的進一步擴大，尤其是加洛陽理工學(xué)院畢業(yè)設(shè)計（論文）入世貿(mào)組織后，秘書工作的社會化特點很明顯。秘書工作只有同時代緊密結(jié)合，才能閃爍不滅的光彩，抗戰(zhàn)時期毛澤東的秘書田家英，正是緊密結(jié)合黨的八大召開前夕中國所處的時代特點，才能在為毛澤東起草的“開幕詞”中寫出了“謙虛使人進步，驕傲使人落后”的經(jīng)典名句，并廣為流傳。秘書工作只有同所面臨的現(xiàn)實任務(wù)緊密結(jié)合，才能不斷產(chǎn)生亮點、創(chuàng)造佳績。所謂同所處時代緊密結(jié)合、同所面臨的現(xiàn)實任務(wù)緊密結(jié)合，就是