高校檔案實(shí)體分類制度(編輯修改稿)
2024-10-01 05:35 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如?！熬C合”為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為113……99，但20……等帶“0”的數(shù)字不用。 （三）三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí) 在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。 四、檔號(hào)的編制 （一〕檔號(hào)： 是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。 （二）檔號(hào)編制的原則： 必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。 （三）檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)： 、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。 年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。 分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者，還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會(huì)議記錄”的分類號(hào)，由一級(jí)類目組成者力“dq”；由二級(jí)類目組成者為“dq11”；由三級(jí)類目組成者為“dq11ⅹⅹ” 案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。 。 本法規(guī)定為： 年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào) 對(duì)于庫(kù)藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。 。 采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一jxl4一23。 （四）檔案的實(shí)體排架問(wèn)題： 從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)期排在前面。 本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開(kāi)放型編號(hào)方法，各校在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。 五、關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問(wèn)題處理 （一）關(guān)于聲像載體檔案 聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、
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